Shopify erstellt selbst keine GoBD-konformen Rechnungen und keine E-Rechnungen. Dieser Beitrag zeigt die Varianten mit Drittanbietern und den Weg zur Kanzlei.

Einleitung

Shopify ist ein Shopsystem für den Verkauf, aber kein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Wer mit Shopify rechtssichere Rechnungen oder E-Rechnungen erstellen möchte, kommt deshalb um eine zusätzliche Lösung nicht herum. Dieser Beitrag erklärt, warum das so ist, welche Varianten es gibt und wie die Daten am Ende zu uns in die Buchführung gelangen. Bei der Auswahl und der Anbindung unterstützen wir Sie.

Vorab einige Klarstellungen, weil zur Rechnungsstellung mit Shopify häufig Missverständnisse bestehen:

Shopify erstellt rechtssichere Rechnungen nicht von selbst – die Bestellbestätigung und einfache PDF-Belege reichen dafür nicht. Eine solche PDF ist weder automatisch GoBD-konform noch eine E-Rechnung.

Die E-Rechnungspflicht betrifft außerdem nur Ihre Verkäufe an Unternehmen, nicht an Privatkunden. Und mit der bloßen Installation einer App ist es nicht getan: Welche Lösung passt und wie sie an die Buchführung angebunden ist, hängt von Ihrem Shop ab.

Im Folgenden klären wir, warum Shopify keine Rechnungen schreibt, welche Lösung welche Anforderungen erfüllen sollte und welche drei Varianten in der Praxis vorkommen.

Warum Shopify allein keine Rechnungen schreibt

Shopify verwaltet Ihre Produkte, Bestellungen und Zahlungen, ist aber nicht als Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware ausgelegt. Über die Funktion Order Printer oder über Entwürfe (Draft Orders) lassen sich zwar einfache PDF-Rechnungen erzeugen, diese genügen den deutschen Anforderungen jedoch nicht ohne Weiteres.

Der Grund liegt im Detail. Shopify vergibt Bestellnummern, keinen fortlaufenden Rechnungsnummernkreis, und speichert die Belege nicht unveränderbar.

Hinzu kommt das Format. Shopify Tax berechnet zwar die Steuersätze und zeigt einfache Steuerbelege an, erzeugt aber keine rechtskonforme Rechnung und schon gar keine strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für diese Aufgaben benötigen Sie eine Lösung eines Drittanbieters.

E-Rechnung betrifft vor allem Ihre B2B-Verkäufe

Die meisten Shopify-Shops verkaufen an Privatkunden. Für diese Verkäufe (B2C) besteht keine E-Rechnungspflicht. Sobald Sie aber an andere Unternehmen verkaufen (B2B), gelten die E-Rechnungsregeln: Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025, für den Versand gelten Übergangsfristen, ab 2028 ist der Versand für alle Pflicht.

Die rechtlichen Hintergründe und die genauen Fristen haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasst:

Für die technische Umsetzung in Shopify ist die Unterscheidung deshalb so nützlich, weil Sie für B2B ein E-Rechnungsformat benötigen, für B2C eine ordnungsgemäße, aber nicht zwingend strukturierte Rechnung.

Was eine Lösung erfüllen sollte

Unabhängig von der Variante sollte das gewählte Werkzeug einige Anforderungen abdecken. Diese Punkte helfen Ihnen bei der Auswahl:

• [ ] fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern – nicht die Shopify-Bestellnummer
• [ ] alle Pflichtangaben nach § 14 UStG
• [ ] revisionssichere, unveränderbare Archivierung (GoBD)
• [ ] E-Rechnungsformate XRechnung und/oder ZUGFeRD für B2B-Rechnungen
• [ ] Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen (Zahlungsabgleich)
• [ ] Übergabe an die Kanzlei per DATEV-Schnittstelle oder DATEV-Export

Je nachdem, ob Sie nur über Shopify verkaufen oder mehrere Kanäle bedienen, fällt die Wahl unterschiedlich aus.

Drei Varianten im Überblick

In der Praxis lassen sich die Lösungen in drei Gruppen einteilen. Sie unterscheiden sich im Funktionsumfang, in der E-Rechnungsfähigkeit und im Weg zu uns.

Variante 1: Rechnungs-App direkt in Shopify

Hier erzeugt eine App aus dem Shopify App Store die Rechnungen direkt aus Ihren Bestellungen. Beispiele sind Rechnungsprinter Pro, Sufio oder die easybill-App.

Diese Apps vergeben einen eigenen Rechnungsnummernkreis, archivieren GoBD-konform und bieten meist einen DATEV-Export. Die E-Rechnungsfähigkeit unterscheidet sich: Manche erzeugen ZUGFeRD oder versenden über das Peppol-Netzwerk, während Order Printer und Order Printer Pro keine E-Rechnung erstellen. Die App muss das benötigte Format also ausdrücklich unterstützen.

Variante 2: Rechnungs- und Buchhaltungstool mit Shopify-Anbindung

Diese Tools übernehmen die Bestellungen aus Shopify, erstellen die Rechnungen und decken zugleich die vorbereitende Buchhaltung ab. Beispiele sind lexware office, sevDesk und easybill.

Sie unterstützen in der Regel XRechnung und ZUGFeRD und bringen eine DATEV-Schnittstelle mit. Für Shops, die ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung in einem Werkzeug bündeln möchten – auch mit Blick auf Steuersätze und Lieferschwellen im Ausland – ist das ein praktischer Weg.

