FP Sign: Dokument unterschreiben

Der vollständige Ablauf einer Signaturanfrage aus Ihrer Sicht: E-Mail öffnen, SMS-TAN eingeben, Dokument prüfen, unterschreiben, signiertes PDF erhalten.

Einleitung

Wenn wir Ihnen ein Dokument zur Unterschrift schicken, erhalten Sie eine E-Mail von FP Sign mit einem Link. Der gesamte Vorgang läuft danach im Browser ab, am Computer oder am Smartphone. Sie brauchen dafür weder ein Konto noch eine Installation.

Dieser Artikel beschreibt den Standardfall, den wir bei Ihnen einsetzen: eine fortgeschrittene Signatur, abgesichert über eine SMS-TAN an Ihre Handynummer. Was FP Sign grundsätzlich ist und wie die Signatur rechtlich einzuordnen ist, steht im Überblicksartikel:

FP Sign: Überblick

Vorab einige Klarstellungen, weil zum Ablauf häufig Missverständnisse bestehen: Sie müssen das Dokument nicht herunterladen, ausdrucken oder einscannen. Alles passiert im Browser, und das signierte Dokument kommt anschließend automatisch per E-Mail zu Ihnen.

Die Unterschrift wird nicht mit der Maus oder dem Finger gezeichnet. Sie wählen ein Signaturbild aus oder laden eines hoch; die rechtliche Absicherung erfolgt technisch im Hintergrund. Das Signaturbild ist nur die sichtbare Darstellung.

Eine Anfrage muss nicht sofort bearbeitet werden. Der Link bleibt gültig, bis wir die Anfrage zurückziehen oder ein von uns gesetztes Ablaufdatum erreicht ist. Sie können die E-Mail also auch später öffnen.

Bevor Sie beginnen

Sie brauchen für die Unterzeichnung drei Dinge: die E-Mail von FP Sign, Zugriff auf das Handy mit der bei uns hinterlegten Nummer und einen aktuellen Browser. Die SMS-TAN geht an die Nummer, die wir in Ihren Stammdaten gespeichert haben.

Die E-Mail kommt von FP Sign. Sollte sie nicht im Posteingang liegen, lohnt ein Blick in den Spam-Ordner. Falls die E-Mail gar nicht ankommt, schicken wir die Einladung erneut.

Ist Ihre Handynummer bei uns veraltet, kommt die SMS-TAN nicht an. Sie können die Nummer direkt auf der Anmeldeseite von FP Sign über Neue Mobilfunknummer hinterlegen ändern. Wie das geht, steht im Artikel zu typischen Problemen: Link

Dokument unterzeichnen ohne Konto

Das ist der Ablauf, den die meisten Mandanten nutzen. FP Sign nennt das Signieren mit einem Gastkonto: Es wird kein Passwort angelegt, die Zuordnung zu Ihrer Person läuft über den persönlichen Link und ggf. die SMS-TAN.

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Wort-für-Wort Transkript

Sobald Ihnen Ihre Kanzlei ein Dokument zum Gegenzeichnen sendet, erhalten Sie eine E-Mail von FPSign.

Es wurden für Sie von Ihrer Kanzlei im FPSign neue Dokumente zum Gegenzeichnen hinterlegt. Bitte rufen Sie folgende URL auf, zu unterschreiben. Im Anschluss klicken Sie auf diesen Link.

Ich kopiere ihn jetzt einmal, damit er sich im richtigen Browser öffnet.

Und dann öffnet sich die Seite von.

Es wird nun schon bereits automatisch eine TAN an die hinterlegte Telefonnummer gesendet.

Diese geben Sie nun ein.

Im Anschluss landen Sie in der Übersichtsseite von FPSign, zu unterzeichnen. Sie haben nun die Möglichkeit, hier auf der rechten Seite das Dokument zu überprüfen. Sie können das Dokument hier vergrößern und auch rein- und rauszoomen.

Und es wird Ihnen bereits gezeigt, wo Ihre Unterschrift platziert sein wird. Sie wählen nun hier Unterzeichnen und wählen hier eine, ja, das Bild der Unterschrift aus oder aber Sie laden eine Datei aus mit Ihrer Signatur.

Wir wählen das hier aus und dann wird das hier rechts bereits platziert.

Und Sie haben auch die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen.

Sobald Sie das Dokument geprüft haben und unterzeichnen möchten, bestätigen Sie, die AGBs gelesen zu haben und Ihnen zuzustimmen und klicken einmal auf Bestätigen.

Und dann ist der Vorgang bereits abgeschlossen und Sie erhalten eine E-Mail mit dem unterzeichneten Dokument und dem Workforbelerecht.

