Die E-Rechnung: Besonderheiten bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer sind Sie beim Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft außen vor – beim Empfang aber nicht. Dieser Beitrag trennt die beiden Richtungen klar und zeigt, was für Sie gilt.
Einleitung
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, fragen Sie sich vielleicht, ob die E-Rechnungspflicht Sie überhaupt betrifft. Die Antwort ist zweigeteilt, und genau diese Zweiteilung führt oft zu Missverständnissen. Wir ordnen sie für Sie ein.
Eine Klarstellung vorab, weil hier ein verbreiteter Irrtum besteht:
Kleinunternehmer sind nicht komplett von der E-Rechnung befreit. Befreit sind sie nur vom Ausstellen – beim Empfang gilt die Pflicht auch für sie.
Diese Trennung ist der rote Faden dieses Beitrags: Ausstellen auf der einen Seite, Empfangen auf der anderen. Beide Richtungen folgen unterschiedlichen Regeln.
Dieser Beitrag erklärt beide Seiten, ordnet die dauerhafte Befreiung beim Ausstellen ein und zeigt, was Sie für den Empfang brauchen.
Ausstellen: dauerhaft keine Pflicht
Beim Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer eine klare Entlastung. Sie sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen.
Diese Befreiung wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 eingeführt und ist nicht auf eine Übergangszeit begrenzt – sie gilt also auch über das Jahr 2028 hinaus. Als Kleinunternehmer dürfen Sie Ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen, etwa als Papier- oder PDF-Rechnung.
Für eine elektronische Übermittlung Ihrer sonstigen Rechnung – etwa als PDF per E-Mail – ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers nötig. Die Befreiung betrifft nur das Format; sie macht aus einer PDF keine E-Rechnung und ist auch keine.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Beim Empfang sieht es anders aus. Hier gilt für Kleinunternehmer dieselbe Pflicht wie für alle anderen Unternehmen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Diese Empfangspflicht kennt keine Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese annehmen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können.
Auch wenn Sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen: Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie können den Empfang nicht ablehnen. Ein E-Mail-Postfach genügt im Minimum für den Empfang. Wie Sie E-Rechnungen empfangen und lesbar machen, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Die beiden Richtungen im Überblick
Damit die Trennung greifbar bleibt, hier beide Seiten nebeneinander.
| Richtung | Gilt für Kleinunternehmer? |
|---|---|
| E-Rechnung ausstellen | nein, dauerhaft befreit (sonstige Rechnung erlaubt) |
| E-Rechnung empfangen | ja, Pflicht seit 1. Januar 2025 |
Kurz gesagt: Sie müssen E-Rechnungen lesen und aufbewahren können, aber selbst keine ausstellen.
Typische Fehlerquellen
- Annahme der kompletten Befreiung: Es wird angenommen, Kleinunternehmer seien ganz außen vor. Befreit ist nur das Ausstellen; der Empfang ist Pflicht.
- Empfang nicht vorbereitet: Es gibt keinen Weg, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Schon ein E-Mail-Postfach genügt im Minimum, aber es muss vorhanden sein.
- E-Rechnung abgelehnt: Eine eingehende E-Rechnung wird zurückgewiesen. Der Empfang lässt sich nicht ablehnen.
- PDF als E-Rechnung verstanden: Die eigene PDF-Rechnung wird für eine E-Rechnung gehalten. Sie ist eine sonstige Rechnung; die Befreiung ändert daran nichts.
- Nur Ausdruck übergeben: Eine eingehende E-Rechnung wird ausgedruckt an uns weitergereicht. Wir benötigen die strukturierte Originaldatei.
So arbeiten wir zusammen
Als Kleinunternehmer stellen Sie weiter einfache Rechnungen aus und sorgen für den Empfang, wir übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
- Eigene Rechnungen als sonstige Rechnung ausstellen (E-Rechnung nicht nötig)
- Den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen, mindestens über ein E-Mail-Postfach
- Eingehende E-Rechnungen im Originalformat an uns übergeben
Unsere Aufgaben:
- Die Belege verbuchen und steuerlich einordnen
- Bei Fragen zur Kleinunternehmerregelung und zum Empfang unterstützen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnung befreit?
Nur teilweise. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind sie dauerhaft befreit. E-Rechnungen empfangen müssen sie aber seit dem 1. Januar 2025.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, auch nicht ab 2028. Sie dürfen Ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen, etwa als Papier- oder PDF-Rechnung.
Brauche ich für meine PDF-Rechnung die Zustimmung des Kunden?
Für die elektronische Übermittlung einer sonstigen Rechnung – etwa per E-Mail als PDF – ist die Zustimmung des Empfängers nötig. Die Befreiung betrifft nur das Format.
Was muss ich tun, wenn mir ein Lieferant eine E-Rechnung schickt?
Sie müssen sie entgegennehmen, lesbar machen und aufbewahren können. Ablehnen können Sie den Empfang nicht. Ein E-Mail-Postfach genügt im Minimum.
Wie gebe ich eingehende E-Rechnungen an Sie weiter?
Im Originalformat über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Ein Ausdruck genügt nicht. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Kleinunternehmerregelung und die E-Rechnungspflicht hängen vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihrer Kleinunternehmerregelung sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026