Leitfaden zur vorbereitenden Buchhaltung in DATEV Unternehmen online. Belege erfassen, einordnen, Zahlungen zuordnen und übergeben – mit Monats-Checkliste.

Einleitung

Die vorbereitende Buchhaltung ist alles, was Sie tun, damit wir Ihre Buchführung erstellen können: Belege erfassen, einordnen, Konten abgleichen und offene Punkte klären. Dieser Artikel führt durch den gesamten Monatsablauf in DATEV Unternehmen Online (DUO) und verknüpft die einzelnen Schritte mit den vertiefenden Artikeln dazu.

Vorab einige Klarstellungen, weil zur vorbereitenden Buchhaltung häufig Missverständnisse bestehen:

Vorbereiten heißt nicht selbst buchen – Sie bereiten die Belege auf, die Verbuchung auf Konten übernehmen wir. Und es ist kein großer Aufwand, wenn Sie laufend arbeiten statt alles am Monatsende zu stapeln.

Sie müssen auch nicht auf den Monatswechsel warten. Belege erfassen Sie am besten direkt bei Erhalt, Zahlungen ordnen Sie laufend zu. Perfekt muss am Ende nicht jeder Einzelschritt sein – aber je vollständiger Ihre Vorarbeit, desto weniger Rückfragen entstehen und desto schneller liegt Ihre Auswertung vor.

Dieser Artikel beschreibt den Ablauf in der Reihenfolge, in der er im Alltag auftritt, und schließt mit einer Monats-Checkliste. Was DATEV Unternehmen online insgesamt umfasst, fasst der Überblick zusammen.

Der Grundgedanke: laufend statt am Monatsende

Die vorbereitende Buchhaltung funktioniert am besten als laufender Prozess. Wer jeden Beleg sofort erfasst und Zahlungen zeitnah zuordnet, hat am Monatsende nur noch eine kurze Kontrolle vor sich. Wer dagegen alles aufschiebt, sucht am Ende nach verlorenen Quittungen und hat verpasste Skontofristen.

1. Belege laufend erfassen

   Der Ausgangspunkt ist die Belegerfassung. Sammeln Sie Ihre Belege aus allen Quellen und laden Sie sie nach DUO hoch – Papierbelege per App, E-Mail-Rechnungen per Upload-Mail, Portalrechnungen über ein angebundenes Tool, E-Rechnungen über das E-Rechnungspostfach. Ausgangsrechnungen, die Sie mit Auftragswesen Next schreiben, stehen ohnehin automatisch bereit.

   Wichtig ist die Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg. Die verschiedenen Upload-Wege und welcher sich wofür eignet, beschreibt der Beitrag Belege hochladen ausführlich.

   Behalten Sie Skontofristen im Blick. Wenn Sie Eingangsrechnungen laufend erfassen und zeitnah bezahlen, gehen Skontovorteile nicht verloren. Bei 2 % Skonto auf eine Rechnung über 5.000 € sind das 100 €, die bei verpasster Frist nicht mehr abgezogen werden.

2. Belege einordnen

   Jeder hochgeladene Beleg bekommt einen Belegtyp, und die erkannten Daten werden kurz geprüft. Diese Einordnung sorgt dafür, dass der Beleg in der richtigen Liste erscheint und sich später der passenden Zahlung zuordnen lässt.

   Ein falsch einsortierter Beleg bleibt leicht unbearbeitet. Wie die Indexierung funktioniert und wie Sie Belege wiederfinden, behandelt der Beitrag Belege einordnen und wiederfinden.

3. Besondere Belege – Kasse, Kreditkarte, Bewirtung

   Einige Belegarten brauchen mehr als das bloße Hochladen.

   Bargeschäfte

   Barzahlungen erfassen Sie im Kassenbuch online. Dort führen Sie Ihre Kasse GoBD-konform von der Erfassung bis zum Zählprotokoll. Jeder Barbeleg gehört zeitnah erfasst, damit der Kassenbestand stimmt.

   Kreditkartenabrechnungen

   Bei Kreditkarten reicht die Sammelabrechnung allein nicht. Zu jeder Position brauchen wir den Einzelbeleg – also die Rechnung oder Quittung hinter jeder Kartenzahlung. Diese laden Sie wie andere Belege hoch; die Abrechnung selbst dient dem Abgleich.

   Bewirtungsbelege

   Bewirtungskosten erfordern besondere Angaben: Anlass, Teilnehmer und die Unterschrift. Fehlen diese Angaben, ist der Betriebsausgabenabzug gefährdet. In der Regel ergänzen Sie den Restaurantbeleg um einen Eigenbeleg mit den Pflichtangaben.

   Fehlt zu einer Ausgabe der Beleg oder bei der Bewirtung die Angabe von Anlass und Teilnehmern, kann der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug entfallen. In einer Betriebsprüfung werden solche Lücken zum Problem.

