Die E-Rechnung: Überprüfung eingehender Rechnungen zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs
Eine E-Rechnung kann technisch einwandfrei sein und trotzdem inhaltlich Fehler haben, die den Vorsteuerabzug gefährden. Dieser Beitrag erklärt die drei Prüfebenen und ihre Folgen.
Einleitung
Mit der E-Rechnung verschiebt sich die Prüfung. Eine bloße Sichtprüfung am Bildschirm reicht nicht mehr, weil die rechtlich verbindlichen Angaben im strukturierten Datensatz stehen. Wir prüfen eingehende Rechnungen im Rahmen der Verbuchung – dieser Beitrag erklärt, worauf es dabei ankommt.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen:
Eine eigene Validierung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung rät aber dazu, weil sie den Vorsteuerabzug absichert.
Ebenso wenig genügt es, dass eine Rechnung technisch korrekt aussieht. Sie kann formal valide sein und trotzdem falsche Pflichtangaben enthalten – das ist ein eigener Fehlertyp mit eigenen Folgen.
Dieser Beitrag geht die drei Prüfebenen durch, erklärt die Besonderheit bei ZUGFeRD und ordnet ein, ob und wie Sie selbst prüfen müssen.
Drei Ebenen der Prüfung
Die Prüfung einer E-Rechnung läuft auf drei Ebenen ab, die aufeinander aufbauen. Eine Rechnung kann auf einer Ebene fehlerfrei und auf einer anderen fehlerhaft sein.
Formatfehler
Auf der ersten Ebene wird geprüft, ob eine technisch einwandfreie Datei vorliegt – also eine gültige XML-Struktur in einer zulässigen Syntax. Ist die Datei beschädigt oder fehlerhaft aufgebaut, kann sie nicht weiterverarbeitet werden.
Geschäftsregelfehler
Auf der zweiten Ebene werden die Geschäftsregeln der Norm EN 16931 geprüft. Sie geben an, welche Felder wie befüllt sein müssen und welche logischen Abhängigkeiten bestehen – etwa, dass der ausgewiesene Steuerbetrag zum Steuersatz passt.
Inhaltsfehler
Auf der dritten Ebene geht es um die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG. Ein Inhaltsfehler liegt vor, wenn eine solche Pflichtangabe fehlt oder falsch ist – zum Beispiel ein falscher Steuersatz, eine fehlende Steuernummer oder eine unzureichende Leistungsbeschreibung.
Ein Inhaltsfehler kann auch dann bestehen, wenn die Datei technisch valide ist. Die Folge: Die Rechnung gilt als nicht ordnungsmäßig und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
| Ebene | Was geprüft wird | Mögliche Folge |
|---|---|---|
| Format | gültige XML-Struktur, zulässige Syntax | Datei nicht verarbeitbar |
| Geschäftsregeln | Felder vollständig und widerspruchsfrei (EN 16931) | Rückfrage, Ablehnung beim Austausch |
| Inhalt | Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG | Vorsteuerabzug gefährdet |
Was bei ZUGFeRD besonders gilt
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung gibt es zwei Teile: die sichtbare PDF und den eingebetteten strukturierten Datensatz. Rechtlich verbindlich ist der strukturierte Teil.
Weichen PDF und Datensatz voneinander ab, geht das zulasten des strukturierten Datensatzes. Selbst wenn die PDF vollständig und korrekt erscheint, kann der Vorsteuerabzug versagt werden, wenn im strukturierten Teil Pflichtangaben fehlen oder falsch sind.
Eine reine Sichtprüfung der PDF reicht nicht mehr. Stimmt der unsichtbare Datensatz nicht, kann der Vorsteuerabzug entfallen, obwohl die PDF einwandfrei aussieht. Genau diese verborgene Ebene prüft eine Validierung mit.
Ist die Validierung Pflicht?
Eine Validierung ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Instrument. In der Praxis ist sie für die Rechtssicherheit aber dringend angeraten – für eingehende wie für ausgehende Rechnungen.
Der Grund liegt im Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung stellt klar: Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung – hinsichtlich Format und Geschäftsregeln – verlassen, wenn er ein geeignetes Werkzeug sorgfältig auswählt und einsetzt. In diesem Fall greift ein Schutz für den guten Glauben.
