Die E-Rechnung: unter welchen Voraussetzungen sind einfache PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Trotz E-Rechnungspflicht erhalten viele Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen. In den meisten Fällen ist das derzeit zulässig. Dieser Beitrag erklärt, wann eine PDF noch in Ordnung ist.
Einleitung
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht – und trotzdem kommen weiter PDF-Rechnungen ins Haus. Das verunsichert viele. Wir ordnen für Sie ein, ob das erlaubt ist.
Die Antwort vorab: In der Übergangszeit (bis 01.01.2027/01.01.2028) und in einigen dauerhaften Ausnahmefällen sind PDF-Rechnungen weiterhin zulässig. Ob eine PDF in Ordnung ist, hängt davon ab, wer sie schickt und wann.
Diese beiden Größen – der Absender und der Zeitpunkt – sind der rote Faden dieses Beitrags. Sie entscheiden, ob eine PDF noch akzeptabel ist.
Dieser Beitrag erklärt die Übergangsregeln aus Empfängersicht, die dauerhaften Ausnahmen und warum Sie den Empfang von E-Rechnungen nicht ablehnen können.
In der Übergangszeit bleibt die PDF zulässig
Der Hauptgrund, warum Sie noch PDFs erhalten, ist die gestaffelte Einführung.
Während für den Empfang bereits seit 2025 die Pflicht gilt, müssen Ihre Lieferanten erst nach und nach E-Rechnungen ausstellen.
Die Ausstellungspflicht greift gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Jahr 2026, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Bis dahin darf ein Lieferant Ihnen weiterhin eine PDF-Rechnung schicken – allerdings nur mit Ihrer Zustimmung. Wie die Fristen verlaufen, behandeln wir gesondert:
Solange Ihr Lieferant noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet ist, ist eine PDF mit Ihrer Zustimmung in Ordnung. Sie können von ihm in dieser Phase keine E-Rechnung erzwingen.
Dauerhaft zulässige Fälle
Neben der Übergangszeit gibt es Fälle, in denen eine PDF dauerhaft zulässig bleibt – unabhängig vom Jahr. Hier wird nie eine E-Rechnung verlangt.
- Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist dauerhaft vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit und darf weiter PDF oder Papier verwenden.
- Rechnungen an Privatpersonen: Im Geschäft mit Privatkunden besteht keine E-Rechnungspflicht.
- Kleinbeträge bis 250 Euro: Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen: Auch hier ist keine E-Rechnung vorgeschrieben.
Wann eine PDF nicht mehr genügt
Anders liegt es, sobald Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist und keine Ausnahme greift. Dann genügt eine PDF nicht mehr.
Wo eine E-Rechnung geschuldet ist, gilt eine PDF als sonstige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie ordnungsgemäß als E-Rechnung berichtigt wurde. In der Übergangszeit führt eine solche Formatabweichung zwar nicht automatisch zur Versagung des Vorsteuerabzugs; verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht. Erhalten Sie nach Fristablauf von einem verpflichteten Lieferanten weiter PDFs, sprechen Sie ihn auf die E-Rechnung an.
Wenn Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, ist die PDF keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Bitten Sie dann um eine E-Rechnung, damit Ihr Vorsteuerabzug gesichert ist.
Den Empfang können Sie nicht ablehnen
Eine Klarstellung zur anderen Richtung: Auch wenn Sie selbst lieber bei PDFs blieben – wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese annehmen.
Seit 2025 besteht die Empfangspflicht für E-Rechnungen ohne Übergangsfrist. Sie können den Empfang nicht zurückweisen und nicht verlangen, weiterhin nur PDFs zu erhalten. Im Minimum genügt ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Wie Sie E-Rechnungen empfangen und lesbar machen, behandeln wir gesondert.
Übergabe an uns
Geben Sie uns beide Arten weiter: PDF-Rechnungen in der bisher üblichen Form und E-Rechnungen im strukturierten Originalformat.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen Online oder eine andere Belegaustauschplattform. Bei E-Rechnungen brauchen wir die Originaldatei, nicht nur einen Ausdruck.
Typische Fehlerquellen
- PDF generell für unzulässig gehalten: Es wird angenommen, seit 2025 sei jede PDF verboten. In der Übergangszeit und in Ausnahmefällen ist sie weiter zulässig.
- E-Rechnung von verpflichtetem Lieferanten nicht eingefordert: Nach Fristablauf kommen weiter PDFs, ohne dass nachgefragt wird. Das kann den Vorsteuerabzug gefährden.
- Empfang abgelehnt: Eine eingehende E-Rechnung wird zurückgewiesen, weil PDFs bevorzugt werden. Der Empfang lässt sich nicht ablehnen.
- Zustimmung übersehen: Eine PDF wird ohne ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung als selbstverständlich angesehen. In der Übergangszeit ist die Zustimmung des Empfängers Voraussetzung.
- E-Rechnung nur als Ausdruck übergeben: Eine eingehende E-Rechnung wird ausgedruckt weitergereicht. Wir benötigen die strukturierte Originaldatei.
Häufige Fragen
Darf mir ein Lieferant noch eine PDF schicken?
In der Übergangszeit ja, mit Ihrer Zustimmung, solange er noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet ist. Dauerhaft zulässig bleibt die PDF bei Kleinunternehmern, im B2C-Bereich und bei Kleinbeträgen bis 250 Euro.
Bis wann gilt die Übergangszeit?
Die Ausstellungspflicht greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Bis dahin sind PDFs mit Zustimmung möglich. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Was ist, wenn ein verpflichteter Lieferant weiter PDFs schickt?
Dann ist die PDF keine ordnungsgemäße Rechnung mehr und gefährdet dem Grunde nach Ihren Vorsteuerabzug. Bitten Sie um eine E-Rechnung.
Kann ich verlangen, weiterhin nur PDFs zu bekommen?
Nein. Sie können den Empfang von E-Rechnungen nicht ablehnen. Schickt ein Lieferant eine E-Rechnung, müssen Sie diese annehmen.
Reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach?
Ja, im Minimum genügt ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Die Verarbeitung übernehmen wir. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Wie gebe ich PDF- und E-Rechnungen an Sie weiter?
Beide über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. E-Rechnungen brauchen wir als Originaldatei, nicht als Ausdruck. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Ob eine PDF im Einzelfall zulässig ist, hängt vom Sachverhalt ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage.
Bei Fragen zu eingehenden Rechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026