Die E-Rechnung: technische Umsetzung in lexware Office

Dieser Leitfaden zeigt, welche Formate das Programm unterstützt, wie Sie E-Rechnungen erstellen, eingehende erfassen und die Belege an uns übergeben.

Einleitung

Wenn Sie Lexware Office (früher lexoffice) nutzen, sind Sie für die E-Rechnung gut aufgestellt. Das Programm erstellt strukturierte Rechnungen, versendet sie, empfängt eingehende E-Rechnungen und liest deren Daten für die Buchhaltung aus. Wir arbeiten in der Zusammenarbeit darauf auf und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.

Einige Klarstellungen vorab: Sie ändern Ihren Arbeitsablauf kaum. Sie erstellen Rechnungen genauso wie bisher; ob daraus eine E-Rechnung wird, steuert das Programm anhand der hinterlegten Daten.

Eine Voraussetzung gibt es: Die E-Rechnungsfunktion muss einmalig aktiviert werden, und der Kunde muss als Firmenkontakt mit vollständigen Daten angelegt sein. Erst dann erzeugt Lexware Office automatisch eine E-Rechnung.

Dieser Beitrag folgt dem Aufbau aller unserer Tool-Anleitungen: erst die Frage, was das Tool kann, dann die Formate, dann die Schritte für Erstellung und Empfang, schließlich Fehlerquellen, die Übergabe an uns und häufige Fragen.

Was Lexware Office kann

Lexware Office ist ein Vollausstatter mit eigener Buchhaltung. Das Programm kann E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und für die Buchhaltung verarbeiten.

Beim Empfang liest das Programm die strukturierten Daten aus und nutzt sie zum Vorausfüllen der Belegerfassung. Anders als ein reines Rechnungsprogramm endet der Weg also nicht beim Archivieren, sondern führt direkt in die Buchhaltung.

Funktion	In Lexware Office möglich?
E-Rechnung erstellen	ja, XRechnung und ZUGFeRD
E-Rechnung versenden	ja, direkt aus dem Programm oder per eigenem Mailprogramm
E-Rechnung empfangen	ja, Upload mit Validierung
Daten auslesen und verarbeiten	ja, automatische Erfassung für die Buchhaltung

Welche Formate Lexware Office unterstützt

Lexware Office erzeugt beide in Deutschland gängigen Formate – XRechnung und ZUGFeRD. Aus Sicht der Finanzverwaltung erfüllen beide das geforderte europäische Format.

Welches Format erzeugt wird, steuert das Programm anhand des Kontakts. Ist der Kunde ein Firmenkontakt, erstellt Lexware Office automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung. Ist der Kunde eine Behörde und sind Leitweg-ID und Lieferantennummer hinterlegt, wird eine XRechnung erzeugt.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird die XML-Datei in die sichtbare PDF integriert. Auch wenn Ihnen nur die PDF angezeigt wird, gilt die Rechnung als E-Rechnung. Was ZUGFeRD und XRechnung unterscheidet, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]

E-Rechnungsfunktion aktivieren

Bevor Sie E-Rechnungen erstellen, aktivieren Sie die Funktion einmalig. Sie steht ab der Version M zur Verfügung.

Gehen Sie dazu in die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol und aktivieren Sie dort die E-Rechnung. Hinterlegen Sie außerdem Ihre vollständigen Firmenangaben – Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bundesland –, weil diese in jede E-Rechnung einfließen.

E-Rechnung erstellen

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Eine E-Rechnung mit Lexware Office zu erstellen, müssen wir die Funktion zunächst in den Einstellungen aktivieren. Dafür gehen wir auf das Zahnradsymbol oben rechts und klicken auf E-Rechnung.

Hier haben wir die Möglichkeit, die E-Rechnung zu aktivieren.

Im Anschluss können wir wie gewohnt im Dashboard eine neue Rechnung erstellen.

Wir wählen den Kunden aus und unter Bearbeiten und E-Rechnung haben wir die Möglichkeit, eine Lieferantennummer bei diesem Kunden anzugeben oder aber auch die Leitweg ID, die Pflicht ist für eine x-Rechnung.

In dem Fall brech ich einmal ab. Wir füllen die restliche Rechnung aus. Ich nehm hier einen Musterartikel.

Nun können wir weiter zur Vorschau und hier wird Ihnen bereits bestätigt, dass Sie eine E-Rechnung schreiben. Sollten noch Angaben fehlen, erhalten Sie hier eine Checkliste, die Sie abarbeiten können.

Wir haben nun die Möglichkeit, direkt aus Lexware Office die E-Rechnung als E-Mail zu versenden oder aber abschließen und drucken oder abschließen und speichern.

