Die E-Rechnung: Überblick zu den Formaten XRechnung und ZUGFeRD
Für eine gültige E-Rechnung gibt es in Deutschland vor allem zwei Formate. Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD, zeigt welche Profile zählen und hilft bei der Wahl.
Einleitung
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In der Praxis begegnen Ihnen dafür zwei Formate: XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. Wir achten bei der Verarbeitung darauf, dass das Format passt, und beraten Sie bei der Wahl.
Einige Klarstellungen vorab, weil zu den Formaten häufig Missverständnisse bestehen:
Sie müssen nicht beide Formate beherrschen. Für den Versand genügt in der Regel ein Format, das zu Ihrer Rechnungsschreibungssoftware passt.
Ebenso wenig müssen Sie sich auf ein Format festlegen, das Ihre Empfänger nicht lesen können. Beide Formate erfüllen dieselbe Norm und tragen denselben Datenkern. Der Unterschied liegt in der äußeren Form, nicht im rechtlichen Gehalt.
Dieser Beitrag stellt die beiden Formate vor, erklärt die ZUGFeRD-Profile und die aktuellen Versionen und gibt eine Orientierung für die Wahl.
Beide erfüllen dieselbe Norm
XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenz im Sinne von „richtig oder falsch". Beide sind vom Gesetzgeber anerkannte E-Rechnungsformate und beruhen auf der Norm EN 16931.
Diese Norm legt fest, welche Datenfelder eine Rechnung enthält und wie sie aufgebaut sind. XRechnung und ZUGFeRD setzen diese Felder nur auf unterschiedliche Weise um. Eine Software, die das eine Format verarbeitet, kommt in der Regel auch mit dem anderen zurecht.
Für Sie heißt das: Ob eine eingehende Rechnung als XRechnung oder als ZUGFeRD kommt, spielt für die Gültigkeit keine Rolle. Beides ist eine echte E-Rechnung.
XRechnung: die reine XML-Datei
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält ausschließlich die strukturierten Daten, ohne ein menschlich lesbares Abbild der Rechnung.
Geöffnet in einem Texteditor sieht eine XRechnung nach Code aus – Zeilen mit Datenfeldern und Werten.
Die XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz, der auf den ersten Blick schwer zu lesen ist.
Nachteil: Für das menschliche Auge ist sie ohne Hilfsmittel schwer zu lesen; ein Viewer macht sie auf einer Seite sichtbar. Wie Sie eine XRechnung lesbar machen, behandeln wir gesondert.
Mithilfe eines Viewers können die XRechnungen dargestellt und für das menschliche Auge aufbereitet werden. Solche Viewer sind inzwischen in nahezu allen Belegsammel- und Buchhaltungstools integriert (DATEV Unternehmen Online, Tabula, lexware Office usw.). Es gibt aber auch einige kostenlose Viewer, die zusätzlich heruntergeladen werden können (hier z.B. der "InvoiceViewer" von GrandTotal für Mac OS).
Verbreitet ist XRechnung vor allem im Geschäft mit Behörden. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen Rechnungen als XRechnung.
Für die Rechnung an Behörden gilt zusätzlich die sogenannte Leitweg-ID, die wir in einem eigenen Beitrag erklären.
ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten Daten
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Äußerlich ist es eine gewöhnliche PDF, die Sie wie jede andere am Bildschirm lesen oder ausdrucken können. In diese PDF ist zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet.
Damit vereint ZUGFeRD beide Welten: Der Mensch sieht die lesbare Rechnung, die Software liest den verborgenen Datensatz. Genau deshalb ist ZUGFeRD im Geschäft zwischen Unternehmen oft die pragmatische Wahl – Empfänger ohne spezielle Software können die PDF trotzdem ansehen.
Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie eine normale PDF. Ob die strukturierten Daten enthalten sind, erkennen Sie nicht am Erscheinungsbild, sondern erst über Ihre Software oder ein Prüfwerkzeug. Eine normale PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung, auch wenn sie identisch aussieht.
Im Vergleich
Aufbau: reine XML-Datei (Endung .xml)
Lesbarkeit: nur über einen Viewer am Bildschirm sichtbar
Typischer Einsatz: Rechnungen an Behörden (B2G), zunehmend auch B2B
Besonderheit: bei Behörden meist mit Leitweg-ID
Aufbau: PDF mit eingebettetem XML-Datensatz
Lesbarkeit: wie eine normale PDF lesbar, Datensatz verborgen
Typischer Einsatz: Geschäft zwischen Unternehmen (B2B)
Besonderheit: der eingebettete XML-Teil ist der rechtlich verbindliche Teil
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl richtet sich danach, an wen Sie Rechnungen schreiben und was Ihre Empfänger erwarten.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Nicht jedes Profil gilt als vollwertige E-Rechnung.
Nach den Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden tragen nicht alle Pflichtangaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht.
| Profil | Als E-Rechnung gültig? | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nur ein stark reduzierter Kerndatensatz |
| BASIC-WL | nein | ohne Rechnungspositionen, nur als Buchungshilfe |
| BASIC | ja | Grunddaten einschließlich Positionen |
| EN 16931 (COMFORT) | ja | vollständiger Datensatz nach Norm, gängige Wahl |
| EXTENDED | ja | erweiterte Felder, etwa für Unterpositionen |
Für die meisten Fälle ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl. Wer komplexere Rechnungen mit Unterpositionen abbildet – etwa im Handwerk oder bei Leistungspaketen –, ist mit EXTENDED gut bedient. Welches Profil Ihre Software erzeugt, ist in der Regel voreingestellt; im Zweifel klären wir das gemeinsam.
