DATEV Personal: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen
Leitfaden zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in DATEV Personal. Voraussetzungen, Abruf in den Personaldaten, Zulässigkeit des Abrufs und Inhalt der Meldung.
Einleitung
Wenn ein gesetzlich versicherter Mitarbeitender krank ist, holen Sie als Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform ein, sondern rufen sie elektronisch bei der Krankenkasse ab. Diese elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU – lösen Sie in DATEV Personal aus, und die abgerufenen Daten stehen für die Abrechnung bereit.
Einige Klarstellungen vorab, weil zur eAU häufig Missverständnisse bestehen:
Die eAU bedeutet nicht, dass der Mitarbeitende sich gar nicht mehr melden muss: Die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer im Betrieb anzuzeigen, bleibt bestehen. Entfallen ist nur die Pflicht, den gelben Schein vorzulegen.
Die eAU gilt außerdem nur für gesetzlich Versicherte; privat Versicherte legen die Bescheinigung weiterhin in Papierform vor. Und ein Abruf ist kein Selbstläufer für alle Mitarbeitenden, sondern nur im konkreten Krankheitsfall zulässig.
Dieser Artikel erklärt, was die eAU ist, wer erfasst ist, wie der Abruf abläuft und wann er zulässig ist. Die arbeitsrechtlichen Pflichten und die Entgeltfortzahlung behandeln wir in einem eigenen Artikel:
Was die eAU ist und was sich geändert hat
Die eAU ist das elektronische Verfahren, mit dem Arbeitgeber die Daten zur Arbeitsunfähigkeit direkt bei der Krankenkasse abrufen. Seit dem 1. Januar 2023 ist es für gesetzlich Versicherte verpflichtend.
Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt
Vor der eAU musste der Mitarbeitende den gelben Schein beim Arbeitgeber abgeben. Diese Vorlagepflicht ist für gesetzlich Versicherte entfallen. Der Arzt übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und Sie rufen sie von dort ab.
Was bleibt, ist die Meldepflicht des Mitarbeitenden. Er muss Ihnen weiterhin unverzüglich mitteilen, dass er arbeitsunfähig ist und voraussichtlich wie lange. Ohne diese Meldung wissen Sie nicht, dass und für wen ein Abruf ansteht.
Die eAU ändert nichts daran, dass der Mitarbeitende sich krankmeldet. Sie ersetzt nur den Papierweg der ärztlichen Bescheinigung. Die Krankmeldung im Betrieb läuft wie bisher.
Wer von der eAU erfasst ist
Das elektronische Verfahren gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Für sie rufen Sie die Bescheinigung elektronisch ab.
Privat Versicherte sind nicht in das Verfahren einbezogen. Sie legen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin in Papierform vor, und diese reichen Sie wie gewohnt über die Personalakte bei uns ein \[Link zu einem Hilfsartikel].
Auch für Bescheinigungen von Ärzten, die nicht an das Verfahren angeschlossen sind, kann in Einzelfällen weiterhin der Papierweg gelten. In solchen Fällen melden Sie sich bei uns.
So rufen Sie die eAU ab
Den Abruf lösen Sie in DATEV Personal im Bereich Personaldaten aus, sobald Ihnen eine Krankmeldung vorliegt.
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Der Mitarbeitende meldet sich krank
Der Mitarbeitende zeigt Ihnen die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer an. Das ist die Grundlage für den Abruf.
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Sie öffnen den Bereich Personaldaten
In DATEV Personal öffnen Sie die Personaldaten und wählen den betroffenen Mitarbeitenden aus.
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Sie stoßen den eAU-Abruf an
Sie lösen den Abruf für den gemeldeten Krankheitsfall aus. Die Anfrage geht an die Krankenkasse des Mitarbeitenden.
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Die Daten werden bereitgestellt
Sobald die Krankenkasse die Daten bereitgestellt hat, stehen sie zur Verfügung und fließen in unsere Abrechnung ein.
Die Daten liegen nicht immer sofort vor. Die Krankenkasse stellt die eAU bereit, sobald ihr die ärztliche Meldung vorliegt. Es kann daher sinnvoll sein, den Abruf nach einigen Tagen zu wiederholen, wenn er zunächst kein Ergebnis bringt. Die Bescheinigungen liegen auf dem Kommunikationsserver der Krankenkassen für 42 Tage bereit; ein wöchentlicher Abruf hat sich bewährt.
Wann ein Abruf zulässig ist
Der eAU-Abruf ist an Voraussetzungen gebunden. Zulässig ist er nur, wenn ein Beschäftigungsverhältnis besteht und der Mitarbeitende eine Arbeitsunfähigkeit samt voraussichtlicher Dauer gemeldet hat.
Ein pauschaler oder regelmäßiger Abruf für alle Beschäftigten ohne konkreten Anlass ist nicht zulässig. Abgerufen wird nur für einen tatsächlich gemeldeten Krankheitsfall. Der unberechtigte Abruf von Gesundheitsdaten kann datenschutzrechtliche Folgen haben.
Der Abruf bezieht sich immer auf einen einzelnen, gemeldeten Fall. Sie rufen also nicht „vorsorglich" ab, sondern erst, wenn Ihnen eine Krankmeldung vorliegt.
