Eine E-Rechnung auszudrucken und abzuheften genügt nicht – damit geht der maschinenlesbare Teil verloren. Dieser Leitfaden erklärt, wie die Aufbewahrung erfolgen sollte.

Einleitung

E-Rechnungen müssen wie alle Rechnungen über viele Jahre aufbewahrt werden – und zwar so, dass sie unverändert, vollständig und maschinell auswertbar bleiben. Für strukturierte Formate hat das eigene Konsequenzen, die sich von Papier unterscheiden.

Einige Klarstellungen vorab, weil zur Archivierung häufig Missverständnisse bestehen:

„Ausgedruckt und im Ordner abgeheftet ist erledigt" stimmt nicht. Der Ausdruck ersetzt die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung nicht und zerstört die strukturierten Daten. Was in der Vergangenheit noch gereicht hat, genügt heute nicht mehr.

Ebenso wenig genügt es, die Datei einfach irgendwo digital abzulegen. Ein gewöhnlicher Ordner auf der Festplatte oder ein normaler Cloud-Speicher erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht.

Und schließlich gilt bei ZUGFeRD eine Besonderheit: Hier kommt es auf den eingebetteten Datensatz an, nicht auf das Aussehen der PDF.

Dieser Leitfaden geht die Aufbewahrungsfrist durch, erklärt die GoBD-Grundsätze, das Prinzip der Originalaufbewahrung und zeigt, wie wir Ihnen die Archivierung abnehmen können.

Sprechen Sie uns hierzu im Zweifel aber bitte noch einmal gesondert an, da gerade im Kontext der GoBD (Verfahrensdokumentation, genauer Prozessablauf in Ihrem Unternehmen usw.) viele Besonderheiten beachtet werden müssen, die in diesem Artikel nur im Überblick dargestellt werden können.

Wie lange Sie aufbewahren müssen

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen hat sich geändert. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde sie für Buchungsbelege und Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG).

Diese kürzere Frist gilt für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war – also für aktuelle und neue Rechnungen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.

Nicht alles fällt unter die Verkürzung. Für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleibt es bei zehn Jahren. Außerdem kann sich die Frist verlängern, solange die Unterlagen steuerlich relevant sind und die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist – etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.

Die GoBD-Grundsätze

Wie elektronische Belege aufzubewahren sind, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD. Sie beruhen auf dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der überarbeiteten Fassung.

Aus den GoBD ergeben sich einige Anforderungen, die jede E-Rechnung über die Aufbewahrungsfrist erfüllen muss.

• Unveränderbarkeit: Eine einmal archivierte Rechnung darf nicht nachträglich geändert werden. Lässt sich eine Änderung nicht vermeiden, muss sie protokolliert sein.
• Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen lückenlos erfasst und aufbewahrt werden, einschließlich aller Bestandteile der E-Rechnung.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss bei einer Prüfung digital auf die Belege zugreifen und sie auswerten können.
• Auffindbarkeit und Ordnung: Jede Rechnung muss in angemessener Zeit wiederzufinden und vorzulegen sein.
• Zeitgerechtigkeit: Belege sind zeitnah zu erfassen und nicht erst nach Wochen aus dem Posteingang.

Diese Grundsätze gelten für Papier und digitale Belege gleichermaßen. Bei E-Rechnungen kommt hinzu, dass die strukturierten Daten erhalten bleiben müssen.

E-Rechnungen im Original aufbewahren

Eine E-Rechnung muss in der Form aufbewahrt werden, in der sie ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Umwandlung in ein anderes Format genügt nicht, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen können.

XRechnung

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und muss als solche – mit der Endung .xml – gespeichert bleiben. Wer sie als PDF exportiert oder einen Screenshot macht, bewahrt nicht das Original auf, sondern nur ein Abbild ohne die strukturierten Daten.

ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rechnung muss als die ursprüngliche Datei erhalten bleiben, also als PDF mit dem eingebetteten XML-Datensatz. Wird die PDF nach dem Empfang bearbeitet oder neu gespeichert, kann der eingebettete Datensatz unbemerkt verloren gehen – die Datei ist dann keine vollständige E-Rechnung mehr.

Warum Ausdrucken keinerlei Nutzen mehr bietet

Der verbreitetste Irrtum ist, eine E-Rechnung auszudrucken, im Ordner abzuheften und die Datei zu löschen. Das verstößt gleich gegen mehrere Grundsätze.

Beim Ausdrucken geht der maschinenlesbare Teil verloren. Der Ausdruck ist nur ein Abbild und erfüllt weder die Anforderung an die maschinelle Auswertbarkeit noch das Gebot, das Original aufzubewahren.

