DATEV Meine Steuern: Belege indexieren und wiederfinden
Leitfaden zur Belegablage in DATEV Meine Steuern. Ordnerstruktur (Steuerjahr, Einkunftsart), Belege zuordnen und mit Notiz versehen, trennen und zusammenfügen, Schloss-Symbol verstehen.
Einleitung
Wenn Sie wissen, wie DATEV Meine Steuern Ihre Belege ablegt, finden Sie jeden Beleg in Sekunden wieder – und verstehen, warum ein Beleg an einer bestimmten Stelle erscheint. Die Ablage ist nach Steuerjahr und Einkunftsart vorstrukturiert, sodass Sie sich nicht selbst eine Ordnung ausdenken müssen.
Diese Struktur hilft auch uns: Wir greifen direkt auf die abgelegten Belege zu und ordnen sie den Feldern der Steuererklärung zu.
Vorab eine Klarstellung, weil hier oft Unsicherheit besteht:
Sie müssen Belege nicht zwingend selbst in Unterordner einsortieren – das Grundgerüst ist vorgegeben, und das Feinsortieren übernehmen wir. Eigene Unterordner können nur wir anlegen, nicht Sie.
Dieser Artikel zeigt, wie die Ablage aufgebaut ist, wie Sie Belege mit Notizen ergänzen, wie Sie mehrseitige Dokumente trennen und was es mit dem Schloss-Symbol auf sich hat.
Wort-für-Wort Transkript
In DATEV Meine Steuern werden Belege in zwei Ebenen indexiert. Auf Ebene Nummer 1 haben wir die Unterteilung der Belege in die unterschiedlichen Steuerjahre. Heißt, Sie sehen hier alle Steuerjahre, die vorhanden sind. Und innerhalb des Steuerjahres haben Sie eine Unterteilung in die unterschiedlichen Einkunftsarten. Diese Struktur hilft auch uns. Wir greifen damit direkt auf die abgelegten Belege zu und ordnen sie den Feldern der Steuererklärung zu. Sie müssen die Belege nicht zwingen, selbst in Unterordner einsortieren. Das hier ist lediglich das Grundgerüst und das Feinsortieren übernehmen wir. In den nachfolgenden Artikeln zeigen wir Ihnen, wie diese Ablage aufgebaut ist, wie Sie Belege mit Notizen ergänzen und wie Sie mehrseitige Dokumente trennen und was es mit dem Schlosssymbol auf sich hat.
Die vorgegebene Ordnerstruktur
Wort-für-Wort Transkript
Auf der linken Seite unter steuerrelevante Dokumente finden Sie die vorgegebene Ordnerstruktur. Sie haben die Möglichkeit, direkt in den Ordner reinzugehen und die Dokumente in den jeweiligen Ordner hochzuladen. Sie haben auch die Möglichkeit, hier oben rechts über das blaue Info-Symbol eine Infobox einzublenden, die Ihnen empfohlene Dokumente vorschlägt. Beispielsweise bei Sonderausgaben und Spenden schlägt er vor, dass Sie die Spendenbelege an Vereine und etc. hochladen können.
Nach der Anmeldung wählen Sie zunächst das Steuerjahr. Erst dann öffnen sich die Ordner mit den darin enthaltenen Dokumenten. Jedes Steuerjahr ist damit klar von den anderen getrennt.
Innerhalb eines Steuerjahres sind die Belege nach Einkunftsarten und weiteren Hauptordnern gegliedert. So liegen Werbungskosten, Versicherungen oder Spenden jeweils an einer nachvollziehbaren Stelle.
Ein Beispiel: Eine Handwerkerrechnung gehört zu den haushaltsnahen Leistungen, eine Spendenquittung zu den Sonderausgaben. Sie müssen diese Zuordnung nicht auswendig kennen – das Grundgerüst gibt die Richtung vor, und die endgültige Einordnung nehmen wir vor.
Wenn Sie unsicher sind, in welchen Ordner ein Beleg gehört, laden Sie ihn einfach hoch. Die genaue Zuordnung nehmen wir bei der Bearbeitung vor. Wichtiger als der richtige Ordner ist, dass der Beleg im richtigen Steuerjahr liegt.