Variante 3: Multichannel-Warenwirtschaft

Wer neben Shopify weitere Kanäle wie Amazon, eBay oder Etsy bedient, nutzt häufig eine Warenwirtschaft. Beispiele sind Billbee für den DACH-Raum sowie umfangreichere Systeme wie Xentral oder JTL.

Neben Rechnungen verwalten diese Systeme auch Lager, Versandlabels und Lieferscheine. Billbee erzeugt nach eigenen Angaben E-Rechnungen im Format ZUGFeRD; eine direkte DATEV-Schnittstelle besteht nicht, die Übergabe läuft über einen Datenexport oder ein zusätzliches Tool. Für Multichannel-Händler und höhere Bestellmengen ist diese Variante oft die passende.

Die Nennungen sind Beispiele und keine Empfehlung. Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt von Verkaufskanälen, Bestellmenge und Ihrem Buchhaltungswunsch ab.

So richten Sie Ihre Lösung ein

Die Einrichtung lässt sich in wenigen Schritten angehen – am besten gemeinsam mit uns, damit die Übergabe an die Buchführung von Anfang an passt.

1. Sie klären Ihren Bedarf

   Sie prüfen, ob Sie nur an Endkunden oder auch an Unternehmen verkaufen, wie viele Bestellungen anfallen und ob neben Shopify weitere Kanäle dazukommen.

2. Sie wählen die passende Variante

   Auf dieser Basis wählen Sie eine der drei Varianten und ein konkretes Tool. Wir ordnen mit Ihnen ein, welche Lösung zu Ihrem Shop passt.

3. Sie verbinden das Tool mit Shopify

   Sie verbinden die Lösung über die jeweilige App oder Schnittstelle mit Ihrem Shop, sodass Bestellungen automatisch übernommen werden.

4. Sie richten die Rechnungserstellung ein

   Sie legen den Rechnungsnummernkreis, die Pflichtangaben und Regeln für Gutschriften und Stornorechnungen fest.

5. Wir richten die Übergabe an die Kanzlei ein

   Gemeinsam richten wir die DATEV-Schnittstelle oder den DATEV-Export ein, damit Rechnungen und Zahlungen zu uns gelangen.

6. Sie starten mit einem Testlauf

   Sie erzeugen Testrechnungen und prüfen mit uns Format, Nummernkreis und Übergabe, bevor der Echtbetrieb beginnt.

Wie die Daten zu uns gelangen, hängt vom Tool ab. Manche Lösungen bieten eine direkte DATEV-Schnittstelle, teils bis in DATEV Unternehmen Online; andere übergeben die Daten über einen DATEV-Export oder ein zusätzliches Tool.

Daneben spielt der Zahlungsabgleich eine Rolle. In einem Shop laufen Zahlungen über Shopify Payments, PayPal oder Klarna ein, und diese müssen den Rechnungen zugeordnet werden. Übernimmt das Tool diese Zuordnung nicht, entsteht der Abgleich später bei uns.

Typische Fehlerquellen

Bei der Umsetzung in Shopify tauchen vor allem die folgenden Punkte auf:

• Auf die Shopify-PDF verlassen: Die einfachen Belege aus Order Printer sind nicht GoBD-konform und keine E-Rechnung. Bei einer Prüfung kann die Buchführung beanstandet werden.
• Bestellnummer als Rechnungsnummer: Wird die Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer genutzt, entstehen Lücken im Nummernkreis. Ein lückenhafter Nummernkreis ist ein typischer Beanstandungsgrund.
• Falsches oder fehlendes E-Rechnungsformat: Verlangt ein Geschäftskunde eine E-Rechnung, reicht eine PDF nicht. Das Tool muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können.
• Kein Zahlungsabgleich: Ohne Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen bleibt unklar, welche Bestellung bezahlt wurde. Der Abgleich verlagert sich dann auf uns und kostet Zeit.
• Gutschriften und Stornos nicht abgebildet: Erstattungen ohne zugehörige Gutschrift führen zu Zahlungen ohne passenden Beleg. Die Buchführung stimmt dann nicht mit den Zahlungen überein.
• Keine Übergabe an die Kanzlei eingerichtet: Ohne DATEV-Schnittstelle oder regelmäßigen Export bleiben die Daten im Shop-Umfeld liegen und erreichen unsere Buchführung nicht.

Aufgabenteilung

Ihre Aufgaben:

• Sie wählen mit uns eine passende Lösung und verbinden sie mit Shopify.
• Sie richten die Rechnungserstellung ein – Nummernkreis, Pflichtangaben, Gutschriften und Stornos.
• Sie pflegen Ihre Stammdaten und kennzeichnen Geschäftskunden (B2B).
• Sie sorgen dafür, dass für jede Bestellung eine Rechnung entsteht.

Unsere Aufgaben:

• Wir empfehlen eine zu Ihrem Shop passende Variante.
• Wir richten die Übergabe per DATEV-Schnittstelle oder DATEV-Export ein.
• Wir prüfen die Belege, ordnen Zahlungen zu und übernehmen die Verbuchung.
• Bei Fragen zu Formaten, B2B/B2C und zur Kleinunternehmerregelung beraten wir Sie.

Die Aufgabenteilung stimmen wir individuell mit Ihnen ab – je nach gewählter Lösung und Aufbau Ihres Shops.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Bezeichnungen der genannten Anbieter können sich ändern; es gilt der jeweils aktuelle Stand. Die Nennung einzelner Tools ist beispielhaft und keine Empfehlung.

Bei Fragen zur Auswahl einer Lösung, zur E-Rechnung im B2B-Bereich oder zur Anbindung an uns sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026