DATEV Unternehmen Online: Rechnungen schreiben mit Auftragswesen Next
Leitfaden zum Schreiben von Verkaufsbelegen mit DATEV Auftragswesen Next. Angebote und Rechnungen, Folgebelege, E-Rechnung und Übergabe an die Buchführung.
Einleitung
Auftragswesen Next ist das Zusatzmodul von DATEV Unternehmen Online (DUO), mit dem Sie Ihre Verkaufsbelege schreiben: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Zahlungserinnerungen. Auch E-Rechnungen erstellen Sie damit. Die fertigen Ausgangsrechnungen werden gespeichert und stehen uns direkt für die Buchführung bereit.
Vorab einige Klarstellungen, weil zu Auftragswesen Next häufig Missverständnisse bestehen:
Das Modul ist für ausgehende Belege da, also für Rechnungen, die Sie schreiben – nicht für Eingangsrechnungen, die kommen über Belege online herein. Eine Rechnung zu schreiben heißt außerdem nicht, sie zu buchen; die Verbuchung übernehmen wir.
Auftragswesen Next ist nicht zwingend nötig. Wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kann das anders lösen. Sobald Sie aber regelmäßig fakturieren oder E-Rechnungen versenden müssen, vereinfacht das Modul den Ablauf und sorgt dafür, dass jede Ausgangsrechnung gleich bei uns ankommt.
Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine Rechnung erstellen, wie aus einem Angebot eine Rechnung wird, wie Sie E-Rechnungen versenden und wie das Modul mit der Buchführung zusammenspielt. Eine Einordnung aller DUO-Module bietet der Überblick; wie das Fakturieren in den monatlichen Ablauf passt, zeigt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.
Was Auftragswesen Next leistet
Mit Auftragswesen Next erstellen Sie alle gängigen Verkaufsbelege in einer Anwendung. Die Belege bauen aufeinander auf: Aus einem Angebot wird per Klick eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder direkt eine Rechnung. So müssen Sie Positionen und Adressen nicht erneut eingeben.
In der Rechnungsübersicht behalten Sie den Stand jedes Vorgangs im Blick – vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung und einer eventuellen Korrektur. Für Ihre Belege können Sie ein eigenes Layout hinterlegen, damit Rechnungen in Ihrem Erscheinungsbild herausgehen.
Jede erstellte Rechnung wird als Ausgangsrechnung gespeichert und für die Buchführung bereitgestellt. Damit landet sie automatisch dort, wo wir sie für die Buchung brauchen.
Eine Rechnung erstellen
Wort-für-Wort Transkript
Wenn wir mithilfe von DATEV Auftragswesen Next eine Rechnung schreiben wollen, dann müssen wir als allererstes innerhalb der DATEV Unternehmen Online-Maske oben auf Anwendungen gehen und dann auf Auftragswesen Next. Das Ganze ist eine Zusatzerweiterung, muss also erstmal freigeschaltet werden. Falls Sie also den Button nicht finden, bitte einmal der Kanzlei Bescheid sagen, damit Ihnen diese Erweiterung freigeschaltet wird. Ich sehe jetzt hier noch keine Rechnungen, die angelegt wurden. Es gibt hier oben den Button Einstellungen. Darüber kann man innerhalb von Auftragswesen Next bestimmte Grundeinstellungen tätigen, zum Beispiel mit welcher Belegnummer es weitergeht, Zum Beispiel, was auch auf den Belegen draufstehen soll, wie das Beleglayout aussehen soll, also Hintergrund, Logo etc. ist aus meiner Sicht relativ selbsterklärend. Das heißt, Sie finden hier ganz viele Grundeinstellungen, die Sie als allererstes mal sich ansehen können. Auch die Frage, wie zum Beispiel der Beleg per E-Mail versendet wird, auch das kann man direkt aus dem Programm machen. Das heißt, der erste Schritt wären die Grundeinstellungen. Und danach habe ich die Möglichkeit, über Auftragswesen Next in dem Reiter Kunden beispielsweise verschiedene Kunden anzulegen. Auch die kann ich natürlich importieren aus verschiedenen Systemen oder komplett neu anlegen. Man sieht, ich habe jetzt den Testkunden Müller, den habe ich schon mal angelegt. Das Gleiche gilt natürlich auch hier für die Artikel. Auch die kann ich importieren oder auch neu anlegen. Und wenn ich das alles gemacht habe, dann gehe ich einmal hier auf Belege drauf, gehe auf das Plus und lege zum Beispiel mal testweise eine neue Rechnung an. Ich wähle den Kunden aus, in meinem Fall der Kunde Müller. Belegdatum lasse ich auf das heutige Datum vorbelegt. Wir haben auch hier die Möglichkeit, zum Beispiel Hinweistexte, Einleitungstexte, Abschlusstexte, Lieferbedingungen, alles Mögliche anzulegen. Und man sieht, wann immer ich hier etwas an- und ausschalte, öffnet