Belege zuordnen und mit einer Notiz ergänzen
Wort-für-Wort Transkript
Sie haben hier in der Belegübersicht die Möglichkeit, Belege umzubenennen und zu sortieren und zuzuordnen. Über die drei Punkte an dem Beleg können Sie entweder eine manuelle Umbenennung vornehmen oder aber auch den KI-Assistenten nutzen, um den Beleg automatisch umzubenennen. Das ist hier jetzt eine Musterhandwerkerrechnung. Da schlägt er direkt vor Handwerker, Handwerk, Mustermann. Das übernehmen wir. Und dann haben wir auch über die drei Punkte mit dem KI-Assistenten die Möglichkeit, diesen Beleg zu verschieben. Er schlägt jetzt hier vor Handwerker und Haushaltsnahe Dienstleistungen. Das übernehmen wir. Alternativ können Sie den Beleg nehmen und in den jeweiligen Ordner verschieben. Wenn Sie in den Beleg reinklicken, haben Sie die Möglichkeit, hier eine Notiz zu hinterlassen. Ein Notiz ist hilfreich, wenn aus dem Beleg allein nicht alles hervorgeht, etwa der Anlass einer Zahlung oder ein Hinweis, der uns die Zuordnung erleichtert.
In der Belegansicht sehen Sie jeden hochgeladenen Beleg in der Vorschau. Dort können Sie unter Notiz eine kurze Ergänzung erfassen.
Eine Notiz ist hilfreich, wenn aus dem Beleg allein nicht alles hervorgeht – etwa der Anlass einer Zahlung oder ein Hinweis, der uns die Zuordnung erleichtert. Sie sparen sich damit eine spätere Rückfrage von uns.
Mehrseitige Belege trennen und zusammenfügen
Wort-für-Wort Transkript
Sollten Sie ein Dokument hochgeladen haben, in dem in einem Dokument mehrere Belege vorhanden sind, haben Sie die Möglichkeit über Aktionen die Belege zu trennen. Sie klicken hier auf Trennen und dann können Sie hier an dem Punkt, wo Sie trennen möchten, auf die Schere klicken. Über oben rechts Trennen wird der Beleg im Anschluss getrennt in zwei unterschiedliche Dokumente. Gleichzeitig haben Sie auch die Möglichkeit, Dokumente zusammenzuführen. Über die drei Punkte zusammenfügen und dann wählen Sie die jeweiligen Belege aus, die zusammengehören und fügen sie über den Button oben rechts zusammen. Sie können dann einen Namen ergeben und zusammenfügen.
In der Dokumentenvorschau lassen sich Belege trennen oder zusammenfügen. Das brauchen Sie in zwei Fällen.
Liegen mehrere unterschiedliche Belege in einer einzigen Datei, trennen Sie sie in einzelne Dokumente. Gehören umgekehrt mehrere Seiten zusammen, fügen Sie sie zu einem Dokument zusammen.
Belege, die aus DATEV Unternehmen online übergeben und dort geheftet wurden, erscheinen nach der Übergabe in Einzelseiten. Das ist normal und lässt sich bei Bedarf wieder zusammenführen.
Das Schloss-Symbol: bereits bearbeitete Belege
Wort-für-Wort Transkript
Sobald Sie an einem Beleg das Schlosssymbol sehen, können Sie diesen Beleg nicht mehr bearbeiten. Dieses Schlosssymbol bedeutet, dass wir diesen Beleg bereits bearbeitet haben. Es ist also ein Schutz. Es stellt sicher, dass ein Beleg, mit dem wir bereits gearbeitet haben, nicht unbemerkt verändert werden kann. Wenn Sie an einem gesperrten Beleg etwas korrigieren möchten, sprechen Sie uns bitte kurz an.
Dokumente mit einem Schloss-Symbol haben wir bereits bearbeitet. An diesen Belegen können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.
