DATEV Personal: Monatsdaten erfassen
Leitfaden zur Erfassung der Monatsdaten in DATEV Personal. Variable Werte (Stunden, Prämien, Zuschläge) erfassen, Abgrenzung zu festen Bezügen, Freigabe an die Kanzlei und Korrekturen nach der Freigab
Einleitung
Über die Funktion Monatsdaten erfassen Sie die Werte, die sich von Monat zu Monat ändern – Arbeitsstunden, Prämien, Zuschläge oder einmalige Beträge. Sie tragen diese in einer tabellarischen Übersicht ein und geben sie anschließend zur Abrechnung an uns frei. Die Daten gelangen dann direkt in unser Lohnprogramm.
Einige Klarstellungen vorab, weil zu den Monatsdaten häufig Missverständnisse bestehen:
In den Monatsdaten erfassen Sie nicht das gesamte Gehalt – feste Bezüge wie das vereinbarte Monatsgehalt sind in den Stammdaten hinterlegt und müssen nicht jeden Monat neu eingegeben werden.
Das Erfassen allein genügt nicht: Erst mit der Freigabe erreichen die Daten uns. Und Sie müssen selbst nichts berechnen – Sie tragen die Werte ein, die Umrechnung in Brutto und Netto übernimmt unsere Lohnsoftware.
Dieser Artikel erklärt, welche Werte in die Monatsdaten gehören, wie Sie sie erfassen und freigeben, und worauf Sie bei Korrekturen achten.
Was Monatsdaten sind
Monatsdaten sind die variablen Bewegungsdaten eines Abrechnungsmonats. Sie unterscheiden sich von den festen Bezügen, die dauerhaft gleich bleiben und in den Stammdaten stehen.
Variable Werte
In die Monatsdaten tragen Sie alles ein, was im jeweiligen Monat unterschiedlich ausfällt.
Typische Beispiele sind geleistete Arbeitsstunden bei Beschäftigten im Stundenlohn, Überstunden, Prämien, Provisionen, Urlaubsgeld oder Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit.
Auch einmalige Beträge wie eine Sonderzahlung oder eine Auslagenerstattung gehören hierher, wenn sie über die Abrechnung laufen sollen. Sie erfassen jeden Wert in der dafür vorgesehenen Spalte der Übersicht.
Feste Bezüge
Das vereinbarte Monatsgehalt eines Festangestellten ändert sich nicht von Monat zu Monat. Solche festen Bezüge sind in den Stammdaten hinterlegt und fließen automatisch in jede Abrechnung ein. Sie müssen sie nicht erneut in den Monatsdaten eingeben.
Wenn sich ein fester Bezug dauerhaft ändert – etwa durch eine Gehaltserhöhung – gehört das nicht in die Monatsdaten, sondern in die Stammdaten. Wie Sie Stammdaten ändern, beschreiben wir in einem eigenen Artikel \[Link zu einem Hilfsartikel].
So erfassen Sie die Monatsdaten
Die Erfassung erfolgt in einer Tabelle, in der Ihre Beschäftigten und die möglichen Werte bereits angelegt sind.
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Sie öffnen die Monatsdaten
In DATEV Personal öffnen Sie den Bereich Monatsdaten für den aktuellen Abrechnungsmonat.
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Sie wählen den Mitarbeitenden
Sie wählen die Person, für die Sie Werte erfassen möchten. In der tabellarischen Übersicht sehen Sie die für diese Person vorgesehenen Lohnarten.
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Sie tragen die Werte ein
Sie tragen die Arbeitsstunden, Beträge oder Zuschläge in die jeweilige Spalte ein. Was Sie nicht eintragen, bleibt für diesen Monat leer und wird nicht abgerechnet.
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Sie prüfen die Eingaben
Bevor Sie freigeben, prüfen Sie die erfassten Werte auf Vollständigkeit. Fehlende Stunden oder Zuschläge tauchen sonst nicht in der Abrechnung auf.
Die tabellarische Form hat den Vorteil, dass Sie mehrere Mitarbeitende nacheinander in derselben Ansicht bearbeiten und den Überblick behalten, welche Werte schon erfasst sind.
Die Freigabe an uns
Nach der Erfassung folgt der wichtige zweite Schritt: die Freigabe. Erst wenn Sie die Daten eines Monats freigeben, werden sie zur Übermittlung an uns bereitgestellt und gelangen in unser Lohnprogramm.
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Sie schließen die Erfassung ab
Sie stellen sicher, dass alle Werte für den Monat vollständig erfasst sind – für alle Beschäftigten, nicht nur für einzelne.
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Sie geben die Daten frei
Sie geben die Monatsdaten zur Übermittlung an uns frei. Damit signalisieren Sie, dass die Daten vollständig sind und abgerechnet werden können.
Ohne Freigabe bleiben die erfassten Werte in DATEV Personal liegen und erreichen uns nicht. Eine reine Erfassung ohne Freigabe führt dazu, dass die Werte in der Abrechnung fehlen.
Geben Sie die Daten zum vereinbarten Stichtag frei. So bleibt genug Zeit für die Abrechnung und für eventuelle Rückfragen.
