Die E-Rechnung: Fristen und Übergangsregelungen bei der Ausstellung von E-Rechnungen

E-Rechnungen sind im Empfang längst Pflicht. Beim Versand hängt es vom Jahr und von Ihrem Umsatz ab, ab wann Sie umstellen müssen.

Einleitung

Seit 2025 gilt im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) die E-Rechnung als Regelfall. Für den Empfang gilt die Pflicht bereits ohne Übergangsfrist, für den eigenen Rechnungsausgang gewährt der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027.

Dieser Beitrag erklärt, ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen, was in der Zwischenzeit erlaubt ist und worauf Sie sich bei Ihren Ausgangsrechnungen einstellen sollten. Die technische Einrichtung und die Anbindung an DATEV begleiten wir mit Ihnen.

Vorab einige Klarstellungen, weil zum Rechnungsausgang häufig Missverständnisse bestehen:

Die E-Rechnung ist kein reines 2028-Thema: Empfangen müssen Sie bereits seit 2025, und für größere Betriebe beginnt die Versandpflicht schon 2027. Eine PDF-Datei ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung – auch dann, wenn sie ordentlich aussieht und alle Angaben enthält.

Wenn Ihr Umsatz unter der 800.000-Euro-Grenze liegt, dürfen Sie zwar bis Ende 2027 weiter PDF- oder Papierrechnungen verschicken – Ihr Geschäftskunde muss diese aber nicht zwingend akzeptieren. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ohnehin nicht betroffen.

Im Folgenden trennen wir zunächst Empfang und Versand, ordnen die Übergangsfristen ein und gehen darauf ein, warum die zweite Frist im Ausgang in der Praxis kaum Spielraum schafft.

Empfangen und Versenden sind zwei verschiedene Pflichten

Bei der E-Rechnung werden zwei Pflichten oft vermischt, die getrennt zu betrachten sind. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe.

Für den Empfang genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten die strukturierte Datei senden. Sie müssen also seit 2025 in der Lage sein, eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei entgegenzunehmen und aufzubewahren.

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen und zu versenden, greift dagegen erst nach Ablauf der Übergangsfristen. Wann das für Sie der Fall ist, hängt vom Jahr und von Ihrem Vorjahresumsatz ab.

Den Empfang sollten Sie unabhängig von Ihrem eigenen Versand sicherstellen. Schon heute können Lieferanten Ihnen E-Rechnungen schicken, und eine nicht abrufbare Datei verzögert die Bearbeitung und den Vorsteuerabzug.

Die Übergangsfristen im Rechnungsausgang

Für die Ausstellung von Rechnungen sieht das Gesetz eine gestaffelte Einführung vor (§ 27 Abs. 38 UStG). In der Übergangszeit dürfen Sie unter bestimmten Bedingungen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, danach nur noch strukturierte E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931.

Welche Variante in welchem Zeitraum zulässig ist, fasst die folgende Tabelle zusammen.

Zeitraum (Umsatz ausgeführt)	Aussteller	Im Rechnungsausgang zulässig
2025 und 2026	alle Unternehmen	Papierrechnung; mit Zustimmung des Empfängers auch PDF oder anderes elektronisches Format
2027	Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 €	wie 2025/2026 (Papier; PDF mit Zustimmung)
2027	Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €	nur noch E-Rechnung (strukturiertes Format nach EN 16931)
ab 2028	alle Unternehmen	nur noch E-Rechnung (vorbehaltlich der Ausnahmen)

Bis Ende 2026: alle Aussteller

Für Umsätze, die Sie 2025 oder 2026 ausführen, dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen versenden. Ein PDF oder ein anderes nicht strukturiertes Format ist ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Empfänger die PDF-Rechnung ohne Widerspruch bezahlt.

Ab 2027: die 800.000-Euro-Grenze

Ab 2027 trennt sich der Weg nach dem Vorjahresumsatz. Es zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026: Liegt er über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich die Übergangsregelung für Sie bis zum 31. Dezember 2027. Sie dürfen in diesem Jahr also weiterhin Papier- oder – mit Zustimmung – PDF-Rechnungen verschicken.