Das Schloss ist kein Fehler, sondern ein Schutz: Es stellt sicher, dass ein Beleg, mit dem wir bereits gearbeitet haben, nicht unbemerkt verändert wird. Wenn Sie an einem gesperrten Beleg etwas korrigieren möchten, sprechen Sie uns kurz an.
Den Überblick über das Jahr behalten
Weil die Belege nach Steuerjahr und Einkunftsart abgelegt sind, sehen Sie, was für das laufende Jahr schon hochgeladen wurde. Das hilft Ihnen einzuschätzen, ob am Jahresende noch etwas fehlt.
Wenn Sie Belege direkt hochladen, sobald sie anfallen, verteilt sich die Arbeit über das Jahr. Am Ende prüfen Sie dann nur noch, ob die wiederkehrenden Posten – etwa Versicherungsbeiträge oder Spenden – vollständig sind.
Belege wiederfinden
Um einen bestimmten Beleg zu finden, wählen Sie zuerst das passende Steuerjahr und öffnen dann den Ordner der jeweiligen Einkunftsart. Aktualisieren Sie die Seite während der Arbeit, bleiben Sie im gewählten Steuerjahr.
Über die Belegvorschau prüfen Sie schnell, ob es sich um das gesuchte Dokument handelt, ohne es herunterladen zu müssen.
Typische Fehlerquellen
- Beleg im falschen Steuerjahr: Wird vor dem Hochladen das falsche Jahr gewählt, liegt der Beleg außerhalb der aktuellen Erklärung. Er erscheint dann scheinbar gar nicht.
- Sammel-PDF nicht getrennt: Mehrere Belege in einer Datei müssen wir erst aufteilen. Getrennt hochgeladen oder vorher getrennt geht die Bearbeitung schneller.
- Änderung an einem gesperrten Beleg versucht: An einem Beleg mit Schloss-Symbol sind keine Änderungen mehr möglich. Eine Korrektur klären Sie mit uns.
- Eigene Unterordner erwartet: Zusätzliche Unterordner können nur wir anlegen. Sie sortieren Belege in die vorhandene Struktur, das Feinsortieren übernehmen wir.
- Notizfeld ungenutzt bei unklaren Belegen: Fehlt bei einem erklärungsbedürftigen Beleg eine Notiz, müssen wir nachfragen. Eine kurze Notiz spart diese Runde.
Häufige Fragen
Kann ich eigene Ordner anlegen?
Nein. Das Anlegen und Löschen von Unterordnern innerhalb der vorgegebenen Hauptordner ist uns vorbehalten. Sie laden Belege in die vorhandene Struktur, die Feinsortierung übernehmen wir.
Wie finde ich einen älteren Beleg wieder?
Wählen Sie das betreffende Steuerjahr und öffnen Sie den Ordner der passenden Einkunftsart. Über die Belegvorschau erkennen Sie schnell, ob es der gesuchte Beleg ist.
Warum kann ich einen Beleg nicht mehr ändern?
Der Beleg trägt ein Schloss-Symbol und wurde von uns bereits bearbeitet. Damit ist er gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Für eine Korrektur sprechen Sie uns an.
Wozu dient das Notizfeld?
Im Notizfeld ergänzen Sie Hinweise, die nicht aus dem Beleg selbst hervorgehen – etwa den Anlass einer Zahlung. Das erleichtert uns die Zuordnung.
Was bedeutet es, wenn ein Beleg in Einzelseiten erscheint?
Belege, die aus DATEV Unternehmen online übergeben und dort geheftet wurden, werden nach der Übergabe in Einzelseiten angezeigt. Sie lassen sich bei Bedarf wieder zusammenführen.
Muss ich Belege selbst der richtigen Einkunftsart zuordnen?
Hilfreich ist es, aber nicht zwingend. Entscheidend ist das richtige Steuerjahr. Die genaue Zuordnung zu Feldern der Steuererklärung nehmen wir vor.
Bleibe ich beim Aktualisieren im gewählten Steuerjahr?
Ja. Wenn Sie die Seite aktualisieren, bleiben Sie im zuletzt gewählten Steuerjahr und müssen es nicht erneut auswählen.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung der Anwendung können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zur Ablage oder zu einem gesperrten Beleg sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026