Korrekturen nach der Freigabe
Manchmal fällt erst nach der Freigabe auf, dass ein Wert fehlt oder falsch ist. Ob eine Korrektur noch in den laufenden Monat einfließt, hängt davon ab, wie weit die Abrechnung fortgeschritten ist.
Solange wir die Abrechnung noch nicht erstellt haben, lässt sich eine Korrektur in der Regel berücksichtigen. Ist die Abrechnung bereits gelaufen, wird der Wert üblicherweise im Folgemonat korrigiert.
Melden Sie sich in solchen Fällen am besten direkt bei uns, statt nur den Wert zu ändern. So können wir einschätzen, ob die Korrektur noch in den aktuellen Monat passt oder verschoben werden muss.
Zusammenspiel mit Stammdaten und Kalendarium
Die Monatsdaten greifen mit anderen Bereichen von DATEV Personal ineinander. Die festen Bezüge kommen aus den Stammdaten, die variablen Werte aus den Monatsdaten.
Bei Beschäftigten im Stundenlohn können Sie die An- und Abwesenheiten zusätzlich im Kalendarium taggenau erfassen. Das erleichtert die Vorerfassung, weil die Tage strukturiert vorliegen und sich leichter in Stunden überführen lassen. Wie das Kalendarium funktioniert, beschreiben wir gesondert:
Typische Fehlerquellen
- Freigabe vergessen: Erfasste Werte ohne Freigabe erreichen uns nicht. Die betroffenen Stunden oder Zuschläge fehlen dann in der Abrechnung und müssen nachträglich ergänzt werden.
- Festbezüge doppelt erfasst: Wird ein Monatsgehalt zusätzlich in den Monatsdaten eingetragen, obwohl es bereits in den Stammdaten steht, droht eine doppelte Abrechnung.
- Unvollständige Erfassung: Werden nur einzelne Mitarbeitende erfasst und die übrigen vergessen, fehlen Werte für den Rest des Teams.
- Dauerhafte Änderung in den Monatsdaten: Eine Gehaltserhöhung gehört in die Stammdaten. In den Monatsdaten wirkt sie nur für den einen Monat.
- Korrektur ohne Rücksprache: Wird ein Wert nach der Freigabe stillschweigend geändert, ist unklar, ob die Änderung noch in die laufende Abrechnung einfließt.
Ihre und unsere Aufgaben
Ihre Aufgaben:
- Variable Werte vollständig erfassen
- Die Daten zum Stichtag freigeben
- Korrekturbedarf zeitnah melden
Unsere Aufgaben:
- Die freigegebenen Daten in der Abrechnung verarbeiten
- Brutto, Netto und Abzüge berechnen
- Korrekturen einordnen und im richtigen Monat berücksichtigen
Welche Lohnarten in Ihrer Übersicht vorgesehen sind, richten wir gemeinsam ein. Wenn Sie regelmäßig Werte erfassen, die noch fehlen, ergänzen wir die passende Lohnart.
Häufige Fragen
Muss ich das Monatsgehalt jeden Monat neu eingeben?
Nein. Feste Bezüge wie das vereinbarte Monatsgehalt stehen in den Stammdaten und fließen automatisch in jede Abrechnung ein. In den Monatsdaten erfassen Sie nur die variablen Werte.
Was passiert, wenn ich die Freigabe vergesse?
Die erfassten Werte bleiben in DATEV Personal liegen und erreichen uns nicht. Sie fehlen dann in der Abrechnung. Geben Sie die Daten daher zum vereinbarten Stichtag frei.
Kann ich Werte nach der Freigabe noch ändern?
Solange die Abrechnung noch nicht erstellt ist, lässt sich eine Korrektur meist berücksichtigen. Danach wird der Wert in der Regel im Folgemonat korrigiert. Melden Sie sich am besten direkt bei uns.
Muss ich die Stunden selbst in Brutto umrechnen?
Nein. Sie tragen die geleisteten Stunden oder Beträge ein. Die Umrechnung in Brutto und Netto sowie die Abzüge übernimmt unsere Lohnsoftware.
Wo erfasse ich eine Gehaltserhöhung?
Eine dauerhafte Gehaltsänderung gehört in die Stammdaten, nicht in die Monatsdaten. In den Monatsdaten würde sie nur für einen einzelnen Monat gelten.
Wie erfasse ich Stunden bei Beschäftigten im Stundenlohn?
Sie können die Stunden direkt in den Monatsdaten eintragen oder die An- und Abwesenheiten zunächst im Kalendarium taggenau erfassen. Beides lässt sich kombinieren.
Bis wann muss ich die Daten freigeben?
Bis zum vereinbarten monatlichen Stichtag. Dieser richtet sich nach Ihrem Auszahlungstermin und wird mit Ihnen abgestimmt.
Seit wann gibt es die Funktion Monatsdaten?
Die Erfassung von Monatsdaten in DATEV Personal steht seit November 2024 zur Verfügung und wurde seitdem erweitert.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Personal können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zur Erfassung oder zu den eingerichteten Lohnarten sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026