sich in der Seite auch eine kleine Seitenleiste. Da habe ich die Möglichkeit, Textbausteine einmalig zu definieren. Da kann ich die auch immer standardmäßig schon vorbelegen. Ich habe hier auch die Möglichkeit, natürlich diesen Textbaustein für jede Rechnung, wenn ich das möchte, anzupassen. Also auch das ist relativ gut erklärt bzw. relativ gut bedienbar, wie ich finde. Und dann können wir hier zum Beispiel unsere erste Position erfassen, zum Beispiel den Testartikel. Wir haben hier unten die Möglichkeit, noch mal weitere Positionen hinzuzufügen, genauso wie auch Seitenumbrüche und Zwischensummen. Sagen wir jetzt einfach mal vom Testartikel wollen wir ein Stück zum Preis von 100 Euro pro Stück abrechnen. Dann sehen wir, errechnet automatisch die Umsatzsteuer drauf. Ich habe die Möglichkeit hier natürlich auch den Steuersatz zu wählen, je nachdem was ich verkaufe. Dann kann ich hier auf der rechten Seite nochmal Anhängen zufügen, zum Beispiel Stundenzettel, ergänzende Materiallisten, solche Dinge. Wenn ich jetzt hingehen würde und würde einfach die Rechnung zumachen, dann wäre das Ganze nicht gelöscht, sondern würde ich hier immer noch einen Entwurf sehen. Ich kann also hier wieder draufklicken. Man muss dazu sagen, viele Daten sind jetzt weg, weil ich nämlich vergessen habe, auf Speichern zu drücken. Also es zwingt mich niemand dazu, den Artikel oder die Rechnung sofort abzuschließen. Es gibt dieses Entwurfsstadium. Ratsam wäre nur, hier immer einmal auf Speichern zu klicken. Dann ist dieser Entwurf abgespeichert. Deswegen machen wir es nochmal. Ich rechne mal eine Stunde mal 100 Euro ab und gehe jetzt auf Speichern. Jetzt sehen Sie mangelhafte Angaben. Klar, hier muss ich noch ein bisschen was machen. Aber jetzt sehen Sie, wenn ich jetzt rausgehe, ist der Entwurf mit meinen 119 Euro gespeichert. Ich kann dann wieder auf den Stift klicken, kann die Rechnung bearbeiten und könnte sie jetzt fertigstellen. Machen wir das einfach mal. Okay, er sagt mir, hier fehlt noch die UST-ID oder die Steuernummer, allerdings nicht vom Kunden, sondern von unserem eigenen Unternehmen. Also ich müsste jetzt hier die Einstellung nochmal rein und müsste hier unsere Grundeinstellung nochmal ändern. Das würde natürlich in der echten Welt funktionieren. Wenn wir das dann erledigt haben oder wenn wir es erledigt hätten, könnten wir aus dem Programm direkt die Rechnung exportieren, damit Sie ein Gefühl dafür haben, so würde das jetzt aktuell aussehen. Ich habe hier natürlich kein Briefpapier, kein Logo, gar nichts hinterlegt. Deswegen sieht die Rechnung relativ traurig aus, aber das kann man alles sich schön optisch stylen. Und dann habe ich die Rechnung, die ich direkt aus dem Programm per E-Mail an den Kunden versenden kann und die natürlich dann auch von Auftragswesen Next direkt an DATEV Unternehmen online übergeben wird. Das wäre also die Grundform, wie man hier in DATEV Auftragswesen Next eine Rechnung schreiben kann.
Der Ablauf ist auf wenige Schritte ausgelegt. Stammdaten wie Kunden und Artikel hinterlegen Sie einmal und greifen dann darauf zurück.
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Sie öffnen Auftragswesen Next
In DUO öffnen Sie Auftragswesen Next und wählen, einen neuen Beleg zu erstellen.
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Sie wählen den Belegtyp
Sie entscheiden sich für den Belegtyp, zum Beispiel Rechnung oder Angebot.
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Sie wählen den Empfänger
Sie wählen den Kunden aus den Stammdaten oder legen ihn neu an.
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Sie erfassen die Positionen
Sie fügen die Positionen hinzu – aus dem Artikelstamm oder als freie Position. Beträge und Steuer werden berechnet.
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Sie erstellen und versenden den Beleg
Sie erstellen den Beleg und versenden ihn. Die Rechnung wird als Ausgangsrechnung gespeichert und steht für die Buchführung bereit.
Vom Angebot zur Rechnung
Auftragswesen Next ist auf den typischen Ablauf eines Auftrags ausgelegt. Sie erstellen zuerst ein Angebot und versenden es. Nimmt der Kunde an, überführen Sie das Angebot mit einem Klick in einen Folgebeleg.
Aus dem Angebot wird so eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder direkt eine Rechnung – ohne erneute Eingabe. Jeder Schritt wird GoBD-konform gespeichert, sodass der gesamte Vorgang nachvollziehbar bleibt.
