Die E-Rechnung: So empfangen Sie E-Rechnungen ab 01.01.2025
Der Empfang von E-Rechnungen ist seit 2025 für jedes Unternehmen Pflicht – ohne Übergangsfrist. Dieser Beitrag zeigt, was Sie dafür wirklich brauchen.
Einleitung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt unabhängig von Größe und Branche und auch dann, wenn Sie selbst nur Papierrechnungen schreiben.
Wir helfen Ihnen, den Empfang sauber aufzusetzen, und übernehmen die weitere Verarbeitung.
Einige Klarstellungen vorab, weil zum Empfang häufig Missverständnisse bestehen:
Sie brauchen kein teures Portal und keine besondere Software. Im Minimum genügt ein E-Mail-Postfach, das die Datei entgegennimmt.
Ebenso können Sie den Empfang nicht ablehnen. Ein Geschäftspartner darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen, und Sie haben kein Recht, stattdessen auf einer PDF zu bestehen.
Dieser Beitrag klärt, was „empfangsbereit" bedeutet, welche Wege es gibt und wie es nach dem Eingang weitergeht.
Was „empfangsbereit" bedeutet
Empfangsbereit zu sein, heißt mehr, als eine Datei nur entgegenzunehmen. Vier Schritte gehören dazu, die wir in eigenen Beiträgen vertiefen.
Sie müssen eine E-Rechnung entgegennehmen, sie lesbar machen, ihre Angaben prüfen und sie zehn Jahre – bei Rechnungen ab 2025 acht Jahre – aufbewahren können. Diese Schritte greifen ineinander, lassen sich aber unterschiedlich aufteilen.
In der Praxis übernimmt vieles davon Ihre Software oder unsere Kanzlei, sobald die Belege bei uns sind.
Ein E-Mail-Postfach genügt
Für den reinen Empfang reicht ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Verfahren vor; entscheidend ist nur, dass eine E-Rechnung Sie technisch erreichen kann.
Viele E-Rechnungen kommen schlicht als E-Mail-Anhang – eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten. Ein Postfach, das Sie regelmäßig prüfen, erfüllt damit die Pflicht.
Es kann sich lohnen, für eingehende Rechnungen eine eigene, klar benannte E-Mail-Adresse zu verwenden, etwa
Ob sich darüber hinaus ein Portal oder ein spezieller Empfangsweg lohnt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie erhalten und über welche Kanäle Ihre Lieferanten versenden. Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist das nicht nötig.
Kein Recht, E-Rechnungen abzulehnen
Mit der Empfangspflicht entfällt die Möglichkeit, eine E-Rechnung zurückzuweisen. Wenn ein Geschäftspartner eine gültige E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten.
Sie können also nicht verlangen, stattdessen weiterhin eine PDF oder eine Papierrechnung zu erhalten. Umgekehrt dürfen Lieferanten Ihnen während ihrer Übergangsfrist eine PDF nur mit Ihrer Zustimmung schicken – aber eine E-Rechnung jederzeit ohne Rückfrage.
Wer eine eingehende E-Rechnung nicht entgegennehmen oder öffnen kann, hält damit nicht die Zahlung auf. Die Frist läuft weiter, Skonto kann verfallen, und im schlimmsten Fall fehlt der Beleg für den Vorsteuerabzug. Die Empfangsbereitschaft herzustellen, hat deshalb Vorrang.
Welche Wege es noch gibt
Neben der E-Mail gibt es weitere Übertragungswege, die in größeren Strukturen verbreitet sind. Sie sind möglich, aber für den Pflichtempfang nicht erforderlich.
Dazu zählen Netzwerke wie Peppol, Anbieterportale oder Schnittstellen direkt in der Buchhaltungssoftware. Welcher Weg sinnvoll ist, richtet sich nach Ihrem Volumen und Ihren Geschäftspartnern.
Für Mandanten, die mit uns über DATEV Unternehmen Online arbeiten, lässt sich der Empfang zusätzlich anbinden, sodass eingehende Belege direkt im System landen. Den passenden Weg richten wir mit Ihnen gemeinsam ein.
Was nach dem Eingang passiert
Mit dem Empfang ist es nicht getan – die Rechnung muss zu uns gelangen, geprüft und verbucht werden. Leiten Sie eingehende E-Rechnungen als Datei an uns weiter, nicht als Ausdruck. Nur die Datei enthält die strukturierten Daten, auf die es bei der Verarbeitung ankommt.
Die Prüfung der Angaben und die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen wir in der Regel im Rahmen der laufenden Buchführung – die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Typische Fehlerquellen
- Empfang vertagt: Die Empfangsbereitschaft wird mit Blick auf die spätere Versandpflicht aufgeschoben. Sie gilt aber sofort, sodass eingehende E-Rechnungen unbearbeitet liegen bleiben können.
- Postfach nicht überwacht: E-Rechnungen kommen in einem Postfach an, das niemand regelmäßig prüft. Belege werden übersehen, Zahlungs- und Skontofristen verstreichen.
- Auf PDF bestanden: Ein Lieferant wird gebeten, weiterhin PDFs zu schicken. Ein Recht darauf besteht nicht, und der Lieferant darf die E-Rechnung trotzdem senden.
- Anhang gelöscht: Die E-Mail mit der Rechnung wird nach dem Lesen gelöscht. Damit geht die Originaldatei verloren, die für Verbuchung und Archivierung gebraucht wird.
- Nur den Ausdruck weitergegeben: Die Rechnung wird ausgedruckt und der Ausdruck eingereicht. Die strukturierten Daten gehen dabei verloren und müssen erneut beschafft werden.
Häufige Fragen
Brauche ich eine spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?
Für den reinen Empfang nicht. Ein E-Mail-Postfach genügt als Minimum. Zum Lesbarmachen einer XRechnung gibt es kostenlose Werkzeuge, und Ihre Buchhaltungssoftware verarbeitet eingehende E-Rechnungen ohnehin.
Muss ich ein kostenpflichtiges Portal nutzen?
Nein. Ein Portal ist nicht vorgeschrieben. Es kann bei großem Rechnungsvolumen praktisch sein, ist für die Pflicht aber nicht erforderlich.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen und auf einer PDF bestehen?
Nein. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen und können nicht stattdessen eine PDF verlangen. Ein Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung ohne Rückfrage schicken.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht öffnen kann?
Die Zahlungspflicht und die Fristen laufen weiter. Können Sie die Rechnung nicht verarbeiten, drohen verpasste Skontofristen und Schwierigkeiten beim Vorsteuerabzug. Sie sollten den Empfang deshalb zügig einrichten.
Reicht es, die Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Ein Ausdruck genügt weder für die Verbuchung noch für die Archivierung, weil die strukturierten Daten verloren gehen. Bewahren Sie die Originaldatei auf und leiten Sie diese an uns weiter.
Wie kommt die Rechnung dann zu Ihnen?
Über die mit uns vereinbarten Wege, in der Regel über DATEV Unternehmen online oder eine individuelle Upload-Adresse. Die Details klären wir bei der Einrichtung. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Gilt die Empfangspflicht auch für mich als Kleinunternehmer?
Ja. Ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen, empfangen aber schon – wie jedes andere Unternehmen seit 2025.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Welcher Empfangsweg für Sie sinnvoll ist, hängt von Ihrer Situation ab.
Bei Fragen zur Einrichtung Ihres Empfangs sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026