Die E-Rechnung: E-Rechnungen öffnen und lesbar machen
Eine XRechnung sieht beim ersten Öffnen aus wie wirrer Code – kaputt ist sie deshalb nicht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine E-Rechnung sichtbar machen.
Einleitung
E-Rechnungen tragen ihre Daten in einem strukturierten Format. Das ist für die maschinelle Verarbeitung gemacht, nicht fürs menschliche Auge – weshalb eine XRechnung im einfachen Editor unverständlich wirkt. Damit Sie eine eingegangene Rechnung trotzdem ansehen können, gibt es einfache Wege, die wir hier zeigen.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen:
Eine XML-Datei, die nach Code aussieht, ist nicht „kaputt" oder unbrauchbar. Sie enthält dieselbe Rechnung wie eine PDF, nur in maschinenlesbarer Form.
Ebenso wenig brauchen Sie immer ein Werkzeug. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jede gewöhnliche PDF, und Ihre Buchhaltungssoftware stellt eingehende E-Rechnungen ohnehin lesbar dar.
Dieser Beitrag erklärt die beiden Formate beim Öffnen, den kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung und was Ihre Software übernimmt.
Warum eine XRechnung erst unleserlich wirkt
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnen Sie sie mit einem Texteditor, sehen Sie Zeilen mit Datenfeldern und spitzen Klammern – für Menschen schwer zu lesen.
Die XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz, der auf den ersten Blick schwer zu lesen ist.
Das ist kein Fehler, sondern der Sinn des Formats. Die Daten stehen so, dass ein Programm jedes Feld eindeutig zuordnen kann.
Erst eine Anzeigesoftware, ein sogenannter Viewer, übersetzt diese Felder in eine lesbare Rechnungsdarstellung auf einer Seite.
Was eine E-Rechnung von einer PDF unterscheidet, behandeln wir im Grundlagenartikel.
ZUGFeRD: öffnet im normalen PDF-Viewer
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist äußerlich eine PDF. Sie öffnen sie mit jedem PDF-Programm und sehen sofort die gewohnte Rechnung mit Briefkopf, Positionen und Summen.
In diese PDF ist zusätzlich ein strukturierter Datensatz eingebettet, den Sie nicht sehen. Für das bloße Lesen brauchen Sie ihn nicht; Ihre Software liest ihn im Hintergrund aus. Deshalb benötigen Sie für ZUGFeRD in der Regel kein gesondertes Werkzeug.
Verwechseln Sie eine ZUGFeRD-PDF nicht mit einer normalen PDF. Beide sehen gleich aus, aber nur die ZUGFeRD-Datei trägt die strukturierten Daten in sich. Beim Weiterleiten an uns gilt deshalb: immer die Originaldatei, nicht ein neuer Ausdruck oder ein erneut gespeichertes PDF.
XRechnung lesbar machen: der kostenlose Viewer der Finanzverwaltung
Damit auch ohne eigene Software niemand auf eine teure Lösung angewiesen ist, stellt die Finanzverwaltung einen kostenlosen E-Rechnungsviewer über das ELSTER-Portal bereit (Link). Sie laden Ihre Datei hoch und erhalten eine lesbare Darstellung im Browser.
Der Viewer zeigt sowohl XRechnungen (.xml) als auch ZUGFeRD-Rechnungen (.pdf) an und prüft dabei die Struktur. Er ist online erreichbar, ohne Installation, und als Angebot der Steuerverwaltung eine vertrauenswürdige Anlaufstelle.
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Sie öffnen den E-Rechnungsviewer
Sie rufen den Viewer der Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal auf (erreichbar unter elster.de im Bereich E-Rechnung).
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Sie laden die Datei hoch
Sie wählen die E-Rechnung von Ihrem Gerät aus – eine XRechnung mit der Endung .xml oder eine ZUGFeRD-Datei mit der Endung .pdf.
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Sie sehen die lesbare Darstellung
Der Viewer wandelt die strukturierten Daten in eine übersichtliche Ansicht um, sodass Sie alle Rechnungsangaben auf einer Seite prüfen können.