Nun wird Ihnen hier im Belegformat ebenfalls bestätigt, dass Sie eine PDF Zugfahrtrechnung erstellt haben. Wir können den Beleg einmal öffnen und es wird eine normale PDF ausgegeben, die eine xml Datei implementiert hat.

Nach der Aktivierung erstellen Sie E-Rechnungen wie gewohnt. Eine Checkliste hilft Ihnen, fehlende Angaben zu ergänzen.

Sie öffnen den Belegeditor

Sie gehen über „Belege > Neuer Beleg > Rechnung" oder im Dashboard über „Neue Rechnung". Alternativ nutzen Sie das Plus-Zeichen in der oberen Leiste.
Sie wählen den Firmenkontakt

Sie wählen den Kunden als Firmenkontakt mit vollständiger Rechnungsadresse aus. Bei einer Behörde ergänzen Sie im Kontakt die Leitweg-ID und die Lieferantennummer, die Sie von Ihrem Kunden erhalten.
Sie erfassen die Positionen

Sie fügen die Rechnungspositionen hinzu. Achten Sie auf vollständige Angaben, damit die Rechnung die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllt.
Sie prüfen die Checkliste

In der Vorschau zeigt Ihnen eine Checkliste, ob alle nötigen Informationen hinterlegt sind. Fehlt etwas, ergänzen Sie es. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erscheint der Hinweis, dass eine E-Rechnung erstellt wird – je nach Kontakt als ZUGFeRD oder XRechnung.
Sie schließen ab und versenden

Sie wählen „Abschließen & Speichern" und versenden die Rechnung direkt aus Lexware Office oder über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Die E-Rechnung wird dabei als Anhang mitgeschickt – als PDF bei ZUGFeRD oder als XML bei XRechnung.

Wenn Sie die Rechnung über Ihr eigenes Mailprogramm verschicken, prüfen Sie bei ZUGFeRD, dass der maschinenlesbare XML-Teil in der PDF enthalten ist. Das lässt sich etwa im Adobe Reader oder in Mozilla Firefox erkennen. Für das Finanzamt zählt allein die XML; eine PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung.

Hinweis zu Anhängen

Bei der E-Rechnung gibt es eine wichtige Einschränkung zu Anhängen. In die Rechnungsdatei selbst lassen sich weder bei ZUGFeRD noch bei XRechnung weitere Dateien einbetten.

Im ZUGFeRD-Format können Sie zusätzliche Dateien zwar mit der E-Mail mitschicken, sie werden aber nicht Teil der Rechnungsdatei und sind nicht offiziell als Teil der E-Rechnung verwertbar. Im XRechnungs-Format ist das Anhängen gar nicht vorgesehen. Pflichtangaben gehören deshalb immer in die Rechnung selbst, nicht in einen Anhang.

Eingehende E-Rechnung erfassen

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Wort-für-Wort Transkript

Eingegangene E-Rechnungen in Lexware Office zu verarbeiten, erfassen wir wie gewohnt einen neuen Beleg. Wir können nun per Drag and Drop eine E-Rechnung hier hereinziehen. Das ist nun eine XML Beispielrechnung.

Und Sie sehen, dass Lexware Office bereits automatisch die Datenvisualisierung vornimmt.

Es werden Lieferant, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum automatisch erfasst. Sie können hier nun noch kategorisieren und den Belegspeicher nun schließen. Die Erfassung von Zugfahrtrechnungen erfolgt nach dem gleichen Prinzip. Wir erfassen einen neuen Beleg, ziehen uns die Rechnung hier per rein.

Wir kategorisieren und speichern.

Eingehende E-Rechnungen laden Sie wie bisher hoch. Lexware Office erkennt das Format und liest die Daten aus.

Sie laden die Rechnung hoch

Sie spielen die eingegangene E-Rechnung wie jeden anderen Beleg ein. Beim Upload findet eine Validierung auf die technische Gültigkeit statt – veraltete oder fehlerhafte E-Rechnungen werden vom System abgelehnt.
Das Programm liest die Daten aus

Bei XRechnung und bei ZUGFeRD nach EN 16931 werden die Inhalte aus der XML-Datei ausgelesen. Bei einer ZUGFeRD-Datei mit fehlerhaftem XML wird übergangsweise das PDF-Bild zur Inhaltserkennung genutzt.
Sie übernehmen die Erfassung

Die ausgelesenen Daten füllen die Belegerfassung vor. Ihr Arbeitsablauf ändert sich dadurch nicht; klassische PDF-, JPEG- oder PNG-Belege können Sie weiterhin hochladen.

