DATEV Unternehmen Online: Belege hochladen und dem Steuerberater bereitstellen
Leitfaden zu den Wegen, Belege nach DATEV Unternehmen online zu übertragen. Manueller Upload, App, Upload-Mail, E-Rechnungspostfach und angebundene Tools.
Einleitung
Damit wir Ihre Buchführung erstellen können, müssen Ihre Belege in DATEV Unternehmen Online (DUO) ankommen. Dafür gibt es mehrere Wege, vom manuellen Upload im Browser über die Smartphone-App bis zur vollautomatischen Anbindung von Rechnungsportalen. Welcher Weg für Sie passt, hängt davon ab, wie Ihre Belege bei Ihnen eintreffen.
Vorab einige Klarstellungen, weil zum Belegupload häufig Missverständnisse bestehen:
Sie müssen nicht jeden Beleg einzeln im Browser hochladen – für wiederkehrende Belege gibt es automatische Wege.
Ein hochgeladener Beleg ist außerdem noch nicht verbucht. Das Hochladen bringt den Beleg ins System, die Verbuchung übernehmen wir anschließend.
Und Sie müssen eine E-Mail-Rechnung nicht erst lokal speichern, um sie hochzuladen – über die Upload-Mail-Adresse leiten Sie sie direkt weiter.
Dieser Artikel stellt die Upload-Wege nacheinander vor, zeigt die Einrichtung der wichtigsten und gibt eine Orientierung, welcher Weg sich für welche Art von Beleg eignet.
Wie DUO insgesamt aufgebaut ist, lesen Sie im Überblick; wie das Hochladen in den monatlichen Ablauf passt, zeigt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung:
Die Wege im Überblick
DUO kennt mehrere Eingangskanäle, die sich kombinieren lassen. Die meisten Unternehmen nutzen zwei bis drei davon parallel.
| Weg | Eignet sich für | Aufwand nach Einrichtung |
|---|---|---|
| Manueller Upload (Browser) | einzelne Belege, Ausnahmen | mittel |
| DATEV Upload mobil (App) | Quittungen unterwegs, Papierbelege | gering |
| Upload-Mail | E-Mail-Rechnungen von Lieferanten | sehr gering |
| E-Rechnungspostfach | eingehende E-Rechnungen | sehr gering |
| Angebundene Tools (z. B. GetMyInvoices, invoicefetcher) | Rechnungen aus Online-Portalen | sehr gering |
Die Belege landen in allen Fällen in der Anwendung Belege online und werden dort revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum gespeichert.
Manueller Upload im Browser
Der direkteste Weg führt über den Browser. Sie melden sich unter duo.datev.de an, öffnen Belege online und klicken oberhalb der Übersicht auf „Belege hochladen“. Anschließend wählen Sie die Dateien aus oder ziehen sie per Drag-and-drop ins Fenster.
Beim Upload ordnen Sie die Belege einem Belegtyp zu, etwa Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Kasse. Der manuelle Upload eignet sich gut für einzelne Belege und Sonderfälle. Für regelmäßig wiederkehrende Rechnungen sind die automatischen Wege weiter unten meist die bessere Wahl.
DATEV Upload Mobil (App)
Mit der kostenlosen App DATEV Upload Mobil fotografieren Sie Papierbelege direkt mit dem Smartphone und übertragen sie nach DUO. Das ist der Weg für Quittungen, die unterwegs anfallen – die Tankquittung, der Bewirtungsbeleg, der Materialkauf im Baumarkt. Die Anmeldung in der App erfolgt über DATEV SmartLogin.
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Sie installieren die Apps
Sie installieren DATEV Upload mobil und DATEV SmartLogin aus dem App Store oder Google Play Store.
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Sie melden sich an
Sie öffnen Upload mobil und melden sich über SmartLogin an.
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Sie fotografieren den Beleg
Sie fotografieren den Beleg, schneiden ihn bei Bedarf zu oder fügen mehrere Seiten hinzu.
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Sie wählen den Belegtyp
Sie wählen den passenden Ordner beziehungsweise Belegtyp aus, zum Beispiel Rechnungseingang.
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Sie laden den Beleg hoch
Sie starten den Upload über das Wolkensymbol. Der Beleg ist sofort in Belege online verfügbar.
Laden Sie jeden Beleg direkt nach dem Fotografieren hoch und sammeln Sie sie nicht in der App. Bei einem Verbindungsabbruch oder App-Fehler können noch nicht hochgeladene Belege verloren gehen.
Achten Sie auf scharfe, gut lesbare Aufnahmen. Die Texterkennung kann unscharfe Bilder nicht auswerten, und im Zweifel müssen Sie den Beleg neu erfassen.
