Leitfaden zum Dokumentenaustausch über die Personalakte in DATEV Personal. Dokumente hochladen, Kommentar und Zuordnungsvorschlag, Upload per E-Mail (DATEV Upload Mail) sowie Datenschutz und Archivier

Einleitung

Die Personalakte in DATEV Personal ist der Weg, über den Sie uns Unterlagen Ihrer Beschäftigten digital zukommen lassen. Statt Verträge, Bescheinigungen oder Nachweise per Post oder als E-Mail-Anhang zu schicken, laden Sie sie in die Akte, wo wir sie für die Abrechnung verarbeiten. Auf Wunsch versehen Sie jedes Dokument mit einem Kommentar und einem Zuordnungsvorschlag.

Einige Klarstellungen vorab, weil zur Personalakte häufig Missverständnisse bestehen. Die Personalakte in DATEV Personal dient dem Austausch mit uns – sie ersetzt nicht zwingend ein vollständiges eigenes Personalarchiv für Unterlagen, die nichts mit der Abrechnung zu tun haben.

Ein hochgeladenes Dokument wird nicht automatisch im selben Moment verarbeitet. Wir greifen darauf zu, wenn es für die Abrechnung oder eine Meldung gebraucht wird. Und die Ablage ist sicher: Alle Dokumente werden verschlüsselt über die DATEV-Cloud übertragen und revisionssicher archiviert.

Dieser Artikel erklärt, welche Unterlagen in die Personalakte gehören, wie Sie sie hochladen, wie Kommentar und Zuordnung funktionieren und wie Sie Dokumente per E-Mail einreichen.

Welche Dokumente in die Personalakte gehören

In die Personalakte gehören die Unterlagen, die wir für die Lohnabrechnung und die Meldungen benötigen. Das sind vor allem Dokumente, die bei Eintritt, im laufenden Beschäftigungsverhältnis und bei besonderen Anlässen anfallen.

Typische Beispiele sind der Arbeitsvertrag und etwaige Vertragsänderungen, Bescheinigungen wie der Sozialversicherungsausweis oder Nachweise zur Mitgliedschaft in der Krankenkasse, Bescheinigungen zur Elternzeit oder zu Beschäftigungsverboten sowie Belege, die einzelne Lohnbestandteile begründen.

Welche Unterlagen wir im konkreten Fall benötigen, hängt von der Situation ab. Bei einer Neueinstellung brauchen wir andere Dokumente als bei einer Elternzeit. Im Zweifel laden Sie das Dokument hoch und versehen es mit einem Hinweis – wir melden uns, falls etwas fehlt.

Eine grobe Orientierung, welche Unterlagen bei einer Neueinstellung häufig anfallen:

• [ ] Arbeitsvertrag
• [ ] Sozialversicherungsausweis oder Versicherungsnummer
• [ ] Nachweis der Krankenkasse
• [ ] Bei Bedarf: Bescheinigungen zu Vorbeschäftigungen oder Mehrfachbeschäftigung
• [ ] Bei Bedarf: Nachweise für Zuschläge oder Zulagen

So laden Sie ein Dokument hoch

Der Upload erfolgt direkt in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeitenden.

1. Sie öffnen die Personalakte

   In DATEV Personal öffnen Sie die Personalakte und wählen den Mitarbeitenden, zu dem das Dokument gehört.

2. Sie laden das Dokument hoch

   Sie wählen die Datei von Ihrem Gerät aus und laden sie in die Akte. Üblich sind PDF-Dateien oder Scans.

3. Sie ergänzen Kommentar und Zuordnung

   Auf Wunsch versehen Sie das Dokument mit einem kurzen Kommentar und einem Zuordnungsvorschlag, damit wir es richtig einordnen können.

4. Sie schließen den Upload ab

   Das Dokument liegt anschließend in der Personalakte bereit und steht uns zur Verfügung.

Dokumente mit Kommentar und Zuordnungsvorschlag versehen

Beim Upload können Sie zu jedem Dokument einen Kommentar und einen Zuordnungsvorschlag hinterlegen. Beides hilft uns, das Dokument ohne Rückfrage richtig zu verarbeiten.

Ein Kommentar ist sinnvoll, wenn der Inhalt nicht selbsterklärend ist – etwa der Hinweis, dass ein Vertrag ab einem bestimmten Datum gilt oder dass eine Bescheinigung eine frühere ersetzt. Der Zuordnungsvorschlag gibt an, worum es sich handelt, sodass das Dokument im richtigen Zusammenhang landet.

Upload per E-Mail mit DATEV Upload Mail

Neben dem Upload im Browser lassen sich Dokumente auch per E-Mail einreichen. Mit DATEV Upload Mail richten wir für Sie eine individuelle E-Mail-Adresse ein, an die Sie Unterlagen als Anhang schicken.

Der Anhang gelangt dann automatisch in den vorgesehenen Bereich, ohne dass Sie die Datei erst lokal speichern und anschließend im Browser hochladen müssen. Das ist praktisch, wenn Ihnen ein Dokument ohnehin per E-Mail vorliegt.

Ob und wie Upload Mail für Ihr Unternehmen eingerichtet ist, klären wir mit Ihnen. Die Funktion ergänzt den Upload im Browser, ersetzt ihn aber nicht.

Datenschutz und Archivierung

Personalunterlagen enthalten sensible Daten. Der Austausch über die Personalakte ist darauf ausgelegt: Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über die DATEV-Cloud, die Verarbeitung ist DSGVO-konform, und die Dokumente werden revisionssicher archiviert.

Der digitale Austausch hat gegenüber Post und E-Mail den Vorteil, dass die Unterlagen nicht auf verschiedenen Wegen verstreut liegen, sondern strukturiert beim jeweiligen Mitarbeitenden abgelegt sind.

Typische Fehlerquellen

• Dokument ohne Hinweis hochgeladen: Fehlt ein Kommentar oder Zuordnungsvorschlag und ist der Inhalt nicht eindeutig, müssen wir nachfragen, und die Verarbeitung verzögert sich.
• Falscher Mitarbeitender ausgewählt: Wird ein Dokument der falschen Person zugeordnet, landet es in der falschen Akte und muss korrigiert werden.
• Unleserlicher Scan: Ein schlecht lesbarer Scan lässt sich nicht verarbeiten und muss erneut eingereicht werden.
• Dokumente weiterhin per E-Mail an die Kanzlei: Werden Unterlagen teils über die Personalakte, teils per einfacher E-Mail geschickt, gehen Informationen leichter verloren.
• Zugriffsrechte zu weit vergeben: Haben zu viele Personen Zugriff auf sensible Personalunterlagen, steigt das Datenschutzrisiko.

Ihre und unsere Aufgaben

Ihre Aufgaben:

• Relevante Unterlagen in die Personalakte hochladen
• Dokumente mit Kommentar und Zuordnungsvorschlag versehen
• Auf Lesbarkeit und richtige Zuordnung achten

Unsere Aufgaben:

• Die Dokumente für Abrechnung und Meldungen verarbeiten
• Bei fehlenden Unterlagen nachfragen
• DATEV Upload Mail bei Bedarf einrichten

Welche Unterlagen wir regelmäßig von Ihnen benötigen, stimmen wir gemeinsam ab. So wissen Sie von vornherein, was bei wiederkehrenden Anlässen in die Akte gehört.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Personal können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.

Bei Fragen zur Personalakte oder zur Einrichtung von DATEV Upload Mail sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026