Übergabe an uns

Auch wenn Lexware Office eine eigene Buchhaltung hat, stimmen wir die Zusammenarbeit mit Ihnen ab – etwa über einen Zugang zu Ihrem Lexware-Office-Konto oder über den vereinbarten Belegweg.

Typische Fehlerquellen

Funktion nicht aktiviert: Die E-Rechnung wird erwartet, ist aber nicht aktiviert. Ohne Aktivierung über das Zahnrad und ab Version M erzeugt das Programm keine E-Rechnung.
Kunde nicht als Firma angelegt: Der Kontakt ist als Privatperson hinterlegt. Lexware Office erstellt dann keine automatische ZUGFeRD-Rechnung.
Leitweg-ID fehlt bei Behörden: Eine Behördenrechnung wird ohne Leitweg-ID und Lieferantennummer angelegt. Dann lässt sich keine XRechnung erzeugen.
XML-Teil beim Eigenversand verloren: Die ZUGFeRD-PDF wird über das eigene Mailprogramm verschickt, ohne dass der eingebettete XML-Teil enthalten ist. Für das Finanzamt zählt nur die XML.
Pflichtangabe in den Anhang ausgelagert: Eine erforderliche Angabe wird als separater Anhang mitgeschickt. Anhänge sind nicht Teil der E-Rechnung; Pflichtangaben müssen in der Rechnung stehen.
Nur die PDF übergeben: Für die Übergabe an uns wird die sichtbare PDF genutzt. Wir benötigen die strukturierten Daten.

So arbeiten wir zusammen

Bei Lexware Office erstellen und erfassen Sie die Rechnungen, wir übernehmen die steuerliche Verarbeitung und Einordnung.

Ihre Aufgaben:

Die E-Rechnungsfunktion aktivieren und Stammdaten vollständig pflegen
E-Rechnungen erstellen, versenden und eingehende erfassen
Uns die strukturierten Daten über den vereinbarten Weg zugänglich machen

Unsere Aufgaben:

Die Buchführung steuerlich prüfen und einordnen
Bei Einrichtung und Formatfragen unterstützen

Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.

Häufige Fragen

Kann Lexware Office E-Rechnungen erstellen und empfangen?

Ja. Lexware Office erstellt, versendet, empfängt und verarbeitet E-Rechnungen. Anders als ein reines Rechnungsprogramm hat es eine eigene Buchhaltung und liest eingehende Daten für die Belegerfassung aus.

Welche Formate unterstützt Lexware Office?

XRechnung und ZUGFeRD. Bei Firmenkontakten wird automatisch ZUGFeRD erstellt, bei Behörden mit hinterlegter Leitweg-ID und Lieferantennummer eine XRechnung.

Muss ich etwas aktivieren?

Ja. Die E-Rechnungsfunktion ist ab Version M verfügbar und muss einmalig über das Zahnrad in den Einstellungen aktiviert werden.

Warum erstellt Lexware Office keine E-Rechnung für meinen Kunden?

Häufig ist der Kontakt nicht als Firma angelegt oder es fehlen Pflichtangaben. Bei Behörden müssen zusätzlich Leitweg-ID und Lieferantennummer hinterlegt sein. Die Checkliste in der Vorschau zeigt, was fehlt.

Wie erkenne ich, dass meine ZUGFeRD-PDF den XML-Teil enthält?

Etwa im Adobe Reader oder in Mozilla Firefox lässt sich erkennen, ob die PDF einen XML-Anhang enthält. Für das Finanzamt zählt nur dieser XML-Teil.

Kann ich Anhänge zur E-Rechnung hinzufügen?

Nicht in die Rechnungsdatei. Bei ZUGFeRD können Sie zusätzliche Dateien mit der E-Mail mitschicken, sie sind aber nicht Teil der E-Rechnung. Bei XRechnung sind Anhänge nicht vorgesehen.

Werden eingehende E-Rechnungen automatisch verbucht?

Die Daten werden ausgelesen und füllen die Belegerfassung vor. Die endgültige steuerliche Einordnung erfolgt in der Zusammenarbeit mit uns.

Wie kommen meine Lexware-Office-Belege zu Ihnen?

Über den vereinbarten Weg – etwa einen Zugang zu Ihrem Konto oder den abgestimmten Belegweg. Wichtig ist, dass uns die strukturierten Daten erreichen. \[Link zu einem Hilfsartikel]

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Versionsstufen und Menüführung von Lexware Office können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Software und der Rechtslage.

Bei Fragen zur Einrichtung oder zur Übergabe Ihrer Belege sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026

Hinweise zur Nutzung

Antworten, wenn Sie sie brauchen.