Die E-Rechnung: Besonderheiten bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen
Wer in Stufen abrechnet, stößt bei der E-Rechnung auf eine Besonderheit: Die Endrechnung mit Abzug der Abschläge lässt sich im strukturierten Format nicht ohne Weiteres abbilden.
Einleitung
Bei Projekten mit längerer Laufzeit – etwa im Handwerk, im Bau oder im Projektgeschäft – wird die Vergütung oft in Stufen abgerechnet: über Anzahlungen, Abschlags- oder Teilrechnungen und am Ende eine Schlussrechnung. Auch diese Rechnungen sind seit 2025 im Geschäft mit Unternehmen E-Rechnungen. Wir begleiten Sie bei der korrekten Abbildung.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen:
Abschlagsrechnungen sind keine vereinfachten Belege. Sie sind vollwertige Rechnungen nach § 14 UStG und müssen alle Pflichtangaben enthalten.
Ebenso wenig lässt sich die Endrechnung, in der die Abschläge verrechnet werden, im strukturierten Format einfach so abbilden. Hier gibt es eine Sonderbehandlung, die wir erklären.
Dieser Beitrag ordnet die Begriffe, zeigt die Pflicht bei Abschlagsrechnungen und die beiden Wege für die Endrechnung.
Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung – die Begriffe
Die Begriffe werden oft vermischt, unterscheiden sich aber. Eine Anzahlung erfolgt vor Erbringung der Leistung, eine Abschlagsrechnung rechnet bereits erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Auftrags ab.
Die Schlussrechnung – umsatzsteuerlich auch Endrechnung genannt – fasst am Ende die gesamte Leistung zusammen und verrechnet alle zuvor erhaltenen Anzahlungen und Abschläge. Übrig bleibt der noch offene Restbetrag.
Für die E-Rechnung sind vor allem die Abschlagsrechnungen während des Projekts und die Endrechnung am Schluss relevant. Beide folgen den allgemeinen Regeln zur Rechnungsstellung.
Auch Abschlagsrechnungen sind E-Rechnungen
Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung nach § 14 UStG. Sie muss alle Pflichtangaben enthalten und im Geschäft mit Unternehmen seit 2025 als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald die Pflicht greift.
Wie bei jeder Rechnung ist die Umsatzsteuer auszuweisen. Bei Handwerkerleistungen ist zudem der Lohnanteil gesondert auszuweisen, damit Ihre Kunden ihn steuerlich geltend machen können – das gilt auch für Abschlagsrechnungen.
Sinnvoll ist der Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt und dass die geleisteten Abschläge in der Schlussrechnung angerechnet werden. So bleibt der Zusammenhang über die Stufen hinweg erkennbar.
Ihr Rechnungsprogramm muss für Abschlagsrechnungen ZUGFeRD oder XRechnung unterstützen. Viele Programme bilden Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen als eigene Vorgänge ab und verrechnen die Abschläge automatisch.
Das Problem mit der Endrechnung
Die Schwierigkeit liegt in der Endrechnung. In ihr werden die bereits abgerechneten Teilentgelte abgesetzt – und genau diese Absetzung lässt sich im strukturierten Format derzeit nicht ohne Weiteres vollständig abbilden.
Im einfachen Fall einer einzelnen Leistung ist das unproblematisch. Sobald aber mehrere Anzahlungen und Abschläge zu verrechnen sind, stößt die strukturierte Darstellung an Grenzen.
Für diese Fälle gibt es zwei gangbare Wege, zwischen denen Sie wählen.
Zwei Wege für die Schlussabrechnung
Statt einer Endrechnung, die alle Abschläge auflistet und absetzt, stellen Sie eine Restrechnung über den noch offenen Betrag aus. Sie rechnen nur die verbliebene Leistung ab und vermeiden so die Absetzung der Teilentgelte im strukturierten Teil.
Dieser Weg ist im Alltag oft der einfachere, weil er ohne die problematische Verrechnung in der strukturierten Datei auskommt.
Sie stellen weiterhin eine Endrechnung aus und bilden die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang ab. Voraussetzung ist, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung ausdrücklich auf diese Anlage hinweist.