Die E-Mail ist nun da. Sie erhalten eine neue E-Mail mit Signaturanfrage abgeschlossen und haben im Anhang zwei Dokumente. Zum einen das bereits unterschriebene Dokument, welches Sie sich runterladen und speichern können und zum anderen erhalten Sie einen Workflowbericht mit dem Ablauf der Unterzeichnungen. Sie sehen hier die Absenderhistorie und die Empfängerhistorie.

Sie öffnen den Link in der E-Mail

Die E-Mail von FP Sign enthält einen Link zur Signaturanfrage. Ein Klick darauf öffnet das Dokument im Browser. Der Link ist persönlich und nur für Sie bestimmt.
Sie fordern die SMS-TAN an und geben sie ein (Optional)

FP Sign zeigt die letzten vier Stellen der hinterlegten Handynummer an und schickt eine TAN per SMS. Sie tragen die TAN in das Eingabefeld ein. Kommt keine SMS an, können Sie sich die TAN über TAN per Anruf erhalten auch vorlesen lassen.
Sie prüfen das Dokument

Das Dokument wird vollständig angezeigt. Sie blättern durch alle Seiten und lesen den Inhalt. Oben links sehen Sie ein kleines blaues Feld, das wie ein Haftzettel aussieht: Ein Klick darauf springt direkt zu der Stelle, an der wir Ihre Unterschrift vorgesehen haben.
Sie wählen "Unterzeichnen"

Über die Schaltfläche Unterzeichnen starten Sie die Signatur. Bei ausfüllbaren Formularen heißt die Schaltfläche stattdessen PDF ausfüllen und unterzeichnen; dazu weiter unten mehr.
Sie wählen ein Signaturbild aus oder laden eines hoch

FP Sign zeigt mehrere vorgefertigte Signaturbilder mit Ihrem Namen in verschiedenen Schriftarten. Sie klicken eines an, und es wird an der vorgesehenen Stelle platziert. Alternativ laden Sie über Datei auswählen ein Bild Ihrer eigenen Unterschrift hoch.
Sie bestätigen die Signatur

Mit Bestätigen schließen Sie die Unterzeichnung ab. FP Sign erzeugt im Hintergrund die eigentliche Signatur und zeigt Ihnen eine Bestätigungsseite. Damit ist Ihr Teil erledigt.

Sind neben Ihnen weitere Personen beteiligt, erhält die nächste Person jetzt eine E-Mail. Sobald alle unterschrieben haben, bekommen Sie das fertige Dokument.

Dokument unterzeichnen mit Konto

Wenn Sie ein Konto bei FP Sign haben, läuft die Unterzeichnung über die Anwendung selbst statt über den Link. Wie Sie ein Konto anlegen, steht im Artikel zu Konto und Registrierung.

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Wort-für-Wort Transkript

Wenn Sie eine Anfrage von Ihrer Kanzlei zur Signatur über FPSign erhalten haben und Sie bereits ein Konto bei FPSign besitzen, dann öffnet sich nach dem Klick auf den Link in der E-Mail von FPSign diese Anmeldemaske von fpsign. Hier melden Sie sich mit Ihren gewohnten Zugangsdaten einmal an und es öffnet sich diese Übersichtsseite in Ihrem Account in fpsign.

Bei den erhaltenen Anfragen haben Sie nun eine Übersicht über sämtliche Anfragen. Das heißt, Sie haben hier einmal die offenen Anfragen, die noch zur Signatur ausstehen. Sie haben die signierten Anfragen, die Sie bereits signiert haben und Sie haben die von Ihnen abgelehnten Anfragen. Wir öffnen hier nun diese offene Anfrage unter Aktion wählen und dann zur Signatur.

Und es öffnet sich die bereits bekannte Übersicht, dass Sie hier rechts das Dokument haben. Dieses können Sie hier wieder einmal vergrößern, reinzoomen, rauszoomen. Und wenn Sie das Dokument geprüft haben und damit einverstanden sind, können Sie hier links einmal auf Unterzeichnen klicken, Ihre Signatur einmal auswählen und dann hier unten wieder die Signatur bestätigen.

Nun erhalten Sie eine Bestätigung, dass das Dokument erfolgreich zur Gegensen Gegensignatur gekennzeichnet wurde. Und wenn wir hier jetzt einmal aktualisieren, nach etwa ein bis zwei Minuten verschwindet die Anfrage aus den offenen Anfragen und Sie haben dann hier unter signierte Anfragen die soeben gesendete Signatur einmal hier verfügbar. Und Sie können das Dokument hier nun auch herunterladen beziehungsweise hier den Workflowbericht und hier dann eben auch das Dokument.