Die Grenze bemisst sich am Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht am laufenden Jahr. Wer 2026 knapp über 800.000 Euro liegt, ist im Jahr 2027 versandpflichtig – auch wenn der Umsatz danach wieder sinkt.

Sonderfall: EDI-Verfahren

Unternehmen, die Rechnungen über ein etabliertes EDI-Verfahren austauschen, dürfen dieses unter den gesetzlichen Bedingungen bis Ende 2027 weiter nutzen, auch wenn es die neuen Formatvorgaben noch nicht vollständig erfüllt. Das betrifft vor allem größere Betriebe mit eingespielten Datenaustausch-Beziehungen. Ob ein Wechsel auf ein EN-16931-konformes Format nötig ist, klären wir im Einzelfall mit Ihnen.

Ab 2028: Pflicht für alle

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nur noch in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen erlaubt.

Warum die zweite Übergangsfrist (01.01.2028) im Ausgang kaum trägt - und warum Sie unbedingt schon ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen versenden sollten

Die Verlängerung bis Ende 2027 für Aussteller bis 800.000 Euro existiert rechtlich. In der Praxis lässt sie sich für Ausgangsrechnungen an Unternehmen aber kaum verlässlich nutzen – und zwar wegen einer Lücke auf der Empfängerseite.

Wer eine Rechnung erhält, trägt das Risiko für den eigenen Vorsteuerabzug. Erhält Ihr Geschäftskunde im Jahr 2027 eine PDF-Rechnung, hängt deren Zulässigkeit allein von Ihrem (Lieferanten) Umsatz des Jahres 2026 ab – einer Information, die der Rechnung nicht zu entnehmen ist und die der Empfänger nicht überprüfen kann.

Hatten Sie 2026 höchstens 800.000 Euro Umsatz, ist die PDF zulässig und der Vorsteuerabzug des Empfängers unkritisch. Lagen Sie darüber, hätte eine E-Rechnung versendet werden müssen – und der Empfänger, der nur eine PDF in Händen hält, riskiert seinen Vorsteuerabzug.

Besteht eine E-Rechnungspflicht, wird aber nur eine sonstige Rechnung ausgestellt (zum Beispiel eine PDF), ist der Vorsteuerabzug beim Empfänger grundsätzlich nicht zulässig. Er lässt sich nur über objektive Nachweise sichern – ein Aufwand, den viele Empfänger vermeiden wollen.

Aus Sicht des Empfängers ist der einfachste Weg, dieses Risiko zu umgehen, von allen Lieferanten eine E-Rechnung zu verlangen – unabhängig davon, wie groß der Lieferant ist.

Für Ihre Ausgangsrechnungen an Unternehmen bedeutet das, dass Sie sich besser nicht auf die zweite Übergangsfrist verlassen. Wer weiter PDFs verschickt, riskiert Rückfragen, verzögerte Zahlungen oder die Bitte, die Rechnung als E-Rechnung neu auszustellen. Wir empfehlen daher, den Rechnungsausgang frühzeitig umzustellen, idealerweise unabhängig von der 800.000-Euro-Grenze.

Welche Rechnungen nicht betroffen sind

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Pflicht ausgenommen sind insbesondere:

Rechnungen an Privatkunden (B2C): Für Rechnungen an Nichtunternehmer gelten die bisherigen Regeln weiter.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Hier ist weiterhin jedes Format zulässig.
Fahrausweise: Tickets für den Personenverkehr bleiben ausgenommen.
Bestimmte steuerfreie Umsätze: Für einige nach dem Umsatzsteuergesetz steuerfreie Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Für die eigenen Ausgangsrechnungen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen – empfangen können müssen sie jedoch.

Welche steuerfreien Umsätze ausgenommen sind

Ausgenommen sind bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz- und Versicherungsleistungen oder bestimmte Vermietungsumsätze. Ob eine konkrete Leistung darunterfällt, hängt vom Einzelfall ab – sprechen Sie uns im Zweifel an.

