DATEV Personal: Kalendarium zum Erfassen von Abwesenheiten und Stundenlöhnen
Überblick über das Kalendarium in DATEV Personal. An- und Abwesenheiten taggenau erfassen, Anwendung im Stundenlohn, Zusammenspiel mit den Monatsdaten und Abgrenzung zur eAU.
Einleitung
Das Kalendarium in DATEV Personal dient dazu, An- und Abwesenheiten taggenau zu erfassen. Es richtet sich vor allem an Beschäftigte mit der Entlohnungsform Stundenlohn, bei denen die geleisteten und ausgefallenen Tage die Grundlage der Abrechnung bilden. Die strukturierte Erfassung erleichtert die Vorbereitung der Monatsdaten.
Einige Klarstellungen vorab:
Das Kalendarium ist nicht für jeden Betrieb zwingend – bei Festangestellten mit gleichbleibendem Gehalt brauchen Sie es in der Regel nicht. Es ersetzt auch keine Krankmeldung im melderechtlichen Sinn: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rufen Sie weiterhin separat ab \[Link zu einem Hilfsartikel\].
Und es ist keine vollständige Zeiterfassung mit Stempeluhr, sondern eine Vorerfassung der Tage für die Lohnabrechnung.
Wofür das Kalendarium gedacht ist
Bei Beschäftigten im Stundenlohn hängt die Abrechnung davon ab, an welchen Tagen sie gearbeitet haben und an welchen nicht. Das Kalendarium bildet diese Tage übersichtlich ab, sodass Sie nicht mit losen Stundenzetteln arbeiten müssen.
Sie markieren die Abwesenheiten – etwa Urlaub, Krankheit oder unbezahlte Freistellung – direkt im Kalender. Die Anwesenheitstage und die zugehörigen Stunden ergeben sich daraus, und die Werte lassen sich leichter in die Monatsdaten überführen.
Der praktische Nutzen liegt in der geringeren Fehleranfälligkeit. Wenn die Tage strukturiert vorliegen, übersehen Sie seltener einen Fehltag oder rechnen einen Urlaubstag versehentlich als Arbeitstag.
So erfassen Sie An- und Abwesenheiten
Die Erfassung erfolgt direkt im Kalender des jeweiligen Mitarbeitenden.
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Sie öffnen das Kalendarium
In DATEV Personal öffnen Sie das Kalendarium und wählen den Mitarbeitenden im Stundenlohn aus.
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Sie markieren die Abwesenheiten
Sie tragen die Abwesenheitstage ein und ordnen ihnen die Art zu – zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder Freistellung.
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Sie erfassen die Anwesenheitstage
Für die gearbeiteten Tage erfassen Sie die geleisteten Stunden. Was Sie nicht eintragen, fließt nicht in die Abrechnung ein.
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Sie übernehmen die Daten in die Monatsdaten
Die erfassten Tage und Stunden bilden die Grundlage für die Monatsdaten, die Sie anschließend freigeben.
Zusammenspiel mit den Monatsdaten
Kalendarium und Monatsdaten gehören zusammen. Im Kalendarium halten Sie fest, an welchen Tagen gearbeitet wurde; in den Monatsdaten landen die daraus abgeleiteten Werte, die wir abrechnen.
Die Erfassung im Kalendarium ist freiwillig. Sie können die Stunden auch direkt in den Monatsdaten eintragen. Das Kalendarium hilft vor allem dann, wenn viele einzelne Tage und wechselnde Abwesenheiten zusammenkommen.
Erst mit der Freigabe der Monatsdaten gelangen die Werte zu uns. Das Erfassen im Kalendarium allein übermittelt noch nichts.
Typische Fehlerquellen
- Kalendarium für Festangestellte angelegt: Bei gleichbleibendem Monatsgehalt bringt die taggenaue Erfassung keinen Mehrwert und kostet nur Zeit.
- Anwesenheitsstunden vergessen: Werden nur Abwesenheiten markiert, aber keine Anwesenheitsstunden erfasst, fehlt die Grundlage für die Abrechnung.
- Krankmeldung mit eAU verwechselt: Das Markieren eines Krankheitstags im Kalendarium ersetzt nicht den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
- Freigabe der Monatsdaten vergessen: Die im Kalendarium erfassten Tage erreichen uns erst über die freigegebenen Monatsdaten.
Häufige Fragen
Brauche ich das Kalendarium auch für Festangestellte?
In der Regel nicht. Bei Festangestellten mit gleichbleibendem Gehalt ist die taggenaue Erfassung meist überflüssig. Das Kalendarium richtet sich vor allem an Beschäftigte im Stundenlohn.
Was ist der Unterschied zu den Monatsdaten?
Im Kalendarium erfassen Sie die einzelnen Tage und Abwesenheiten. In den Monatsdaten stehen die daraus abgeleiteten Werte, die wir abrechnen. Das Kalendarium ist die Vorstufe.
Ersetzt das Kalendarium die Krankmeldung?
Nein. Einen Krankheitstag markieren Sie im Kalendarium für die Abrechnung. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rufen Sie weiterhin separat ab.
Ist das Kalendarium eine Zeiterfassung?
Es ist eine Vorerfassung der Tage und Stunden für die Lohnabrechnung, keine vollständige Arbeitszeiterfassung mit automatischer Stempelung.
Muss ich das Kalendarium nutzen?
Nein. Sie können die Stunden auch direkt in den Monatsdaten eintragen. Das Kalendarium ist ein Angebot, das vor allem bei vielen wechselnden Tagen hilft.
Wie kommen die Daten zu Ihnen?
Über die freigegebenen Monatsdaten. Das Erfassen im Kalendarium allein übermittelt noch nichts.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Personal können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zur Erfassung von Arbeitszeiten in Ihrem Betrieb sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026