DATEV Unternehmen Online: Belege indexieren und wiederfinden
Leitfaden zum Einordnen und Wiederfinden von Belegen in DATEV Unternehmen online. Belegtypen, Texterkennung, Datenkontrolle und Belegsuche im Archiv.
Einleitung
Sobald ein Beleg in DATEV Unternehmen Online (DUO) hochgeladen ist, bekommt er eine Einordnung: einen Belegtyp und einige erfasste Daten wie Datum, Betrag und Geschäftspartner. Dieser Schritt heißt Indexierung. Er sorgt dafür, dass der Beleg in der richtigen Liste auftaucht, sich der passenden Zahlung zuordnen lässt und später schnell wiedergefunden wird.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur Indexierung häufig Missverständnisse bestehen:
Indexieren bedeutet nicht buchen – die erfassten Daten sind eine Vorbereitung, die eigentliche Verbuchung übernehmen wir.
Sie müssen auch nicht jeden Wert von Hand eintippen; eine Texterkennung schlägt die Daten bei lesbaren Belegen vor. Diese Werte sind aber nur Vorschläge, keine Garantie. Eine kurze Sichtkontrolle bleibt sinnvoll, besonders bei Betrag und Datum.
Und die Belegsuche durchsucht nicht jeden Buchstaben im Belegbild, sondern arbeitet mit den erfassten Eckdaten – darauf kommen wir weiter unten zurück.
Dieser Artikel erklärt, was die Indexierung umfasst, wie Sie die erkannten Daten prüfen und wie Sie jeden Beleg im Archiv wiederfinden. Wie DUO insgesamt aufgebaut ist, lesen Sie im Überblick; wie das Einordnen in den monatlichen Ablauf passt, zeigt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung:
Was die Indexierung umfasst
Die Indexierung besteht aus zwei Teilen: der Zuordnung zu einem Belegtyp und den erfassten Belegdaten. Beides zusammen macht aus einem Belegbild einen auffindbaren, weiterverarbeitbaren Beleg.
Wort-für-Wort Transkript
Beim Hochladen eines Belegs in DATEV Unternehmen Online können wir uns aussuchen, was ist das für eine Belegkategorie, Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, sonstige. Wir ziehen dann den Beleg einmal hier rein und was dann passiert, wenn er hochgeladen ist, ist, dass wir diesen Beleg indexieren können. Das heißt, wir sehen jetzt hier den Posteingang. Ich kann einen Doppelklick drauf machen und jetzt sehe ich hier den Beleg einerseits in voller Größe. Ich sehe, dass die Texterkennung bereits einige Sachen erkannt hat und ich kann jetzt hier auswählen, von wem ist denn dieser Beleg, zum Beispiel vom Lieferanten Libra. Anschließend kann ich den Beleg hier speichern. Ich kann natürlich auch, wenn ich möchte, den Beleg an bestimmte Stellen ziehen. Ich sehe also hier in der Belegübersicht einmal meinen Posteingang. Da sehe ich diesen Beleg. Ich kann, wenn ich will, jetzt hier auch in bestimmte Ordner zum Beispiel unterteilen. Es gibt einen Buchführungsordner. Ich habe auch die Möglichkeit, eigene Ordner anzulegen. Zum Beispiel über diesen Button hier kann ich den Beleg also ganz flexibel irgendwo hinschieben. Das Entscheidende ist, wenn er einmal indexiert ist, wenn ich also einmal gesagt habe, dass das zum Beispiel ein Beleg von Libra ist, dann kann ich eben auch auf alle Belege gehen. Kann ich zum Beispiel hier oben Libra eingeben und finde dann alle Belege vom Lieferanten Libra. Und das meint letztlich indexieren, also einen digitalen Belegspeicher aufbauen.
Der Belegtyp
Jeder Beleg gehört zu einem Belegtyp. Die Standardtypen sind Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse und Sonstige. Den Belegtyp wählen Sie beim Hochladen aus; in der App und im Browser ist das ein eigener Schritt.
Der Belegtyp steuert, in welcher Liste der Beleg erscheint und wie er weiterverarbeitet wird. Eine Eingangsrechnung im Typ Rechnungseingang wird zum Beispiel automatisch als „zu bezahlen“ geführt. Liegt derselbe Beleg im Typ Sonstige, geschieht das nicht.
Bei Bedarf legen wir oder Sie zusätzliche, eigene Belegtypen an – etwa für eine bestimmte Belegart, die regelmäßig anfällt. Das hält die Listen übersichtlich.
Der Belegtyp entscheidet, ob ein Beleg in den Verbuchungslisten auftaucht. Eine Rechnung, die versehentlich als „Sonstige“ abgelegt wurde, bleibt leicht unbearbeitet liegen. Im Zweifel lieber Rechnungseingang oder Rechnungsausgang wählen.
Die erfassten Daten
Bei lesbaren Belegen liest der Buchungsassistent online per Texterkennung Eckdaten aus – etwa Datum, Betrag und Geschäftspartner. Diese erkannten Werte werden Ihnen in der Wertekontrolle neben dem Belegbild angezeigt. Sie können sie prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Diese Daten erleichtern später zwei Dinge: das automatische Zuordnen einer Zahlung zum Beleg und das Wiederfinden im Archiv. Je sauberer die erfassten Daten sind, desto reibungsloser läuft beides.
