DATEV Personal: Krankmeldung und Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber
Leitfaden zu Krankmeldung und Entgeltfortzahlung als Arbeitgeber. Melde- und Nachweispflichten, Entgeltfortzahlung (sechs Wochen, Wartezeit), Sonderfälle und Angaben für die Abrechnung.
Einleitung
Wenn ein Mitarbeitender erkrankt, greifen mehrere Regeln ineinander: die Krankmeldung im Betrieb, der Nachweis über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und die Entgeltfortzahlung. Für die Abrechnung brauchen wir von Ihnen die richtigen Angaben zum richtigen Zeitpunkt.
Einige Klarstellungen vorab, weil zum Krankheitsfall häufig Missverständnisse bestehen:
Die Pflicht des Mitarbeitenden, sich krankzumelden, bleibt trotz der elektronischen Bescheinigung bestehen – die eAU ersetzt nur den Papiernachweis, nicht die Meldung.
Die Entgeltfortzahlung ist außerdem nicht unbegrenzt: Sie ist je Krankheitsfall der Höhe und Dauer nach begrenzt. Und nach Ablauf der Entgeltfortzahlung zahlt nicht mehr der Arbeitgeber, sondern die Krankenkasse zahlt Krankengeld.
Dieser Artikel beschreibt die Melde- und Nachweispflichten, die Grundzüge der Entgeltfortzahlung, die Sonderfälle und die Angaben, die wir für die Abrechnung benötigen. Den technischen Abruf der eAU behandeln wir gesondert \[Link zu einem Hilfsartikel].
Die Krankmeldung im Betrieb
Erkrankt ein Mitarbeitender, muss er Ihnen das unverzüglich anzeigen – in der Regel vor Arbeitsbeginn – und die voraussichtliche Dauer mitteilen. Diese Anzeige ist die Grundlage für alles Weitere, auch für den eAU-Abruf.
Der ärztliche Nachweis ist gesetzlich ab einer Erkrankung von mehr als drei Kalendertagen vorgesehen. Bei gesetzlich Versicherten erbringen Sie diesen Nachweis nicht mehr über den gelben Schein, sondern über den Abruf der eAU.
Sie dürfen den ärztlichen Nachweis auch früher verlangen – etwa schon ab dem ersten Krankheitstag. Ob und wie Sie davon Gebrauch machen, ist eine arbeitsrechtliche Entscheidung in Ihrem Betrieb.
Bei privat Versicherten bleibt die Vorlage in Papierform bestehen. Diese Bescheinigung reichen Sie über die Personalakte bei uns ein:
Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Erkrankt ein Arbeitnehmer unverschuldet, hat er Anspruch auf Fortzahlung seines Entgelts. Die Grundzüge sind im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt.
Dauer und Höhe
Die Entgeltfortzahlung beträgt bis zu sechs Wochen, also 42 Kalendertage, je Krankheitsfall. In dieser Zeit erhält der Mitarbeitende sein Entgelt in voller Höhe weiter.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, endet die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Ab diesem Zeitpunkt zahlt bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse Krankengeld.
Wartezeit
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat. Erkrankt ein Mitarbeitender vorher, greift die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber noch nicht.
Dieselbe Erkrankung
Erkrankt ein Mitarbeitender mehrfach an derselben Krankheit, werden die Zeiten unter bestimmten Voraussetzungen zusammengerechnet. Ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch für dieselbe Krankheit entsteht nur, wenn bestimmte Fristen seit der vorherigen Erkrankung verstrichen sind.
Die Anrechnung bei wiederholter Erkrankung an derselben Krankheit ist im Einzelfall komplex. Geben Sie uns wiederholte Krankmeldungen daher genau weiter, damit wir die Entgeltfortzahlung korrekt berechnen.
Was Sie an uns weitergeben
Für die Abrechnung brauchen wir den Verlauf der Arbeitsunfähigkeit. Die Daten aus der eAU rufen Sie ab; ergänzend sind Ihre Angaben wichtig, wenn das Verfahren einen Fall nicht abdeckt.
Konkret melden Sie uns den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit, ob es sich um eine Erst- oder Folgeerkrankung handelt und ob ein Sonderfall vorliegt. Bei privat Versicherten reichen Sie die Papierbescheinigung ein.
Je vollständiger diese Angaben, desto genauer können wir die Entgeltfortzahlung und einen eventuellen Übergang zum Krankengeld abbilden.