Sie melden sich bei FP Sign an

Sie öffnen FP Sign über den Link in der E-Mail oder direkt über die Anmeldeseite und melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an.
Sie öffnen "Erhaltene Anfragen"

In der Übersicht sehen Sie alle offenen Anfragen. Fehlt eine erwartete Anfrage, ist sie möglicherweise noch bei einer Person, die vor Ihnen unterschreiben muss.
Sie wählen "Aktion wählen" und dann "zur Signatur"

Neben der Anfrage öffnen Sie das Aktionsmenü und starten die Unterzeichnung.
Sie wählen ein Signaturbild und bestätigen

Wie beim Gastzugang wählen Sie ein Signaturbild aus oder laden eines hoch und bestätigen. Anschließend landen Sie wieder im Dashboard.

Mit einem Konto können Sie signierte Dokumente jederzeit unter Erhaltene Anfragen > Signierte Anfragen herunterladen, auch wenn die E-Mail mit dem fertigen Dokument einmal verloren geht.

Sie können das Signaturbild über Diese Signatur als Ihre Standardsignatur einstellen speichern. Bei künftigen Anfragen ist es dann vorausgewählt.

Ausfüllbare PDF-Formulare

Manche Dokumente enthalten Formularfelder, etwa ein SEPA-Mandat mit Feldern für IBAN und Kontoinhaber oder ein Fragebogen. FP Sign erkennt das und zeigt statt Unterzeichnen die Schaltfläche PDF ausfüllen und unterzeichnen an.

Über das Stiftsymbol oberhalb des blauen Unterschriftsfelds starten Sie die Bearbeitung. Sie füllen die Felder aus und speichern die Eingaben über das grüne Häkchen unten rechts. Danach setzen Sie die Signatur wie gewohnt.

Mehrere Dokumente in einer Anfrage

Wir können mehrere Dokumente in einer Anfrage bündeln, eine sogenannte Dokumentenmappe. Nach dem Öffnen werden die Dokumente nacheinander angezeigt; Sie wiederholen die Schritte von der Prüfung bis zur Bestätigung für jedes Dokument. Über das Dokumentensymbol oben können Sie zwischen den Dokumenten wechseln.

Einzelne Dokumente in einer Mappe können auch nur zur Kenntnisnahme beigefügt sein. Diese müssen Sie nicht signieren, sondern nur einsehen.

Anfrage ablehnen

Wenn Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind oder etwas fehlt, lehnen Sie die Anfrage ab, statt zu unterschreiben. Im Aktionsmenü gibt es dafür die Option Ablehnen mit einem Feld für die Begründung. Wir sehen die Ablehnung samt Begründung und melden uns bei Ihnen.

Anfrage an eine andere Person weitergeben

Soll jemand anderes unterschreiben, etwa ein zweiter Geschäftsführer, können Sie die Anfrage delegieren, sofern wir das beim Versand erlaubt haben. Im Aktionsmenü wählen Sie Delegieren oder Unterzeichnen und delegieren, tragen die Empfängerdaten ein und bestätigen. Die Person erhält dann eine eigene E-Mail.

Die Delegation steht nur bei Anfragen mit einem einzelnen Dokument zur Verfügung, nicht bei Dokumentenmappen. Wenn Sie eine Mappe weitergeben müssen, geben Sie uns kurz Bescheid; wir versenden sie dann direkt an die richtige Person.

Nach der Unterschrift

Sobald alle Beteiligten unterschrieben haben, verschickt FP Sign automatisch eine E-Mail an alle. Sie enthält das signierte PDF und einen Workflowbericht, der dokumentiert, wer wann und mit welcher Absicherung unterschrieben hat.

Bewahren Sie diese PDF-Datei auf. Sie enthält die Signatur und alle Nachweise; ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Wie Sie die Signatur prüfen und das Dokument ablegen, steht im Artikel zum Prüfen und Aufbewahren.

FP Sign: Signierte Dokumente prüfen und aufbewahren

Auf unserer Seite wird das signierte Dokument automatisch archiviert. Sie müssen uns nichts zurückschicken.

