Die E-Rechnung: so übergeben Sie E-Rechnungen an unsere Steuerkanzlei
Damit wir eine E-Rechnung verbuchen und archivieren können, muss die Originaldatei zu uns gelangen – nicht ein Ausdruck. Dieser Beitrag zeigt die Wege zu uns und worauf es bei der Übermittlung ankommt
Einleitung
E-Rechnungen tragen ihre Daten im strukturierten Original. Nur damit können wir die Angaben übernehmen, prüfen und die Rechnung GoBD-konform aufbewahren. Wir richten die passenden Übergabewege mit Ihnen ein – dieser Beitrag erklärt, welche es gibt und wie Sie sie nutzen.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen:
Ein Ausdruck oder ein Scan der Rechnung genügt nicht. Beim Ausdrucken gehen die strukturierten Daten verloren, die wir für die Verarbeitung brauchen.
Ebenso wenig müssen Sie die Rechnung vorher umwandeln oder aufbereiten. Sie leiten die Originaldatei weiter, so wie Sie sie erhalten haben.
Dieser Beitrag erklärt, warum das Original zu uns muss, welche Wege es gibt und was Sie dafür selbst tun – und was nicht.
Warum die Originaldatei zu uns muss
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten. Diese Daten erlauben es uns, Beträge, Steuersätze und Rechnungsangaben ohne Abtippen zu übernehmen und die Rechnung zu verbuchen.
Ein Ausdruck enthält diese Daten nicht. Er ist nur ein Abbild und genügt weder für die automatische Verarbeitung noch für die Archivierung.
Bei ZUGFeRD kommt es auf den eingebetteten Datensatz an, der in der Original-PDF steckt. Eine neu gespeicherte oder ausgedruckte und wieder eingescannte PDF kann diesen Datensatz verlieren. Leiten Sie deshalb stets die Datei weiter, die Sie ursprünglich erhalten haben.
Die Wege zu uns im Überblick
Wie Ihre Belege zu uns gelangen, hängt davon ab, womit Sie arbeiten. Dies wird zwischen Ihnen und unserer Kanzlei gemeinsam definiert (Belegaustauschtool). Wichtig ist aber, dass die Belege überhaupt elektronisch an unsere Kanzlei übermittelt werden.
So übermitteln Sie eine eingegangene E-Rechnung
Der Ablauf ist unabhängig vom Format gleich. Wichtig ist nur, dass die Originaldatei vollständig bei uns ankommt.
-
Sie behalten die Originaldatei
Sie nehmen die E-Rechnung so, wie sie eingegangen ist – die XRechnung als .xml, die ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebettetem Datensatz.
-
Sie wählen den vereinbarten Weg
Sie nutzen den mit uns abgestimmten Kanal: z.B. das Hochladen in DATEV Unternehmen Online oder einem anderen Tool, das wir mit Ihnen vereinbart haben.
-
Sie übermitteln die Datei unverändert
Sie übergeben die Datei, ohne sie auszudrucken, umzuwandeln oder neu zu speichern. Damit bleiben die strukturierten Daten erhalten.
Was wir damit machen
Sobald die Originaldatei bei uns ist, übernehmen wir die weitere Verarbeitung. Die strukturierten Daten fließen in die Buchführung ein und die Angaben werden überprüft.
Typische Fehlerquellen
- Ausdruck statt Datei übermittelt: Die Rechnung wird ausgedruckt und der Ausdruck eingereicht. Die strukturierten Daten fehlen, und das Original muss erneut beschafft werden.
- PDF aus der Ansicht erzeugt: Aus einer geöffneten XRechnung wird eine neue PDF gespeichert und diese geschickt. Diese Datei enthält keine strukturierten Daten mehr.
- ZUGFeRD neu gespeichert: Die PDF wird vor dem Weiterleiten bearbeitet oder neu abgespeichert. Dabei kann der eingebettete Datensatz verloren gehen.
- Anhang vergessen: Es wird nur der Text der E-Mail weitergeleitet, ohne die angehängte Rechnungsdatei. Ohne den Anhang fehlt der Beleg.
- Beleg liegen gelassen: Die Rechnung bleibt im Posteingang, statt zeitnah übermittelt zu werden. Das verzögert die Verbuchung und kann Fristen berühren.
Häufige Fragen
Kann ich die Rechnung einfach ausdrucken und einreichen?
Nein. Ein Ausdruck enthält keine strukturierten Daten und genügt weder für die Verbuchung noch für die Archivierung. Leiten Sie die Originaldatei weiter.
Wie schicke ich Ihnen eine E-Rechnung am einfachsten?
In der Regel über den mit uns vereinbarten Weg – DATEV Unternehmen online oder Ihre individuelle Upload-Adresse. Kommt die Rechnung als E-Mail-Anhang, ist die Weiterleitung an die Upload-Adresse meist am einfachsten.
Muss ich die Rechnung vorher öffnen oder umwandeln?
Nein. Sie übermitteln die Datei unverändert. Jede Umwandlung oder Neuspeicherung birgt das Risiko, dass die strukturierten Daten fehlen.
Was ist mit ZUGFeRD – reicht die PDF?
Ja, sofern es die unveränderte Original-PDF mit dem eingebetteten Datensatz ist. Eine neu gespeicherte oder ausgedruckte PDF kann den Datensatz verloren haben.
Was passiert, nachdem ich die Datei übermittelt habe?
Wir prüfen die Angaben, verbuchen die Rechnung und bewahren sie GoBD-konform auf, in der Regel über DATEV Unternehmen online. Sie müssen nichts weiter veranlassen.
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal schicken?
Ja. Über DATEV Unternehmen online laden Sie mehrere Belege gebündelt hoch; bei der Upload-Adresse können mehrere Anhänge in einer E-Mail liegen. Achten Sie darauf, dass jede Datei das Original ist.
Welcher Weg ist für mich der richtige?
Das hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Bei der Einrichtung legen wir gemeinsam fest, ob DATEV Unternehmen online, eine Upload-Adresse oder ein anderer Kanal am besten passt.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Bezeichnungen der genannten Wege können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Welcher Übergabeweg für Sie sinnvoll ist, klären wir gemeinsam – sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026