Die E-Rechnung: Umsetzung bei Kassensystemen (z.B. Gastronomie, Einzelhandel)
Der Kassenbon ist keine E-Rechnung. Dieser Beitrag erläutert, wie Sie die E-Rechnung bei Kassensystemen umsetzen.
Einleitung
Wenn Sie eines dieser Kassensysteme nutzen, betrifft Sie die E-Rechnung in der Praxis nur in wenigen Fällen. Wir ordnen das für Sie ein und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Eine Klarstellung vorab, weil hier ein verbreiteter Irrtum besteht: Ein Kassenbon ist keine E-Rechnung – unabhängig davon, welches Kassensystem ihn erzeugt. Auch ein per E-Mail verschickter Beleg ist kein strukturiertes Rechnungsformat nach EN 16931.
Dieser Beitrag fasst die gemeinsame Logik zusammen, stellt die vier Systeme kurz vor und zeigt den sauberen Weg für die seltenen B2B-Fälle.
Die gemeinsame Logik
So unterschiedlich die Kassensysteme im Detail sind, beim Thema E-Rechnung verhalten sie sich gleich. Drei Punkte gelten für alle.
Erstens sind alle genannten Systeme Kassensysteme, die auf die gesetzlichen Vorgaben für Kassen ausgelegt sind – mit technischer Sicherheitseinrichtung und nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung. Sie erzeugen Kassenbelege, keine E-Rechnungen.
Zweitens ist die E-Rechnung im Gastgeschäft selten nötig: Verkäufe an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 Euro sind ausgenommen.
Drittens wird die E-Rechnung erst relevant, wenn ein Geschäftskunde eine Rechnung über mehr als 250 Euro braucht – und dann läuft sie über eine angebundene Rechnungslösung.
Für das alltägliche Geschäft ändert sich nichts. Erst der Geschäftskunde mit einer Rechnung über 250 Euro – etwa bei einer Firmenfeier oder einem Catering – macht eine E-Rechnung nötig.
Der saubere Weg für den B2B-Fall
Braucht ein Geschäftskunde eine Rechnung über mehr als 250 Euro, reicht der Kassenbon nicht. Sie erstellen dann eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Das läuft über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die diese Formate erzeugt – oder, sofern Ihr Kassensystem eine entsprechende Funktion bietet, darüber.
Für den Empfang gilt für Sie als Unternehmen wie immer die Pflicht, eingehende E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach; die Verarbeitung übernehmen wir.
Wie Sie E-Rechnungen empfangen, behandeln wir gesondert:
Übergabe an uns
Für die Verarbeitung benötigen wir die strukturierten Originaldaten – im Geschäftsfall die E-Rechnung, im Übrigen die ordnungsgemäßen Kassendaten aus Ihrem System.
Die Kassendaten übergeben Sie uns über den vereinbarten Weg; die Systeme stellen dafür Auswertungen bereit. Eine im Geschäftsfall erstellte E-Rechnung leiten Sie uns als Originaldatei zu. Die Verbuchung und die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen wir.
Typische Fehlerquellen
- Kassenbon für E-Rechnung gehalten: Ein Bon oder per Mail verschickter Beleg wird als E-Rechnung behandelt. Das gilt für alle Kassensysteme gleichermaßen.
- E-Rechnung für jeden Gast erwartet: Es wird angenommen, jede Bewirtung brauche eine E-Rechnung. Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 Euro sind ausgenommen.
- B2B-Fall nicht erkannt: Ein Geschäftskunde mit einer Rechnung über 250 Euro erhält nur den Bon. Hier ist eine E-Rechnung nötig.
- Funktionsumfang überschätzt: Es wird angenommen, das Kassensystem erzeuge automatisch E-Rechnungen. Ob das zutrifft, ändert sich je Anbieter – im Zweifel klären wir es.
- Nur den Beleg übergeben: Für die Übergabe an uns wird der Bon genutzt. Wir benötigen im Geschäftsfall die E-Rechnung und sonst die ordnungsgemäßen Kassendaten.
So arbeiten wir zusammen
Bei allen genannten Systemen kassieren Sie wie gewohnt, und nur im Geschäftsfall kommt die E-Rechnung hinzu. Wir übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
- Mit dem Kassensystem ordnungsgemäß kassieren
- Im B2B-Fall über 250 Euro eine E-Rechnung über eine Rechnungslösung erstellen
- Den Empfang über ein E-Mail-Postfach sicherstellen und uns die Daten übergeben
Unsere Aufgaben:
- Einordnen, was Ihr System kann und wann eine E-Rechnung nötig wird
- Die Kassendaten und Belege verbuchen und steuerlich einordnen
- Die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Erzeugen diese Kassensysteme E-Rechnungen?
Im Standard erzeugen sie Kassenbelege, keine E-Rechnungen. Ob ein einzelner Anbieter eine eigene E-Rechnungs-Funktion bietet, ändert sich laufend; im Zweifel klären wir das gemeinsam.
Ist ein Kassenbon eine E-Rechnung?
Nein – bei keinem dieser Systeme. Ein Kassenbon, auch per E-Mail verschickt, ist kein strukturiertes Rechnungsformat nach EN 16931.
Wann brauche ich überhaupt eine E-Rechnung?
Erst wenn ein Geschäftskunde eine Rechnung über mehr als 250 Euro braucht. Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 Euro sind ausgenommen.
Wie erstelle ich die E-Rechnung für einen Geschäftskunden?
Über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt – oder über eine entsprechende Funktion Ihres Kassensystems, falls vorhanden.
Mein Kassensystem ist nicht aufgeführt – was gilt?
Die gleiche Logik. Nahezu alle Kassensysteme erzeugen Belege, keine E-Rechnungen. Sprechen Sie uns an, dann sehen wir uns Ihr System gemeinsam an.
Wie kommen meine Daten zu Ihnen?
Die Kassendaten über den vereinbarten Weg, eine im Geschäftsfall erstellte E-Rechnung als Originaldatei. Wichtig ist, dass uns die strukturierten Daten erreichen. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang der genannten Kassensysteme und etwaige E-Rechnungs-Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Anbieter und der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihrem Kassensystem oder zur Übergabe Ihrer Daten sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026