Was bei ZUGFeRD rechtlich zählt

ZUGFeRD besteht aus zwei Teilen: der sichtbaren PDF und dem eingebetteten strukturierten Datensatz. Rechtlich verbindlich ist der strukturierte Teil, also die XML-Daten.

Für die Archivierung folgt daraus, dass der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben muss. Enthält der sichtbare PDF-Teil zusätzliche steuerlich relevante Angaben – zum Beispiel Buchungsvermerke –, müssen auch diese in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Das regelt das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in den Randnummern 131 und 133.

In der Praxis heißt das: Bewahren Sie die vollständige ZUGFeRD-Datei auf, nicht nur die XML oder nur die PDF. Solange die Originaldatei unverändert gespeichert ist, sind beide Teile abgedeckt.

Wo Sie E-Rechnungen nicht einfach ablegen sollten

Digital zu speichern ist nicht dasselbe wie revisionssicher zu archivieren. Ein normaler Ordner auf dem PC, einem Server oder in einem gewöhnlichen Cloud-Speicher erfüllt die Anforderung an die Unveränderbarkeit nicht, weil Dateien dort jederzeit geändert oder gelöscht werden können.

Standard-Cloud-Speicher wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive sind ohne eine entsprechend abgesicherte Konfiguration nicht GoBD-konform. Geeignet sind Archiv- oder Dokumentenmanagement-Lösungen mit Schreibschutz, Versionierung und einem nachvollziehbaren Protokoll.

Für Mandanten, die mit uns über DATEV Unternehmen Online arbeiten, läuft die revisionssichere Archivierung in der Regel über dieses System. Sie leiten uns die Originaldatei zu, und die Aufbewahrung erfolgt GoBD-konform – ohne dass Sie selbst ein Archiv aufbauen müssen. Dennoch müssen auch hier einige Besonderheiten beachtet werden (z.B. das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation), um alle Anforderungen der Finanzverwaltung an die digitale Archivierung zu erfüllen.

So gehen Sie beim Archivieren vor

Wenn die Aufbewahrung bei Ihnen liegt, hilft ein fester Ablauf, die Grundsätze einzuhalten. Das Vorgehen ist für jede eingehende E-Rechnung gleich.

1. Sie sichern die Originaldatei

   Sie speichern die E-Rechnung genau so, wie Sie sie erhalten haben – die XRechnung als .xml, die ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebettetem Datensatz.

2. Sie legen sie unveränderbar ab

   Sie übergeben die Datei einem System, das sie unveränderbar speichert – ein revisionssicheres Archiv oder, in der Zusammenarbeit mit uns, DATEV Unternehmen Online.

3. Sie verzichten auf Umwandlung

   Sie wandeln die Datei nicht um und exportieren sie nicht neu. Eine zusätzliche Ansicht zum Lesen ist möglich, ersetzt aber nicht das Original.

4. Sie halten die Frist ein

   Sie bewahren die Rechnung über die geltende Frist auf – acht Jahre für Rechnungen ab 2025, im Zweifel länger – und vernichten nichts ohne Rücksprache.

Typische Fehlerquellen

• Ausgedruckt und Datei gelöscht: Die Rechnung wird ausgedruckt, abgeheftet und die Datei entfernt. Die auswertbare Originaldatei fehlt dann, was bei einer Prüfung beanstandet wird.
• ZUGFeRD neu gespeichert: Die PDF wird bearbeitet oder erneut exportiert. Dabei kann der eingebettete Datensatz verloren gehen, und es liegt keine vollständige E-Rechnung mehr vor.
• XRechnung als PDF gesichert: Aus der XML wird eine PDF erzeugt und nur diese aufbewahrt. Die strukturierten Daten fehlen, das Original ist nicht erhalten.
• Im normalen Ordner abgelegt: Die Datei liegt in einem gewöhnlichen Verzeichnis oder Cloud-Speicher. Ohne Unveränderbarkeit erfüllt das die GoBD nicht.
• Zu früh vernichtet: Belege werden nach acht Jahren entsorgt, obwohl eine längere Frist greift. Bei laufender Prüfung oder offener Festsetzungsfrist kann das zu Problemen führen.
• Spät erfasst: Rechnungen bleiben wochenlang im Posteingang. Das verstößt gegen die Zeitgerechtigkeit und erschwert die vollständige Erfassung.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Welche Frist für einen bestimmten Beleg gilt und ob eine Verlängerung greift, hängt vom Einzelfall ab.

Bevor Sie Unterlagen vernichten, sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026