Upload-Mail: Belege per E-Mail senden
Mit Upload-Mail leiten Sie E-Mail-Rechnungen direkt an DUO weiter, ohne sie vorher herunterzuladen. Sie erhalten dafür eine eigene, sehr lange E-Mail-Adresse, an die Sie Belege schicken. Der Anhang landet automatisch im hinterlegten Belegtyp.
Die Einrichtung nehmen Sie in Belege online vor: im Kontextmenü am rechten Rand unter Stammdaten den Punkt Upload Mail öffnen und Konfigurieren wählen.
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Sie öffnen die Konfiguration
In Belege online öffnen Sie über das Kontextmenü Stammdaten und dort Upload Mail, Konfigurieren.
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Sie tragen Ihre Absender-Adresse ein
Sie hinterlegen die E-Mail-Adresse, von der aus Sie Belege senden möchten. Nur freigeschaltete Absender werden akzeptiert.
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Sie bestätigen die Einrichtung
DATEV schickt Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Sie klicken den Link an und melden sich bei Bedarf in DUO an.
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Sie speichern den Ziel-Kontakt
Anschließend erhalten Sie die Ziel-Adresse, an die Sie Belege weiterleiten. Sie legen sie als Kontakt in Ihrem E-Mail-Programm an, weil die Adresse sehr lang ist.
Für unterschiedliche Belegtypen können Sie sich getrennte Ziel-Adressen einrichten, etwa eine für Eingangs- und eine für Ausgangsrechnungen. Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per E-Mail versenden, tragen Sie die Ziel-Adresse für Ausgangsrechnungen einfach ins BCC-Feld ein. So geht die Rechnung in einem Schritt an den Kunden und nach DUO.
Es lohnt sich, in Ihrem Postfach eine Weiterleitungsregel anzulegen – zum Beispiel, dass Rechnungen von bestimmten Lieferanten automatisch an die Upload-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Dann müssen Sie nicht jede Rechnung einzeln weiterleiten.
E-Rechnungspostfach: E-Rechnungen automatisch empfangen
Echte E-Rechnungen (in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD) kommen über das DATEV E-Rechnungspostfach herein. Dieses richten Sie auf der DATEV E-Rechnungsplattform ein und verknüpfen es mit DUO. Eingehende E-Rechnungen werden dann automatisch in Belege online bereitgestellt.
Zur E-Rechnungsplattform finden Sie hier einen ausführlichen Artikel:
Eingehende E-Rechnungen werden gegen die Norm EN 16931 geprüft, und ihre Daten werden lesbar dargestellt. Die revisionssichere Archivierung erfolgt in Belege Online (= DATEV Unternehmen Online), nicht im Postfach selbst.
Seit dem 1. Juli 2026 können Sie über das DATEV E-Rechnungspostfach auch eigene E-Rechnungen versenden. E-Rechnungen schreiben können Sie zudem mit Auftragswesen next (Rechnungen schreiben mit Auftragswesen next).
Angebundene Tools für Belege aus Online-Portalen
Viele Rechnungen liegen heute in Online-Portalen – beim Mobilfunkanbieter, beim Hosting-Dienst, bei Software-Abos. Diese Belege automatisch einzusammeln, ist die Aufgabe von Tools wie GetMyInvoices oder Invoicefetcher. Sie holen Rechnungen aus Portalen und E-Mail-Postfächern und übertragen sie nach DUO.
Beide sind offizielle DATEV-Partner. invoicefetcher überträgt neue Belege automatisch im Halbstundentakt und prüft dabei auf Duplikate. GetMyInvoices ruft Rechnungen aus einer großen Zahl von Portalen ab und kann zusätzlich Geschäftskonten und Kreditkarten anbinden.
Voraussetzung auf DATEV-Seite
Damit ein solches Tool an DUO übertragen darf, muss der zugehörige DATEV-Service (Rechnungsdatenservice beziehungsweise Belegbilderservice Rechnungswesen) freigeschaltet sein. Diese Freischaltung nehmen wir für Sie vor.
Wenn Sie ein solches Tool nutzen möchten, sprechen Sie uns vorher an. Wir aktivieren den passenden DATEV-Service und stimmen mit Ihnen ab, ob nur die Belegbilder oder zusätzlich die ausgelesenen Rechnungsdaten übertragen werden sollen.
Für den Belegimport aus einem Ordner auf dem PC gibt es außerdem den DATEV Belegtransfer, ein kleines Desktop-Programm. Es eignet sich, wenn Belege gesammelt in einem Windows-Ordner liegen und gebündelt hochgeladen werden sollen.
