Ihre Kanzlei das DATEV Onboarding nutzt, dann bekommen Sie als Erstes eine Einladungs-E-Mail von DATEV. Wichtig, diese Mail wird direkt von DATEV gesendet, nicht von der Kanzlei, aber eben im Auftrag der Kanzlei. Das sieht man eben auch hier, Registrierungseinladung der Kanzlei, in meinem Fall jetzt die Ken Kaiper GmbH. Da haben Sie dann die Möglichkeit, auf registrieren oder auf anmelden zu klicken. Falls Sie schon ein DATEV Konto haben, vielleicht von einem vorherigen Steuerberater, von 1 vorherigen Tätigkeit, können Sie das gerne verwenden. Ansonsten wäre der Button Registrierung der richtige, falls Sie noch nie DATEV genutzt haben. Darüber können Sie ein DATEV Konto anlegen, das zeige ich im nächsten Video und können dann anschließend mit dem Onboarding starten.

Wenn Sie die Registrierungsmail bekommen haben, besteht der 2. Schritt darin, ein DATEV Konto anzulegen. Falls Sie 1 haben, können Sie sich gerne hiermit direkt anmelden. Falls noch kein DATEV Konto vorhanden ist aus' früheren Tätigkeit, würden wir einmal hier auf registrieren klicken.

Ich kopiere mir einmal den Link raus, füge ihn hier in dieses Fenster ein und da haben wir jetzt die Möglichkeit, ein DATEV Konto zu erstellen. Wir geben unseren Vornamen, unseren Nachnamen an, die sind jetzt hier in dem Fall schon vorbelegt und vergeben ein Passwort nach unserem Belieben. Dann müssen wir hier dieses Häkchen noch setzen. Ich erkläre mich mit den Nutzungsregeln einverstanden, gehen auf weiter und anschließend kommt noch mal eine E-Mail-Bestätigung.

Da klicken wir auch noch mal drauf und dann ist das DATEV Konto angelegt.

Wenn Sie die Registrierungseinladung von DATEV bekommen haben, haben auf registrieren geklickt, ein Passwort vergeben und damit ein DATEV Konto angelegt, dann wäre der nächste Schritt einmal in der gleichen E-Mail, also in der Registrierungseinladung, auf anmelden zu gehen. Also Sie haben bereits ein DATEV Konto, diesen Link einmal kopieren und im Browser Ihrer Wahl einfügen und dann sehen Sie, öffnet sich die Seite onboarding Punkt DATEV Punkt de. In meinem Fall geht jetzt eine Landingpage auf, auch hier gehe ich einfach noch mal auf anmelden und dann kann ich mich mit genau diesem DATEV Konto, das ich gerade angelegt habe, direkt hier auch anmelden.

Und jetzt sehen Sie, öffnet sich das Onboarding Portal, da würde ich jetzt einmal hier den rechtlichen Dokumenten zustimmen, auf Los geht's klicken. Es gibt jetzt die Möglichkeit, noch eine 2 Faktor Authentifizierung einzurichten. Würden wir Ihnen grundsätzlich empfehlen, macht die ganze Benutzung noch etwas sicherer. Aus Zeitgründen erspare ich uns das und sage Ja, möchte ich jetzt aktuell nicht Sage Speichern und jetzt sehen wir, dass sich das eigentliche Onboarding öffnet.

Es gibt auch hier eine direkte Schritt für Schritt Anleitung, wo Sie noch einmal durchklicken können. Ich zeige Ihnen aber in den nächsten Videos, was jetzt konkret in diesem Onboarding Portal überhaupt zu tun ist. Das heißt, es zusammenzufassen: Sie bekommen eine Registrierungs-E-Mail von der Kanzlei, legen das DATEV Konto an, indem Sie auf den Link klicken, bestätigen einmal die E-Mail-Adresse und gehen dann noch einmal in dieser Registrierungsmail auf den Anmelden Button und können sich dann bei Onboarding. DATEV mit dem eben angelegten Konto anmelden und müssten eine Maske sehen, die dann ungefähr so aussieht wie hier.

In der Kontoverwaltung Ihres DATEV-Kontos können Sie einen zweiten Faktor aktivieren. Dabei koppeln Sie eine Authenticator-App (zum Beispiel Microsoft Authenticator oder Google Authenticator) mit Ihrem Konto, indem Sie einen QR-Code scannen.

Bei jeder Anmeldung geben Sie dann zusätzlich zum Passwort einen sechsstelligen Code aus der App ein. Der Code ändert sich alle 30 Sekunden. Für das Onboarding-Portal ist der zweite Faktor freiwillig; für manche DATEV-Anwendungen wie Arbeitnehmer online ist er Pflicht.

