DATEV Personal: Mitarbeiterstammdaten ändern
Überblick über das Ändern von Mitarbeiterstammdaten in DATEV Personal. Anschrift und Bankverbindung anpassen, Freigabe an die Kanzlei, Wirksamkeit und Stichtag.
Einleitung
Über die Funktion Mitarbeiter halten Sie die Stammdaten Ihrer Beschäftigten aktuell. Ändert sich eine Anschrift oder eine Bankverbindung, tragen Sie das direkt in DATEV Personal ein und geben die Änderung frei. Die angepassten Daten gelangen dann in unser Lohnprogramm und stehen für die nächste Abrechnung bereit.
Einige Klarstellungen vorab:
Stammdaten sind nicht dasselbe wie Monatsdaten: Feste, dauerhaft gültige Angaben gehören in die Stammdaten, monatlich wechselnde Werte in die Monatsdaten:
Eine Änderung wirkt außerdem nicht rückwirkend und nicht sofort, sondern ab dem Zeitpunkt, den Sie angeben, üblicherweise zur nächsten Abrechnung. Und Sie müssen uns die Änderung nicht zusätzlich per E-Mail mitteilen – mit der Freigabe ist sie übermittelt.
Welche Stammdaten Sie ändern
Zu den Stammdaten gehören die dauerhaft gültigen Angaben zu einer Person. Sie ändern sich nur, wenn sich etwas Grundlegendes im Beschäftigungsverhältnis oder in den persönlichen Verhältnissen ändert.
Typische Beispiele sind eine neue Anschrift nach einem Umzug, eine geänderte Bankverbindung oder angepasste Kontaktdaten. Auch dauerhafte Änderungen am Beschäftigungsverhältnis können hierher gehören.
Manche Änderungen wirken sich auf die Abrechnung oder auf Meldungen aus – etwa eine geänderte Bankverbindung oder ein Wechsel der Krankenkasse. Bei solchen Punkten ist es sinnvoll, uns kurz zu informieren, damit wir den richtigen Zeitpunkt und die Auswirkungen prüfen.
So ändern Sie Stammdaten
Die Änderung erfolgt in der jeweiligen Mitarbeiterübersicht.
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Sie öffnen den Bereich Mitarbeiter
In DATEV Personal öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter und wählen die Person aus, deren Daten Sie ändern möchten.
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Sie passen die Angaben an
Sie tragen die neue Anschrift, Bankverbindung oder die geänderte Angabe ein.
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Sie geben die Änderung frei
Sie geben die geänderten Daten zur Übermittlung an uns frei. Erst danach gelangen sie in unser Lohnprogramm.
Wirksamkeit und Stichtag
Wann eine Änderung wirksam wird, hängt vom Abrechnungslauf ab. Geben Sie eine neue Bankverbindung rechtzeitig vor dem monatlichen Stichtag frei, wird sie in der Regel mit der nächsten Abrechnung berücksichtigt.
Geben Sie eine geänderte Bankverbindung erst nach dem Stichtag frei, kann die laufende Abrechnung noch an die alte Verbindung gehen. Bei zeitkritischen Änderungen melden Sie sich am besten direkt bei uns.
Rückwirkende Änderungen sind nur eingeschränkt möglich. Wenn eine Angabe für einen bereits abgerechneten Zeitraum korrigiert werden muss, klären wir gemeinsam, wie sich das auf die Abrechnung auswirkt.
Typische Fehlerquellen
- Änderung nicht freigegeben: Eine geänderte Angabe erreicht uns erst nach der Freigabe. Ohne diesen Schritt rechnen wir weiter mit dem alten Stand.
- Bankverbindung zu spät geändert: Wird die neue Verbindung erst nach dem Stichtag freigegeben, kann die Zahlung noch an das alte Konto gehen.
- Dauerhafte Änderung in den Monatsdaten erfasst: Eine Gehaltsänderung gehört in die Stammdaten. In den Monatsdaten würde sie nur für einen Monat gelten.
- Wechsel der Krankenkasse nicht gemeldet: Ein Krankenkassenwechsel hat melderechtliche Folgen. Wird er nicht rechtzeitig berücksichtigt, kann es zu fehlerhaften Meldungen kommen.
Häufige Fragen
Wann wirkt eine neue Bankverbindung?
In der Regel mit der nächsten Abrechnung, sofern Sie die Änderung vor dem monatlichen Stichtag freigeben. Danach kann die laufende Abrechnung noch an die alte Verbindung gehen.
Muss ich Sie zusätzlich über die Änderung informieren?
Bei einfachen Änderungen genügt die Freigabe in DATEV Personal. Bei abrechnungs- oder melderelevanten Punkten wie einem Krankenkassenwechsel ist ein kurzer Hinweis an uns sinnvoll.
Kann ich eine Änderung rückwirkend vornehmen?
Nur eingeschränkt. Betrifft eine Korrektur einen bereits abgerechneten Zeitraum, klären wir gemeinsam, wie sie sich auswirkt.
Wo ändere ich das Gehalt eines Mitarbeitenden?
Eine dauerhafte Gehaltsänderung gehört in die Stammdaten, nicht in die Monatsdaten. So gilt sie ab dem festgelegten Zeitpunkt fortlaufend.
Was passiert, wenn ich die Freigabe vergesse?
Die Änderung bleibt in DATEV Personal liegen und erreicht uns nicht. Wir rechnen dann weiter mit dem bisherigen Stand.
Können meine Mitarbeitenden ihre Daten selbst ändern?
Derzeit pflegen Sie die Stammdaten. Eine Selbstpflege durch die Beschäftigten ist mit der geplanten Erweiterung DATEV Personal plus vorgesehen \[Link zu einem Hilfsartikel].
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Personal können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zu abrechnungsrelevanten Stammdatenänderungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026