Laden Sie sensible Rechnungsdaten nicht bei beliebigen Internetdiensten hoch. Wer eine fremde Website nutzt, gibt Daten zu Kunden, Leistungen und Beträgen aus der Hand. Der Viewer der Finanzverwaltung verarbeitet die Daten auf den Servern der Steuerverwaltung und ist dafür die sichere Wahl.
Hinweis zur Bedienung: Der ELSTER-Viewer zeigt die Rechnung an, bietet aber keine eigene Download- oder Druckfunktion. Wenn Sie eine speicherbare Ansicht brauchen, erzeugen andere amtliche Werkzeuge wie der Validator unter erechnungsvalidator.service-bw\.de eine herunterladbare HTML-Darstellung.
Was Ihre Software ohnehin übernimmt
In den meisten Fällen brauchen Sie keinen separaten Viewer. Eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erkennt eingehende E-Rechnungen und zeigt sie automatisch lesbar an.
Auch wir machen eine eingegangene E-Rechnung im Rahmen der Verarbeitung sichtbar, sobald sie bei uns ist. Der Viewer der Finanzverwaltung ist deshalb vor allem dann nützlich, wenn Sie eine einzelne XRechnung schnell selbst ansehen möchten, ohne sie in ein Programm zu laden.
Typische Fehlerquellen
- XML für defekt gehalten: Eine XRechnung wirkt im Editor unverständlich und wird für beschädigt gehalten. Tatsächlich ist sie korrekt; nur ein Viewer macht sie lesbar.
- Aus der Ansicht eine neue Datei erzeugt: Aus der lesbaren Darstellung wird eine neue PDF gespeichert und diese weitergegeben. Die strukturierten Daten fehlen darin, sodass es keine E-Rechnung mehr ist.
- Sensible Daten bei Fremddiensten hochgeladen: Eine Rechnung wird bei einer beliebigen Website zur Anzeige hochgeladen. Der Betreiber kann die Inhalte einsehen; der amtliche Viewer ist die sichere Alternative.
- ZUGFeRD doppelt behandelt: Eine ZUGFeRD-PDF wird durch einen Viewer geschickt, obwohl sie sich direkt öffnen lässt. Das ist unnötig und kann zu einer Datei ohne eingebettete Daten führen.
Häufige Fragen
Meine XRechnung sieht aus wie Code – ist sie kaputt?
Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und im Editor naturgemäß schwer lesbar. Mit einem Viewer, etwa dem kostenlosen Angebot der Finanzverwaltung, wird sie auf einer Seite sichtbar.
Was kostet der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung?
Nichts. Er wird über das ELSTER-Portal kostenlos bereitgestellt und benötigt keine Installation.
Brauche ich für ZUGFeRD einen Viewer?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jede PDF. Der eingebettete Datensatz wird von Ihrer Software im Hintergrund gelesen.
Kann ich die Ansicht aus dem Viewer speichern?
Der ELSTER-Viewer zeigt die Rechnung an, hat aber keine eigene Speicher- oder Druckfunktion. Eine herunterladbare HTML-Ansicht erzeugen andere amtliche Werkzeuge wie der Validator unter erechnungsvalidator.service-bw\.de.
Darf ich Rechnungen bei einer beliebigen Website zur Anzeige hochladen?
Davon raten wir ab. Solche Dienste sehen Ihre Kunden- und Umsatzdaten. Nutzen Sie den Viewer der Finanzverwaltung, der die Daten auf amtlichen Servern verarbeitet.
Muss ich die Rechnung überhaupt selbst öffnen?
Sie können, müssen aber nicht. Ihre Software zeigt eingehende E-Rechnungen an, und wir machen sie bei der Verarbeitung sichtbar. Wichtig ist, dass Sie uns die Originaldatei weiterleiten.
Woran erkenne ich, ob ich eine XRechnung oder ZUGFeRD erhalten habe?
An der Dateiendung. Eine XRechnung endet auf .xml, eine ZUGFeRD-Rechnung auf .pdf. Welches Format wofür gedacht ist, erklären wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Bezeichnungen der genannten Werkzeuge können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zum Öffnen oder zur Weitergabe Ihrer E-Rechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026