Typische Fehlerquellen

Dokument ausgedruckt und eingescannt: Ein auf Papier unterschriebener Scan ist keine digitale Signatur. Der Vorgang in FP Sign bleibt offen, und wir haben kein gültig signiertes Dokument.
SMS-TAN an alte Handynummer: Die TAN geht an die bei uns gespeicherte Nummer. Bei einem Nummernwechsel ohne Rückmeldung an uns kommt keine SMS an, und die Unterzeichnung bleibt hängen.
Nur die erste Seite gelesen: Das Unterschriftsfeld liegt meist am Ende des Dokuments. Wer nur die erste Seite sieht und den Browser schließt, hat nicht unterschrieben; die Anfrage bleibt offen.
Link aus einer alten E-Mail: Haben wir eine Anfrage zurückgezogen und neu versendet, funktioniert der alte Link nicht mehr. Es gilt immer die neueste E-Mail.
Formular nicht gespeichert: Bei ausfüllbaren PDFs müssen die Eingaben über das grüne Häkchen gespeichert werden, bevor Sie signieren. Sonst wird das Dokument mit leeren Feldern signiert.
Dokumentenmappe nicht vollständig bearbeitet: Bei mehreren Dokumenten muss jedes einzeln signiert werden. Wer nach dem ersten Dokument aufhört, hat die Anfrage nur teilweise erledigt.
E-Mail im Spam-Ordner: Die Anfrage und später das fertige Dokument kommen von FP Sign. Landet die Adresse im Spam, wartet die Anfrage unbemerkt.

Aufgabenteilung

Ihre Aufgaben:

Signaturanfrage zeitnah öffnen und das Dokument vollständig lesen
SMS-TAN eingeben und signieren, oder mit Begründung ablehnen
Bei Formularen die Felder ausfüllen und speichern
Signiertes PDF aus der Abschluss-E-Mail ablegen

Unsere Aufgaben:

Dokument vorbereiten und Unterschriftsfelder setzen
Signaturart und Absicherung festlegen
Ablauf überwachen, bei Bedarf erinnern oder die Einladung erneut versenden
Ablehnungen bearbeiten und korrigierte Dokumente erneut senden

Wenn in Ihrem Unternehmen regelmäßig mehrere Personen unterschreiben, legen wir die Reihenfolge einmal fest und nutzen sie für künftige Anfragen.

Häufige Fragen

Muss ich sofort unterschreiben, wenn die E-Mail kommt?

Nein. Der Link bleibt gültig, bis wir die Anfrage zurückziehen oder ein Ablaufdatum erreicht ist.

Kann ich das Dokument vor der Unterschrift herunterladen?

Sie können das Dokument im Browser vollständig lesen und durchblättern. Für eine Rückfrage vor der Unterschrift reicht es, uns die Anfrage abzulehnen oder uns direkt anzurufen; ein Download ist dafür nicht nötig.

Was ist, wenn ich mich verklickt und das falsche Signaturbild gewählt habe?

Das Signaturbild hat keine rechtliche Bedeutung; die Absicherung erfolgt technisch. Ein anderes Bild als gewohnt macht die Signatur nicht ungültig. Sie müssen nichts wiederholen.

Wie erkenne ich, wo ich unterschreiben soll?

Oben links im Dokument erscheint ein blaues Feld, ähnlich einem Haftzettel. Ein Klick darauf führt zur vorgesehenen Stelle. Haben wir keine Stelle festgelegt, können Sie die Signatur frei platzieren.

Kann ich am Smartphone unterschreiben?

Ja, der Link funktioniert im Browser des Smartphones. Alternativ nutzen Sie die App FP Sign Mobile für iOS und Android. Der Ablauf ist derselbe.

Was passiert nach meiner Unterschrift mit dem Dokument?

Sind weitere Personen beteiligt, erhalten diese jetzt eine E-Mail. Nach der letzten Unterschrift bekommen alle Beteiligten das signierte PDF und den Workflowbericht per E-Mail. Bei uns wird das Dokument in Ihrer Akte abgelegt.

Ich habe unterschrieben, aber keine Abschluss-E-Mail bekommen. Warum?

Die Abschluss-E-Mail wird erst versendet, wenn alle Beteiligten unterschrieben haben. Fehlt noch eine Unterschrift, kommt die E-Mail später.

Kann ich meine Unterschrift zurückziehen?

Eine gesetzte Signatur lässt sich nicht löschen. Wenn ein Dokument fehlerhaft war, ziehen wir die gesamte Anfrage zurück und versenden eine korrigierte Fassung neu. Melden Sie sich dafür bei uns.

Wer sieht das Dokument außer mir?

Nur die Personen, die wir als Beteiligte eingetragen haben, und wir als Absender. Der Link ist persönlich und sollte nicht weitergeleitet werden.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Bezeichnungen und Menüführung von FP Sign können sich durch Updates ändern.

Bei konkreten Fragen zu einer Signaturanfrage, die Sie von uns erhalten haben, sprechen Sie uns direkt an.

Stand: September 2026

Hinweise zur Nutzung

Antworten, wenn Sie sie brauchen.