Eine E-Rechnung kann fehlerhaft sein – technisch oder inhaltlich. Nicht jeder Fehler ist gleich schlimm, aber manche gefährden den Vorsteuerabzug. In diesem Fehler lernen Sie den Umgang mit Fehlern.

Einleitung

Wenn eine eingehende E-Rechnung Fehler enthält, stellt sich die Frage, wie ernst das ist und was Sie tun sollten. Die gute Nachricht vorab: Nicht jeder Fehler führt zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Wir ordnen das für Sie ein und übernehmen die Prüfung.

Das Bundesfinanzministerium unterscheidet im Schreiben vom 15. Oktober 2025 mehrere Fehlerarten – und sie haben unterschiedliche Folgen. Worauf es ankommt, ist die Einordnung des konkreten Fehlers.

Diese Einordnung ist der rote Faden dieses Beitrags. Sie reicht von einer harmlosen technischen Abweichung bis zu einer fehlenden Pflichtangabe, die den Vorsteuerabzug sofort gefährdet.

Dieser Beitrag erklärt die drei Fehlerarten, ihre Auswirkung auf den Vorsteuerabzug und wie Sie eine Korrektur anfordern.

Die drei Fehlerarten

Fehler in einer E-Rechnung lassen sich in drei Stufen einteilen. Sie unterscheiden sich darin, wie stark sie die Rechnung beeinträchtigen.

1. Formatfehler

   Die Datei entspricht nicht den technischen Vorgaben des strukturierten Formats oder lässt sich nicht vollständig auslesen. Dann gilt sie nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinne, auch wenn sie sich technisch öffnen lässt – sie wird zu einer sonstigen Rechnung.

2. Geschäftsregelfehler

   Die Rechnung verstößt gegen die logischen Regeln des Formats, etwa wenn Steuersatz und Steuerbetrag nicht zusammenpassen oder ein Feld inkonsistent ist. Das Dokument bleibt eine E-Rechnung. Beachtlich wird der Fehler vor allem dann, wenn dadurch eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe verletzt ist.

3. Inhaltsfehler

   Eine gesetzlich notwendige Pflichtangabe fehlt oder ist falsch – etwa eine falsche Leistungsbeschreibung, eine falsche Steuernummer, ein falsches Leistungsdatum oder ein falscher Steuersatz. Dann liegt eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor.

Auswirkung auf den Vorsteuerabzug

Die drei Fehlerarten wirken sich unterschiedlich auf den Vorsteuerabzug aus. Genau hier liegt der praktische Unterschied.

Korrektur anfordern

Liegt ein Fehler vor, der die Pflichtangaben betrifft, fordern Sie beim Aussteller eine korrigierte Rechnung an. Dabei sind zwei Punkte zu beachten.:

1. Erstens erfolgt die Berichtigung grundsätzlich im gleichen Rechnungstyp: War eine E-Rechnung geschuldet, ist auch die Korrektur als E-Rechnung zu erteilen.
2. Zweitens reicht bei Fehlern in den umsatzsteuerlichen Kerndaten – etwa einem falschen Steuersatz, falschen Beträgen oder einem falschen Leistungsempfänger – eine bloße Korrektur oft nicht aus; die Rechnung ist zu stornieren und neu auszustellen.

Nicht jede Änderung ist eine Berichtigung

Nicht jede nachträgliche Änderung erfordert eine berichtigte Rechnung. Hier hilft eine einfache Faustregel.

Ändert sich nur die Bemessungsgrundlage ohne Änderung der Leistung – etwa durch Skonto oder einen Nachlass –, ist keine Rechnungsberichtigung nötig.

Ändert sich dagegen der Leistungsinhalt oder der Leistungsumfang, ist eine Berichtigung erforderlich. Im Zweifel klären wir gemeinsam, ob eine Korrektur nötig ist.

Übergabe an uns

Geben Sie uns eingehende E-Rechnungen im Originalformat weiter – auch dann, wenn Sie einen Fehler vermuten. Anhand der strukturierten Datei können wir den Fehler einordnen.

Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen Online oder eine andere Lösung zum Belegaustausch. Wie die Übermittlung an uns abläuft, behandeln wir gesondert. Sagen Sie uns kurz, was Ihnen aufgefallen ist, dann prüfen wir gezielt.

Typische Fehlerquellen

• Fehlerhafte Rechnung gebucht: Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben wird ohne Rückfrage verarbeitet. Solche Rechnungen sollten zurückgewiesen werden.
• Jeden Fehler überbewertet: Auch ein harmloser technischer Hinweis löst Aufregung aus. Nicht jeder Fehler kostet den Vorsteuerabzug.
• Korrektur im falschen Format: Eine als E-Rechnung geschuldete Rechnung wird per PDF korrigiert. Die Berichtigung gehört in den gleichen Rechnungstyp.
• Nur korrigiert statt storniert: Bei falschen Kerndaten wird lediglich nachgebessert. Hier ist meist ein Storno mit Neuausstellung nötig.
• Nur die PDF-Ansicht übergeben: Für die Prüfung wird die sichtbare Darstellung weitergereicht. Wir benötigen die strukturierte Originaldatei.

So arbeiten wir zusammen

Bei fehlerhaften Rechnungen melden Sie uns Ihre Beobachtung, wir übernehmen die Einordnung und begleiten die Korrektur.

Ihre Aufgaben:

• Eine vermutete fehlerhafte E-Rechnung im Originalformat an uns weitergeben
• Erkennbar fehlerhafte Rechnungen nicht unkommentiert buchen oder bezahlen
• Beim Aussteller die Korrektur anfordern, wenn wir das empfehlen

Unsere Aufgaben:

• Format, Geschäftsregeln und Pflichtangaben prüfen
• Die Auswirkung auf den Vorsteuerabzug einordnen
• Empfehlen, ob eine Korrektur oder ein Storno nötig ist

Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Einordnung von Rechnungsfehlern und ihre Folgen hängen vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage, insbesondere des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025.

Bei einer fehlerhaften Rechnung sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026