Die E-Rechnung: so versenden Sie E-Rechnungen an Ihre B2B-Kunden
Für den Versand einer E-Rechnung brauchen Sie kein zentrales Portal – eine E-Mail genügt. Dieser Beitrag zeigt, welche Wege zulässig sind und worauf es beim Versand ankommt.
Einleitung
Wenn Sie eine E-Rechnung erstellt haben, muss sie zum Empfänger gelangen. Der Gesetzgeber lässt dabei offen, über welchen Weg das geschieht – das schafft Flexibilität. Wir richten mit Ihnen den passenden Weg ein und beraten, was in der Übergangszeit gilt.
Einige Klarstellungen vorab, weil zum Versand häufig Missverständnisse bestehen:
Es gibt noch kein staatliches Versandsystem, über das E-Rechnungen laufen müssen. Eine zentrale Plattform ist nicht vorgeschrieben.
Ebenso wenig brauchen Sie zwingend ein kostenpflichtiges Portal. Für den Versand genügt in der Regel die E-Mail, sofern der Empfänger die Datei entgegennehmen kann – wozu er seit 2025 ohnehin verpflichtet ist.
Dieser Beitrag erklärt die zulässigen Wege, die Rolle der Zustimmung in der Übergangszeit und worauf Sie beim Versand achten.
Der Gesetzgeber schreibt keinen Weg vor
Für die Übermittlung einer E-Rechnung ist kein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben. Das Gesetz sieht bewusst keinen festen Weg vor, damit unterschiedliche Lösungen möglich bleiben.
In Frage kommen unter anderem der Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen Speicherort innerhalb eines Konzerns oder die Übergabe auf einem Datenträger. Welcher Weg passt, richtet sich nach Ihrem Volumen und Ihren Geschäftspartnern.
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist die E-Mail der einfachste Weg. Eine besondere Versandsoftware ist dafür nicht nötig.
E-Mail als einfachster Weg
Sie versenden die E-Rechnung als Datei-Anhang per E-Mail – eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten. Mehr braucht es im Standardfall nicht.
Der Empfänger erhält damit die Originaldatei mit den strukturierten Daten. Achten Sie darauf, die vom Programm erzeugte Datei unverändert anzuhängen und nicht etwa einen neuen Ausdruck oder ein erneut gespeichertes PDF.
Wenn Sie Rechnungen über ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm erstellen, ist der Versand häufig direkt integriert. Die Software erzeugt die E-Rechnung und verschickt sie in einem Schritt, sodass kein separater Anhang nötig ist.
Zustimmung in der Übergangszeit
Eine E-Rechnung dürfen Sie jederzeit versenden, ohne den Empfänger zu fragen – er muss sie seit 2025 annehmen können. Eine Zustimmung brauchen Sie nur, wenn Sie statt einer E-Rechnung ein anderes Format verwenden.
Solange Ihre Übergangsfrist läuft, dürfen Sie eine PDF oder Papierrechnung nutzen. Für die PDF benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers; eine Papierrechnung ist ohne gesonderte Zustimmung zulässig. Die Zustimmung kann formlos erfolgen, etwa per E-Mail, als Klausel im Vertrag oder per schlüssigem Verhalten, z.B. durch Bezahlen der Rechnung.
Kein zentrales oder staatliches Versandportal
Anders als in manchen anderen Ländern gibt es in Deutschland derzeit kein zentrales staatliches System, über das Rechnungen verschickt werden müssen. Sie sind auch nicht verpflichtet, ein bestimmtes Netzwerk oder eine bestimmte Plattform zu nutzen.
Netzwerke wie Peppol oder Anbieterplattformen (z.B. DATEV E-Rechnungsplattform) sind freiwillige Komfortwege, keine Pflicht. Wer sie nutzt, tut das aus Bequemlichkeit oder weil Geschäftspartner sie einsetzen – nicht, weil das Gesetz es verlangt.
Aussagen mancher Anbieter, eine Rechnung werde künftig „direkt an die Finanzverwaltung gemeldet" oder eine bestimmte Plattform sei verpflichtend, beschreiben einen möglichen Zukunftszustand, kein heutiges Muss. Ein solches Meldesystem ist geplant, in den Details aber offen.
Worauf Sie beim Versand achten
Beim Versand zählt, dass die Originaldatei vollständig beim Empfänger ankommt und Ihre eigene Kopie erhalten bleibt.
Bewahren Sie eine Ausgangsrechnung wie jede Rechnung auf – für Rechnungen ab 2025 acht Jahre, im Zweifel länger. Auch hier gilt: die strukturierte Originaldatei, nicht nur ein Ausdruck. Wie E-Rechnungen aufzubewahren sind, behandeln wir gesondert:
Typische Fehlerquellen
- Ausdruck statt Datei verschickt: Eine ausgedruckte und wieder eingescannte Rechnung wird versendet. Die strukturierten Daten fehlen, und es liegt keine E-Rechnung mehr vor.
- PDF ohne Zustimmung: Während der Übergangszeit wird eine PDF ohne Zustimmung des Empfängers verschickt. Zulässig ist das nur mit Zustimmung.
- Plattformpflicht angenommen: Es wird ein kostenpflichtiges Portal genutzt in der Annahme, es sei vorgeschrieben. Für den Versand genügt in der Regel die E-Mail.
- Eigene Kopie nicht gesichert: Die versendete Rechnung wird nicht im Original aufbewahrt. Für die Archivierung fehlt dann die strukturierte Datei.
- Datei nachträglich verändert: Vor dem Versand wird die erzeugte Datei neu gespeichert oder bearbeitet. Dabei können bei ZUGFeRD die eingebetteten Daten verloren gehen.
Häufige Fragen
Über welchen Weg muss ich eine E-Rechnung versenden?
Über keinen bestimmten. Das Gesetz lässt den Weg offen. Üblich und ausreichend ist der Versand per E-Mail; daneben sind Schnittstellen oder Portale möglich.
Brauche ich ein staatliches Versandsystem oder eine Plattform?
Nein. Ein zentrales staatliches System gibt es derzeit nicht, und eine Plattform ist nicht vorgeschrieben. Netzwerke wie Peppol sind freiwillig.
Muss der Empfänger dem Versand zustimmen?
Einer E-Rechnung nicht – er muss sie seit 2025 annehmen können. Eine Zustimmung brauchen Sie nur, wenn Sie in der Übergangszeit stattdessen eine PDF verwenden.
Reicht es, die Rechnung als PDF-Anhang zu mailen?
Nur, wenn es eine echte E-Rechnung ist – also eine ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem Datensatz. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung und in der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Wird meine Rechnung automatisch ans Finanzamt gemeldet?
Nein. Aktuell besteht keine automatische Meldung. Ein Meldesystem ist auf EU-Ebene geplant und in Deutschland in den Details noch offen; das ist von der heutigen E-Rechnung zu trennen.
Muss ich versendete Rechnungen aufbewahren?
Ja, wie jede Rechnung – für Rechnungen ab 2025 acht Jahre. Bewahren Sie die strukturierte Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck.
Was, wenn der Empfänger die E-Rechnung nicht verarbeiten kann?
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit 2025 für alle Unternehmen. Kann ein Empfänger nicht verarbeiten, liegt das Problem auf seiner Seite; in der Übergangszeit können Sie sich auf ein anderes Format einigen.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zum Versand Ihrer Rechnungen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026