FP Sign: Überblick
Was FP Sign ist, welche Signaturart wir einsetzen, was rechtlich gilt und was die Nutzung für Sie kostet.
Einleitung
FP Sign ist die Anwendung, über die wir Ihnen Dokumente zur digitalen Unterschrift senden. Statt ein Dokument auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzusenden, öffnen Sie einen Link, prüfen das Dokument im Browser und unterschreiben mit wenigen Klicks. Das signierte Dokument erhalten Sie anschließend automatisch per E-Mail.
Typische Dokumente, die wir über FP Sign versenden, sind Auftragsvereinbarungen, Vollmachten, Freigaben von Steuererklärungen sowie SEPA-Mandate. Den Versand starten wir aus unserer Kanzleisoftware heraus; Sie brauchen dafür nichts einzurichten.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur digitalen Unterschrift häufig Missverständnisse bestehen: Für die Unterzeichnung brauchen Sie weder eine Software noch ein eigenes Konto bei FP Sign. Die Nutzung ist für Sie als Mandant kostenfrei; die Lizenz tragen wir.
Das Unterschriftsbild, das Sie im Dokument sehen, ist nicht die eigentliche Unterschrift. Rechtlich zählt die im Hintergrund erzeugte Signatur, die das Dokument gegen nachträgliche Änderungen absichert. Deshalb reicht auch ein vorgefertigtes Signaturbild aus; Ihre handschriftliche Unterschrift müssen Sie nicht hochladen.
Ein Ausdruck eines digital signierten Dokuments ist nur eine Kopie. Die Signatur selbst ist nur in der PDF-Datei prüfbar, nicht auf Papier.
Dieser Artikel gibt den Überblick. Die konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Kontoeinrichtung, das Prüfen signierter Dokumente und die Fehlerbehebung finden Sie in eigenen Artikeln.
Was FP Sign ist
FP Sign ist eine Cloud-Anwendung für elektronische Signaturen. Entwickelt wird sie von der FP Digital Business Solutions GmbH, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG mit Sitz in Deutschland.
Die Anwendung läuft im Browser, auf dem Computer genauso wie auf dem Smartphone. Zusätzlich gibt es die App FP Sign Mobile für iOS und Android. Für die reine Unterzeichnung reicht der Browser vollständig aus.
Wie ein Signaturvorgang abläuft
Wir laden das Dokument hoch, legen fest, wer unterschreibt und in welcher Reihenfolge, und markieren die Stellen für die Unterschrift. FP Sign schickt Ihnen daraufhin eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
Sie öffnen den Link, prüfen das Dokument und unterschreiben. Sind mehrere Personen beteiligt, erhalten alle Personen automatisch eine E-Mail. Nach der letzten Unterschrift bekommen alle Beteiligten das signierte Dokument zusammen mit einem Bericht über den Ablauf.
Wo Ihre Daten liegen
FP Sign speichert Dokumente ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die nach ISO 27001 auf Basis des IT-Grundschutzes des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sind. Die Übertragung der E-Mails erfolgt verschlüsselt.
Die Signaturart
Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet mehrere Stufen der elektronischen Signatur. Die einfache Signatur, also ein bloß eingefügtes Unterschriftsbild ohne technische Absicherung, gibt es in FP Sign bewusst nicht. Wir setzen bei Ihnen die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ein.
Die fortgeschrittene Signatur sichert die Unversehrtheit des Dokuments ab. Wird das Dokument nach der Unterzeichnung an irgendeiner Stelle verändert, wird die Signatur ungültig und die Änderung ist bei der Prüfung erkennbar.
Zusätzlich sichern wir die Zuordnung zu Ihrer Person ggf. über eine SMS-TAN ab, die an Ihre Handynummer geht. Damit ist nachvollziehbar, dass das Dokument von der Person unterschrieben wurde, an die wir es geschickt haben.
Die FES ist für die Dokumente, die wir mit Ihnen austauschen, ausreichend, etwa für Auftragsvereinbarungen, Freigaben, Vollmachten und SEPA-Mandate. Die Signaturart und die Absicherung legen wir beim Versand fest; Sie müssen dafür nichts einstellen.
Rechtliche Einordnung
Elektronische Signaturen sind seit dem 1. Juli 2016 europaweit durch die eIDAS-Verordnung geregelt. FP Sign setzt den PAdES-Standard um, also Signaturen, die direkt in die PDF-Datei eingebettet werden. Das Dokument trägt seinen Nachweis damit in sich und bleibt auch ohne FP Sign prüfbar.
Für die fortgeschrittene Signatur gilt: Sie ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Das genügt für die Dokumente, die zwischen Ihnen und uns ausgetauscht werden.