Die Validierung ersetzt allerdings nicht die inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie erkennt Format- und Geschäftsregelfehler zuverlässig, nicht aber, ob die Inhalte sachlich stimmen – etwa ob die Rechnung zu Ihrer Bestellung passt.
Zum Nachweis bietet es sich an, zu jeder geprüften Rechnung den Validierungsbericht aufzubewahren. So lässt sich später belegen, dass die Rechnung im Eingang geprüft wurde.
Wie die Prüfung in der Praxis läuft
In den meisten Fällen läuft die technische Validierung automatisch. Eine Buchhaltungssoftware prüft eine eingehende E-Rechnung beim Import auf Format und Geschäftsregeln und meldet Auffälligkeiten.
Wer keine solche Software nutzt, kann eine einzelne Rechnung mit einem kostenlosen Werkzeug prüfen, etwa dem Viewer der Finanzverwaltung, der die Struktur mitprüft. Wie Sie eine E-Rechnung öffnen und anzeigen, behandeln wir gesondert.
Die inhaltliche Prüfung der Pflichtangaben kann anschließend durch Sie vorgenommen werden (z.B. korrekte Leistungsbezeichnung, korrekte Anschrift).
Sie sorgen für die Weiterleitung der Originaldatei, wir prüfen und buchen – die genaue Aufteilung stimmen wir ab. Bei Fehlern sollten Sie eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordern, um den Vorsteuerabzug sicherzustellen.
Typische Fehlerquellen
- Nur die PDF angesehen: Bei ZUGFeRD wird allein die sichtbare PDF geprüft. Stimmt der verborgene Datensatz nicht, bleibt der Fehler unentdeckt und der Vorsteuerabzug ist gefährdet.
- Technisch valide mit korrekt verwechselt: Eine formal einwandfreie Rechnung wird als richtig angenommen. Inhaltsfehler bei den Pflichtangaben können trotzdem vorliegen.
- Kein Prüfnachweis aufbewahrt: Die Rechnung wird geprüft, aber kein Bericht gesichert. Bei einer späteren Prüfung lässt sich die Kontrolle dann nur schwer belegen.
- Fehler erst bei der Zahlung bemerkt: Eine fehlerhafte Rechnung wird ohne Prüfung bezahlt. Eine spätere Korrektur ist aufwendiger als eine Rückfrage vor der Zahlung.
- Korrektur nicht angefordert: Eine erkannt fehlerhafte Rechnung bleibt unbearbeitet liegen. Ohne berichtigte Rechnung fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug.
Häufige Fragen
Muss ich jede E-Rechnung selbst validieren?
Eine Validierung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll. In der Praxis übernimmt das meist Ihre Software beim Import, und wir prüfen die Inhalte bei der Verbuchung.
Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Das hängt vom Fehler ab. Format- oder Geschäftsregelfehler verhindern die saubere Verarbeitung; Inhaltsfehler bei den Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden. In diesen Fällen fordern wir eine korrigierte Rechnung an.
Eine ZUGFeRD-PDF sieht korrekt aus – reicht das?
Nicht unbedingt. Rechtlich verbindlich ist der eingebettete Datensatz. Weicht er von der PDF ab, zählt der Datensatz, und Fehler darin können den Vorsteuerabzug kosten.
Was prüft eine Validierung – und was nicht?
Sie prüft Format und Geschäftsregeln, also ob die Datei technisch korrekt und konsistent ist. Ob die Inhalte sachlich stimmen, etwa die Übereinstimmung mit Ihrer Bestellung, prüft sie nicht.
Schützt mich eine Validierung beim Vorsteuerabzug?
Bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns dürfen Sie sich auf das technische Prüfergebnis verlassen. Das verschafft einen Schutz für den guten Glauben, ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung.
Soll ich Prüfberichte aufbewahren?
Das ist zu empfehlen. Ein Validierungsbericht je Rechnung dient als Nachweis, dass die Rechnung im Eingang geprüft wurde.
Gibt es ein kostenloses Werkzeug zur Prüfung?
Ja. Der Viewer der Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal zeigt die Rechnung an und prüft die Struktur mit. Für regelmäßige Mengen ist eine Software mit automatischer Prüfung praktischer.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Die Folgen einer fehlerhaften Rechnung für den Vorsteuerabzug hängen vom Einzelfall ab.
Bei Fragen zur Prüfung Ihrer eingehenden Rechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026