Die E-Rechnung: Branchenspezifische Besonderheiten im Handwerk
Dieser Leitfaden zeigt, wann die E-Rechnung gilt, wie § 13b abgebildet wird und was bei Abschlags- und Schlussrechnungen zu beachten ist.
Einleitung
Handwerks- und Bauleistungen werfen bei der E-Rechnung gleich mehrere Fragen auf: Muss jede Rechnung jetzt elektronisch sein? Was gilt bei Reverse Charge? Und wie sieht es bei Abschlägen aus? Wir ordnen das für Sie und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Eine Klarstellung vorab, weil hier ein verbreiteter Irrtum besteht:
Nicht jede Handwerkerrechnung muss eine E-Rechnung sein. An private Hausbesitzer dürfen Sie weiter eine Papier- oder PDF-Rechnung stellen. Die E-Rechnung betrifft das Geschäft zwischen Unternehmen.
Zwei Besonderheiten machen das Baugewerbe aus: die Unterscheidung zwischen Privat- und Geschäftskunden und das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Beide behandeln wir hier.
Dieser Beitrag erklärt, wann die E-Rechnung gilt, wie das Reverse-Charge-Verfahren in der E-Rechnung abgebildet wird, was in den strukturierten Teil gehört und worauf Sie bei Abschlags- und Schlussrechnungen achten.
Wann die E-Rechnung im Handwerk gilt
Der Ausgangspunkt ist einfach: Die E-Rechnungspflicht betrifft nur das Geschäft zwischen inländischen Unternehmen. An wen Sie abrechnen, gibt den Ausschlag.
An private Hausbesitzer dürfen Sie weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung stellen – hier ändert sich nichts.
Rechnen Sie dagegen an einen Geschäftskunden ab, etwa einen Bauträger oder einen Generalunternehmer, brauchen diese nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist eine E-Rechnung.
Welche Frist für Sie gilt, behandeln wir gesondert in diesem Artikel:
Derselbe Elektriker, der dem privaten Hausbesitzer eine PDF schickt, muss demselben Auftrag für ein Bürogebäude eines Bauträgers eine E-Rechnung stellen. Worauf es ankommt, ist der Kundentyp – nicht die Art der Arbeit.
Reverse Charge nach § 13b UStG (Subunternehmerverhältnisse)
Im Bau gilt häufig eine Besonderheit bei der Umsatzsteuer: das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei schuldet nicht der leistende Handwerker die Umsatzsteuer, sondern der Auftraggeber.
Das greift bei Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Erkennen lässt sich das an der Bescheinigung des Auftraggebers (USt 1 TG beziehungsweise Freistellungsbescheinigung).
In diesem Fall rechnen Sie netto ab, ohne Umsatzsteuer, und ergänzen den Pflichthinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung unvollständig.
Reine Bauträger, die Grundstücke kaufen, bebauen und die fertigen Immobilien verkaufen, erbringen umsatzsteuerlich keine Bauleistung – an sie rechnen Sie mit Umsatzsteuer ab. Viele Bauträger sind aber zugleich als Generalunternehmer tätig und erbringen selbst Bauleistungen; dann greift § 13b. Im Zweifel lassen Sie sich die Bescheinigung vorlegen, bevor Sie netto abrechnen.
§ 13b in der E-Rechnung
Die gute Nachricht: Auch ein Reverse-Charge-Fall lässt sich als E-Rechnung abbilden. Das strukturierte Format kennt eine Kennzeichnung für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Konkret wird in der E-Rechnung statt eines Steuersatzes und Steuerbetrags die Reverse-Charge-Kennzeichnung gesetzt und der Pflichthinweis aufgenommen. Sie müssen sich um die technischen Details nicht kümmern – eine geeignete Rechnungssoftware setzt die Kennzeichnung korrekt, wenn Sie den Vorgang als § 13b-Fall anlegen.
Ausschlaggebend ist, dass der Hinweis im strukturierten Teil steht und nicht nur in einer Anlage. Welche Programme E-Rechnungen erzeugen, behandeln wir in eigenen Beiträgen.
Was in den strukturierten Teil gehört
Im Bau sind Rechnungen oft umfangreich – mit Aufmaß, Positionen und Leistungsverzeichnis. Für die E-Rechnung ist zu trennen, was zwingend in den strukturierten Teil gehört und was als Anlage beigefügt werden kann.
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Für die Leistungsbeschreibung genügen dort die Gewerke und Summen; ein detailliertes Aufmaß oder ein umfangreiches Leistungsverzeichnis können Sie als Anlage beifügen.
Achten Sie aber darauf, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind und nicht in die Anlage ausgelagert werden.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Im Baugewerbe wird häufig in Abschlägen abgerechnet, gefolgt von einer Schlussrechnung. Hier gibt es eine Besonderheit, die derzeit zu beachten ist.