Diese vom Bundesfinanzministerium vorgesehene Regelung kann auch über das Jahr 2027 hinaus angewendet werden.
Beide Wege sind zulässig. Welcher zu Ihnen passt, hängt von Ihrem Abrechnungsmodell und Ihrer Software ab.
Achten Sie darauf, dass die Pflichtangaben der Schlussrechnung selbst im strukturierten Teil stehen. Nur die Absetzung der Teilentgelte darf in die referenzierte Anlage – nicht die Pflichtangaben der Rechnung.
Was das praktisch heißt
Für die meisten Betriebe mit Abschlagsrechnungen ist der Weg über die Restrechnung der unkomplizierteste. Sie umgehen die Verrechnung im strukturierten Teil und stellen am Ende schlicht den offenen Rest in Rechnung.
Wer aus Gründen der Übersicht eine klassische Endrechnung mit Auflistung aller Abschläge bevorzugt, nutzt die Anlage-Lösung. Wichtig ist in beiden Fällen, dass die Abschlagsrechnungen zuvor sauber erstellt wurden, weil sie die Grundlage der Schlussabrechnung bilden.
Branchenspezifische Besonderheiten – etwa im Bau mit Verträgen nach VOB oder bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – behandeln wir gesondert. Welcher Weg für Ihre Projekte sinnvoll ist, klären wir gemeinsam.
Typische Fehlerquellen
- Abschlag als vereinfachten Beleg behandelt: Eine Abschlagsrechnung wird ohne alle Pflichtangaben erstellt. Sie ist aber eine vollwertige Rechnung nach § 14 UStG und muss vollständig sein.
- Lohnanteil nicht ausgewiesen: Bei Handwerkerleistungen fehlt der gesonderte Lohnanteil. Ihre Kunden können ihn dann steuerlich nicht geltend machen.
- Absetzung im strukturierten Teil erzwungen: Es wird versucht, alle Abschläge im strukturierten Teil zu verrechnen, obwohl das Format das nicht sauber abbildet. Restrechnung oder Anlage-Lösung sind die vorgesehenen Wege.
- Anlage nicht referenziert: Die Endrechnung enthält die Absetzung in einer Anlage, ohne dass der strukturierte Teil darauf hinweist. Ohne ausdrücklichen Hinweis ist der Weg nicht zulässig.
- Abschläge nicht verrechnet: Die Schlussrechnung berücksichtigt geleistete Abschläge nicht. Das führt zu einem falschen Restbetrag und zu Rückfragen.
Häufige Fragen
Muss eine Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?
Im Geschäft mit Unternehmen ja, sobald die Pflicht greift. Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung nach § 14 UStG und folgt denselben Regeln wie andere Rechnungen.
Warum ist die Endrechnung ein Sonderfall?
Weil die Absetzung der bereits abgerechneten Teilentgelte im strukturierten Format nicht ohne Weiteres vollständig abbildbar ist. Dafür gibt es die Restrechnung oder die Endrechnung mit einer referenzierten Anlage.
Was ist der einfachere Weg?
In vielen Fällen die Restrechnung über den offenen Restbetrag. Sie vermeidet die Verrechnung im strukturierten Teil. Die Endrechnung mit Anlage ist die Alternative, wenn Sie alle Abschläge auflisten möchten.
Darf die Absetzung der Abschläge in eine Anlage?
Ja, in einen beigefügten unstrukturierten Anhang, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf hinweist. Die Pflichtangaben der Rechnung selbst müssen aber im strukturierten Teil stehen.
Gilt das auch über 2027 hinaus?
Ja. Die Regelung zur Anlage bei der Endrechnung kann nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums auch über das Jahr 2027 hinaus angewendet werden.
Muss ich bei Handwerkerrechnungen etwas Besonderes beachten?
Ja. Der Lohnanteil ist gesondert auszuweisen, damit Ihre Kunden ihn steuerlich geltend machen können – auch auf Abschlagsrechnungen. Branchenspezifische Punkte behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Die Anzahl richtet sich nach Projektumfang und -dauer und wird in der Regel im Vertrag vereinbart.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Die passende Abrechnungsform hängt von Ihrem Projekt und Ihrem Abrechnungsmodell ab.
Bei Fragen zu Abschlags- und Schlussrechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026