DATEV Meine Steuern: Steuerjahre anlegen & löschen
Wie Sie in DATEV Meine Steuern ein neues Steuerjahr anlegen, Belege in ein anderes Jahr verschieben und nicht mehr benötigte Steuerjahre löschen.
Einleitung
DATEV Meine Steuern ist das Online-Portal, über das Sie uns Belege und Daten für Ihre Einkommensteuererklärung bereitstellen. Alle Dokumente werden dort nach Steuerjahren organisiert: Jedes Jahr hat eine eigene Kachel auf der Startseite und eine eigene Ordnerstruktur.
Steuerjahre legen Sie selbst an oder wir übernehmen das für Sie – beides ist möglich. Auch das Löschen funktioniert auf beiden Seiten, sofern die nötigen Rechte freigeschaltet sind.
Vorab einige Klarstellungen, weil zu diesem Thema häufig Missverständnisse bestehen: Sie müssen nicht warten, bis wir ein neues Steuerjahr für Sie anlegen – Sie können das jederzeit selbst über die Startseite tun. Falsch zugeordnete Belege müssen Sie nicht löschen und neu hochladen; das Steuerjahr eines Dokuments lässt sich nachträglich ändern.
Das Löschen eines Steuerjahres entfernt auch alle darin enthaltenen Dokumente endgültig, einen Papierkorb gibt es nicht. Und wenn Ihnen die Funktion Löschen nicht angezeigt wird, liegt das nicht an einem technischen Fehler, sondern an einer Rechteeinstellung, die wir für Sie anpassen können.
Wie Steuerjahre organisiert sind
Nach der Anmeldung unter apps.datev.de/mytax – oder über das MyDATEV Mandantenportal – sehen Sie die Startseite mit einer Kachel je Steuerjahr. Auf jeder Kachel steht die Anzahl der bereits hochgeladenen Dokumente, sodass Sie den Stand eines Jahres auf einen Blick erkennen.
Zurückliegende Jahre finden Sie im Bereich Ältere Steuerjahre. So bleibt die Startseite übersichtlich, auch wenn sich über die Zeit mehrere Jahre ansammeln.
Innerhalb eines Steuerjahres gliedern Haupt- und Unterordner die Belege nach Kategorien, etwa Arbeitnehmer, Vermietung oder außergewöhnliche Belastungen. Die Unterordner-Struktur verwalten wir als Kanzlei – wenn Sie eine zusätzliche Kategorie brauchen, sprechen Sie uns an.
Ein neues Steuerjahr anlegen
Wort-für-Wort Transkript
Ein neues Steuerjahr in DATEV Meine Steuern anzulegen, loggen Sie sich zunächst wie gewohnt bei DATEV Meine Steuern ein.
Im Anschluss haben Sie hier auf der Startseite von DATEV meine Steuern oben rechts die Möglichkeit, ein neues Steuerjahr anzulegen. Es öffnet sich ein Pop up Fenster und Sie können hier nun auswählen, welches Steuerjahr angelegt werden soll. Wir nehmen hier jetzt als Beispiel zweitausendsechsundzwanzig und nun können Sie auch entscheiden, ob Sie eine Ordnerstruktur eines alten Steuerjahres mit übernehmen möchten oder nicht. Sprich, wenn wir hier das Häkchen ankreuzen, würde sich in dem Fall die Ordnerstruktur aus dem Jahr zweitausendfünfundzwanzig kopieren. Wir haben aber auch die Möglichkeit, ein anderes Jahr auszuwählen. In dem Fall deaktivieren wir das und legen einmal das Steuerjahr an. Und nun sind wir in der gewohnten Übersicht für DATEV meine Steuern und Sie können beginnen, Belege hochzuladen.
Ein neues Steuerjahr legen Sie an, sobald Sie die ersten Belege dafür sammeln möchten. Der Ablauf dauert weniger als eine Minute:
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Sie melden sich in DATEV Meine Steuern an
Sie öffnen apps.datev.de/mytax und melden sich mit Ihrem Zugangsmedium an, in der Regel per DATEV SmartLogin.
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Sie klicken auf der Startseite auf „Neues Steuerjahr anlegen"
Die Schaltfläche finden Sie direkt bei den Kacheln der Steuerjahre.
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Sie wählen das gewünschte Jahr aus
Das neue Steuerjahr erscheint anschließend als eigene Kachel auf der Startseite.
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Entscheiden Sie, ob Sie die Ordnerstruktur eines anderen Jahres übernehmen möchten
Beim Anlegen wird auf Wunsch die Ordnerstruktur aus dem Vorjahr übernommen: Alle Haupt- und Unterordner des letzten Steuerjahres sind im neuen Jahr sofort vorhanden. Ihre gewohnte Sortierung bleibt damit über die Jahre gleich, ohne dass Sie etwas einrichten müssen.
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Sie legen über „Anlegen" das Steuerjahr an und laden die Belege hoch
Per Klick auf Dokument hochladen oder einfach per Drag-and-drop in den passenden Ordner.