Wenn Sie das Smartphone wechseln, richten Sie die App vorher auf dem neuen Gerät ein oder nutzen die Wiederherstellungsfunktion des DATEV-Kontos. Sonst ist die Anmeldung blockiert, bis der zweite Faktor zurückgesetzt wurde.

Onboarding Portal angekommen, können wir nun verschiedene Aufgaben erledigen. Sie sehen von der Strukturierung dieses Portals, es gibt erstmal eine Übersicht, hier steht dann auch der Name Ihrer Kanzlei, Ihres Ansprechpartners drin. Sie sehen hier Ihren eigenen Namen, Stammdaten, Interessent und Sie sehen hier auch unter anderem verschiedene Aufgaben. Es kann sein, dass Ihre Kanzlei Ihnen auch zusätzlich noch Nachrichten dazu schickt, dann würden Sie das hier unter Unterhaltung sehen.

Es kann auch sein, dass es Formulare gibt, die noch auszufüllen werden. Das würden Sie dann auch hier unter Formulare sehen und Sie können genauso auch in jeden einzelnen dieser Reiter oben über das Menüband reingehen und sehen dann noch einmal Detailansichten. In meinem Fall ist es jetzt so, dass ich nur 3 Aufgaben zu erledigen habe für das Onboarding, und die 1. Aufgabe lautet Stammdaten angefragt.

Wenn ich da einmal drauf drücke, dann geht er hier in den Reiter Aufgaben in die jeweilige Aufgabe rein und die eigentliche Aufgabe, das was jetzt zu tun ist, das sehen Sie hier rechts in der Seitenleiste. Da steht also Stammdaten angefragt. Klar, als Steuerkanzlei brauchen wir Ihre Stammdaten, anders können wir Sie ja nicht betreuen. Wir müssen ja wissen, wer Sie sind, welche Steuernummer Sie haben, Vollmacht gegenüber dem Finanzamt erteilen etc.

Und das können sie hier eben über diese Stammdaten angefragt Funktion jetzt einfach ausfüllen. Sie würden also hier einfach einmal reinklicken und jetzt sehen sie, öffnet sich automatisch schon der Reiter Stammdaten, also man springt automatisch von dieser Aufgabe in den Reiter Stammdaten. Sie könnten auch direkt in den Reiter Stammdaten gehen und hier sehen Sie jetzt einfach die ganzen persönlichen Daten, die Ihre Kanzlei braucht. Also überall, wo angefordert steht, wären Dinge dabei, die Sie dann auch ausfüllen müssten, also Anschrift, Geburtsort, Geburtsdatum, Steuernummer, Finanzamt, Bankverbindung, Legitimation, da geht's auch ums Geldwäschegesetz, also die Ausweisnummer zum Beispiel vom Personalausweis, weil die Kanzlei Sie identifizieren muss, das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Hier würden Sie jetzt die ganzen Stammdaten erfassen und Sie haben hier oben über Personen hinzufügen auch die Möglichkeit, zum Beispiel noch einen Ehepartner hinzuzufügen oder auch zum Beispiel Kinder hinzuzufügen. Also da wären bitte einmal alle Stammdaten zu erfassen, die Sie und Ihre Familie oder auch Ihr Unternehmen betreffen. Also in meinem Fall bin ich jetzt als natürliche Person angelegt, deswegen bekomme ich diese Auswahlfelder. Wenn das jetzt ein Unternehmens Onboarding wäre, also nicht Kennkaiper, sondern die Kennkaiper GmbH, dann würden dort andere Informationen abgefragt.

Aber das wäre die 1. Aufgabe und ich sage, diese Aufgabe ist erledigt, nehmen wir einmal an, ich hätte die ganzen Stammdaten alle ausgefüllt, dann könnte ich die Aufgabe eben hier auch auf erledigt setzen und würde sehen, es sind nur noch 2 Aufgaben offen und die schauen wir uns dann gleich im Folgenden an. Aber diese Stammdatenerfassung, das ist für den ersten Schritt mal das Wichtigste, weil ohne Stammdaten können sie de facto nicht betreut werden und es ist wichtig, dass die natürlich auch einfach vollständig vorliegen, damit es auch zum Beispiel keine Probleme mit dem Finanzamt gibt.

Eine weitere Funktion ist die Anfrage von Formularen und auch von Dokumenten. Sie sehen jetzt hier bei mir, ich habe noch 2 Aufgaben offen. Eine Aufgabe lautet Standardformulare angefragt und da sehe ich hier rechts in dem Aufgabentext, dass ich diverse Sachen ebenfalls noch ausfüllen muss, nämlich unter anderem zum Beispiel die Vollmacht zu Vertretungen und Steuersachen. Wenn ich das machen will, kann ich hier einmal drauf klicken, sehe ich schon direkt das Formular.

