FP Sign: Signierte Dokumente prüfen und aufbewahren
Was Sie nach Abschluss eines Signaturvorgangs erhalten, wie Sie die Gültigkeit prüfen und wie Sie das Dokument richtig ablegen.
Einleitung
Nach der letzten Unterschrift verschickt FP Sign an alle Beteiligten das signierte Dokument als PDF-Datei und einen Workflowbericht. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Was danach mit der Datei passiert, liegt bei Ihnen; dieser Artikel erklärt, wie Sie die Signatur prüfen und das Dokument so ablegen, dass es als Nachweis erhalten bleibt.
Vorab einige Klarstellungen, weil zu signierten Dokumenten häufig Missverständnisse bestehen: Die Signatur steckt in der PDF-Datei, nicht im sichtbaren Signaturbild. Ein Ausdruck zeigt zwar das Bild, aber die Signatur ist darauf nicht mehr prüfbar.
Ein signiertes PDF darf nach der Signatur nicht mehr bearbeitet werden. Jede Änderung, auch ein nachträglich eingefügter Kommentar oder eine Neuspeicherung mit anderem Werkzeug, macht die Signatur ungültig.
Sie müssen die Signatur nicht prüfen, um das Dokument zu verwenden. Die Prüfung ist eine Möglichkeit, sich die Gültigkeit selbst zu bestätigen, etwa bevor Sie das Dokument an Dritte weitergeben.
Was Sie nach Abschluss erhalten
Die Abschluss-E-Mail von FP Sign enthält zwei Anhänge.
Das signierte PDF ist das eigentliche Dokument. Es enthält alle Signaturen als eingebettete PAdES-Signaturen und zusätzlich die sichtbaren Signaturbilder. Diese Datei ist das Original; sie ist aufzubewahren.
Der Workflowbericht dokumentiert den Ablauf: wer wann unterschrieben hat, welche Signaturart verwendet wurde und ggf. ob eine SMS-TAN eingegeben wurde. Der Bericht ist über einen Hashwert mit dem Dokument verknüpft und belegt, dass beide zusammengehören.
Mit einem FP Sign Konto können Sie beide Dateien jederzeit unter Erhaltene Anfragen > Signierte Anfragen erneut herunterladen. Ohne Konto fordern Sie sie bei Verlust bei uns an; wir archivieren jedes signierte Dokument.
Der Workflowbericht enthält nur den Nachweis über den Ablauf. Die rechtlich relevante Signatur liegt in der PDF-Datei selbst und ist auch ohne den Bericht prüfbar.
Signatur im PDF-Reader prüfen
Die Signatur lässt sich in jedem PDF-Programm prüfen, das Signaturen nach eIDAS validieren kann. Am verbreitetsten ist der kostenfreie Adobe Acrobat Reader. Andere Programme zeigen Signaturen ähnlich an; die Bezeichnungen können abweichen.
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Sie öffnen das signierte PDF im Acrobat Reader
Beim Öffnen prüft der Reader die Signaturen automatisch. Oberhalb des Dokuments erscheint ein Banner mit dem Ergebnis.
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Sie lesen das Banner
Ein grünes Häkchen mit dem Text "Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig" bedeutet: Das Dokument wurde nach der Signatur nicht verändert, und das Zertifikat ist vertrauenswürdig. Ein gelbes Warnsymbol weist auf ein Problem hin, etwa ein unbekanntes Zertifikat.
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Sie sehen sich die Signatureigenschaften an
Ein Klick auf eine Signatur und dann auf Unterschriftseigenschaften zeigt das Zertifikat, den Aussteller und den Zeitpunkt der Signatur. Dort sehen Sie auch, ob der Reader das Zertifikat als vertrauenswürdig einstuft.
Was ein gelbes Warnsymbol bedeutet
Ein gelbes Symbol heißt nicht, dass das Dokument manipuliert wurde. Meist kennt der Reader das Zertifikat des Ausstellers nicht und stuft es deshalb als "unbekannt" ein. Die Signatur selbst ist intakt; das Dokument wurde nicht verändert.
Bei fortgeschrittenen Signaturen kommt das häufiger vor, weil deren Zertifikate nicht in der EU-Vertrauensliste stehen. Ein rotes Symbol oder der Hinweis "Dokument wurde nach der Signatur geändert" ist dagegen ein echtes Problem; in diesem Fall sprechen Sie uns an.
Prüfung am Smartphone
Auf Android und iOS sind die Prüfmöglichkeiten eingeschränkt. Viele mobile PDF-Apps zeigen das Signaturbild, aber keine Validierung. Für eine verlässliche Prüfung nutzen Sie den Acrobat Reader am Computer.
Warum Ausdrucken die Signatur entwertet
Die Signatur ist ein digitaler Fingerabdruck des Dokuments, verschlüsselt mit dem Zertifikat der unterzeichnenden Person. Sie existiert nur in der Datei. Ein Ausdruck zeigt das Signaturbild und den Text, enthält aber keine prüfbare Signatur mehr.
Wird ein Ausdruck später wieder eingescannt, entsteht eine neue Datei ohne Signatur. Sie ist rechtlich eine bloße Kopie und lässt sich nicht mehr auf Unversehrtheit prüfen.
Ein digital signiertes Dokument verliert seine Nachweiskraft, wenn es ausgedruckt und eingescannt oder mit einem PDF-Werkzeug neu gespeichert wird. Bewahren Sie immer die unveränderte Originaldatei aus der Abschluss-E-Mail auf.