Was die eAU enthält
Die abgerufene Bescheinigung enthält die Angaben, die für die Entgeltfortzahlung und die Abrechnung gebraucht werden: den Beginn der Arbeitsunfähigkeit, das voraussichtliche Ende beziehungsweise die Dauer und die Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt.
Eine Diagnose enthält die eAU nicht. Welche Erkrankung vorliegt, erfahren Sie als Arbeitgeber nicht – das Verfahren übermittelt nur die für die Abrechnung nötigen Daten, keine medizinischen Inhalte.
Seit 2024 lassen sich auch Zeiten einer tagesstationären Behandlung abrufen, seit 2025 zusätzlich bestimmte Zeiten der medizinischen Rehabilitation und Vorsorge.
Was nicht über die eAU läuft
Nicht jede arbeitsunfähigkeitsbedingte Abwesenheit lässt sich über die eAU abrufen. Bestimmte Fälle sind vom Verfahren ausgenommen und müssen anders nachgewiesen werden.
| Fall | Abruf über eAU? |
|---|---|
| Erkrankung gesetzlich Versicherter | Ja |
| Erkrankung privat Versicherter | Nein, Papierbescheinigung |
| Erkrankung eines Kindes | Nein, gesonderter Nachweis |
| Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft | Nein |
| Stufenweise Wiedereingliederung | Nein |
| Erkrankung im Ausland | Nein, gesonderter Nachweis |
Wie diese Sonderfälle behandelt werden und welche Folgen sie für die Entgeltfortzahlung haben, beschreiben wir im Artikel zur Krankmeldung und Entgeltfortzahlung \[Link zu einem Hilfsartikel].
Typische Fehlerquellen
- Abruf ohne Krankmeldung: Wird abgerufen, obwohl keine Arbeitsunfähigkeit gemeldet wurde, ist der Abruf nicht zulässig und bleibt häufig ohne Ergebnis.
- Zu früher Abruf: Liegt der Krankenkasse die ärztliche Meldung noch nicht vor, bringt der Abruf kein Ergebnis. Ein erneuter Abruf nach einigen Tagen hilft.
- Privat Versicherte über die eAU erwartet: Für privat Versicherte gibt es keinen elektronischen Abruf. Hier gilt weiterhin die Papierbescheinigung.
- Sonderfälle über die eAU gesucht: Kind-krank, Beschäftigungsverbot oder Wiedereingliederung lassen sich nicht über die eAU abrufen und brauchen einen gesonderten Nachweis.
- Meldepflicht des Mitarbeitenden unterschätzt: Ohne Krankmeldung im Betrieb wissen Sie nicht, dass ein Abruf ansteht. Die eAU ersetzt die Krankmeldung nicht.
Ihre und unsere Aufgaben
Ihre Aufgaben:
- Krankmeldungen Ihrer Mitarbeitenden entgegennehmen
- Den eAU-Abruf für den gemeldeten Fall auslösen
- Den Abruf bei Bedarf wiederholen
- Sonderfälle und Papierbescheinigungen über die Personalakte einreichen
Unsere Aufgaben:
- Die abgerufenen Daten in der Abrechnung berücksichtigen
- Die Entgeltfortzahlung korrekt umsetzen
- Bei Sonderfällen und Rückfragen beraten
Wer in Ihrem Unternehmen den Abruf vornimmt und wie der Ablauf bei Krankmeldungen geregelt ist, stimmen wir gemeinsam ab.
Häufige Fragen
Muss sich mein Mitarbeitender trotz eAU krankmelden?
Ja. Die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer im Betrieb anzuzeigen, bleibt bestehen. Entfallen ist nur die Pflicht, den gelben Schein vorzulegen.
Gilt die eAU auch für privat Versicherte?
Nein. Das elektronische Verfahren gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privat Versicherte legen die Bescheinigung weiterhin in Papierform vor.
Sehe ich die Diagnose meines Mitarbeitenden?
Nein. Die eAU enthält keine Diagnose, sondern nur Beginn, Dauer und die Information, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist.
Warum bringt mein Abruf kein Ergebnis?
Häufig liegt der Krankenkasse die ärztliche Meldung noch nicht vor. Wiederholen Sie den Abruf nach einigen Tagen. Die Daten stehen bis zu 42 Tage bereit.
Darf ich vorsorglich für alle abrufen?
Nein. Ein pauschaler Abruf ohne konkreten Krankheitsfall ist nicht zulässig. Abgerufen wird nur für eine tatsächlich gemeldete Arbeitsunfähigkeit.
Wie behandle ich eine Kind-krank-Meldung?
Die Erkrankung eines Kindes lässt sich nicht über die eAU abrufen und braucht einen gesonderten Nachweis. Reichen Sie diesen über die Personalakte ein.
Wie oft sollte ich abrufen?
Ein wöchentlicher Abruf hat sich bewährt, da die Daten bis zu 42 Tage auf dem Kommunikationsserver der Krankenkassen bereitliegen.
Was passiert mit der abgerufenen eAU?
Die Daten fließen in die Abrechnung ein und sind Grundlage für die Entgeltfortzahlung. Die Details zur Entgeltfortzahlung erklären wir in einem eigenen Artikel.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Das eAU-Verfahren und die zugrunde liegenden Regelungen können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Der Abruf von Gesundheitsdaten ist datenschutzrechtlich gebunden und nur im konkreten Krankheitsfall zulässig.
Bei Fragen zum Abruf oder zu Sonderfällen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026