Die E-Rechnung: Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. bei Vermietungen)
Wer regelmäßig wiederkehrende Leistungen abrechnet – Miete, Wartung, Leasing – muss nicht jeden Monat eine neue E-Rechnung schreiben. Dieser Beitrag erklärt den Ablauf bei solchen Abrechnungen.
Einleitung
Bei Dauerschuldverhältnissen wie Miet-, Wartungs- oder Leasingverträgen diente bisher oft der Vertrag selbst als Rechnung. Mit der E-Rechnung stellt sich die Frage, wie das künftig läuft – und ob nun monatliche Rechnungen nötig werden. Die Antwort ist entlastend, und wir ordnen sie für Sie ein.
Eine Klarstellung vorab: Sie müssen bei einem laufenden Vertrag nicht jeden Monat eine neue E-Rechnung erstellen. Bei Dauerschuldverhältnissen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum.
Grundlage ist, dass ein Vertrag als Rechnung gelten kann, wenn er die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält. Diese Logik überträgt sich auf die E-Rechnung.
Dieser Beitrag erklärt die einmalige Initial-E-Rechnung, den Umgang mit Bestandsverträgen und die Fälle, in denen eine neue E-Rechnung nötig wird.
Der Vertrag als Rechnung
Zunächst der Ausgangspunkt: Ein Vertrag kann selbst als Rechnung dienen, soweit er die nach dem Umsatzsteuerrecht erforderlichen Pflichtangaben enthält – etwa Namen und Anschriften beider Seiten, das Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag.
Bei Dauerschuldverhältnissen wird typischerweise nicht monatlich eine Rechnung erstellt; stattdessen trägt der Vertrag in Verbindung mit den Zahlungsbelegen die Rechnungsfunktion. Genau hier setzt die Regelung zur E-Rechnung an.
Problematisch ist bei Verträgen als Rechnung allerdings, dass ab 01.01.2027/01.01.2028 eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gelten kann. Ist dies der Fall, kann der Vertrag insoweit nicht mehr als Rechnung anerkannt werden, da Verträge i.d.R. nicht in den Formaten für E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) erstellt werden. Aus diesem Grund ist dann die erstmalige Ausstellung einer E-Rechnung nach den folgenden Grundlagen nötig.
Die einmalige Initial-E-Rechnung
Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, genügt bei einem Dauerschuldverhältnis eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum – etwa für den ersten Monat nach Mietbeginn.
In dieser E-Rechnung ist der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten, oder es ergibt sich aus dem sonstigen Inhalt klar, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Diese einmalige Erteilung hat abgeltende Wirkung: Solange sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht ändern, müssen Sie keine weiteren E-Rechnungen erstellen.
Sie schreiben nicht jeden Monat eine neue Rechnung. Eine einmalige Initial-E-Rechnung mit Vertragsbezug genügt, solange Betrag und übrige Pflichtangaben gleich bleiben.
Wann eine neue E-Rechnung nötig wird
Die abgeltende Wirkung endet, sobald sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ändern. Dann ist die bestehende E-Rechnung zu berichtigen oder eine neue auszustellen.
Der klassische Fall ist eine Anpassung des Entgelts – etwa eine Mieterhöhung. Ändert sich der vereinbarte Betrag, brauchen Sie eine neue Initial-E-Rechnung, die den geänderten Stand abbildet. Bei Anpassungen des Vertrags gilt dasselbe.
Prüfen Sie bei jeder Vertragsänderung, ob sich eine Pflichtangabe ändert. Eine reine Änderung interner Abreden ohne Auswirkung auf die Rechnungsangaben löst keine neue E-Rechnung aus; eine Änderung des Betrags hingegen schon.
Was für Bestandsverträge gilt
Für bereits bestehende Dauerrechnungen gibt es eine Erleichterung. Verträge und Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden – etwa auf Papier oder als PDF –, müssen nicht zusätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Das bedeutet: Bestehende Verträge müssen Sie nicht allein wegen der E-Rechnung neu aufsetzen. Erst wenn sich nach diesem Zeitpunkt etwas an den Pflichtangaben ändert oder ein neuer Vertrag geschlossen wird, erstellen Sie eine Initial-E-Rechnung. Spätestens bis zum Auslaufen der für Sie geltenden Übergangsregelung ist diese initiale E-Rechnung zu erteilen. Wie die Übergangsfristen verlaufen, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Übergabe an uns
Für die Verarbeitung benötigen wir die Initial-E-Rechnung mit dem Vertragsbezug sowie spätere Berichtigungen, falls sich etwas ändert.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen online oder eine individuelle Upload-Adresse. Wie die Übermittlung an uns abläuft, behandeln wir gesondert:
Sagen Sie uns Bescheid, wenn sich ein Vertrag ändert, damit wir die neue E-Rechnung sauber zuordnen können.
Typische Fehlerquellen
- Bestandsvertrag unnötig neu aufgesetzt: Ein alter Vertrag wird allein wegen der E-Rechnung erneuert. Für vor 2027 erteilte Dauerrechnungen gilt Bestandsschutz, solange sich nichts ändert.
- Änderung nicht abgebildet: Nach einer Mieterhöhung läuft die alte E-Rechnung weiter. Bei geänderten Pflichtangaben ist eine neue E-Rechnung nötig.
- Vertrag nicht beigefügt: Die Initial-E-Rechnung enthält keinen Vertragsbezug. Der Vertrag gehört als Anhang dazu, oder der Dauerrechnungscharakter muss sich klar ergeben.
- Änderung nicht mitgeteilt: Eine Vertragsänderung wird uns nicht gemeldet. Dann fehlt uns die geänderte E-Rechnung für die Verbuchung.
Häufige Fragen
Muss ich bei einem Mietvertrag jeden Monat eine E-Rechnung schreiben?
Nein. Bei Dauerschuldverhältnissen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum. Sie hat abgeltende Wirkung, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern.
Was muss in der Initial-E-Rechnung stehen?
Sie enthält den zugrundeliegenden Vertrag als Anhang, oder aus dem sonstigen Inhalt ergibt sich klar, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Dazu die üblichen Pflichtangaben.
Muss ich bestehende Verträge wegen der E-Rechnung neu aufsetzen?
Nein. Vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen genießen Bestandsschutz, solange sich die Angaben nicht ändern.
Was passiert bei einer Mieterhöhung?
Eine Änderung des Entgelts ist eine Änderung der Pflichtangaben. Dann ist eine neue Initial-E-Rechnung auszustellen oder die bestehende zu berichtigen.
Gilt das auch für Wartungs- und Leasingverträge?
Ja. Die Regelung gilt für Dauerschuldverhältnisse allgemein, etwa Miet-, Wartungs- oder Leasingverträge.
Wie übergebe ich die E-Rechnungen an Sie?
Über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Melden Sie uns Vertragsänderungen, damit wir die neue E-Rechnung zuordnen können. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die Behandlung von Dauerschuldverhältnissen hängt vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihren Verträgen und Dauerrechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026