Welcher Weg für welchen Beleg?
Eine grobe Orientierung aus der Praxis: Papierbelege und Quittungen unterwegs erfassen Sie am besten mit der App. E-Mail-Rechnungen von Lieferanten leiten Sie über Upload-Mail weiter. Echte E-Rechnungen kommen über das E-Rechnungspostfach automatisch herein. Rechnungen aus Online-Portalen übernimmt ein angebundenes Tool.
Der manuelle Browser-Upload bleibt für Einzelfälle und Ausnahmen. Ziel ist, dass möglichst wenige Belege Handarbeit erfordern und der Großteil automatisch ins System kommt.
Sind die Belege erfasst, werden sie den Zahlungen zugeordnet. Das beschreibt der Beitrag Belege mit Zahlungen verknüpfen.
Typische Fehlerquellen
- Belege in der App sammeln: Nicht hochgeladene Belege gehen bei einem Fehler verloren. Jeder Beleg sollte direkt nach dem Fotografieren hochgeladen werden.
- Unscharfe oder schiefe Aufnahmen: Die Texterkennung kann sie nicht auswerten. Der Beleg muss dann neu erfasst werden, was den Aufwand verdoppelt.
- Falscher Belegtyp beim Upload: Ein falsch einsortierter Beleg taucht in der falschen Liste auf oder wird übersehen und bleibt unverbucht.
- Dieselbe Rechnung mehrfach hochladen: Wenn ein Tool und Sie selbst dieselbe Rechnung übertragen, entstehen Doppel. Eine Duplikatsprüfung fängt das nicht in jedem Fall ab.
- Upload-Mail von nicht freigeschalteter Adresse: Belege von einer nicht hinterlegten Absender-Adresse werden nicht angenommen. Jede Absender-Adresse muss vorher freigeschaltet sein.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate kann ich hochladen?
Üblich sind PDF sowie Bildformate wie TIFF und JPG. E-Rechnungen kommen als XRechnung oder ZUGFeRD über das E-Rechnungspostfach. Wenn ein Format einmal nicht angenommen wird, sprechen Sie uns an.
Ist eine PDF-Rechnung aus einer E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF per E-Mail nicht mehr als E-Rechnung, sondern als digitaler Beleg. Sie können sie trotzdem ganz normal über Upload-Mail oder den Browser hochladen.
Was ist der Unterschied zwischen Upload-Mail und dem E-Rechnungspostfach?
Upload-Mail nimmt beliebige Belege als E-Mail-Anhang entgegen, etwa PDF-Rechnungen. Das E-Rechnungspostfach empfängt strukturierte E-Rechnungen über die Netzwerke TRAFFIQX® und Peppol. Beide stellen die Belege automatisch in Belege online bereit.
Muss ich die Papieroriginale aufheben, nachdem ich sie fotografiert habe?
In vielen Fällen nicht, sofern eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorliegt. Weil die Regeln vom Belegtyp abhängen, sprechen Sie uns an, bevor Sie Originale entsorgen.
Brauche ich für GetMyInvoices oder invoicefetcher einen separaten Vertrag?
Das Tool selbst buchen Sie beim jeweiligen Anbieter. Den DATEV-seitigen Service für die Übertragung nach DUO schalten wir für Sie frei. Sprechen Sie uns vor der Einrichtung an.
Werden Belege automatisch erkannt und vorausgefüllt?
Eine Texterkennung liest bei lesbaren Belegen Daten wie Datum, Betrag und Lieferant vorab aus. Das erleichtert das spätere Wiederfinden und Zuordnen. Voraussetzung ist eine gute Bildqualität. Mehr dazu im Beitrag Belege einordnen und wiederfinden.
Kann ich meine Ausgangsrechnungen automatisch hochladen?
Ja. Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden, setzen Sie die Upload-Mail-Adresse für Ausgangsrechnungen ins BCC. So landet jede versendete Rechnung gleichzeitig in DUO.
Sehe ich, ob ein Beleg erfolgreich angekommen ist?
Ja. Hochgeladene Belege erscheinen in der Übersicht von Belege online. Bei Tools und beim Belegtransfer gibt es zusätzlich ein Import- beziehungsweise Synchronisationsprotokoll, über das Sie die Übertragung kontrollieren.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Menüführung und Bezeichnungen in DATEV Unternehmen online und bei angebundenen Tools können sich durch Updates ändern.
Bei Fragen zur Einrichtung eines Upload-Wegs oder zur Anbindung eines Tools sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Mai 2026