Die E-Rechnung: Überblick zur E-Rechnungsplattform der DATEV
Dieser Leitfaden ordnet die E-Rechnungsplattform sauber ein, nennt die Preise sachlich und zeigt, was die Plattform leistet und was nicht.
Einleitung
Die DATEV E-Rechnungsplattform ist ein Angebot, mit dem sich E-Rechnungen empfangen und – künftig – versenden lassen. Sie ist nicht dasselbe wie das Programm, mit dem Sie Rechnungen schreiben, und auch nicht dasselbe wie Ihr Belegarchiv. Wir ordnen für Sie ein, ob und wie die Plattform in Ihren Ablauf passt.
Zwei verbreitete Missverständnisse wollen wir vorab ausräumen, weil sie in der Praxis für Verwirrung sorgen.
Erstens: „Die DATEV-Plattform ist komplett kostenlos." Das stimmt so nicht. Bis Mitte 2026 ist die Nutzung kostenfrei, danach gilt ein gestaffeltes Preismodell, das wir unten sachlich aufschlüsseln.
Zweitens: „Das Postfach ersetzt DATEV Unternehmen Online und archiviert revisionssicher." Auch das trifft nicht zu. Das Postfach empfängt und leitet weiter; die revisionssichere Archivierung läuft weiterhin über DATEV Unternehmen online.
Dieser Beitrag trennt zunächst Plattform und Postfach, erklärt dann Empfang, Versand, Preise und Anmeldung und zeigt schließlich, wo die Grenzen liegen und wie die Übergabe an uns funktioniert.
Plattform und Postfach – die Begriffe trennen
Der häufigste Stolperstein ist die Vermischung zweier Begriffe. Sie bezeichnen nicht dasselbe.
Die DATEV E-Rechnungsplattform ist der Rahmen – die technische Lösung, die den sicheren Austausch von E-Rechnungen ermöglicht. Das DATEV E-Rechnungspostfach ist das zentrale Element innerhalb dieser Plattform, über das die Rechnungen tatsächlich ein- und ausgehen.
Vereinfacht: Die Plattform ist das Haus, das Postfach ist der Briefkasten darin. Wenn von „der Plattform" die Rede ist, ist meist das Zusammenspiel gemeint; wenn vom „Postfach" die Rede ist, der konkrete Zustellkanal.
| Begriff | Was es ist | Rolle |
|---|---|---|
| E-Rechnungsplattform | technischer Rahmen | ermöglicht den sicheren Austausch |
| E-Rechnungspostfach | zentrales Element darin | empfängt und versendet die Rechnungen |
Was das Postfach kann
Das E-Rechnungspostfach ist auf den Empfang ausgelegt und wird beim Versand schrittweise erweitert. Der Empfang funktioniert bereits, der Versand kommt später.
Eingehende E-Rechnungen werden im Postfach auf Viren geprüft und auf Normkonformität nach EN 16931 validiert. XRechnungs- und ZUGFeRD-Daten lassen sich im Postfach visualisieren, also lesbar anzeigen. Anschließend können die Rechnungen automatisch nach DATEV Unternehmen Online weitergeleitet werden.
Für die Zustellung setzt die Plattform auf die etablierten Netzwerke TRAFFIQX® und Peppol, ergänzt um den Weg per E-Mail. Damit lassen sich viele Geschäftspartner sicher erreichen.
Der Empfang über das Postfach ist auch für Unternehmen nutzbar, die selbst kein DATEV Unternehmen online haben. Für die anschließende revisionssichere Archivierung und die Verarbeitung in der Buchführung ist die Anbindung an DATEV Unternehmen online aber der vorgesehene Weg.
Versand erst ab Mitte 2026
Beim Versand ist zu beachten, dass das Postfach diese Funktion erst später vollständig bietet. Der Versand von E-Rechnungen über das E-Rechnungspostfach wird ab Mitte 2026 möglich sein.
Bis dahin nutzen Sie für den Versand Ihre rechnungsschreibende Software. Wenn Sie mit DATEV Auftragswesen Next arbeiten, erstellen und versenden Sie E-Rechnungen darüber; eine über die Plattform versendete Rechnung erreicht den Empfänger in dessen Postfach, sofern dieser registriert ist, das Postfach aktiviert hat und Sie seine TRAFFIQX®-ID in der DATEV-Software hinterlegt haben.
Wie Sie mit Auftragswesen next E-Rechnungen erstellen, behandeln wir gesondert:
Ebenfalls ab Mitte 2026 soll eine Schnittstelle bereitstehen, über die sich Software anderer Anbieter anbinden lässt.