Abschlagsrechnungen lassen sich als E-Rechnung erstellen. Bei der abschließenden Abrechnung ist zu bedenken, dass die strukturierten Formate eine klassische Endrechnung mit Absetzung der einzelnen Abschläge noch nicht vollständig abbilden.
In der Praxis bietet sich daher oft eine Restrechnung an, oder die Abschläge werden über eine Anlage berücksichtigt, auf die der strukturierte Teil verweist.
Wie Anzahlungen und Abschläge im Detail funktionieren, behandeln wir gesondert:
Was mit dem Empfang ist
Mit dem Ausstellen ist nur die eine Hälfte erledigt. Als Unternehmen müssen Sie eingehende E-Rechnungen entgegennehmen können – etwa von Lieferanten, Baustoffhändlern oder Nachunternehmern.
Für den Empfang genügt im Minimum ein E-Mail-Postfach; die Verarbeitung übernehmen wir oder Ihre Software.
Übergabe an uns
Für die Verarbeitung benötigen wir die strukturierten Originaldaten Ihrer Ausgangs- und Eingangsrechnungen, einschließlich der Reverse-Charge-Fälle, nicht nur die sichtbaren PDFs.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen online oder eine individuelle Upload-Adresse. Wie die Übermittlung an uns abläuft, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel] Sagen Sie uns, in welchen Fällen Sie nach § 13b abrechnen, damit wir die Umsatzsteuer richtig einordnen.
Typische Fehlerquellen
- E-Rechnung an Privatkunden angenommen: Es wird vermutet, auch Hausbesitzer bräuchten eine E-Rechnung. An Privatkunden bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung zulässig.
- § 13b-Hinweis vergessen: Bei Reverse Charge fehlt der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Dann ist die Rechnung unvollständig.
- Reverse Charge falsch angewendet: An einen reinen Bauträger wird netto abgerechnet, obwohl mit Umsatzsteuer abzurechnen wäre. Ohne Bescheinigung ist Vorsicht geboten.
- Pflichtangaben in der Anlage: Leistungsangaben werden vollständig in ein angehängtes Leistungsverzeichnis ausgelagert. Die Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil.
- Endrechnung falsch dargestellt: Eine klassische Endrechnung mit Abschlagsabsetzung wird unverändert als E-Rechnung versucht. Hier bietet sich oft eine Restrechnung an.
- Nur die PDF übergeben: Für die Übergabe an uns wird die sichtbare PDF genutzt. Wir benötigen die strukturierten Daten.
So arbeiten wir zusammen
Im Bau erstellen Sie die Rechnungen passend zum Kundentyp und zur Umsatzsteuerlage, wir übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
- An Privatkunden weiter gewöhnlich, an Geschäftskunden als E-Rechnung abrechnen
- Reverse-Charge-Fälle korrekt kennzeichnen und Bescheinigungen einholen
- Uns die strukturierten Daten über den vereinbarten Weg übergeben
Unsere Aufgaben:
- Die Umsatzsteuer und Reverse-Charge-Fälle prüfen und einordnen
- Die Belege verbuchen und steuerlich verarbeiten
- Bei § 13b, Abschlägen und Formatfragen unterstützen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung stellen?
Nein. An private Hausbesitzer dürfen Sie weiter Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Die E-Rechnungspflicht betrifft das Geschäft zwischen Unternehmen.
Wann gilt § 13b (Reverse Charge)?
Bei Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt – erkennbar an der Bescheinigung USt 1 TG. Dann rechnen Sie netto ab mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Kann eine § 13b-Rechnung eine E-Rechnung sein?
Ja. Das strukturierte Format kennt eine Kennzeichnung für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Eine geeignete Software setzt sie, wenn Sie den Vorgang als § 13b-Fall anlegen.
Muss das ganze Leistungsverzeichnis in den strukturierten Teil?
Nein. In den strukturierten Teil gehören die Pflichtangaben; für die Leistungsbeschreibung genügen Gewerke und Summen. Ein detailliertes Aufmaß können Sie als Anlage beifügen.
Wie rechne ich Abschläge und die Schlussrechnung ab?
Abschläge lassen sich als E-Rechnung erstellen. Bei der abschließenden Abrechnung bietet sich derzeit oft eine Restrechnung an, weil die Endrechnung mit Abschlagsabsetzung im strukturierten Format noch nicht vollständig abbildbar ist.
An einen Bauträger – mit oder ohne Umsatzsteuer?
Reine Bauträger erhalten eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Ist der Bauträger zugleich Generalunternehmer und erbringt selbst Bauleistungen, greift § 13b. Im Zweifel die Bescheinigung anfordern.
Wie kommen meine Baurechnungen zu Ihnen?
Über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Wichtig ist, dass uns die strukturierten Daten erreichen. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Behandlung von Bauleistungen und Reverse-Charge-Fällen hängt vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihren Bau- und Handwerksrechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026