Auch das Zusammenfügen mit anderen PDFs, das Drehen von Seiten oder das Hinzufügen von Kommentaren gilt als Änderung. Wenn Sie ein signiertes Dokument in einer anderen Form brauchen, arbeiten Sie mit einer Kopie und behalten das Original unverändert.
Aufbewahrung
Für die Aufbewahrung gelten dieselben Fristen wie für Papierdokumente. Verträge, Vollmachten und steuerlich relevante Unterlagen bewahren Sie so lange auf, wie es die handels- und steuerrechtlichen Vorgaben verlangen. Die Verantwortung dafür liegt bei Ihnen als Unternehmen; wir archivieren das Dokument zusätzlich in Ihrer Akte.
Digital signierte PDFs sind für die GoBD-konforme Archivierung geeignet. Die Signatur macht nachträgliche Änderungen erkennbar, und das PDF-Format sichert die Lesbarkeit über lange Zeiträume. Ein eigenes Archivsystem brauchen Sie dafür nicht; ein geordneter Ablageort mit Sicherungskopie reicht in der Regel.
Was mit abgelaufenen Zertifikaten passiert
Signaturzertifikate haben eine begrenzte Laufzeit. Eine Signatur, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung gültig war, bleibt auch nach Ablauf des Zertifikats gültig. Der eingebettete Zeitstempel belegt, wann die Signatur gesetzt wurde.
Der Acrobat Reader kann bei abgelaufenen Zertifikaten ein Warnsymbol zeigen. Das ändert nichts an der Gültigkeit zum Signaturzeitpunkt. Für sehr lange Aufbewahrungszeiträume gibt es Verfahren zur Nachsignierung; für die üblichen Fristen ist das nicht nötig.
Typische Fehlerquellen
- Ausgedruckt und abgeheftet, Datei gelöscht: Der Ausdruck ist keine prüfbare Signatur. Ohne die Datei fehlt der Nachweis; sie muss dann bei uns angefordert werden.
- PDF nach der Signatur "sauber" neu gespeichert: Ein Speichern unter neuem Namen mit einem anderen PDF-Werkzeug kann die Signatur entfernen oder ungültig machen. Die Originaldatei bleibt unverändert.
- Signiertes PDF mit anderen Dokumenten zusammengefügt: Das Zusammenführen erzeugt eine neue Datei ohne gültige Signatur. Zusammengeführte Sammlungen sind Arbeitskopien, nicht das Original.
- Gelbes Warnsymbol als Fälschung gedeutet: Meist bedeutet es nur, dass der Reader das Zertifikat nicht kennt. Das Dokument ist unverändert. Erst ein Hinweis auf Änderungen nach der Signatur ist ein Problem.
- Workflowbericht als Original abgelegt: Der Bericht dokumentiert den Ablauf, ist aber nicht das signierte Dokument. Beide Dateien gehören zusammen abgelegt.
Häufige Fragen
Muss ich das signierte Dokument ausdrucken und abheften?
Nein. Die PDF-Datei ist das Original. Ein Ausdruck kann als Lesekopie sinnvoll sein, ersetzt aber die Datei nicht.
Wie lange muss ich das Dokument aufbewahren?
So lange wie ein vergleichbares Papierdokument. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Bei Unsicherheit sprechen Sie uns an.
Der Acrobat Reader zeigt ein gelbes Symbol. Ist das Dokument ungültig?
In der Regel nicht. Das Symbol bedeutet meist, dass der Reader das Zertifikat nicht als vertrauenswürdig kennt. Solange kein Hinweis auf Änderungen nach der Signatur erscheint, ist das Dokument unverändert.
Ich habe die Abschluss-E-Mail verloren. Wie komme ich an das Dokument?
Mit einem FP Sign Konto laden Sie es unter Signierte Anfragen erneut herunter. Ohne Konto fragen Sie bei uns nach; das Dokument liegt in Ihrer Akte.
Kann ich das signierte PDF an Dritte weitergeben, etwa an eine Bank?
Ja. Die Signatur ist im PDF enthalten und lässt sich beim Empfänger genauso prüfen. Schicken Sie die unveränderte Datei, nicht einen Ausdruck oder Scan.
Kann ich ein signiertes Dokument nachträglich ergänzen?
Nein, ohne die Signatur ungültig zu machen. Ergänzungen erfolgen als eigenes Dokument, das ebenfalls signiert wird. Sprechen Sie uns an, wenn eine Änderung nötig ist.
Ist das signierte PDF GoBD-konform archivierbar?
Ja. Die Signatur macht nachträgliche Änderungen erkennbar, und das PDF-Format ist langfristig lesbar. Voraussetzung ist, dass die Datei unverändert und auffindbar abgelegt wird.
Was ist der Unterschied zwischen Workflowbericht und Prüfbericht?
Der Workflowbericht beschreibt den Ablauf des gesamten Vorgangs. Der Prüfbericht, auch Verifikationsprotokoll genannt, belegt für einen einzelnen Signaturschritt, dass das Dokument unverändert ist. Beide sind im FP Sign Konto abrufbar.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Darstellung von FP Sign und PDF-Programmen können sich durch Updates ändern. Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem jeweiligen Dokument und den geltenden Vorschriften.
Bei konkreten Fragen zur Aufbewahrung eines bestimmten Dokuments oder zu einem Prüfergebnis sprechen Sie uns direkt an.
Stand: September 2026