DATEV Personal: Neue Mitarbeiter anmelden mithilfe des Fragebogens
Leitfaden zur Anmeldung neuer Mitarbeitender in DATEV Personal. Online-Personalfragebogen, Eintrittsablauf, Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV) und benötigte Unterlagen.
Einleitung
Bei einer Neueinstellung fallen mehrere Schritte an. In DATEV Personal lassen Sie den neuen Mitarbeitenden den Online-Personalfragebogen ausfüllen, stellen die nötigen Unterlagen über die Personalakte bereit und lösen – in bestimmten Branchen – die Sofortmeldung aus. Die Anmeldung zur Sozialversicherung übernehmen anschließend wir.
Einige Klarstellungen vorab, weil zum Eintrittsprozess häufig Missverständnisse bestehen:
Den Personalfragebogen füllt der neue Mitarbeitende selbst aus – Sie tippen die Daten nicht ab, sondern laden die Person dazu ein.
Die Sofortmeldung ist nicht dasselbe wie die Anmeldung zur Sozialversicherung. Die Sofortmeldung betrifft nur bestimmte Branchen und muss sehr früh erfolgen; die reguläre SV-Anmeldung übernehmen wir für alle Beschäftigten im Rahmen der Abrechnung.
Dieser Artikel beschreibt den Eintrittsablauf Schritt für Schritt, erklärt den Personalfragebogen, die Sofortmeldung und welche Unterlagen wir zusätzlich benötigen.
Der Online-Personalfragebogen
Der Personalfragebogen erfasst die persönlichen Daten, die wir für die Anmeldung und die Abrechnung brauchen – Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Steuer-Identifikationsnummer und Angaben zur Krankenversicherung.
Das Besondere: Der neue Mitarbeitende füllt den Fragebogen selbst online aus. Die Daten landen direkt im Bereich Personaldaten und müssen nicht abgetippt werden, was Übertragungsfehler vermeidet.
Den Fragebogen gibt es in deutscher und englischer Sprache. Das ist hilfreich, wenn ein neuer Mitarbeitender die persönlichen Angaben lieber auf Englisch erfasst.
Prüfen Sie die vom Mitarbeitenden eingegebenen Daten auf Vollständigkeit, bevor sie in die Abrechnung einfließen. Fehlt etwa die Steuer-Identifikationsnummer, kann das die Lohnsteuerberechnung beeinflussen.
So läuft der Eintritt ab
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Sie laden den neuen Mitarbeitenden zum Fragebogen ein
In DATEV Personal stoßen Sie den Online-Personalfragebogen für die neue Person an. Der Mitarbeitende erhält Zugang und füllt seine persönlichen Daten selbst aus.
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Sie prüfen die eingegebenen Daten
Sie sehen die erfassten Angaben in den Personaldaten und prüfen sie auf Vollständigkeit und Plausibilität.
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Sie lösen bei Bedarf die Sofortmeldung aus
Gehört Ihr Betrieb zu einer der sofortmeldepflichtigen Branchen, lösen Sie die Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme aus.
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Sie stellen die Unterlagen bereit
Sie laden Arbeitsvertrag und weitere benötigte Unterlagen in die Personalakte.
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Wir melden den Mitarbeitenden zur Sozialversicherung an
Auf Basis Ihrer Daten erstellen wir die Anmeldung zur Sozialversicherung und nehmen die Person in die Abrechnung auf.
Die Sofortmeldung
Die Sofortmeldung dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Arbeitgeber in bestimmten Branchen müssen den Beginn einer Beschäftigung melden, bevor die Arbeit aufgenommen wird.
Wann die Sofortmeldung Pflicht ist
Die Pflicht ergibt sich aus § 28a Abs. 4 SGB IV. Sie gilt nur für Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, das Schaustellergewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen, die Fleischwirtschaft, das Prostitutionsgewerbe sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe.
Zum 1. Januar 2026 wurde der Branchenkatalog angepasst: Das Friseur- und Kosmetikgewerbe ist neu hinzugekommen, während die Forstwirtschaft und das Fleischerhandwerk herausgenommen wurden.
Ob Ihr Betrieb sofortmeldepflichtig ist, hängt von der Haupttätigkeit Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie unsicher sind, klären wir das gemeinsam, bevor der erste Mitarbeitende die Arbeit aufnimmt.
Frist und Folgen
Die Sofortmeldung muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung vorliegen – nicht erst zum monatlichen Abrechnungsstichtag. Sie erfolgt elektronisch an die Datenstelle der Rentenversicherung.
Eine unterlassene oder verspätete Sofortmeldung kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden. Lösen Sie die Meldung daher rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag aus.
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung. Beide sind nebeneinander erforderlich; die reguläre Anmeldung übernehmen wir.
Welche Unterlagen wir zusätzlich brauchen
Neben den Daten aus dem Personalfragebogen benötigen wir einige Dokumente, die Sie über die Personalakte bereitstellen.
