Die E-Rechnung: Besonderheiten bei Bewirtungsbelegen
Rund um Geschäftsessen herrscht oft Verunsicherung: Muss die Restaurantrechnung jetzt eine E-Rechnung sein? In den meisten Fällen nicht. Dieser Artikel informiert über Besonderheiten.
Einleitung
Bewirtungskosten sind steuerlich attraktiv: 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen sind als Betriebsausgaben abziehbar, die Vorsteuer sogar in voller Höhe. Mit der E-Rechnung tauchen nun zwei Fragen auf, die oft vermischt werden – wir trennen sie für Sie und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Eine Klarstellung vorab, weil hier ein verbreiteter Irrtum besteht:
Es ist nicht so, dass seit 2025 jede Bewirtungsrechnung eine E-Rechnung sein müsste. Die allermeisten Restaurantrechnungen bleiben außen vor, weil sie unter eine Ausnahme fallen.
Zu unterscheiden sind zwei Ebenen:
Erstens die Frage, ob das Restaurant überhaupt eine E-Rechnung ausstellen muss.
Zweitens die Frage, was Sie für den Betriebsausgabenabzug brauchen – hier kommt der Bewirtungsbeleg ins Spiel, den das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 neu geregelt hat.
Dieser Beitrag behandelt beide Ebenen nacheinander, erklärt das Zusammenspiel von E-Rechnung und Bewirtungsbeleg und räumt die typischen Missverständnisse aus.
Ebene 1: Muss die Bewirtungsrechnung eine E-Rechnung sein?
Die erste Frage betrifft die E-Rechnungspflicht des Restaurants. Und hier gibt die 250-Euro-Grenze für die meisten Fälle Entwarnung.
Restaurantrechnungen sind fast immer Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Solche Kleinbeträge sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – das Restaurant muss dafür also keine E-Rechnung ausstellen. Mehr zur Kleinbetragsrechnung lernen Sie im folgenden Artikel:
Erst wenn die Rechnung über 250 Euro liegt und es sich um ein Geschäft zwischen inländischen Unternehmern handelt, greift die E-Rechnungspflicht für das Restaurant – und das auch erst nach Ablauf der für das Restaurant geltenden Übergangsfrist.
Für das typische Geschäftsessen ändert sich nichts: Liegt die Rechnung unter 250 Euro, bleibt sie eine gewöhnliche Rechnung. Eine E-Rechnung wird erst bei größeren Bewirtungen über 250 Euro im Geschäft zwischen Unternehmen zum Thema – etwa bei einer größeren Firmenfeier oder einem Catering.
Ebene 2: Was Sie für den Betriebsausgabenabzug brauchen
Die zweite Ebene ist von der ersten unabhängig: Damit das Finanzamt die Bewirtung als Betriebsausgabe anerkennt, brauchen Sie bestimmte Nachweise – egal, ob die Rechnung eine E-Rechnung ist oder nicht.
Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 hat diese Nachweisanforderungen neu geordnet. Es gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 und ersetzt das frühere Schreiben aus dem Jahr 2021. Die Grundanforderungen sind im Kern gleich geblieben, unterscheiden aber klar nach der Höhe der Rechnung.
Die Rechnung muss enthalten: Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs, das Ausstellungsdatum, eine Leistungsbeschreibung und den Preis. Bei der Leistungsbeschreibung genügen Angaben wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet"; allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke" reichen nicht.
Zusätzlich verlangt das Finanzamt den Leistungszeitpunkt – auch wenn das keine Pflichtangabe einer Kleinbetragsrechnung ist, ist er für den Betriebsausgabenabzug nötig.
Zusätzlich zu den oben genannten Angaben muss der Name des bewirtenden Unternehmers – also Ihr Name als Leistungsempfänger – auf der Rechnung stehen. Das entspricht einer ordnungsgemäßen Rechnung mit Angabe des Leistungsempfängers.
Ebenso gehören die weiteren Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung dazu, etwa die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants.
In beiden Fällen brauchen Sie zusätzlich einen Eigenbeleg – den Bewirtungsbeleg.
Der Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg
Die Rechnung allein genügt nicht. Für den Abzug müssen Sie Anlass und Teilnehmer der Bewirtung dokumentieren. Das geschieht über einen formlosen Eigenbeleg, den Sie zeitnah erstellen und unterschreiben.
Auf dem Eigenbeleg halten Sie Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen fest. Je genauer und nachvollziehbarer der Anlass beschrieben ist, desto sicherer ist der Abzug; knappe oder unverständliche Angaben erhöhen das Risiko, dass das Finanzamt den Abzug versagt.
Wenn die Bewirtungsrechnung eine E-Rechnung ist
Bei größeren Bewirtungen über 250 Euro im Geschäft mit Unternehmen kann die Rechnung eine E-Rechnung sein. Dann gilt es, E-Rechnung und Eigenbeleg sauber zusammenzuführen.
