Die E-Rechnung: technische Umsetzung in DATEV Unternehmen Online
DATEV Unternehmen Online verarbeitet eingehende E-Rechnungen automatisch und erlaubt es, eigene E-Rechnungen über Auftragswesen Next zu schreiben.
Einleitung
DATEV Unternehmen Online (DUO) ist die Plattform, über die Sie Belege mit uns austauschen und Ihre Buchführung digital vorbereiten. Seit der E-Rechnungspflicht spielt DUO an zwei Stellen eine Rolle: beim Empfang eingehender E-Rechnungen und beim Schreiben eigener E-Rechnungen über das Modul Auftragswesen Next.
Dieser Beitrag erklärt, wie beide Wege in DUO umgesetzt sind und wie die Daten von dort in Ihre Buchführung gelangen. Die Einrichtung und die laufende Verbuchung übernehmen wir.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur Verarbeitung in DUO häufig Missverständnisse bestehen.
DUO macht Sie nicht zum Selbstbucher: Die Verbuchung auf Konten bleibt bei uns, Sie sorgen lediglich dafür, dass die Belege im System ankommen. Eine empfangene E-Rechnung müssen Sie nicht in ein anderes Format umwandeln – DUO liest die strukturierten Daten selbst aus.
Eine als PDF gespeicherte Rechnung aus Auftragswesen Next ist nicht automatisch eine E-Rechnung; dafür braucht es das Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Und Sie benötigen für beide Wege keine zusätzliche Software – Belegempfang und Auftragswesen Next sind Teil von DUO.
Im Folgenden gehen wir getrennt auf den Belegempfang und auf das Schreiben von E-Rechnungen ein und zeigen am Ende, wie beides zusammenläuft.
DATEV Unternehmen Online als gemeinsame Plattform
DUO verbindet Ihr Unternehmen mit unserer Kanzlei. Sie stellen Belege bereit, wir greifen darauf zu und verbuchen sie in unserem Rechnungswesen – ohne dass Papier hin- und hergeschickt wird.
Für das Thema E-Rechnung sind zwei Bereiche von DUO relevant. Im Belegempfang (Belege online) laufen Ihre eingehenden Rechnungen zusammen. Mit Auftragswesen Next schreiben Sie Ihre eigenen Ausgangsrechnungen.
Wie Sie sich in DUO anmelden und das Programm grundsätzlich bedienen, ist in unseren Artikeln zu DATEV Unternehmen Online beschrieben:
Den allgemeinen Belegupload und die Bankanbindung behandeln wir dort ebenfalls:
Belegempfang: eingehende E-Rechnungen verarbeiten
Wort-für-Wort Transkript
Eine eingehende E-Rechnung durchläuft in DATEV Unternehmen Online mehrere Schritte. Vom Eingang bis zur Bereitstellung für die Buchung. Zunächst muss die E-Rechnung in DATEV Unternehmen online gelangen.
Dafür können Sie entweder die eingerichtete Upload Mailadresse verwenden oder aber die mobile App. Sie haben auch die Möglichkeit, hier im Browser unter Anwendungen, Belege online und Belege hochladen per Drag and Drop die E-Rechnungen einzufügen.
Sie sehen, ich habe hier eine Beispielzugfahrtrechnung und eine Beispiel XML Rechnung. Diese übertragen wir nun.
Und nun kommen wir weiter zu Belege online.
Und wir sehen, dass hier beide Rechnungen hochgeladen sind. Bei der XML Rechnung sehen wir nur die Datenvisualisierung zur Rechnung.
Bei der Zugfahrtrechnung sehen wir sowohl die Datenvisualisierung als auch die eigentliche PDF. Die Daten werden automatisch ausgelesen und für uns im Rechnungswesen bereitgestellt. Sie müssen nichts weiter abtippen.
Eingehende Rechnungen Ihrer Lieferanten laufen im Belegempfang von DUO zusammen. DUO erkennt dabei selbst, ob es sich um eine E-Rechnung handelt, und liest die strukturierten Daten aus.
Wie eine E-Rechnung in DUO ankommt und verarbeitet wird
Eine eingehende E-Rechnung durchläuft in DUO mehrere Schritte – vom Eingang bis zur Bereitstellung für die Buchung.
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Die Rechnung gelangt in DUO
Sie laden die E-Rechnung in Belege Online hoch, leiten sie über eine eingerichtete Upload-Mail-Adresse weiter oder erfassen sie über die mobile App.
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DUO erkennt das Format
DUO erkennt automatisch, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei vorliegt, und liest die enthaltenen Rechnungsdaten aus.
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Die Rechnung wird geprüft
Die E-Rechnung wird gegen die gesetzlichen Kriterien validiert, also auf die Vorgaben des jeweiligen Formats geprüft.
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Die Daten werden angezeigt
Sie sehen die Rechnung über eine Datenvisualisierung in einem Viewer – bei ZUGFeRD zusätzlich den enthaltenen Bildteil.