- [ ] Geburtsort und Geburtsname
- [ ] Arbeitsvertrag
- [ ] Sozialversicherungsnummer oder Sozialversicherungsausweis
- [ ] Angaben zur Krankenkasse
- [ ] Steuer-Identifikationsnummer
- [ ] Bei Mehrfachbeschäftigung: Angaben zu weiteren Beschäftigungen
- [ ] Bei Bedarf: Nachweise zu Vorbeschäftigungszeiten oder Befreiungen
Welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind, hängt von der Person und der Art der Beschäftigung ab. Bei Minijobs, kurzfristigen Beschäftigungen oder Auszubildenden gelten teils abweichende Anforderungen.
Was wir übernehmen
Sobald uns die Daten und Unterlagen vorliegen, erstellen wir die Anmeldung zur Sozialversicherung. Diese muss spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn bei der zuständigen Krankenkasse erfolgen – in sofortmeldepflichtigen Branchen tritt die Sofortmeldung zusätzlich davor.
Wir prüfen die Angaben, ordnen die Beitragsgruppen zu und nehmen die Person in die laufende Abrechnung auf. Bei Rückfragen melden wir uns bei Ihnen.
Typische Fehlerquellen
- Fragebogen unvollständig: Fehlen Pflichtangaben wie die Steuer-Identifikationsnummer, verzögert sich die Anmeldung oder die Abrechnung wird ungenau.
- Sofortmeldung zu spät: Wird die Meldung erst nach Arbeitsbeginn ausgelöst, droht ein Bußgeld. In sofortmeldepflichtigen Branchen muss sie vor dem ersten Arbeitstag vorliegen.
- Sofortmeldung mit SV-Anmeldung verwechselt: Die Sofortmeldung ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Beide sind erforderlich.
- Unterlagen zu spät bereitgestellt: Ohne Arbeitsvertrag und Nachweise können wir die Anmeldung nicht abschließen.
- Sonderfälle übersehen: Bei Minijobs, kurzfristigen Beschäftigungen oder Auszubildenden gelten besondere Anforderungen, die leicht untergehen.
Ihre und unsere Aufgaben
Ihre Aufgaben:
- Den neuen Mitarbeitenden zum Personalfragebogen einladen
- Die eingegebenen Daten prüfen
- Die Sofortmeldung in sofortmeldepflichtigen Branchen rechtzeitig auslösen
- Arbeitsvertrag und Unterlagen über die Personalakte bereitstellen
Unsere Aufgaben:
- Die Anmeldung zur Sozialversicherung erstellen
- Beitragsgruppen zuordnen und die Person in die Abrechnung aufnehmen
- Bei Sonderfällen und Rückfragen beraten
Ob Ihr Betrieb sofortmeldepflichtig ist und welche Unterlagen wir regelmäßig benötigen, klären wir gemeinsam – am besten, bevor die erste Neueinstellung ansteht.
Häufige Fragen
Muss ich den Personalfragebogen selbst ausfüllen?
Nein. Sie laden den neuen Mitarbeitenden ein, und dieser füllt die persönlichen Angaben selbst online aus. Sie prüfen die Daten anschließend.
Wann ist eine Sofortmeldung Pflicht?
In Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit, etwa Bau, Gaststätten, Logistik, Gebäudereinigung oder – seit 2026 – im Friseur- und Kosmetikgewerbe. Ob Ihr Betrieb betroffen ist, hängt von der Haupttätigkeit ab.
Bis wann muss die Sofortmeldung erfolgen?
Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, also vor dem ersten Arbeitstag. Sie folgt nicht dem monatlichen Abrechnungsrhythmus.
Was passiert, wenn ich die Sofortmeldung versäume?
Eine unterlassene oder verspätete Sofortmeldung kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden. Lösen Sie sie daher rechtzeitig aus.
Ist die Sofortmeldung dasselbe wie die SV-Anmeldung?
Nein. Die Sofortmeldung betrifft nur bestimmte Branchen und erfolgt sehr früh. Die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung übernehmen wir für alle Beschäftigten im Rahmen der Abrechnung.
Welche Unterlagen brauchen Sie von einem neuen Mitarbeitenden?
Unter anderem den Arbeitsvertrag, die Sozialversicherungsnummer, die Krankenkasse und die Steuer-Identifikationsnummer. Bei Minijobs oder kurzfristigen Beschäftigungen gelten teils abweichende Anforderungen.
Gibt es den Fragebogen auch auf Englisch?
Ja. Der Online-Personalfragebogen steht in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung.
Wann melden Sie den neuen Mitarbeitenden zur Sozialversicherung an?
Sobald uns die Daten und Unterlagen vorliegen. Die Anmeldung muss spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Sofortmeldepflicht und die Anforderungen an Meldungen richten sich nach dem aktuellen Sozialversicherungsrecht; Gesetzeslage und Branchenkatalog können sich ändern.
Ob Ihr Betrieb sofortmeldepflichtig ist und welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind, klären wir individuell. Sprechen Sie uns vor einer Neueinstellung an.
Stand: Juni 2026