Dieser Leitfaden zeigt, welche Formate das Programm unterstützt, wie Sie eine E-Rechnung erstellen, eingehende verarbeiten und die Belege an uns übergeben.

Einleitung

Wenn Sie sevDesk nutzen, sind Sie für die E-Rechnung gut aufgestellt. Das Programm erstellt strukturierte Rechnungen, versendet sie, empfängt eingehende E-Rechnungen und liest deren Daten automatisch für die Verbuchung aus. Wir arbeiten in der Zusammenarbeit darauf auf und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.

Einige Klarstellungen vorab: sevDesk übernimmt die Technik im Hintergrund. Sie geben die Rechnungsdaten in die Maske ein, und das Programm erzeugt die strukturierte Datei.

Eine Sache lohnt besondere Aufmerksamkeit: das ZUGFeRD-Profil. Für die Pflicht ist mindestens das Profil EN 16931 nötig – das einfache Basic-Profil reicht nicht aus. Achten Sie bei der Einrichtung darauf, das richtige Profil zu wählen.

Dieser Beitrag folgt dem Aufbau aller unserer Tool-Anleitungen: erst die Frage, was das Tool kann, dann die Formate, dann die Schritte für Erstellung und Empfang, schließlich Fehlerquellen, die Übergabe an uns und häufige Fragen.

Was sevDesk kann

sevDesk ist ein Vollausstatter mit eigener Buchhaltung. Das Programm kann E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen, automatisch auslesen und archivieren.

Beim Empfang liest sevDesk die Rechnungsdaten aus dem eingebetteten XML aus und erstellt einen Verbuchungsvorschlag. Nach der Prüfung und Verbuchung wird die E-Rechnung rechtskonform archiviert. Damit ist der gesamte Weg abgedeckt.

Welche Formate sevDesk unterstützt

sevDesk erzeugt die beiden in Deutschland gängigen Formate – XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Beide sind nach EN 16931 konform und werden im Geschäft mit Unternehmen wie mit Behörden akzeptiert.

Bei ZUGFeRD ist das Profil entscheidend. Für die Pflicht ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich. Das Basic-Profil genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht – stellen Sie das Standardformat daher auf XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931. Was ZUGFeRD und XRechnung unterscheidet, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]

E-Rechnung erstellen

Der Ablauf entspricht dem gewohnten Rechnungsschreiben. Sie wählen das Format und geben die Daten in die Maske ein.

1. Sie vervollständigen die Unternehmensdaten

   Sie tragen unter „Einstellungen > Unternehmen" Ihre vollständigen Angaben ein – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung und gegebenenfalls Handelsregisternummer. Diese fließen in jede E-Rechnung ein.

2. Sie setzen das Standardformat

   Sie legen unter „Einstellungen > Rechnungen" das Standardformat fest – XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931. So ist die richtige Grundlage für alle Rechnungen gesetzt.

3. Sie erstellen die Rechnung

   Sie erfassen die Rechnungsdaten in der Maske und wählen das gewünschte Format. sevDesk validiert die Pflichtfelder – etwa Leitweg-ID, Umsatzsteuer-ID und Zahlungsbedingungen – und erzeugt die strukturierte Datei.

4. Sie versenden die Rechnung

   Sie verschicken die fertige E-Rechnung per E-Mail oder direkt aus der Software.

Eingehende E-Rechnung verarbeiten

Eingehende E-Rechnungen laden Sie hoch, und sevDesk liest die Daten automatisch aus.

1. Sie laden die Rechnung hoch

   Sie spielen die eingegangene E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ein. sevDesk validiert sie dabei automatisch auf die E-Rechnungs-Kriterien.

2. sevDesk liest die Daten aus

   Das Programm zieht die Angaben aus dem eingebetteten XML – bei ZUGFeRD sehen Sie die PDF, während die Daten aus dem XML-Teil übernommen werden. Sie erhalten einen Verbuchungsvorschlag.

3. Sie prüfen, verbuchen und archivieren

   Sie prüfen die ausgelesenen Daten und verbuchen sie. Anschließend wird die E-Rechnung rechtskonform und GoBD-konform archiviert.

Übergabe an uns

Auch wenn sevDesk eine eigene Buchhaltung hat, stimmen wir die Zusammenarbeit mit Ihnen ab – etwa über einen Zugang zu Ihrem sevDesk-Konto oder über den vereinbarten Belegweg.

Für die steuerliche Verarbeitung benötigen wir die strukturierten Daten Ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen, nicht nur die sichtbaren PDFs.

Die GoBD-konforme Aufbewahrung übernimmt sevDesk; im Rahmen der Zusammenarbeit stimmen wir ab, wie die Belege bei uns einfließen.

Typische Fehlerquellen

• Falsches ZUGFeRD-Profil: Das Basic-Profil ist voreingestellt. Es genügt den Anforderungen nicht; nötig ist mindestens EN 16931.
• Unternehmensdaten unvollständig: Umsatzsteuer-ID oder andere Pflichtangaben fehlen in den Einstellungen. Die erzeugten Rechnungen sind dann unvollständig.
• Leitweg-ID fehlt: Eine Behördenrechnung wird ohne hinterlegte Leitweg-ID erstellt. Ohne diese Referenz lässt sich die Rechnung in der Verwaltung nicht zuordnen.
• Vor dem Versand nicht geprüft: Die erste E-Rechnung wird ungetestet verschickt. Eine Testrechnung mit einem Prüfwerkzeug deckt Format- und Feldfehler vorab auf.
• Nur die PDF übergeben: Für die Übergabe an uns wird die sichtbare PDF genutzt. Wir benötigen die strukturierten Daten.

So arbeiten wir zusammen

Bei sevDesk erstellen und verarbeiten Sie die Rechnungen, wir übernehmen die steuerliche Verarbeitung und Einordnung.

Ihre Aufgaben:

• Unternehmensdaten und Standardformat korrekt einstellen
• E-Rechnungen erstellen, versenden und eingehende verarbeiten
• Uns die strukturierten Daten über den vereinbarten Weg zugänglich machen

Unsere Aufgaben:

• Die Buchführung steuerlich prüfen und einordnen
• Die Zusammenarbeit über den vereinbarten Belegweg organisieren
• Bei Einrichtung, Profilwahl und Formatfragen unterstützen

Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Profile und Menüführung von sevDesk können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Software und der Rechtslage.

Bei Fragen zur Einrichtung oder zur Übergabe Ihrer Belege sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026