Die E-Rechnung: Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht trifft nicht jeden in gleichem Umfang. Dieser Beitrag zeigt, wer betroffen ist, welche Rechnungen ausgenommen bleiben und warum Empfang und Ausstellung getrennt zu sehen sind.
Einleitung
Ob und wie Sie die E-Rechnungspflicht betrifft, hängt davon ab, mit wem Sie Geschäfte machen und ob Sie Rechnungen empfangen, ausstellen oder beides. Die Pflicht setzt am Geschäft zwischen inländischen Unternehmen (B2B) an. Wir ordnen für Sie ein, was in Ihrer Situation gilt.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen: Als Kleinunternehmer oder steuerfreier Unternehmer (z.B. Ärzte) sind Sie nicht komplett befreit. Sie müssen zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Ebenso betrifft die Pflicht nicht nur große Betriebe. Sie knüpft an die Unternehmereigenschaft an, nicht an die Größe.
Und sie gilt für inländische Geschäfte – das Geschäft mit Privatkunden bleibt außen vor.
Dieser Beitrag geht zuerst die grundsätzliche Betroffenheit durch, dann die Ausnahmen und schließlich den Sonderfall Kleinunternehmer.
Wer grundsätzlich betroffen ist
Betroffen sind inländische Unternehmer, die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen. Das ist das sogenannte B2B-Geschäft – das Geschäft zwischen Unternehmen.
„Inländisch" bedeutet, dass beide Beteiligten in Deutschland ansässig sind. Die deutsche E-Rechnungspflicht greift bei diesen inländischen Geschäftsbeziehungen. Für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland gelten die deutschen Regeln nicht; dort können eigene Vorgaben des Empfängerlandes bestehen.
Auf die Rechtsform kommt es nicht an. Einzelunternehmer, Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften, Freiberufler und Vereine im unternehmerischen Bereich fallen gleichermaßen darunter, sobald sie am Geschäft zwischen Unternehmen teilnehmen.
Empfang und Ausstellung: die Betroffenheit unterscheidet sich
Die Pflicht zerfällt in zwei Richtungen, die nicht jeden gleich treffen.
Die Empfangspflicht (also technisch in der Lage zu sein, E-Rechnungen empfangen zu können) gilt seit 2025 für jedes inländische Unternehmen – ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme nach Größe. Wer Leistungen von anderen Unternehmen bezieht, muss eine E-Rechnung entgegennehmen können.
Die Ausstellungspflicht trifft nur, wer selbst umsatzsteuerpflichtige Rechnungen an andere inländische Unternehmen schreibt, und sie wird über Übergangsfristen schrittweise verpflichtend.
Da Kleinunternehmer und andere steuerfreie Unternehmer (Ärzte) keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen abrechnen, müssen sie keine E-Rechnungen ausstellen. Das Gleiche gilt für Unternehmer, soweit sie mit Verbrauchern (B2C) abrechnen. Dennoch müssen auch diese Unternehmer in ihrem eigenen Rechnungseingang E-Rechnungen empfeangen können, da sie aus Sicht ihrer Lieferanten wiederum als B2B-Kunden gelten.
Hinzu kommen Ausnahmen, die bestimmte Rechnungen dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausnehmen. Die Fristen behandeln wir gesondert.
Auch wer von der Ausstellungspflicht ausgenommen ist – etwa Kleinunternehmer – bleibt empfangspflichtig. Die Ausnahme betrifft immer nur eine der beiden Richtungen.
Wer von der Ausstellungspflicht ausgenommen ist
Bestimmte Rechnungen müssen auch künftig nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Diese Ausnahmen gelten unabhängig von der Übergangszeit.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Hier dürfen Sie weiterhin Papier oder PDF verwenden. Maßgeblich ist, dass der Empfänger die Leistung nicht für sein Unternehmen bezieht.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto sind ausgenommen (§ 33 UStDV). Darunter fallen viele Alltagsbelege wie ein Tankbeleg oder ein kleiner Einkauf. Für diese gelten weiterhin die vereinfachten Angaben.
Fahrausweise
Fahrausweise für den Personenverkehr sind ebenfalls ausgenommen. Eine Bahn- oder Busfahrkarte muss nicht als E-Rechnung vorliegen.
Bestimmte steuerfreie Umsätze
Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Dazu gehören etwa bestimmte Finanz- und Versicherungsleistungen, ärztliche Heilbehandlungen oder die steuerfreie Vermietung.
Die Ausnahmen im Überblick
| Ausnahme | Was darunter fällt | Folge |
|---|---|---|
| B2C | Rechnungen an Privatkunden | keine E-Rechnungspflicht |
| Kleinbeträge | Rechnungen bis 250 € brutto | Papier/PDF weiter zulässig |
| Fahrausweise | Tickets im Personenverkehr | keine E-Rechnungspflicht |
| Steuerfreie Umsätze | § 4 Nr. 8–29 UStG | keine Ausstellungspflicht |
Diese Ausnahmen betreffen die Ausstellung. Erhalten Sie umgekehrt eine E-Rechnung über einen kleinen Betrag, dürfen Sie sie selbstverständlich annehmen und verarbeiten – die Empfangsseite ist davon unberührt.
Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind der häufigste Anlass für Missverständnisse, weil ihre Betroffenheit in den beiden Richtungen unterschiedlich ist.
Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Sie müssen auch nach 2028 keine E-Rechnungen schreiben und dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Freiwillig dürfen sie E-Rechnungen ausstellen, was manche Geschäftskunden bereits bevorzugen.
Beim Empfang gilt für Kleinunternehmer dieselbe Pflicht wie für alle anderen. Seit 2025 müssen auch sie E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. „Als Kleinunternehmer betrifft mich das nicht" stimmt deshalb nur für die Ausstellung, nicht für den Empfang. Den Kleinunternehmer-Fall vertiefen wir in einem eigenen Artikel:
Was das für Sie heißt
In der Praxis lassen sich die meisten Fälle einer von drei Lagen zuordnen.
Wenn Sie nur Leistungen beziehen und selbst kaum oder nur an Privatkunden Rechnungen schreiben, betrifft Sie vor allem der Empfang. Dann genügt es, eingehende E-Rechnungen verarbeiten zu können.
Wenn Sie regelmäßig an andere Unternehmen Rechnungen schreiben, betrifft Sie zusätzlich die Ausstellung – mit der für Sie geltenden Übergangsfrist. Hier lohnt der Blick auf Ihre Rechnungssoftware.
Wenn Sie überwiegend ausgenommene Umsätze haben, etwa als Heilberuf oder Vermieter mit steuerfreier Vermietung, bleibt die Ausstellung in diesem Bereich frei – die Empfangspflicht besteht trotzdem. Solche Konstellationen sehen wir uns im Einzelfall an.
Typische Fehlerquellen
- Empfangspflicht übersehen: Wer von der Ausstellung ausgenommen ist, hält sich für gar nicht betroffen. Die Empfangspflicht gilt aber unabhängig davon, sodass eingehende E-Rechnungen unbearbeitet bleiben können.
- B2C falsch eingeordnet: Ein Geschäftskunde wird wie ein Privatkunde behandelt. Bei Leistungen an Unternehmen gilt die Pflicht, was nachträglich zu Beanstandungen führt.
- Kleinbetragsgrenze überschritten: Eine Rechnung knapp über 250 Euro wird wie ein Kleinbetrag behandelt. Oberhalb der Grenze greift die normale Regelung, sodass das Format nicht passt.
- Auslandsrechnung mit Inland verwechselt: Die deutsche Pflicht wird auf EU-Kunden angewandt oder umgekehrt vergessen, dass dort eigene Regeln gelten können. Die Zuordnung des Geschäfts entscheidet, welches Recht gilt.
- Steuerfreie Leistung pauschal angenommen: Ein Betrieb hält alle seine Leistungen für steuerfrei, obwohl ein steuerpflichtiger Teil dabei ist. Für den steuerpflichtigen Teil kann die Pflicht greifen.
Häufige Fragen
Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?
Beim Ausstellen nicht – Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit. Beim Empfang ja, seit 2025 wie jedes andere Unternehmen. Komplett befreit sind Sie also nicht.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Dort dürfen Sie weiterhin Papier oder PDF verwenden.
Muss eine Rechnung über 100 Euro eine E-Rechnung sein?
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind als Kleinbetragsrechnungen ausgenommen. Eine Rechnung über 100 Euro an ein Unternehmen fällt also unter die Ausnahme, sofern sie diese Grenze nicht überschreitet.
Wir machen nur Geschäfte mit Kunden im Ausland – betrifft uns das?
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt für inländische Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen. Für Auslandskunden gelten die deutschen Regeln nicht, allerdings können dort eigene Vorgaben des jeweiligen Landes bestehen.
Gilt die Pflicht auch für Vereine?
Soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist, gelten dieselben Regeln wie für andere Unternehmen. Im rein ideellen Bereich greift die Pflicht nicht. Für Vereine behandeln wir das in einem eigenen Beitrag. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Ich habe nur steuerfreie Umsätze – muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine Ausstellungspflicht. Haben Sie daneben steuerpflichtige Leistungen, kann für diese die Pflicht gelten. Empfangen müssen Sie in jedem Fall.
Spielt meine Rechtsform eine Rolle?
Nein. Die Pflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft an, nicht an die Rechtsform. Einzelunternehmer, Gesellschaften und Freiberufler werden gleich behandelt.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Ob und in welcher Richtung die Pflicht Sie trifft, hängt von Ihrer Tätigkeit und Ihren Geschäftsbeziehungen ab.
Bei Fragen zu Ihrer Betroffenheit sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026