4. Konto und Zahlungen

   Damit den Belegen die Zahlungen gegenüberstehen, sind Ihre Bankkonten angebunden und die Umsätze werden abgeholt. Aus den offenen Eingangsrechnungen heraus bereiten Sie Überweisungen vor und geben sie frei. Die Einrichtung der Bank und die Wege der Zahlung beschreibt der Beitrag Bankkonten verknüpfen und Zahlungen ausführen.

   Anschließend verknüpfen Sie die Umsätze mit den Belegen. Vieles ordnet DUO über den Verwendungszweck automatisch zu, den Rest ergänzen Sie. Den Geprüft-Status setzen Sie, sobald ein Umsatz erledigt ist. Die Zahlungszuordnung im Detail behandelt der Beitrag Belege mit Zahlungen verknüpfen.

5. Fehlende Belege aufspüren

   Bevor Sie den Monat abschließen, prüfen Sie, ob zu allen Zahlungen ein Beleg vorliegt. Ungeprüfte Kontoumsätze ohne zugeordneten Beleg sind der deutlichste Hinweis auf eine fehlende Rechnung oder Quittung.

   Gehen Sie diese offenen Umsätze durch und laden Sie die fehlenden Belege nach. Oft liegt die Rechnung noch im E-Mail-Postfach oder in einem Portal. Diese Suche am Monatsende lohnt sich, weil sie genau die Lücken schließt, die uns sonst zu Rückfragen zwingen.

6. Monatsabschluss und Übergabe an uns

   Am Ende steht eine kurze Kontrolle: Sind alle Belege erfasst und eingeordnet, alle Umsätze abgeholt und zugeordnet, alle offenen Punkte geklärt? Wenn ja, ist Ihr Monat vorbereitet.

   Eine gesonderte Übergabe ist nicht nötig. Weil wir auf denselben Datenbestand zugreifen, sehen wir Ihre Belege und Umsätze unmittelbar und beginnen mit der Buchung. Eine kurze Nachricht, dass der Monat aus Ihrer Sicht vollständig ist, genügt.

   Monats-Checkliste

   • [ ] Alle Belege des Monats hochgeladen (Papier, E-Mail, Portale, E-Rechnung)
   • [ ] Belege dem richtigen Belegtyp zugeordnet, erkannte Daten geprüft
   • [ ] Barbelege im Kassenbuch erfasst
   • [ ] Zu Kreditkartenzahlungen die Einzelbelege hochgeladen
   • [ ] Bewirtungsbelege um die Pflichtangaben ergänzt
   • [ ] Kontoumsätze abgeholt und aktualisiert
   • [ ] Fällige Rechnungen bezahlt, Skontofristen beachtet
   • [ ] Belege den Umsätzen zugeordnet, erledigte Umsätze auf geprüft gesetzt
   • [ ] Offene Umsätze ohne Beleg geklärt, fehlende Belege nachgeladen

Typische Fehlerquellen

• Alles am Monatsende stapeln: Wer Belege und Zuordnungen aufschiebt, verliert Quittungen und Skonto und steht am Ende unter Zeitdruck. Laufendes Arbeiten verteilt den Aufwand und senkt ihn.
• Kreditkarte nur als Sammelabrechnung: Ohne die Einzelbelege fehlt der Nachweis je Position. Wir können solche Zahlungen nicht sauber buchen.
• Bewirtungsbeleg ohne Pflichtangaben: Fehlen Anlass und Teilnehmer, ist der Abzug gefährdet. Die Angaben gehören direkt bei der Bewirtung ergänzt.
• Offene Umsätze ignoriert: Ungeprüfte Umsätze ohne Beleg bleiben als Lücke stehen. Sie führen am Ende zu Rückfragen und verzögern die Auswertung.
• Belege nicht eingeordnet: Ein hochgeladener, aber falsch oder gar nicht zugeordneter Beleg taucht nicht in der Verbuchung auf. Die kurze Einordnung beim Upload verhindert das.

Ihre Aufgaben und unsere Aufgaben

Ihre Aufgaben:

• Belege laufend erfassen und einordnen
• Besondere Belege wie Kasse, Kreditkarte und Bewirtung korrekt behandeln
• Konto abrufen, Zahlungen freigeben und zuordnen
• Fehlende Belege aufspüren und den Monat kurz kontrollieren

Unsere Aufgaben:

• Die vorbereiteten Belege und Umsätze verbuchen
• Auswertungen wie BWA und Offene-Posten-Liste erstellen
• Bei offenen Punkten gezielt nachfragen
• Sie bei Bedarf zum Ablauf beraten

Wie viel Sie selbst vorbereiten, stimmen wir individuell ab. Manche Unternehmen übernehmen den gesamten Ablauf, bei anderen teilen wir ihn auf. Der beschriebene Prozess ist die Grundform, an der wir uns orientieren.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Unternehmen online können sich durch Updates ändern. Die Anforderungen an Belege und Aufzeichnungen richten sich nach den geltenden steuerlichen Vorgaben.

Bei Fragen zur Gestaltung Ihres Monatsablaufs oder zur Aufgabenteilung sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Mai 2026