Die häufigsten Stolperstellen beim digitalen Unterschreiben und was Sie selbst tun können.

Einleitung

Die meisten Signaturvorgänge laufen ohne Zwischenfall durch. Wenn es hakt, liegt es fast immer an einer von wenigen Ursachen: Die SMS-TAN erreicht das Handy nicht, der Link aus der E-Mail ist veraltet, eine Kontaktangabe stimmt nicht mehr, oder ein Formular wurde nicht gespeichert. Dieser Artikel geht diese Fälle durch.

Vorab einige Klarstellungen, weil bei Problemen häufig falsche Annahmen entstehen: Eine nicht ankommende SMS liegt selten an FP Sign. Meist ist die hinterlegte Nummer veraltet oder die SMS bleibt auf dem Weg zwischen Mobilfunkanbietern hängen; beides lässt sich von Ihnen aus lösen.

Ein abgebrochener Vorgang ist kein Schaden. Sie können den Link jederzeit erneut öffnen und dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Bereits gesetzte Signaturen anderer Beteiligter bleiben erhalten.

SMS-TAN kommt nicht an

Beim Öffnen der Anfrage zeigt FP Sign die letzten vier Stellen der Handynummer an, an die die TAN geht. Das ist der erste Prüfpunkt: Stimmen die Ziffern nicht mit Ihrer aktuellen Nummer überein, ist die Nummer veraltet.

Stimmt die Nummer, kann die SMS trotzdem ausbleiben. Zwischen Mobilfunkanbietern werden SMS gelegentlich verzögert oder gar nicht zugestellt. Dafür gibt es in FP Sign den Weg über den Anruf.

1. Sie prüfen die angezeigten Ziffern

   FP Sign zeigt die letzten vier Stellen der hinterlegten Nummer. Passen sie zu Ihrem Handy, warten Sie kurz und fordern die TAN gegebenenfalls erneut an.

2. Sie lassen sich die TAN vorlesen

   Über TAN per Anruf erhalten ruft FP Sign die hinterlegte Nummer an und liest die TAN vor. Ist die Nummer korrekt, kommt dieser Anruf zuverlässig an, auch wenn die SMS nicht zugestellt wurde.

3. Sie hinterlegen eine neue Nummer, falls die alte falsch ist

   Über Neue Mobilfunknummer hinterlegen tragen Sie Ihre aktuelle Nummer ein. Die Funktion finden Sie unten rechts auf der Anmeldeseite von FP Sign oder direkt im Dialog zur TAN-Eingabe.

4. Sie bestätigen die Änderung per E-Mail

   FP Sign schickt eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an Ihre Adresse. Erst nach dem Klick ist die neue Nummer aktiv. Danach öffnen Sie den Link zur Anfrage erneut und fordern die TAN an.

Nach einer Nummernänderung wird die neue Nummer in die Signatur eingebettet. Teilen Sie uns die Änderung auch mit, damit wir sie in Ihren Stammdaten pflegen; FP Sign gleicht die Nummer nicht automatisch mit uns ab.

Link funktioniert nicht

Ein Link kann aus drei Gründen ins Leere führen. Entweder wurde die Anfrage von uns zurückgezogen und neu versendet, dann gilt nur die neueste E-Mail. Oder ein von uns gesetztes Ablaufdatum ist überschritten. Oder der Vorgang ist bereits abgeschlossen, weil Sie oder eine Vertretung schon unterschrieben haben.

Prüfen Sie zuerst, ob eine neuere E-Mail von FP Sign vorliegt, auch im Spam-Ordner. Bei Ablauf oder Abschluss zeigt FP Sign eine entsprechende Meldung. In allen anderen Fällen schicken wir die Einladung erneut; ein kurzer Anruf oder eine E-Mail an uns genügt.

E-Mail von FP Sign kommt nicht an

FP Sign versendet Anfragen und Abschlussdokumente von eigenen Absenderadressen. Manche Mailsysteme filtern diese als unbekannt. Sehen Sie zuerst im Spam- oder Werbungsordner nach und markieren Sie den Absender als erwünscht.

Bleibt die E-Mail aus, kann die bei uns hinterlegte Adresse veraltet sein oder einen Tippfehler enthalten. Melden Sie sich bei uns; wir prüfen die Adresse und versenden die Einladung erneut. Eine Änderung der E-Mail-Adresse in einem bestehenden FP Sign Konto läuft über den Support von FP Sign, den wir für Sie einschalten.