Die Preise sachlich
Zur Kostenfrage lohnt der genaue Blick, weil die pauschale Aussage „kostenlos" in die Irre führt. Bis zum 30. Juni 2026 ist die Nutzung für alle Kunden kostenfrei. Ab dem 1. Juli 2026 gilt ein gestaffeltes Modell.
- Empfang: Der Rechnungsempfang über das Postfach ist unabhängig vom Übertragungsweg dauerhaft kostenfrei.
- Versand aus DATEV-Lösungen: Der Versand, der aus den rechnungsschreibenden Lösungen von DATEV initiiert wird – etwa Eigenorganisation, Kanzleimanagement basis, Auftragswesen next, Mittelstand oder die E-Rechnungsschreibung –, ist kostenfrei.
- Versand aus Drittsystemen oder per Upload: Hochgeladene sowie aus Systemen anderer Anbieter versendete Rechnungen kosten 0,50 € je Ausgangsrechnung, monatlich abgerechnet.
- E-Rechnungsschreibung: Das optionale Modul zur einfachen Rechnungsschreibung kostet pauschal 5,00 € pro Kalenderjahr.
Es fallen keine Einrichtungskosten und keine Grundgebühren an; die Summe richtet sich allein nach dem Nutzungsvolumen. Das Postfach ist monatlich zum Monatsende kündbar.
„Komplett kostenlos" trifft nur bis Mitte 2026 zu. Danach ist der Empfang weiterhin kostenfrei, der Versand aber nur aus DATEV-Lösungen; aus Drittsystemen kostet er 0,50 € je Rechnung. Welche Variante für Sie günstig ist, hängt davon ab, womit Sie Rechnungen schreiben – das klären wir gemeinsam.
Anmeldung nur per DATEV-Konto
Bei der Anmeldung gibt es eine Besonderheit, die häufig überrascht. Die E-Rechnungsplattform lässt sich nicht mit den von uns bereitgestellten Zugangsmedien nutzen.
Konkret funktionieren DATEV SmartLogin und DATEV SmartCard hier nicht zur Anmeldung. Stattdessen brauchen Sie ein DATEV-Konto mit Passwort-Zugang, optional mit einem zweiten Faktor über eine Authenticator-App. Hintergrund ist, dass Nutzer hier direkter Vertragspartner von DATEV sind.
Sie erstellen über den Startlink der Plattform entweder ein neues DATEV-Konto oder melden sich mit einem vorhandenen an. Beachten Sie außerdem: Für die E-Rechnungsplattform und die E-Rechnungsschreibung gibt es keinen persönlichen Kundensupport. Bei Fragen sind wir Ihre Ansprechpartner.
Wo die Grenzen liegen
Zwei Grenzen sind wichtig, damit das Postfach nicht überschätzt wird.
Erstens ersetzt das Postfach nicht die revisionssichere Archivierung. Es empfängt, prüft und leitet weiter – die GoBD-konforme Aufbewahrung läuft über DATEV Unternehmen Online.
Zweitens ist das Postfach kein vollwertiges Rechnungsprogramm. Es schreibt im Standard keine Rechnungen; dafür gibt es die rechnungsschreibenden DATEV-Lösungen oder die optionale E-Rechnungsschreibung für 5 € im Jahr, deren Funktionsumfang aber begrenzt ist.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Postfach allein die Aufbewahrungspflicht erfüllt. Ohne die Weiterleitung und Archivierung über DATEV Unternehmen online fehlt die revisionssichere Ablage. Das Postfach ist der Eingangskanal, nicht das Archiv.
Ein Ausblick, der noch kein heutiges Feature ist
DATEV nennt im Zusammenhang mit der Plattform ein künftiges Meldeverfahren der Finanzverwaltung zur Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung, das sich über die Plattform umsetzen lassen soll. Das ist ausdrücklich ein Ausblick.
Eine automatische Übermittlung von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung ist heute keine Pflicht und kein aktives Feature. Auch eine mögliche Pflicht, eine bestimmte Plattform zu nutzen, ist Zukunftsmusik. Was an einem solchen Meldesystem dran ist und wie der Stand der Planungen aussieht, ordnen wir in einem eigenen Beitrag ein:
Übergabe an uns
Wenn das Postfach an DATEV Unternehmen online angebunden ist, fügt sich die Übergabe nahtlos ein. Eingehende Rechnungen werden automatisch weitergeleitet und stehen dort für die Verarbeitung bereit.
Wir verbuchen die Belege und sorgen für die steuerliche Verarbeitung; die revisionssichere Aufbewahrung läuft über Unternehmen Online.