Sie können das neue Steuerjahr schon unterjährig anlegen und Belege direkt nach Erhalt hochladen. Das Zusammensuchen der Unterlagen am Jahresende entfällt dann weitgehend.
Belege in ein anderes Steuerjahr verschieben
Wort-für-Wort Transkript
Sie haben die Möglichkeit, Dokumente von einem Steuerjahr in ein anderes Steuerjahr zu verschieben. Dafür öffnen wir das jeweilige Steuerjahr und wählen einmal die relevanten Dokumente aus. Wir nehmen hier jetzt einmal die Lohnsteuerbescheinigung. Hier sehen wir ja schon, dass das ein Ausdruck für sechsundzwanzig ist, sprich auch ins Jahr sechsundzwanzig gehört und versehentlich hier in zweitausendvierundzwanzig hochgeladen wurde. Und wir klicken dann auf die drei Punkte und wählen einmal verschieben aus. Nun haben wir hier die Möglichkeit, Auswahl verschieben nach, Steuerjahr auswählen, nehmen Steuerjahr zweitausendsechsundzwanzig und nehmen einmal Arbeitnehmer und wählen dann verschieben.
Wenn wir jetzt nämlich einmal zurückgehen und ins Jahr zweitausendsechsundzwanzig, sehen wir, dass hier bereits das eine Dokument abgelegt ist und dann eben auch hier im Ordner Arbeitnehmer verschoben wurde.
Gelegentlich landet ein Beleg im falschen Jahr – etwa eine im Januar hochgeladene Rechnung aus dem Dezember. In diesem Fall verschieben Sie das Dokument, statt es zu löschen und neu hochzuladen.
Sie markieren das Dokument und wählen unter Aktionen den Punkt Verschieben. Im Dialog legen Sie das Ziel-Steuerjahr und den Zielordner fest; die Anzahl der Dokumente je Ordner wird dabei mit angezeigt.
Mehrere Belege verschieben Sie in einem Vorgang: In der Ansicht Steuerrelevante Dokumente sehen Sie sämtliche Dokumente eines Steuerjahres, unabhängig vom Ordner. Dort markieren Sie mehrere Dokumente und wählen unter Aktionen ebenfalls Verschieben – so räumen Sie auch eine größere Fehlzuordnung in wenigen Klicks auf.
Ein Steuerjahr löschen
Wort-für-Wort Transkript
Sie haben in DATEV meine Steuern ebenfalls die Möglichkeit, Steuerjahre zu löschen. Beachten Sie aber bitte, dass das Löschen nur möglich ist, wenn das Steuerjahr auch keine Dokumente mehr enthält. Sprich, wir haben jetzt zweitausendsechsundzwanzig und da ist ein Dokument enthalten. Wenn wir das jetzt löschen wollen würden, erhalten wir direkt ein Pop-up mit Steuerjahr löschen nicht möglich.
Das Steuerjahr enthält Dokumente, Steuerjahre mit Dokumenten können nicht gelöscht werden. Das heißt, wir müssen jetzt erst mal das Steuerjahr öffnen und dann das entsprechende Dokument einmal löschen oder eben verschieben in ein anderes Steuerjahr. Sie können's natürlich auch vorab einmal noch mal herunterladen. Wir löschen das jetzt hier einmal.
Sobald wir das erledigt haben, können wir hier zurück in der Übersicht auf die drei Punkte Aktionen und löschen. Dann werden wir noch einmal gefragt, ob wir das Steuerjahr wirklich löschen wollen und bestätigen das einmal mit löschen. Und dann ist das Steuerjahr nicht mehr in der Übersicht enthalten und gelöscht.
Das Löschen eines Steuerjahres kommt vor allem vor, wenn ein Jahr versehentlich oder doppelt angelegt wurde.
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Sie prüfen den Inhalt des Steuerjahres
Steuerjahre können nur gelöscht werden, wenn das Steuerjahr keine Dokumente enthält. Was Sie behalten möchten, laden Sie vorher über Aktionen > Herunterladen herunter oder verschieben es in ein anderes Steuerjahr.
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Sie öffnen das Menü des Steuerjahres
Auf der Startseite finden Sie an der Kachel des Steuerjahres ein Menü mit weiteren Aktionen (drei Punkte).
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Sie wählen „Löschen" und bestätigen die Sicherheitsabfrage
Erst mit der Bestätigung wird das Steuerjahr entfernt.
Das Löschen ist endgültig. Einen Papierkorb gibt es in DATEV Meine Steuern nicht – gelöschte Steuerjahre und Dokumente lassen sich nicht wiederherstellen.
Das Recht „Dokumente löschen"
Damit Sie Dokumente löschen können, muss in der DATEV Rechteverwaltung online das Recht Dokumente löschen für Ihr Zugangsmedium freigegeben sein. Diese Freigabe nehmen wir als Kanzlei vor.
Wird Ihnen diese Aktionen nicht angezeigt oder erscheint ein Hinweis auf eine fehlende Berechtigung, ist das also keine Störung.