Es macht natürlich Sinn, diese ganzen Sachen erst dann auszufüllen, wenn wir die Stammdaten erfasst haben, weil dann sind die Stammdaten hier schon vollständig drin. Nichtsdestotrotz, dieses Formular würde ich einmal ausfüllen und würde dann auf Übermitteln gehen, damit der Steuerberater die Möglichkeit hat, sie auch gegenüber dem Finanzamt zu vertreten. Ein Hinweis sei mir aus fachlicher Sicht erlaubt. Ich würde empfehlen, also hier oben sind noch einmal die Stammdaten zu erfassen, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, ID Nummer oder wenn es einen Unternehmensaccount geht, also nicht eine natürliche Person, dann wäre statt ID Nummer zum Beispiel die Steuernummer zu erfassen.

Was ich Ihnen empfehlen würde, ist, dieses Häkchen einmal zu setzen, also der, die bevollmächtigt ist, berechtigt, Untervollmachten zu erteilen. Da geht's einfach darum, dass eben auch Mitarbeiter in der Kanzlei zum Beispiel in der Lage sind, Daten abzurufen, weil die Vollmacht berechtigt uns nicht nur, sie gegenüber dem Finanzamt zu vertreten, sondern die Daten, die beim Finanzamt gespeichert sind, zum Beispiel Vorauszahlungen, die Lohnsteuerdaten etc, Versicherungsbeiträge, dann auch elektronisch abzufragen. Das wäre wichtig, diesen Haken bitte immer mit reinzunehmen, den Haken zu setzen, damit wir einfach die Möglichkeit haben, dass auch ein Mitarbeiter unserer Kanzlei diese Sachen abfragen kann.

Also den Haken bitte einmal setzen. Bei der Bekanntgabe Vollmacht, da geht es darum, wem sollen Schriftstücke, Verwaltungsakte, Steuerbescheide zugestellt werden. Da wäre auch meine Empfehlung, dieses Häkchen hier einmal zu setzen. Die Vollmacht erstreckt sich auch auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten, denn dann schickt das Finanzamt diese ganzen Steuerbescheide direkt an uns als Kanzlei und wir können sie prüfen, ob sie fachlich korrekt sind, ob gegebenenfalls Einspruch erhoben werden müsste et cetera.

Deswegen das Häkchen am besten auch noch setzen und was auch sinnvoll ist, ist durchaus hier unten noch dieses Häkchen zu setzen. Ungeachtet der Beschränkung der Bevollmächtigten wird dem der Bevollmächtigten in eine unbeschränkte Abrufbefugnis erteilt. Da geht es auch wieder diesen elektronischen Datenabruf. Wenn wir dieses Häkchen nicht hätten, dann dürften wir keine Daten aus der Vergangenheit abfragen.

Es kann aber sein, dass wir für die Steuererklärung 1 Jahres auch die Steuerdaten des Vorjahres abfragen müssen, je nachdem worum es geht. Und das würde ohne dieses Häkchen nicht funktionieren und führt dann auch wieder zu Verzögerungen im Prozess. Deswegen dieses Häkchen am besten uns auch setzen, dass wir einfach die Möglichkeit haben, für alle Daten potenziell Daten abzuspeichern. Wenn Sie einen Ehe- oder Lebenspartner haben, dann würden Sie hier das Häkchen entsprechend auch aufmachen, würden die Daten des Ehegatten nochmal erfassen.

Letzten Endes sieht die Vollmacht genauso aus wie oben bei der ersten Person, muss aber getrennt gescheuert werden, weil das ja 2 verschiedene Personen sind. Und dann würden Sie auf Übermitteln klicken und könnten diese Aufgabe erledigen. Dann haben wir die Möglichkeit, sie auch gegenüber dem Finanzamt zu vertreten und vor allem geht dann auch die Post des Finanzamts zu uns, sodass wir das direkt für Sie erledigen können. Sie sehen dann auch, es gibt noch weitere Formulare, die Vollmacht ausführlich, die ist noch einmal für andere Themen gedacht, auf die sich diese Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen nicht erstreckt, also insbesondere so Dinge wie gerichtliche Verfahren und dergleichen.

Dafür wäre diese Vollmacht hier eben auch noch sinnvoll. Und dann sehen Sie hier noch einmal verschiedene Es kann sein, dass Sie das geschickt bekommen, es kann auch sein, dass Sie es nicht geschickt bekommen, je nachdem, ob Sie es schon haben. Das kann die Kanzlei auswählen, aber das sind Einzugsermächtigungen, zum Beispiel die Steuerbeträge einzuziehen, die Krankenkassenbeiträge einzuziehen und gegebenenfalls auch die Kanzleirechnungen einzuziehen. Die können Sie auch einzeln noch einmal durchgehen.