Ob die Plattform für Sie sinnvoll ist oder ein anderer Empfangsweg besser passt, hängt von Ihrer Software und Ihrem Volumen ab. Diese Entscheidung treffen wir gemeinsam.
Typische Fehlerquellen
- Plattform mit Postfach gleichgesetzt: Die Begriffe werden vermischt. Die Plattform ist der Rahmen, das Postfach der Zustellkanal darin.
- „Kostenlos" missverstanden: Die Nutzung gilt pauschal als gratis. Ab Mitte 2026 ist nur der Empfang kostenfrei; der Versand aus Drittsystemen kostet 0,50 € je Rechnung.
- Postfach als Archiv angenommen: Das Postfach soll die Aufbewahrung erfüllen. Die revisionssichere Archivierung läuft aber über DATEV Unternehmen online.
- Anmeldung mit SmartLogin versucht: Die Plattform wird mit SmartLogin oder SmartCard aufgerufen. Beides funktioniert hier nicht; nötig ist ein DATEV-Konto mit Passwort.
- Versand zu früh erwartet: Der Versand wird vor Mitte 2026 über das Postfach erwartet. Bis dahin läuft der Versand über die rechnungsschreibende Software.
- Tax-Reporting als Pflicht gelesen: Das angekündigte Meldeverfahren wird für ein heutiges Muss gehalten. Es ist ein Ausblick, keine aktuelle Pflicht.
So arbeiten wir zusammen
Bei der Plattform übernehmen Sie Einrichtung und Empfang, wir die Verarbeitung und Beratung zur Sinnhaftigkeit.
Ihre Aufgaben:
- Bei Bedarf ein DATEV-Konto anlegen und das Postfach aktivieren
- Eingehende E-Rechnungen über das Postfach empfangen
- Die Anbindung an DATEV Unternehmen online nutzen
Unsere Aufgaben:
- Einordnen, ob die Plattform zu Ihrem Ablauf passt
- Die Belege verbuchen und die revisionssichere Aufbewahrung über DUO sicherstellen
- Bei Einrichtung, Preisfragen und Anmeldung unterstützen, da es keinen persönlichen DATEV-Support gibt
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Plattform und Postfach?
Die E-Rechnungsplattform ist der technische Rahmen, das E-Rechnungspostfach das zentrale Element darin, über das Rechnungen ein- und ausgehen. Vereinfacht: die Plattform das Haus, das Postfach der Briefkasten.
Ist die DATEV E-Rechnungsplattform kostenlos?
Bis zum 30. Juni 2026 ja. Danach bleibt der Empfang dauerhaft kostenfrei, der Versand aus DATEV-Lösungen ebenfalls; aus Drittsystemen oder per Upload kostet er 0,50 € je Ausgangsrechnung. Die optionale E-Rechnungsschreibung kostet 5 € pro Jahr.
Ersetzt das Postfach DATEV Unternehmen online?
Nein. Das Postfach empfängt und leitet weiter. Die revisionssichere Archivierung und die Verarbeitung laufen über DATEV Unternehmen online.
Kann ich mit SmartLogin auf die Plattform zugreifen?
Nein. SmartLogin und SmartCard funktionieren hier nicht. Sie benötigen ein DATEV-Konto mit Passwort, optional mit Authenticator als zweitem Faktor.
Ab wann kann ich über das Postfach versenden?
Der Versand über das E-Rechnungspostfach wird ab Mitte 2026 möglich sein. Bis dahin versenden Sie über Ihre rechnungsschreibende Software, etwa Auftragswesen next.
Werden meine Rechnungsdaten über die Plattform ans Finanzamt gemeldet?
Aktuell nicht. DATEV nennt ein künftiges Meldeverfahren als Ausblick. Eine automatische Meldung ist heute keine Pflicht und kein aktives Feature; wir ordnen das Thema gesondert ein. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Brauche ich die Plattform überhaupt?
Nicht zwingend. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ob die Plattform für Sie Vorteile bringt, hängt von Ihrer Software und Ihrem Volumen ab – das klären wir gemeinsam. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Gibt es Kundensupport für die Plattform?
Für die E-Rechnungsplattform und die E-Rechnungsschreibung gibt es keinen persönlichen DATEV-Kundensupport. Bei Fragen sind wir Ihre Ansprechpartner.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Preise, Verfügbarkeitstermine und Anmeldeverfahren der DATEV E-Rechnungsplattform können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand bei DATEV und der Rechtslage.
Bei Fragen, ob die Plattform für Sie sinnvoll ist, sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026