Daten prüfen und ergänzen
Die Texterkennung arbeitet zuverlässig, aber nicht fehlerfrei. Bei schräg fotografierten oder kontrastarmen Belegen kann ein Wert falsch oder gar nicht erkannt werden. Ein kurzer Blick auf Betrag und Datum lohnt sich daher, bevor der Beleg weiterläuft.
Sie können Belege in der Übersicht auch nachträglich bearbeiten – etwa den Belegtyp wechseln oder mehrere Seiten zu einem Beleg heften und wieder trennen. Das ist hilfreich, wenn ein mehrseitiger Beleg getrennt hochgeladen wurde oder zwei Belege auf einem Foto gelandet sind.
Wie ausführlich die Wertekontrolle angezeigt wird, hängt vom Dateiformat ab. Bei Bilddateien werden die erkannten Werte direkt neben dem Beleg dargestellt; bei manchen PDF-Belegen fällt diese Anzeige knapper aus. Korrigieren lassen sich die Angaben in beiden Fällen.
Belege wiederfinden
Alle hochgeladenen Belege liegen im revisionssicheren Belegarchiv von DUO. Über die Belegsuche finden Sie jeden Beleg mit wenigen Klicks wieder, ohne in Ordnern zu blättern.
Belege können in Ordnern, mit Schlagworten oder z.B. nach Lieferanten gesucht werden. So wird DATEV Unternehmen Online zu einem digitalen Belegspeicher mit umfangreicher Indexierung.
Suchen und filtern
Die Suche arbeitet mit den erfassten Eckdaten. Sie grenzen die Belege zum Beispiel nach Belegtyp, Zeitraum, Betrag oder Geschäftspartner ein. So finden Sie etwa alle Eingangsrechnungen eines Lieferanten aus einem bestimmten Monat.
Eine Volltextsuche über jeden Buchstaben im Belegbild ist das nicht. Wenn zu einem Beleg noch keine Daten erfasst sind, lässt er sich vor allem über Belegtyp und Upload-Datum eingrenzen. Genau deshalb hilft es, die erkannten Daten beim Upload sauber zu halten.
Weil Sie und wir denselben Bestand sehen, müssen Sie uns einen einmal hochgeladenen Beleg nicht erneut schicken, wenn wir eine Rückfrage haben. Wir finden ihn im selben Archiv.
Typische Fehlerquellen
- Falscher Belegtyp: Ein als „Sonstige“ abgelegter Beleg erscheint nicht in den Verbuchungslisten und bleibt unbearbeitet. In der Auswertung fehlt er dann, und die Vorsteuer bleibt liegen.
- Erkannte Daten nicht geprüft: Übernimmt man einen falsch erkannten Betrag ungeprüft, zieht sich der Fehler durch die weitere Bearbeitung. Eine kurze Sichtkontrolle verhindert das.
- Mehrere Belege auf einem Bild: Werden zwei Belege zusammen fotografiert, lässt sich nur einer sauber erfassen. Belege sollten einzeln aufgenommen oder nachträglich getrennt werden.
- Zusammengehörige Seiten getrennt hochgeladen: Eine mehrseitige Rechnung als Einzelseiten erschwert die Zuordnung. Die Seiten lassen sich in der Übersicht zu einem Beleg heften.
- Belege ohne erkennbare Daten: Sehr unscharfe Belege liefern keine Eckdaten und sind in der Suche schwer auffindbar. Eine bessere Aufnahme spart später die Suche.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Indexieren und Buchen?
Beim Indexieren ordnen Sie den Beleg einem Belegtyp zu und prüfen die erfassten Daten. Das Buchen, also die Zuordnung auf Konten, übernehmen wir anschließend. Die Indexierung ist die Vorbereitung dafür.
Muss ich die erkannten Daten jedes Belegs kontrollieren?
Eine kurze Sichtkontrolle von Betrag und Datum ist sinnvoll, vor allem bei schlecht lesbaren Belegen. Bei sauberen Aufnahmen ist die Erkennung in der Regel zuverlässig.
Kann ich einen falsch zugeordneten Belegtyp nachträglich ändern?
Ja. In der Belegübersicht können Sie den Belegtyp wechseln. Das ist auch nach dem Upload jederzeit möglich, solange der Beleg noch nicht verbucht ist.
Wie finde ich eine bestimmte Rechnung wieder?
Über die Belegsuche grenzen Sie nach Belegtyp, Zeitraum, Betrag oder Geschäftspartner ein. Damit finden Sie zum Beispiel alle Rechnungen eines Lieferanten aus einem Monat.
Kann ich nach Stichworten im Belegtext suchen?
Nur eingeschränkt. Die Suche arbeitet mit den erfassten Eckdaten, nicht mit dem kompletten Belegtext. Saubere Daten beim Upload erleichtern das Wiederfinden daher deutlich.
Kann ich eigene Belegtypen anlegen?
Ja, für regelmäßig wiederkehrende Belegarten lassen sich zusätzliche Belegtypen anlegen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine sinnvolle Struktur für Ihre Belege einrichten möchten.
Sehen Sie als Kanzlei dieselben Belege und Daten?
Ja. Wir greifen auf denselben Bestand zu. Einen einmal hochgeladenen Beleg müssen Sie uns deshalb nicht erneut schicken.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Unternehmen online können sich durch Updates ändern; das gilt auch für die Texterkennung und die Suchfunktionen.
Bei Fragen zur Belegstruktur oder zu eigenen Belegtypen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Mai 2026