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Die Rechnung steht zur Buchung bereit
Die ausgelesenen Daten werden uns zur Verbuchung in unserem Rechnungswesen bereitgestellt. Sie müssen nichts abtippen.
Darstellung: XRechnung und ZUGFeRD
Wie eine empfangene E-Rechnung angezeigt wird, hängt vom Format ab.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne eingebaute Sichtkomponente. DUO zeigt die Rechnungsinhalte über eine Datenvisualisierung in einem Viewer an, sodass Sie die Rechnung trotzdem lesen können.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. DUO zeigt sowohl den PDF-Bildteil als auch die ausgelesenen Daten an. Für die Verarbeitung zählt die XML-Datei.
Von der Anzeige zur Buchung
Sobald die Daten ausgelesen sind, stehen sie uns zur Verbuchung bereit. Sie behalten den Überblick über Ihre Belege, die eigentliche Kontierung übernehmen wir.
Über eine eingerichtete Upload-Mail-Adresse können Lieferanten E-Rechnungen direkt an DUO senden, oder Sie leiten erhaltene Rechnungen einfach weiter. Der Anhang landet automatisch im Belegempfang, ohne dass Sie ihn erst lokal speichern und hochladen müssen.
Optionaler Freigabeprozess (Belegfreigabe Online)
Wenn Sie eingehende Rechnungen vor der Zahlung intern freigeben möchten, lässt sich in DUO ein Freigabeprozess einrichten. Rechnungen werden dann den zuständigen Personen zur Prüfung und Freigabe vorgelegt, bevor sie weiterverarbeitet werden. Ob das für Sie sinnvoll ist, klären wir gemeinsam.
E-Rechnungen schreiben mit Auftragswesen Next
Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen nutzen Sie das Modul Auftragswesen Next in DUO. Damit erstellen, versenden und archivieren Sie Rechnungen und Rechnungskorrekturen als E-Rechnung.
Welche Formate Auftragswesen next erzeugt
Auftragswesen Next erzeugt Ihre Rechnung wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD. Welches Format passt, richtet sich nach dem Empfänger.
An öffentliche Auftraggeber wird in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID gesendet. Im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen genügt meist eine ZUGFeRD-Rechnung, die als PDF mit eingebetteten Daten sowohl lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.
Eine reine PDF-Rechnung – in DATEV als „Digitale Rechnung" bezeichnet – ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931. Beim Erstellen wählen Sie daher das Format XRechnung oder ZUGFeRD, wenn eine E-Rechnung verlangt wird.
Eine E-Rechnung erstellen und versenden
Der Ablauf vom Anlegen bis zum Versand sieht in Auftragswesen Next so aus:
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Sie legen die Rechnung an
Sie erfassen die Rechnung in Auftragswesen Next mit den üblichen Angaben zu Empfänger, Positionen und Beträgen.
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Sie wählen die E-Rechnung
Sie wählen als Rechnungstyp die E-Rechnung und – je nach Empfänger – das Format XRechnung oder ZUGFeRD.
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Sie ergänzen empfängerspezifische Angaben
Bei öffentlichen Auftraggebern hinterlegen Sie die Leitweg-ID. Im B2B-Bereich genügen die üblichen Pflichtangaben wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
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Sie versenden die Rechnung
Sie übermitteln die E-Rechnung über die Netzwerke TRAFFIQX oder Peppol oder versenden sie per E-Mail an Ihren Geschäftspartner.
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Die Rechnung wird archiviert und bereitgestellt
Auftragswesen next archiviert die Rechnung und stellt sie in Belege online bereit. So fließt auch Ihre Ausgangsrechnung in die Buchführung ein.
Wie Empfang und Versand zusammenlaufen
Belegempfang und Auftragswesen Next greifen in DUO ineinander. Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und bereitgestellt, ausgehende Rechnungen werden erstellt, versendet und ebenfalls bereitgestellt – beide Seiten münden in unserer Verbuchung.
Für Sie bedeutet das einen durchgängigen Weg: Sie arbeiten an einer Stelle, und die Daten stehen ohne Medienbruch für die Buchführung zur Verfügung.
E-Rechnungen werden in DUO revisionssicher in ihrem Originalformat abgelegt. Die strukturierte Datei bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wieder anzeigen.
Typische Fehlerquellen
Im Alltag tauchen bei der Verarbeitung in DUO vor allem die folgenden Punkte auf:
- Eingehende E-Rechnung als PDF behandelt: Wird die strukturierte Datei nur als einfaches Bild betrachtet und abgelegt, gehen die maschinenlesbaren Daten verloren. DUO liest die Daten nur aus, wenn die E-Rechnung als solche hochgeladen oder weitergeleitet wird.