Das sind letzten Endes Standard SEPA Mandate, wo einfach die Steuernummern einmal ausgefüllt werden müssten und dann haben wir die Möglichkeit, zum Beispiel an das Finanzamt dieses SEPA Mandat zu schicken, damit die Steuerbeträge abgebucht werden. Wenn Sie das natürlich nicht möchten und sagen, ich möchte kein SEPA, ist das auch vollkommen in Ordnung. Dann würden Sie einfach diese Aufgabe nicht machen, diese Einzugsermächtigung nicht erteilen und das der Kanzlei einmal mitteilen. Aber letzten Endes ist es der einfachste Weg, die elektronisch direkt bereitzustellen und unterschreiben zu lassen.

Deswegen wird es häufig auch mitgeschickt. Dann sehen Sie, es gibt hier noch eine weitere Aufgabe Dokumente angefragt. Da sehen wir hier letzter Einkommensteuerbescheid, letzte Lohnsteuerbescheinigung und Kopie des Personalausweises. Auch da haben wir die Möglichkeit, überall auf die 3 Punkte zu klicken, Datei hochladen und können diese Dateien hochladen.

Das ist immer ein bisschen unterschiedlich, was die Kanzlei dort abfragt, je nachdem, wie Ihr Fall auch gelagert ist. Deswegen haben Sie hier die Möglichkeit, natürlich die Stammdaten zu erfassen, aber eben auch wirklich Formulare auszufüllen, bestimmte Dokumente hochzuladen, sodass wir dann auch direkt mit der Zusammenarbeit starten können.

Wer eine operative GmbH und eine Holding hält und zusätzlich privat betreut wird, braucht drei Registrierungen: eine für die private Einkommensteuer, eine für die Holding und eine für die operative GmbH. Jede Gesellschaft bekommt ihre eigene Firmenadresse.

Für Gesellschaften, die noch in Gründung sind und noch keine eigene E-Mail-Adresse haben, sprechen Sie uns an. Wir stimmen dann ab, welche Adresse für die Registrierung genutzt wird und wann die Einladung sinnvoll ist.

Nichts. Das DATEV-Konto und die Nutzung des Onboarding-Portals sind für Sie kostenfrei. Die Anwendung ist Teil unserer Kanzleisoftware, deren Kosten wir tragen.

Ja. Wenn Sie DATEV Arbeitnehmer online nutzen, haben Sie bereits ein DATEV-Konto. Sie klicken in unserer Einladung auf „Anmelden“ statt „Registrieren“. Voraussetzung ist, dass die Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse ging, mit der das Konto angelegt wurde.

Die Einladung wird über den Benachrichtigungsdienst der DATEV eG verschickt, auch wenn wir sie auslösen. Der Text ist standardisiert und lässt sich von uns nicht anpassen. Der Link in der Mail führt aber zu den Aufgaben, die wir für Sie hinterlegt haben.

Die Registrierung dauert wenige Minuten. Die Stammdaten und Formulare für eine Einheit sind bei vorbereiteten Unterlagen in etwa 20 bis 30 Minuten erledigt. Bei einer Gesellschaft mit mehreren Gesellschaftern multipliziert sich der Aufwand entsprechend, weil jede Einheit einzeln durchlaufen wird.

Nein. Eingaben werden im Portal zwischengespeichert, und Sie können sich jederzeit erneut anmelden. Sie können Daten auch nach dem Versand noch korrigieren und erneut senden. Wir arbeiten immer mit dem aktuellen Stand.

Das Portal ordnet jede E-Mail-Adresse genau einem Interessenten zu. Ihr persönliches Konto steht für Sie als Privatperson, die GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt mit eigener Steuernummer und eigener Vollmacht. Deshalb registriert sich die GmbH mit einer eigenen Firmenadresse gesondert.

In den meisten Fällen reicht das im Portal ausgefüllte und gesendete Standardformular. Falls die Finanzverwaltung in Ihrem Fall eine zusätzliche Unterschrift verlangt, melden wir uns bei Ihnen und stellen das Formular zur Unterschrift bereit.

Die Daten liegen bis zur Entscheidung in unserer Interessentenverwaltung. Kommt kein Mandat zustande, löschen wir den Interessenten. Ihr DATEV-Konto bleibt davon unberührt und gehört weiterhin Ihnen.

Die Übernahme aus dem Portal in unsere Stammdaten erfolgt einmalig bei der Mandatsanlage. Spätere Änderungen im Portal kommen nicht automatisch bei uns an. Adress- oder Kontoänderungen nach der Aufnahme teilen Sie uns direkt mit, wir pflegen sie dann in den Stammdaten nach.