Sonderfälle
Nicht jede Abwesenheit wegen Krankheit folgt dem Standardfall der Entgeltfortzahlung, und nicht jeder Fall lässt sich über die eAU abrufen.
| Fall | eAU-Abruf | Besonderheit |
|---|---|---|
| Eigene Erkrankung (gesetzlich versichert) | Ja | Entgeltfortzahlung bis zu 6 Wochen |
| Eigene Erkrankung (privat versichert) | Nein | Papierbescheinigung einreichen |
| Erkrankung eines Kindes | Nein | Kinderkrankengeld der Krankenkasse, Freistellung |
| Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft | Nein | Eigene Regelungen, kein Krankheitsfall |
| Stufenweise Wiedereingliederung | Nein | Gesonderte Abstimmung nötig |
| Erkrankung im Ausland | Nein | Gesonderter Nachweis |
Bei diesen Fällen ist die Behandlung oft komplexer als beim Standardfall. Melden Sie sich bei uns, sobald ein solcher Fall auftritt, damit wir die richtige Vorgehensweise abstimmen.
Typische Fehlerquellen
- Krankmeldung nicht weitergegeben: Erfahren wir von einer längeren Erkrankung zu spät, lässt sich der Übergang von der Entgeltfortzahlung zum Krankengeld nicht sauber abbilden.
- Entgeltfortzahlung als unbegrenzt angenommen: Nach sechs Wochen endet die Entgeltfortzahlung. Wer das übersieht, rechnet falsch weiter.
- Wartezeit übersehen: Bei Erkrankung in den ersten vier Wochen besteht noch kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber.
- Wiederholte Erkrankung nicht gemeldet: Ohne Hinweis auf eine Fortsetzungserkrankung lässt sich die Anrechnung nicht korrekt vornehmen.
- Sonderfall wie ein Standardfall behandelt: Kind-krank, Beschäftigungsverbot oder Wiedereingliederung folgen eigenen Regeln und brauchen gesonderte Angaben.
Ihre und unsere Aufgaben
Ihre Aufgaben:
- Krankmeldungen entgegennehmen und die voraussichtliche Dauer erfassen
- Die eAU für gesetzlich Versicherte abrufen
- Papierbescheinigungen privat Versicherter einreichen
- Sonderfälle und wiederholte Erkrankungen weitergeben
Unsere Aufgaben:
- Die Entgeltfortzahlung in der Abrechnung umsetzen
- Den Übergang zum Krankengeld abbilden
- Bei Sonderfällen und der Anrechnung beraten
Wie Sie Krankmeldungen in Ihrem Betrieb erfassen und an uns weitergeben, stimmen wir gemeinsam ab. So ist sichergestellt, dass uns die nötigen Angaben rechtzeitig erreichen.
Häufige Fragen
Wie lange zahle ich das Entgelt im Krankheitsfall weiter?
Bis zu sechs Wochen je Krankheitsfall. Danach endet die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, und bei gesetzlich Versicherten zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Ab wann braucht mein Mitarbeitender ein Attest?
Gesetzlich ist der Nachweis ab einer Erkrankung von mehr als drei Kalendertagen vorgesehen. Sie dürfen ihn aber auch früher verlangen, etwa ab dem ersten Tag.
Muss sich mein Mitarbeitender trotz eAU krankmelden?
Ja. Die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit und der voraussichtlichen Dauer bleibt Pflicht. Die eAU ersetzt nur den Papiernachweis.
Gibt es Entgeltfortzahlung ab dem ersten Tag der Beschäftigung?
Nein. Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat.
Was passiert, wenn mein Mitarbeitender mehrfach an derselben Krankheit erkrankt?
Die Zeiten werden unter bestimmten Voraussetzungen zusammengerechnet. Ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch entsteht nur, wenn bestimmte Fristen verstrichen sind. Geben Sie uns wiederholte Krankmeldungen genau weiter.
Wie behandle ich die Erkrankung eines Kindes?
Diese folgt eigenen Regeln. Es gibt Kinderkrankengeld der Krankenkasse und eine Freistellung. Ein eAU-Abruf ist hier nicht möglich; melden Sie sich bei uns.
Was gilt bei einer Erkrankung im Ausland?
Hier ist ein gesonderter Nachweis erforderlich, und der eAU-Abruf greift nicht. Reichen Sie den Nachweis über die Personalakte ein und informieren Sie uns.
Wer zahlt nach den sechs Wochen?
Bei gesetzlich Versicherten übernimmt die Krankenkasse die Zahlung in Form von Krankengeld. Die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber endet.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Regelungen zur Entgeltfortzahlung und zu den Nachweispflichten beruhen auf dem Entgeltfortzahlungsgesetz und weiteren Vorschriften; Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern.
Arbeitsrechtliche Fragen im Einzelfall – etwa zu Abmahnung, Kündigung oder zur Anforderung eines Attests ab dem ersten Tag – klären Sie mit einer arbeitsrechtlichen Beratung. Bei Fragen zur Abrechnung im Krankheitsfall sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026