Die E-Rechnung: technische Umsetzung in Easybill
Easybill deckt den vollständigen E-Rechnungs-Weg ab: erstellen, versenden, empfangen und archivieren. Dieser Leitfaden zeigt, wie die Umsetzung im Programm funktioniert.
Einleitung
Wenn Sie Ihre Rechnungen mit Easybill schreiben, sind Sie für die E-Rechnung gut aufgestellt. Das Programm erzeugt strukturierte Rechnungen in den gängigen Formaten und liest auch eingehende E-Rechnungen ein. Wir verbuchen die Belege anschließend und sorgen für die steuerliche Verarbeitung.
Einige Klarstellungen vorab: Easybill übernimmt die gesamte Technik im Hintergrund. Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt; das strukturierte Format erzeugt das Programm.
Eines kann Easybill als reines Rechnungsprogramm allerdings nicht: Es bucht eingehende Rechnungen nicht selbst auf Konten. Der Empfangs-Weg endet beim Einlesen und Archivieren – die Verbuchung übernehmen wir.
Dieser Beitrag folgt dem Aufbau aller unserer Tool-Anleitungen: erst die Frage, was das Tool kann, dann die Formate, dann die Schritte für Versand und Empfang, schließlich Fehlerquellen, die Übergabe an uns und häufige Fragen.
Was Easybill kann
Easybill ist ein Vollausstatter für die Rechnungsstellung. Das Programm kann E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und archivieren.
Die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt Easybill bereits seit 2020, den Empfang eingehender E-Rechnungen seit 2024. Damit deckt es beide Richtungen ab, die Sie für die Pflicht brauchen – mit der genannten Einschränkung, dass die eigentliche Verbuchung nicht im Programm stattfindet.
| Funktion | In Easybill möglich? |
|---|---|
| E-Rechnung erstellen | ja, ZUGFeRD und XRechnung |
| E-Rechnung versenden | ja, per E-Mail |
| E-Rechnung empfangen/importieren | ja, per Upload oder E-Mail-Import |
| Strukturierte Daten archivieren | ja |
| Eingehende Rechnungen verbuchen | nein, das übernehmen wir |
Welche Formate Easybill unterstützt
Easybill erzeugt die beiden in Deutschland gängigen Formate. Sie wählen je nach Empfänger zwischen ZUGFeRD und XRechnung.
Für das Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD in der Regel die richtige Wahl – das Programm unterstützt den aktuellen Standard ZUGFeRD 2.4 im Profil Extended. Für Rechnungen an Behörden erzeugt easybill die XRechnung als reines XML in der aktuellen Version 3.x.
Eine Besonderheit des Extended-Profils ist, dass Skonto-Fristen und -Beträge strukturiert hinterlegt werden. Die empfangende Software kann diese Angaben dann direkt erkennen und verarbeiten. Was ZUGFeRD und XRechnung unterscheidet, behandeln wir gesondert.
Easybill merkt sich das bevorzugte Format pro Kunde. Haben Sie einem Geschäftspartner einmal eine XRechnung geschickt, schlägt das Programm dieses Format beim nächsten Mal automatisch vor. Bei Behördenkunden wird zudem die Leitweg-ID gespeichert und in neue Rechnungen übernommen.
E-Rechnung erstellen
Wort-für-Wort Transkript
Eine E-Rechnung mit zu erstellen, erstellen wir zunächst wie gewohnt eine Rechnung.
Unter Rechnung ist bereits in blau erwähnt, dass eine E-Rechnung möglich ist. Wir klicken auf weiter.
Nun wählen wir einmal den Kunden aus und erstellen eine Musterdienstleistung.
Nun geben wir die weiteren Angaben an. Unter Referenz des Käufers ist im Zugpferd Format eine Bayer Referenz anzugeben und im Format der x-Rechnung eine Leitweg ID.
Ich nehme hier jetzt Test und hier unten unter Formatauswahl können wir nun zusätzlich zur Standard PDF eine E-Rechnung wählen.
Wir nehmen einmal die ZUGFeRD zwei Punkt vier und einmal die x-Rechnung.
Nun können wir die Rechnung fertigstellen Und die Rechnung wurde gespeichert. Wenn wir auf speichern klicken, haben wir die Möglichkeit, die Standard PDF aufzuwählen oder aber nun die Zugfahrt zwei Punkt vier oder XRechnung xml. Mit Klick wird die Rechnung runtergeladen.
Und wir sehen hier, die ZUGFeRD E-Rechnung ist erstellt.
Diese kann im Anschluss an den Kunden per E-Mail gesendet werden.
Der Ablauf entspricht dem gewohnten Rechnungsschreiben. Sie wählen nur zusätzlich das E-Rechnungsformat aus, den Rest erledigt das Programm.