Aktuelle Versionen
Die Formate werden gepflegt und weiterentwickelt. Für die Praxis genügt es, mit einer aktuellen Version zu arbeiten – Ihre Software stellt das in der Regel sicher.
Bei XRechnung ist derzeit die Version 3.0.2 gültig, ergänzt um regelmäßige Korrektur-Pakete der zuständigen Stelle KoSIT. Eine größere Folgeversion (XRechnung 4.0) ist für die spätere zweite Jahreshälfte 2026 angekündigt, aber noch nicht in Kraft. Wer heute XRechnung 3.0.2 nutzt, ist auf dem aktuellen Stand.
Bei ZUGFeRD ist seit dem 15. Januar 2026 die Version 2.4 in Kraft. Sie ist mit der Norm EN 16931 konform und erlaubt im Profil EXTENDED nun auch umsatzsteuerkonforme Unterpositionen.
Wenn Sie Ihre Rechnungen über eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erstellen, müssen Sie sich um die Versionen nicht selbst kümmern. Die Anbieter aktualisieren die Formate; ein Update läuft im Hintergrund. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Anbieter nach, ob die aktuelle Version unterstützt wird.
Welches Format für Sie sinnvoll ist
Die Wahl hängt vor allem davon ab, an wen Sie Rechnungen schreiben.
Schreiben Sie an Behörden, führt an XRechnung in der Regel kein Weg vorbei, weil viele öffentliche Auftraggeber dieses Format verlangen.
Schreiben Sie an andere Unternehmen, ist ZUGFeRD oft die pragmatische Wahl, weil der Empfänger die PDF auch ohne spezielle Software lesen kann.
Empfangsseitig brauchen Sie ohnehin keine Vorab-Entscheidung. Ihre Software verarbeitet beide Formate; welches ein Lieferant schickt, gibt er vor.
In den meisten Fällen genügt also ein Format für den Versand und die Fähigkeit, beide zu empfangen. Wenn ein Empfänger ausdrücklich ein bestimmtes Format verlangt, richten wir uns danach.
Typische Fehlerquellen
- Ungültiges Profil verschickt: Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC-WL wird ausgestellt. Diese Profile gelten nicht als E-Rechnung, sodass die Rechnung die Anforderungen verfehlt.
- Normale PDF für ZUGFeRD gehalten: Eine PDF ohne eingebetteten Datensatz wird als E-Rechnung verschickt. Sie sieht aus wie ZUGFeRD, trägt aber keine strukturierten Daten und ist keine E-Rechnung.
- Format am Empfänger vorbei gewählt: Eine reine XRechnung geht an einen Empfänger, der nur PDFs öffnet. Ohne Viewer kann er die Rechnung nicht lesen, was Rückfragen auslöst.
- Veraltete Formatversion: Die Software erzeugt eine veraltete Version. Bei Prüfungen oder beim Empfänger kann das zu Fehlermeldungen führen, obwohl der Inhalt stimmt.
- XML-Teil bei ZUGFeRD verändert: An der PDF wird nachträglich etwas geändert, ohne den eingebetteten Datensatz anzupassen. PDF und Datensatz weichen dann voneinander ab.
Häufige Fragen
Muss ich beide Formate können?
Nein. Für den Versand genügt in der Regel ein Format, das zu Ihren Empfängern passt. Empfangen sollten Sie beide können, aber das übernimmt Ihre Software.
Welches Format ist besser?
Keines ist grundsätzlich besser. XRechnung ist die übliche Wahl für Behörden, ZUGFeRD oft die pragmatische Wahl im Geschäft mit Unternehmen, weil die PDF auch ohne spezielle Software lesbar ist.
Ist ZUGFeRD nicht einfach eine PDF?
Äußerlich ja, aber mit einem verborgenen strukturierten Datensatz. Dieser Datensatz macht ZUGFeRD zur E-Rechnung. Eine PDF ohne diesen Datensatz ist keine.
Welche ZUGFeRD-Version soll ich nutzen?
Eine aktuelle Version, derzeit ZUGFeRD 2.4, im Profil EN 16931 oder EXTENDED. Um die Version kümmert sich in der Regel Ihre Software.
Muss ich wegen XRechnung 4.0 etwas tun?
Derzeit nicht. XRechnung 4.0 ist angekündigt, aber noch nicht in Kraft. Wer XRechnung 3.0.2 nutzt, ist auf dem aktuellen Stand und stellt erst beim offiziellen Erscheinen um.
Welches Profil brauche ich für mein Handwerk?
Wenn Sie Leistungspakete oder Unterpositionen abbilden, ist das Profil EXTENDED geeignet, das diese umsatzsteuerkonform unterstützt. Für einfache Rechnungen reicht EN 16931.
Kann ich eine XRechnung überhaupt lesen?
Nicht ohne Hilfsmittel – sie ist reiner Code. Mit einem Viewer wird sie auf einer Seite sichtbar. Wie das geht, erklären wir in einem eigenen Beitrag. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Formatversionen und Menüführung können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zur Formatwahl für Ihre Rechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026