- Falscher Belegtyp im Belegempfang: Belege im falschen Belegtyp tauchen nicht in den richtigen Verbuchungsstapeln auf. Die Rechnung ist dann im System, aber nicht verbucht.
- „Digitale Rechnung" statt E-Rechnung erstellt: In Auftragswesen next erzeugt eine reine PDF keine E-Rechnung. Verlangt der Empfänger ein strukturiertes Format, wird die PDF nicht akzeptiert.
- Leitweg-ID vergessen: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber fehlt ohne Leitweg-ID eine Pflichtangabe, und die XRechnung wird beim Empfänger abgewiesen.
- Unvollständige Stammdaten: Fehlen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine korrekte Adresse, scheitert die Erstellung oder der Empfänger weist die Datei zurück.
- Eingang nicht eingerichtet: Ohne Upload-Mail-Adresse oder regelmäßigen Upload bleiben eingehende E-Rechnungen außerhalb von DUO liegen und werden nicht verarbeitet.
Aufgabenteilung
Ihre Aufgaben:
- Sie sorgen dafür, dass eingehende E-Rechnungen in DUO ankommen (Upload, Upload Mail oder mobile App).
- Sie prüfen die Zuordnung und den Belegtyp Ihrer eingehenden Belege.
- Sie schreiben Ihre Ausgangsrechnungen in Auftragswesen next und wählen das passende E-Rechnungsformat.
- Sie pflegen Ihre Stammdaten, bei öffentlichen Auftraggebern auch die Leitweg-ID.
Unsere Aufgaben:
- Wir richten Ihren Zugang zu DUO und Auftragswesen next ein.
- Wir prüfen die bereitgestellten Belege und übernehmen die Verbuchung.
- Wir richten bei Bedarf Upload Mail und einen Freigabeprozess ein.
- Bei Fragen zu Formaten und Versandwegen unterstützen wir Sie.
Die Aufgabenteilung stimmen wir individuell mit Ihnen ab – je nachdem, wie Ihr Rechnungseingang und Ihr Rechnungsausgang organisiert sind.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen selbst buchen, wenn ich sie in DUO empfange?
Nein. Die Verbuchung auf Konten übernehmen wir. Sie sorgen dafür, dass die Rechnungen in DUO ankommen und im richtigen Belegtyp liegen.
Wie kommen eingehende E-Rechnungen in DUO?
Sie laden die Datei in Belege online hoch, leiten sie über eine eingerichtete Upload-Mail-Adresse weiter oder erfassen sie über die mobile App. Welcher Weg für Sie sinnvoll ist, richten wir gemeinsam ein.
Erkennt DUO das Rechnungsformat automatisch?
Ja. DUO erkennt XRechnung und ZUGFeRD automatisch, liest die strukturierten Daten aus und validiert die Rechnung gegen die gesetzlichen Vorgaben. Die Daten stehen anschließend für die Buchung bereit.
Kann ich eine reine XML-Rechnung (XRechnung) in DUO überhaupt lesen?
Ja. Eine XRechnung hat keine eingebaute Sichtkomponente, DUO zeigt die Inhalte aber über eine Datenvisualisierung in einem Viewer an. So können Sie die Rechnung wie gewohnt einsehen.
Was ist der Unterschied zwischen „Digitale Rechnung" und E-Rechnung in Auftragswesen next?
Eine „Digitale Rechnung" ist eine PDF im Standard PDF/A und gilt nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung wird als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und enthält strukturierte Daten, die der Empfänger automatisch verarbeiten kann.
In welchen Formaten verschickt Auftragswesen next?
Auftragswesen next erstellt XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). An öffentliche Auftraggeber geht in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID, im B2B-Bereich meist eine ZUGFeRD-Rechnung.
Wie versende ich die E-Rechnung an meinen Kunden?
Sie übermitteln die Rechnung über die Netzwerke TRAFFIQX oder Peppol oder versenden sie per E-Mail. Welcher Weg möglich ist, hängt auch davon ab, wie der Empfänger seine Rechnungen entgegennimmt.
Landen meine Ausgangsrechnungen auch in der Buchhaltung?
Ja. Auftragswesen next archiviert die erstellte Rechnung und stellt sie in Belege online bereit. Dadurch fließt auch Ihr Rechnungsausgang in die Buchführung ein.
Brauche ich für Empfang und Versand zusätzliche Software?
Nein. Sowohl der Belegempfang als auch Auftragswesen next sind Teil von DATEV Unternehmen online. Ihren Zugang richten wir für Sie ein.
Wo finde ich die Anleitung zur Bedienung von DUO?
Die Anmeldung und die grundlegende Bedienung von DATEV Unternehmen online beschreiben wir in eigenen Artikeln. Bei darüber hinausgehenden Fragen sprechen Sie uns an.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Unternehmen online und Auftragswesen next können sich durch Updates ändern; es gilt der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zur Einrichtung, zu den Formaten oder zur Verbuchung sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026