Gesperrte Dokumente mit Schloss-Symbol
Dokumente mit einem Schloss-Symbol wurden von uns bereits bearbeitet, zum Beispiel für die Übernahme in Ihre Steuererklärung. An diesen Dokumenten können Sie keine Änderungen mehr vornehmen – sie lassen sich von Ihnen weder verschieben noch löschen.
Diese Sperre stellt sicher, dass nachvollziehbar bleibt, welche Belege in die Erklärung eingeflossen sind, und dass nichts verloren geht, was für die Bearbeitung noch gebraucht wird.
Typische Fehlerquellen
- Steuerjahr mit Inhalt: Steuerjahre mit Inhalt können nicht gelöscht werden. Bitte löschen Sie zunächst die Dokumente oder verschieben diese in ein anderes Steuerjahr.
- Löschen statt Verschieben: Ein falsch zugeordneter Beleg wird gelöscht und neu hochgeladen. Das Verschieben in das richtige Steuerjahr erledigt dasselbe in einem Schritt und ohne Risiko, dass der Beleg dabei verloren geht.
- Warten auf die Kanzlei: Belege werden zurückgehalten, weil das neue Steuerjahr noch nicht sichtbar ist. Sie können das Jahr selbst anlegen und sofort hochladen – die Unterlagen liegen dann früher bei uns.
- Fehlendes Löschrecht als Störung gedeutet: Die Aktion Löschen fehlt im Menü, und es wird auf einen Programmfehler getippt. Tatsächlich ist das Recht in der Rechteverwaltung nicht freigegeben – ein kurzer Hinweis an uns genügt.
- Gesperrte Dokumente bearbeiten wollen: An Dokumenten mit Schloss-Symbol schlagen Änderungen fehl. Diese Belege sind bereits in Bearbeitung oder in die Erklärung übernommen; Änderungswünsche laufen hier über uns.
- Vor dem Löschen nichts gesichert: Ein Steuerjahr wird gelöscht, ohne benötigte Dokumente vorher herunterzuladen. Da es keinen Papierkorb gibt, sind die Dateien danach nicht mehr abrufbar.
Aufgabenteilung
Ihre Aufgaben
- Neue Steuerjahre bei Bedarf anlegen
- Belege hochladen und falsch zugeordnete Dokumente verschieben
- Vor dem Löschen prüfen, ob Dokumente noch gebraucht werden
Unsere Aufgaben
- Rechte in der DATEV Rechteverwaltung online freischalten
- Belege bearbeiten und in die Steuererklärung übernehmen
Diese Aufteilung ist der übliche Rahmen – wenn Sie mehr oder weniger selbst übernehmen möchten, passen wir das gemeinsam an.
Häufige Fragen
Kann ich ein neues Steuerjahr selbst anlegen oder macht das die Kanzlei?
Beides ist möglich. Sie legen ein neues Steuerjahr über die Schaltfläche Neues Steuerjahr anlegen auf der Startseite an; alternativ richten wir es für Sie ein. Sie müssen nicht auf uns warten, um Belege hochzuladen.
Was passiert mit den Ordnern, wenn ich ein neues Steuerjahr anlege?
Die Haupt- und Unterordner des Vorjahres werden auf Wunsch übernommen. Ihre gewohnte Sortierung steht im neuen Jahr also sofort zur Verfügung.
Kann ich ein gelöschtes Steuerjahr wiederherstellen?
Nein. DATEV Meine Steuern hat keinen Papierkorb – gelöschte Steuerjahre und Dokumente sind endgültig entfernt. Benötigte Dokumente laden Sie deshalb vor dem Löschen herunter.
Ich habe einen Beleg ins falsche Steuerjahr hochgeladen – muss ich ihn löschen?
Nein. Sie markieren das Dokument und verschieben es über Aktionen > Verschieben in das richtige Steuerjahr und den passenden Ordner. Löschen und erneutes Hochladen ist nicht nötig.
Kann ich mehrere Belege gleichzeitig verschieben oder löschen?
Ja. In der Ansicht Steuerrelevante Dokumente markieren Sie mehrere Dokumente und führen die Aktion gesammelt aus.
Warum wird mir die Aktion „Löschen" nicht angezeigt?
Dann ist für Ihr Zugangsmedium das Recht Dokumente löschen in der DATEV Rechteverwaltung online nicht freigegeben. Die Freigabe können nur wir als Kanzlei vornehmen – melden Sie sich kurz bei uns.
Was bedeutet das Schloss-Symbol an einem Dokument?
Das Dokument wurde von uns bereits bearbeitet, etwa für Ihre Steuererklärung. Sie können es weder ändern noch verschieben oder löschen. Wenn an einem solchen Dokument etwas angepasst werden soll, übernehmen wir das nach Rücksprache.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Meine Steuern können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Programmversion.
Bei konkreten Fragen zum Löschen von Belegen, zu Ihren Zugriffsrechten oder zur Ablage in DATEV Meine Steuern sprechen Sie uns direkt an.
Stand: August 2026