Anfrage ablehnen

Wenn der Inhalt nicht stimmt oder etwas fehlt, unterschreiben Sie nicht, sondern lehnen ab. Im Aktionsmenü der Anfrage wählen Sie Ablehnen und tragen eine kurze Begründung ein. Wir erhalten die Rückmeldung sofort und sprechen den Punkt mit Ihnen ab, bevor wir ein korrigiertes Dokument versenden.

Ablehnen ist der vorgesehene Weg für Rückfragen. Es ist besser, als das Dokument offen liegen zu lassen, weil wir dann nicht wissen, ob es übersehen wurde oder ob ein Einwand besteht.

Anfrage weitergeben (Delegieren)

Soll eine andere Person unterschreiben, etwa weil die Zeichnungsberechtigung woanders liegt, können Sie die Anfrage delegieren. Das setzt voraus, dass wir die Delegation beim Versand erlaubt haben.

1. Sie wählen "Delegieren" oder "Unterzeichnen und delegieren"

   Mit Delegieren geben Sie die Anfrage ohne eigene Unterschrift weiter. Mit Unterzeichnen und delegieren setzen Sie zuerst Ihre Signatur und leiten dann an eine weitere Person weiter.

2. Sie tragen die Empfängerdaten ein

   Name, E-Mail-Adresse und Handynummer der Person, die unterschreiben soll. Die Handynummer ist für die SMS-TAN nötig.

3. Sie bestätigen den Empfänger und schließen ab

   Über Empfänger bestätigen und Bestätigen wird die Anfrage weitergeleitet. Die Person erhält eine eigene E-Mail von FP Sign; wir werden über die Delegation informiert.

Die Delegation steht nur bei Anfragen mit einem einzelnen Dokument zur Verfügung. Bei Dokumentenmappen oder wenn die Option im Menü fehlt, geben Sie uns Bescheid; wir versenden die Anfrage direkt an die richtige Person.

Formular lässt sich nicht ausfüllen oder Eingaben fehlen

Bei ausfüllbaren PDFs, etwa einem SEPA-Mandat, heißt die Schaltfläche PDF ausfüllen und unterzeichnen statt nur Unterzeichnen. Die Bearbeitung starten Sie über das Stiftsymbol oberhalb des blauen Unterschriftsfelds.

Nach dem Ausfüllen müssen die Eingaben über das grüne Häkchen unten rechts gespeichert werden. Wer direkt zur Signatur springt, signiert das Formular mit leeren Feldern. In diesem Fall lehnen Sie die Anfrage nicht ab, sondern melden sich bei uns; wir versenden das Formular erneut.

Fehlt die Schaltfläche zum Ausfüllen ganz, enthält das PDF keine Formularfelder. Dann ist das Dokument nur zur Unterschrift gedacht, und die Angaben werden auf anderem Weg erfasst.

Wann Sie uns ansprechen sollten

Einige Dinge können nur wir oder der Support von FP Sign erledigen. Dazu gehören das erneute Versenden einer Einladung, das Zurückziehen und Neuversenden einer fehlerhaften Anfrage und das Nachtragen einer Handynummer in unseren Stammdaten.

Typische Fehlerquellen

• TAN mehrfach angefordert und die erste eingegeben: Nur die zuletzt versendete TAN ist gültig. Bei mehreren SMS gilt die neueste.
• Link aus einer weitergeleiteten E-Mail geöffnet: Der Link ist an die ursprüngliche Adresse und Handynummer gebunden. Die TAN geht an die falsche Person.
• Spam-Filter blockiert FP Sign dauerhaft: Jede weitere Anfrage und jede Abschluss-E-Mail landet im Spam. Ein Eintrag als erwünschter Absender löst das dauerhaft.
• Anfrage offen gelassen statt abgelehnt: Wir können nicht erkennen, ob ein Einwand besteht oder die E-Mail übersehen wurde. Die Ablehnung mit Begründung ist der klarere Weg.
• Formular ohne Speichern signiert: Die Felder bleiben leer. Das Dokument muss erneut versendet werden.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Bezeichnungen und Menüführung von FP Sign können sich durch Updates ändern.

Bei konkreten Problemen mit einer Signaturanfrage, die Sie von uns erhalten haben, sprechen Sie uns direkt an.

Stand: September 2026