Die E-Rechnung – etwa eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei – ist das maßgebliche Rechnungsdokument und im Originalformat aufzubewahren. Den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern erstellen Sie weiterhin als eigenes Dokument und verknüpfen ihn mit der E-Rechnung. Sie dürfen die strukturierten Daten der E-Rechnung nicht verändern; Ihre Ergänzungen gehören in den separaten Eigenbeleg.
Ein praktischer Hinweis aus dem BMF-Schreiben: Ein zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann über die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung ausgewiesen werden. Bei der Aufbewahrung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten.
Übergabe an uns
Für die Verarbeitung benötigen wir beides: die Bewirtungsrechnung im Originalformat – bei einer E-Rechnung die strukturierte Datei – und den dazugehörigen Eigenbeleg.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen online oder eine individuelle Upload-Adresse. Wie die Übermittlung an uns abläuft, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel] Achten Sie darauf, dass Rechnung und Eigenbeleg zusammen bei uns ankommen, damit wir den Abzug sauber zuordnen können.
Typische Fehlerquellen
- Annahme, jede Bewirtung brauche eine E-Rechnung: Restaurantrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Eine E-Rechnung wird erst bei größeren Beträgen im B2B-Bereich relevant.
- Eigenbeleg vergessen: Es liegt nur die Rechnung vor. Ohne Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern erkennt das Finanzamt den Abzug nicht an.
- Anlass zu knapp beschrieben: Der Anlass ist unverständlich oder pauschal formuliert. Das erhöht das Risiko, dass der Abzug versagt wird.
- Pflichtangaben handschriftlich ergänzt: Fehlende Rechnungsangaben werden per Hand auf den Beleg geschrieben. Das genügt nicht; die Angaben müssen in der Rechnung selbst stehen.
- E-Rechnung verändert: Bei einer Bewirtungs-E-Rechnung werden Notizen in die Datei eingefügt. Die strukturierten Daten dürfen nicht verändert werden; Ergänzungen gehören in den Eigenbeleg.
- Nur die Rechnung übergeben: Uns erreicht nur die Rechnung ohne Eigenbeleg. Für den Abzug brauchen wir beides zusammen.
So arbeiten wir zusammen
Bei der Bewirtung sammeln Sie Rechnung und Eigenbeleg, wir übernehmen die steuerliche Einordnung und den Abzug.
Ihre Aufgaben:
- Die Bewirtungsrechnung aufbewahren – bei einer E-Rechnung im Originalformat
- Den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern zeitnah erstellen und unterschreiben
- Rechnung und Eigenbeleg zusammen über den vereinbarten Weg an uns übergeben
Unsere Aufgaben:
- Den Betriebsausgabenabzug und den Vorsteuerabzug prüfen
- Die Belege steuerlich einordnen und verbuchen
- Bei Fragen zu Nachweisanforderungen unterstützen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Muss jede Bewirtungsrechnung jetzt eine E-Rechnung sein?
Nein. Restaurantrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Eine E-Rechnung wird erst bei Beträgen über 250 Euro im Geschäft zwischen Unternehmen und nach Ablauf der Übergangsfrist des Restaurants relevant.
Was hat sich durch das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 geändert?
Es ordnet die Nachweisanforderungen für Bewirtungskosten neu und passt sie an die E-Rechnung an. Es gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 und unterscheidet klar zwischen Rechnungen bis und über 250 Euro.
Welche Angaben braucht die Bewirtungsrechnung?
Bis 250 Euro: Name und Anschrift des Betriebs, Datum, Leistungsbeschreibung („Menü 1" genügt) und Preis. Über 250 Euro zusätzlich Ihr Name als Leistungsempfänger und die weiteren Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung.
Brauche ich trotz E-Rechnung noch einen Bewirtungsbeleg?
Ja. Anlass und Teilnehmer dokumentieren Sie immer auf einem separaten Eigenbeleg – unabhängig davon, ob die Rechnung eine E-Rechnung ist.
Darf ich Anlass und Teilnehmer auf die Rechnung schreiben?
Für die Pflichtangaben der Rechnung reichen handschriftliche Ergänzungen nicht. Anlass und Teilnehmer gehören auf den separaten Eigenbeleg; eine E-Rechnung dürfen Sie ohnehin nicht verändern.
Wie viel kann ich absetzen?
Von den angemessenen Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar. Die Vorsteuer ist in voller Höhe abziehbar, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Wie übergebe ich Bewirtungsbelege an Sie?
Über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Wichtig ist, dass Rechnung und Eigenbeleg zusammen ankommen. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten hängt vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage, insbesondere des BMF-Schreibens vom 19. November 2025.
Bei Fragen zu Ihren Bewirtungsbelegen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026