Leitfaden zur digitalen Bereitstellung der Lohndokumente über DATEV Arbeitnehmer Online. Funktionsumfang, Freischaltung, Registrierung der Mitarbeitenden (E-Mail, Authenticator-App, DATEV-Konto).

Einleitung

Über DATEV Arbeitnehmer Online rufen Ihre Mitarbeitenden ihre persönlichen Lohndokumente selbst ab – die monatliche Abrechnung, den Sozialversicherungsnachweis und die Lohnsteuerbescheinigung. Statt die Dokumente auszudrucken und zu verteilen, stellen wir sie digital bereit, und jeder Mitarbeitende greift über einen eigenen Zugang darauf zu.

Einige Klarstellungen vorab, weil zu DATEV Arbeitnehmer online häufig Missverständnisse bestehen:

Das Portal ersetzt nicht die Lohnabrechnung selbst, sondern ist der digitale Weg, über den die Abrechnung beim Mitarbeitenden ankommt.

Ihre Mitarbeitenden brauchen dafür keine SmartLogin-App und kein DATEV-Anmeldemedium aus Ihrem Unternehmen. Sie registrieren sich selbst mit ihrer E-Mail-Adresse. Und es gibt keine eigene App zum Installieren – der Zugang läuft im Browser.

Dieser Artikel erklärt, welche Dokumente bereitstehen, wie die Freischaltung läuft, wie sich Ihre Mitarbeitenden registrieren und wer welche Fragen beantwortet.

Was DATEV Arbeitnehmer Online ist

DATEV Arbeitnehmer online ist ein Portal für Ihre Beschäftigten. Jeder Mitarbeitende sieht dort ausschließlich seine eigenen Unterlagen.

Bereitgestellt werden die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Sozialversicherungsnachweis und die Lohnsteuerbescheinigung. Die Dokumente liegen dauerhaft im Portal, sodass Ihre Mitarbeitenden auch ältere Abrechnungen jederzeit wiederfinden.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das weniger Aufwand: Die Dokumente müssen nicht gedruckt, kuvertiert und verteilt werden. Sobald wir die Abrechnung erstellt haben, stehen die Unterlagen bereit.

Voraussetzungen und Freischaltung

Damit das Portal genutzt werden kann, müssen die Mitarbeitenden freigeschaltet werden. Die Freischaltung nehmen wir aus unserer Lohnsoftware vor – Sie müssen dafür technisch nichts einrichten.

Ihr Beitrag besteht darin, sich für die digitale Bereitstellung zu entscheiden und Ihre Mitarbeitenden darüber zu informieren. Sobald wir die Freischaltung vorgenommen haben, können sich die Beschäftigten registrieren.

So registrieren sich Ihre Mitarbeitenden

Die Registrierung nimmt jeder Mitarbeitende selbst vor. Der Ablauf ist unkompliziert und in wenigen Minuten erledigt.

1. Die Registrierungsseite aufrufen

   Der Mitarbeitende ruft die Seite arbeitnehmeronline.de im Browser auf.

2. Mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren

   Der Mitarbeitende registriert sich mit seiner E-Mail-Adresse und einem persönlichen Passwort.

3. Den zweiten Faktor einrichten

   Zur Absicherung richtet der Mitarbeitende eine Authenticator-App als zweiten Faktor ein.

4. Die Lohndokumente abrufen

   Nach der Anmeldung sieht der Mitarbeitende seine bereitgestellten Dokumente und kann sie abrufen.

Für den Zugang ist ein DATEV-Konto erforderlich, das der Mitarbeitende im Rahmen der Registrierung anlegt. Seit dem 2. März 2026 ist das DATEV-Konto die Grundlage für die Anmeldung an DATEV Arbeitnehmer online.

Hinweise zur Anmeldung

Bei der Anmeldung gibt es zwei Punkte, die häufig für Verwirrung sorgen und die Sie Ihren Mitarbeitenden mitgeben können.

Erstens läuft der Zugang über den Browser. Es gibt keine eigene App, die Ihre Mitarbeitenden installieren müssten; die Anmeldung erfolgt über die Webseite.

Zweitens ist der Zugang persönlich. Jeder Mitarbeitende registriert sich mit seiner eigenen E-Mail-Adresse und sieht nur seine eigenen Unterlagen.

Wer welche Fragen beantwortet

Bei der Nutzung tauchen zwei Arten von Fragen auf, für die es unterschiedliche Ansprechpartner gibt.

Inhaltliche Fragen zur Abrechnung – etwa zu einem Betrag, einem Abzug oder einer Bescheinigung – richtet der Mitarbeitende an Sie als Arbeitgeber. Sie geben solche Fragen bei Bedarf an uns weiter, da wir die Abrechnung erstellt haben.

Fragen zur Registrierung und zur Anmeldung betreffen den technischen Zugang. Hier helfen die Hinweise auf der Registrierungsseite weiter; bei grundsätzlichen Problemen unterstützen wir Sie.

Typische Fehlerquellen

• SmartLogin für die Anmeldung erwartet: Ihre Mitarbeitenden können sich nicht mit SmartLogin anmelden. Der Zugang läuft über E-Mail, Passwort und Authenticator-App.
• Suche nach einer App: Es gibt keine eigene App. Wer im App-Store sucht, findet den Zugang nicht – er läuft im Browser.
• Portale verwechselt: Mitarbeitende suchen ihre Abrechnung manchmal in einem Arbeitgeberbereich. Die persönlichen Dokumente liegen in DATEV Arbeitnehmer online.
• Inhaltliche Frage an die falsche Stelle: Fragen zur Abrechnung gehören zum Arbeitgeber, nicht an die technische Anmeldung. So kommt die Antwort schneller.
• Mitarbeitende nicht informiert: Wird die Umstellung auf die digitale Bereitstellung nicht angekündigt, suchen Mitarbeitende ihre Papierabrechnung vergeblich.

Ihre und unsere Aufgaben

Ihre Aufgaben:

• Sich für die digitale Bereitstellung entscheiden
• Ihre Mitarbeitenden über das Portal und den Start informieren
• Inhaltliche Fragen zur Abrechnung entgegennehmen und bei Bedarf an uns weitergeben

Unsere Aufgaben:

• Die Mitarbeitenden aus unserer Lohnsoftware freischalten
• Die Lohndokumente nach jeder Abrechnung bereitstellen
• Bei grundsätzlichen Fragen zum Zugang unterstützen

Ab wann und für welche Mitarbeitenden die Dokumente digital bereitgestellt werden, stimmen wir gemeinsam ab.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Registrierung und Anmeldeverfahren bei DATEV können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.

Bei Fragen zur Bereitstellung der Lohndokumente oder zur Freischaltung Ihrer Mitarbeitenden sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026