Wann eine höhere Signaturstufe nötig wäre
Für einige Erklärungen verlangt das Gesetz die Schriftform, also eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. Elektronisch geht das nur mit einer qualifizierten Signatur, für die Sie sich vorher ausweisen müssten.
Solche Dokumente kommen in unserer Zusammenarbeit selten vor. Sollte sich das im Einzelfall ändern, sprechen wir Sie vorher an und klären den Ablauf mit Ihnen.
Ein digital signiertes Dokument ist als PDF-Datei aufzubewahren. Die Signatur kann nur dort geprüft werden. Ein Ausdruck taugt als Lesekopie, aber nicht als Nachweis.
Was FP Sign für Sie kostet
Die Nutzung von FP Sign ist für Sie als Empfänger einer Signaturanfrage kostenfrei. Das gilt für die fortgeschrittene Signatur mit SMS-TAN ebenso wie für ein optionales eigenes Konto bei FP Sign. Die Lizenzkosten tragen wir als Absender.
Ein eigenes, kostenpflichtiges Konto brauchen Sie nur dann, wenn Sie selbst Signaturanfragen an Dritte verschicken möchten, etwa an Ihre eigenen Kunden. Das ist ein separater Vertrag mit FP Sign und nicht Teil unserer Zusammenarbeit.
Aufgabenteilung
Ihre Aufgaben:
- E-Mail mit der Signaturanfrage öffnen und das Dokument prüfen
- Handynummer für die SMS-TAN aktuell halten
- Dokument signieren oder mit Begründung ablehnen
- Signiertes PDF nach Abschluss ablegen
Unsere Aufgaben:
- Dokument vorbereiten, Unterschriftsfelder platzieren, Signaturart festlegen
- Signaturanfrage versenden und den Ablauf überwachen
- Bei Problemen die Anfrage erneut senden oder Ihre Kontaktdaten korrigieren
- Signiertes Dokument in Ihrer Akte bei uns archivieren
Wenn Sie andere Abläufe bevorzugen, etwa eine Unterzeichnung durch mehrere Personen in Ihrem Unternehmen, passen wir den Versand entsprechend an.
Häufige Fragen
Muss ich mich bei FP Sign registrieren, um zu unterschreiben?
Nein. Für die fortgeschrittene Signatur reicht der Link aus der E-Mail und die SMS-TAN. Ein Konto ist optional und dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig Dokumente von uns erhalten und diese an einem Ort verwalten möchten.
Ist eine digitale Unterschrift über FP Sign rechtlich gültig?
Ja. Die fortgeschrittene Signatur ist durch die eIDAS-Verordnung europaweit anerkannt. Sie ist eindeutig Ihrer Person zugeordnet und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar; für die Dokumente, die wir mit Ihnen austauschen, ist das ausreichend.
Brauche ich meine handschriftliche Unterschrift als Bild?
Nein. FP Sign stellt vorgefertigte Signaturbilder bereit, aus denen Sie eines auswählen. Wer möchte, kann ein Bild der eigenen Unterschrift hochladen. Rechtlich macht das keinen Unterschied, weil die Absicherung technisch im Hintergrund erfolgt.
Kann ich das Dokument auch am Smartphone unterschreiben?
Ja. Der Link aus der E-Mail funktioniert im Browser des Smartphones. Alternativ gibt es die App FP Sign Mobile für iOS und Android.
Was passiert, wenn ich mit dem Inhalt des Dokuments nicht einverstanden bin?
Sie können die Signatur ablehnen und dabei eine Begründung eintragen. Wir erhalten diese Information und sprechen den Punkt mit Ihnen ab, bevor wir das Dokument gegebenenfalls korrigiert erneut versenden.
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
In deutschen Rechenzentren, die nach ISO 27001 auf Basis des BSI-IT-Grundschutzes zertifiziert sind. FP Sign nutzt keine Server außerhalb Deutschlands.
Was kostet mich die Nutzung?
Nichts. Die Signatur und ein optionales Konto sind für Sie kostenfrei. Die Lizenzkosten für FP Sign tragen wir.
Kann ich ein signiertes Dokument ausdrucken?
Ausdrucken ist möglich, aber der Ausdruck ist nur eine Kopie. Die Signatur lässt sich nur in der PDF-Datei prüfen. Bewahren Sie deshalb immer die Datei auf, die Sie nach Abschluss per E-Mail erhalten.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von FP Sign können sich durch Updates ändern. Gesetzeslage und Auslegung zur elektronischen Form können sich ebenfalls ändern; es gilt der jeweils aktuelle Stand.
Bei konkreten Fragen zu einem Dokument, das Sie von uns zur Unterschrift erhalten haben, sprechen Sie uns direkt an.
Stand: September 2026