Die E-Rechnung: Besonderheiten bei Gutschriften (Abrechnung durch den Leistungsempfänger)
Bei einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn dreht sich die Rollenverteilung um: Nicht der Leistende, sondern der Empfänger der Leistung stellt die Rechnung aus.
Einleitung
Das Gutschriftverfahren ist im Geschäftsleben verbreitet, etwa bei Provisionen oder im Handelsvertreterbereich. Mit der E-Rechnung stellt sich die Frage, wer in diesem umgekehrten Verfahren das Format schuldet. Wir ordnen das für Sie ein und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Eine Klarstellung vorab, weil hier zwei Dinge oft verwechselt werden:
Eine Gutschrift im Sinne dieses Beitrags ist nicht die Korrektur einer früheren Rechnung. Gemeint ist die Gutschrift als Abrechnungsweg, bei dem der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt. Die Korrektur einer früheren Rechnung wird stattdessen als "Korrekturrechnung" oder "Stornorechnung" bezeichnet.
Der Kernpunkt für die E-Rechnung: Wer abrechnet, schuldet das Format. Bei der Gutschrift ist das der Leistungsempfänger – also derjenige, der die Leistung bezieht und darüber abrechnet.
Dieser Beitrag erklärt, was eine Gutschrift ist, wer das E-Rechnungsformat schuldet und welche typischen Konstellationen betroffen sind.
Was eine Gutschrift ist
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, sofern dies vorher vereinbart wurde. Die Rollen sind also vertauscht: Nicht der leistende Unternehmer schreibt die Rechnung, sondern sein Kunde rechnet die bezogene Leistung ab.
Voraussetzung ist eine Vereinbarung vor der Abrechnung; diese kann sich aus Verträgen ergeben und ist an keine besondere Form gebunden. Die Gutschrift muss die Angabe „Gutschrift" enthalten und ansonsten dieselben Pflichtangaben wie eine Rechnung. Der leistende Unternehmer teilt dem Aussteller dafür seine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit.
Verwechseln Sie diese Gutschrift nicht mit der alltagssprachlichen „Gutschrift" im Sinne einer Storno- oder Korrekturbuchung. Die Korrektur einer früheren Rechnung ist etwas anderes; wie Korrektur und Storno funktionieren, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Wer das E-Rechnungsformat schuldet
Hier liegt der Punkt, der das Gutschriftverfahren besonders macht. Das Gutschriftverfahren gilt für alle umsatzsteuerlichen Sachverhalte, die auch für Rechnungen gelten – und damit auch für die E-Rechnung.
Daraus folgt: Besteht für den abgerechneten Umsatz eine E-Rechnungspflicht, muss auch die Gutschrift als E-Rechnung ausgestellt werden. Und weil der Leistungsempfänger die Gutschrift ausstellt, schuldet er das Format. Nicht der Leistende, sondern sein Kunde muss die E-Rechnung erzeugen.
Das ist die umgekehrte Logik zur normalen Rechnung: Sonst erstellt der Leistende die E-Rechnung. Im Gutschriftverfahren erstellt sie der Leistungsempfänger – er trägt die technische Verantwortung für das richtige Format.
Typische Konstellationen
Das Gutschriftverfahren findet sich vor allem dort, wo der Auftraggeber die Abrechnung übernimmt. Zwei Konstellationen sind besonders häufig.
Im Provisionsbereich rechnet das Unternehmen die Provision seines Vermittlers oft selbst per Gutschrift ab. Ähnlich ist es bei Handelsvertretern: Der vertretene Hersteller oder Konzern stellt dem Handelsvertreter eine Gutschrift über dessen Vermittlungsleistung aus. In beiden Fällen ist der Abrechnende – das Unternehmen, der Konzern – der Leistungsempfänger und damit für die E-Rechnung zuständig.
Wenn Sie also als Unternehmen Provisionen per Gutschrift abrechnen, sind Sie es, der die E-Rechnung erzeugen muss, sobald die Pflicht greift.
Was beim Widerspruch gilt
Eine Besonderheit der Gutschrift ist das Widerspruchsrecht. Widerspricht der Empfänger der Gutschrift – also der leistende Unternehmer – dem Dokument, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung.
Das ist im laufenden Geschäft selten, sollte aber bedacht werden: Eine widersprochene Gutschrift kann nicht mehr als Rechnung dienen, mit Folgen für den Vorsteuerabzug. Stimmen die Angaben, ist das kein Thema; bei Unstimmigkeiten klären die Beteiligten das vor einem Widerspruch.
Typische Fehlerquellen
- Gutschrift mit Rechnungskorrektur verwechselt: Die umsatzsteuerliche Gutschrift wird mit einer Storno- oder Korrekturbuchung gleichgesetzt. Beides ist verschieden.
- Format dem Falschen zugeordnet: Es wird angenommen, der Leistende schulde die E-Rechnung. Bei der Gutschrift schuldet sie der ausstellende Leistungsempfänger.
- Angabe „Gutschrift" fehlt: Das Dokument trägt die Pflichtangabe „Gutschrift" nicht. Ohne sie ist die Abrechnung nicht ordnungsgemäß.
- Keine Vorabvereinbarung: Es wird per Gutschrift abgerechnet, ohne dass dies vorher vereinbart war. Die Vereinbarung muss vor der Abrechnung bestehen.
- Steuernummer nicht mitgeteilt: Der Leistende teilt seine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht mit. Dann fehlt eine Pflichtangabe in der Gutschrift.
So arbeiten wir zusammen
Beim Gutschriftverfahren klären wir gemeinsam, wer abrechnet und damit das Format schuldet, und übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
- Bei eigener Abrechnung per Gutschrift die E-Rechnung erzeugen, sofern die Pflicht besteht
- Die Vorabvereinbarung und die Angabe „Gutschrift" sicherstellen
- Uns die Gutschriften im Originalformat über den vereinbarten Weg übergeben
Unsere Aufgaben:
- Einordnen, in welchen Beziehungen das Gutschriftverfahren greift
- Die Gutschriften verbuchen und steuerlich prüfen
- Bei Format- und Pflichtangabenfragen unterstützen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Was ist eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn?
Eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt, sofern dies vorher vereinbart wurde. Sie muss die Angabe „Gutschrift" enthalten. Mit einer Storno- oder Korrekturbuchung hat das nichts zu tun.
Wer muss die E-Rechnung erstellen?
Der Leistungsempfänger, weil er die Gutschrift ausstellt. Im Gutschriftverfahren schuldet also der Kunde das E-Rechnungsformat, nicht der Leistende.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch im Gutschriftverfahren?
Ja. Das Verfahren gilt für dieselben Sachverhalte wie bei Rechnungen, einschließlich der E-Rechnung. Besteht die Pflicht, muss auch die Gutschrift eine E-Rechnung sein.
Ist eine Gutschrift dasselbe wie eine Rechnungskorrektur?
Nein. Die umsatzsteuerliche Gutschrift ist ein Abrechnungsweg. Die Korrektur einer früheren Rechnung ist etwas anderes und wird gesondert behandelt. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Was passiert bei einem Widerspruch?
Widerspricht der Empfänger der Gutschrift, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung – mit möglichen Folgen für den Vorsteuerabzug. Bei stimmigen Angaben ist das kein Thema.
Wie übergebe ich Gutschriften an Sie?
Im Originalformat über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Sagen Sie uns, wo Sie per Gutschrift abrechnen. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Behandlung von Gutschriften hängt vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihren Gutschriften sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026