So bereiten Sie den Rechnungsausgang vor

Die Umstellung auf E-Rechnungen im Ausgang lässt sich in wenigen Schritten angehen. Im Kern geht es darum, dass Ihre Rechnungssoftware ein zulässiges Format erzeugt und Ihre Stammdaten vollständig sind.

Sie prüfen Ihre Rechnungssoftware

Sie klären, ob Ihr Rechnungs- oder Warenwirtschaftsprogramm eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei erzeugen kann. Viele Programme bieten das inzwischen als Standardfunktion oder über ein Update an.
Sie wählen ein Format

Sie entscheiden sich für XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X (PDF mit eingebetteten strukturierten Daten). Beide erfüllen die Anforderungen der Norm EN 16931.
Sie bringen Ihre Stammdaten in Ordnung

Sie prüfen Adressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum und Bankverbindung. E-Rechnungen werden abgewiesen, wenn Pflichtfelder fehlen oder fehlerhaft sind.
Sie erstellen eine Testrechnung

Sie versenden eine Testrechnung und lassen prüfen, ob die strukturierte Datei korrekt erzeugt und beim Empfänger eingelesen wird.
Sie stellen den Ausgang um

Sie versenden ab dann echte E-Rechnungen an Ihre Geschäftskunden. Papier und PDF entfallen für diese Rechnungen.

Häufige Fragen

Muss ich seit 2025 schon E-Rechnungen versenden?

Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025. Den Versand müssen Sie erst nach Ablauf der Übergangsfristen umstellen – je nach Umsatz ab 2027 oder ab 2028.

Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn die Daten in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten sind, das sich automatisch verarbeiten lässt.

Mein Umsatz liegt unter 800.000 Euro – kann ich bis Ende 2027 bei PDF bleiben?

Rechtlich ja, mit Zustimmung des Empfängers. In der Praxis akzeptieren viele Geschäftskunden ab 2027 aber nur noch E-Rechnungen, weil sie Ihren Umsatz nicht überprüfen können und ihren Vorsteuerabzug absichern wollen. Eine frühzeitige Umstellung erspart Ihnen Rückfragen.

Woher weiß mein Geschäftskunde, ob ich unter der Grenze liege?

Aus der Rechnung selbst ist Ihre Vorjahres-Umsatzhöhe nicht erkennbar. Der Empfänger kann also nicht zweifelsfrei beurteilen, ob Ihre PDF zulässig ist – und verlangt deshalb häufig vorsorglich von allen Lieferanten eine E-Rechnung.

Was passiert mit dem Vorsteuerabzug, wenn ich eine PDF erhalte?

Solange die Übergangsregeln für den Aussteller gelten, ist der Vorsteuerabzug aus einer PDF in der Regel unkritisch. Besteht dagegen bereits eine E-Rechnungspflicht und Sie erhalten nur eine PDF, ist der Abzug grundsätzlich gefährdet. Er lässt sich dann nur über objektive Nachweise sichern.

Welche Formate sind zulässig?

Zulässig sind strukturierte Formate nach der Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X (PDF mit eingebetteten Daten).

Gelten die Regeln auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für Rechnungen an Privatkunden gelten die bisherigen Regeln weiter.

Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?

Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Hier dürfen Sie weiterhin Papier oder PDF verwenden.

Ich bin Kleinunternehmer – muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber auch als Kleinunternehmer. Freiwillig dürfen Sie selbstverständlich E-Rechnungen versenden.

Ab wann gilt die Pflicht ausnahmslos?

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz. Ausgenommen bleiben nur die gesetzlich geregelten Fälle wie Kleinbetragsrechnungen oder B2C-Rechnungen.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Verwaltungsauffassung können sich ändern; es gilt der jeweils aktuelle Stand. Unsere Einschätzung zur praktischen Bedeutung der zweiten Übergangsfrist ist eine fachliche Bewertung der Marktlage und keine Aussage über die Rechtslage – rechtlich besteht die Frist bis Ende 2027.

Bei konkreten Fragen zu Ihrer Umsatzschwelle, zum geeigneten Format oder zu den Ausnahmen sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026

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