Seit Ende 2025 lassen sich auch Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen oder Aufträgen erstellen sowie Serienrechnungen in einem festen Turnus. Teil- und Schlussrechnungen sowie umsatzsteuerliche Gutschriften sind als Erweiterung vorgesehen.
E-Rechnungen schreiben und versenden
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Entscheidend ist das Format, nicht der Versandweg
Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Norm EN 16931. Wie diese Datei zum Empfänger gelangt, schreibt das Gesetz nicht vor.
Auftragswesen Next erzeugt Ihre Rechnung wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht und werden daher nicht verwendet). Damit ist die formale Anforderung erfüllt – unabhängig davon, über welchen Weg Sie die Datei anschließend verschicken.
Sie brauchen für den Versand von E-Rechnungen keine Plattform und kein Netzwerk. Eine E-Rechnung, die Sie aus Auftragswesen Next per E-Mail an Ihren Kunden senden, ist eine vollwertige E-Rechnung. Das ist im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen der übliche Weg.
Zusammenspiel mit der Buchhaltung
Der eigentliche Mehrwert für die Zusammenarbeit liegt im Anschluss: Jede mit Auftragswesen next erstellte Rechnung wird als Ausgangsrechnung gespeichert und steht uns bereit. Sie müssen Ihre Ausgangsrechnungen also nicht zusätzlich hochladen oder uns schicken.
Ihre Ausgangsrechnungen landen automatisch in DUO und sind für uns sichtbar. Der getrennte Versand entfällt, und Ihre Umsatzseite ist damit lückenlos erfasst.
Typische Fehlerquellen
- Eingangsrechnungen in Auftragswesen Next vermutet: Das Modul ist für ausgehende Belege. Eingangsrechnungen kommen über Belege online herein, siehe Belege hochladen. Wer das verwechselt, sucht an der falschen Stelle.
- PDF statt E-Rechnung versendet: Verlangt ein Kunde eine E-Rechnung, reicht eine PDF nicht mehr. Sie muss als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
- Stammdaten nicht gepflegt: Unvollständige Kunden- oder Artikeldaten führen zu fehlerhaften Rechnungen. Einmal sauber gepflegte Stammdaten sparen bei jeder Rechnung Zeit.
- Rechnung nur lokal gespeichert: Wird außerhalb von Auftragswesen next fakturiert, fehlt die automatische Bereitstellung. Die Rechnung muss dann separat hochgeladen werden.
Ihre Aufgaben und unsere Aufgaben
Ihre Aufgaben:
- Verkaufsbelege erstellen und versenden
- Kunden- und Artikelstammdaten pflegen
- E-Rechnungen im richtigen Format erstellen und die Empfänger-ID hinterlegen
Unsere Aufgaben:
- Die bereitgestellten Ausgangsrechnungen verbuchen
- Bei Fragen zur E-Rechnung und zu den Formaten unterstützen
- Den Versandweg für E-Rechnungen mit Ihnen einrichten
Wie viel Sie selbst erstellen, hängt von Ihrem Geschäft ab. Wir buchen die Ausgangsrechnungen, sobald sie bereitstehen.
Häufige Fragen
Brauche ich Auftragswesen next unbedingt?
Nein. Wer nur sehr wenige Rechnungen schreibt, kann das anders lösen. Sobald Sie regelmäßig fakturieren oder E-Rechnungen versenden, vereinfacht das Modul den Ablauf und stellt die Rechnungen automatisch für uns bereit.
Was kostet Auftragswesen next?
Das Modul wird monatlich berechnet. Die Konditionen rechnen wir im Rahmen unserer Vereinbarung mit Ihnen ab. Die genauen Kosten für Ihren Fall besprechen wir individuell.
Welche Belege kann ich erstellen?
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Zahlungserinnerungen. Aus einem Angebot wird mit einem Klick ein Folgebeleg.
Kann ich E-Rechnungen damit schreiben?
Ja. Auftragswesen next erstellt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Für die Zustellung über das Netzwerk hinterlegen Sie die TRAFFIQX®-ID des Empfängers.
Kann ich das Layout meiner Rechnungen anpassen?
Ja. Für Ihre Angebote und Rechnungen können Sie ein eigenes Beleglayout hinterlegen, damit die Belege in Ihrem Erscheinungsbild herausgehen.
Muss ich meine Ausgangsrechnungen zusätzlich hochladen?
Nein. Mit Auftragswesen next erstellte Rechnungen werden automatisch als Ausgangsrechnungen bereitgestellt und sind für uns sichtbar.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Formate und Menüführung in DATEV Auftragswesen next können sich durch Updates ändern; auch die Vorgaben zur E-Rechnung werden schrittweise erweitert.
Bei Fragen zur Rechnungserstellung oder zum Versand von E-Rechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Mai 2026