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Sie erfassen die Rechnung wie gewohnt
Sie wählen den Kunden aus und tragen Leistungen, Mengen und Preise ein. Achten Sie auf das Leistungsdatum – bei ZUGFeRD ist es verpflichtend und muss ein festes Datum oder einen Zeitraum nennen (zum Beispiel 01.01.2026 oder 01.01.2026 – 30.04.2026).
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Sie wählen das E-Rechnungsformat
Im Dokumenten-Editor wählen Sie das gewünschte Format zusätzlich zur Standard-PDF aus – ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden. Die Auswahl erfolgt direkt im Editor, ohne Umweg über ein separates Menü.
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Sie hinterlegen die Käuferreferenz
Für eine XRechnung an Behörden tragen Sie die Leitweg-ID ein. Sie können sie in der Kundenakte unter „Sonstige Informationen > Referenz des Käufers" hinterlegen, sodass sie automatisch übernommen wird, oder direkt bei der Rechnungserstellung eintragen.
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Sie stellen die Rechnung fertig
Sie klicken auf „Fertigstellen". Easybill erzeugt die strukturierte Datei nach der EU-Norm EN 16931 – bei ZUGFeRD ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML.
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Sie versenden die Rechnung
Sie verschicken die Rechnung per E-Mail an den Empfänger.
Stornieren Sie eine E-Rechnung, sollte auch das Storno-Dokument im selben Format erstellt werden. Wurde die ursprüngliche Rechnung als ZUGFeRD erzeugt, prüfen Sie über die Dokumentenvorlage, dass auch der Storno als ZUGFeRD hinterlegt ist.
Wo Easybill an seine Grenze kommt
Als reines Rechnungsprogramm hat Easybill keine eigene Buchhaltung. Der Empfangs-Weg endet deshalb beim Einlesen und Archivieren; eine automatische Verbuchung oder Kontenzuordnung findet nicht statt.
Das ist keine Lücke in der E-Rechnungsfähigkeit, sondern eine Frage der Arbeitsteilung. Die strukturierten Daten sind vorhanden – sie müssen nur noch verbucht werden, und das übernehmen wir.
Sie müssen die Verbuchung nicht selbst lösen. Sie leiten uns die eingelesenen Belege beziehungsweise die Originaldateien zu, und wir übernehmen die Verbuchung und die steuerliche Verarbeitung.
Übergabe an uns
Damit wir die Rechnungen verarbeiten können, übergeben Sie uns die strukturierten Originaldaten. Für eingehende E-Rechnungen leiten Sie uns die Originaldatei weiter, nicht einen Ausdruck.
In der Regel läuft die Übergabe über den mit uns vereinbarten Weg – etwa DATEV Unternehmen Online oder eine andere Lösung zum Belegaustausch.
Für Ihre Ausgangsrechnungen gilt dasselbe: Wir benötigen die strukturierten Daten, nicht nur die sichtbare PDF.
Typische Fehlerquellen
- Leistungsdatum vergessen: Bei ZUGFeRD ist das Leistungsdatum verpflichtend. Fehlt es oder ist es kein festes Datum, lässt sich die E-Rechnung nicht korrekt erzeugen.
- Format am Empfänger vorbei: Eine reine XRechnung geht an einen Geschäftskunden, der nur PDFs öffnet. Für Unternehmen ist meist ZUGFeRD die bessere Wahl.
- Storno im falschen Format: Eine ZUGFeRD-Rechnung wird mit einem Storno ohne E-Rechnungsformat aufgehoben. Das Storno-Dokument sollte im selben Format erstellt werden.
- Leitweg-ID fehlt: Eine Behördenrechnung wird ohne Leitweg-ID verschickt. Ohne diese Referenz kann die Rechnung in der Verwaltung nicht zugeordnet werden.
- Empfang als Endpunkt missverstanden: Eine eingelesene Eingangsrechnung gilt als „erledigt". Sie ist aber nur archiviert; die Verbuchung erfolgt erst bei uns.
- Nur die PDF übergeben: Für die Übergabe wird die sichtbare PDF statt der strukturierten Datei genutzt. Wir benötigen die Originaldatei mit den strukturierten Daten.
So arbeiten wir zusammen
Bei Easybill erstellen und empfangen Sie die Rechnungen, wir übernehmen Verbuchung und Archivierung.
Ihre Aufgaben:
- E-Rechnungen im passenden Format erstellen und versenden
- Eingehende E-Rechnungen in Easybill einlesen
- Uns die strukturierten Originaldaten über den vereinbarten Weg übergeben
Unsere Aufgaben:
- Die Belege verbuchen und steuerlich einordnen
- Die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen
- Bei Format- und Einrichtungsfragen unterstützen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Kann Easybill E-Rechnungen erstellen und empfangen?
Ja. easybill erstellt E-Rechnungen seit 2020 und empfängt eingehende E-Rechnungen seit 2024. Beide Richtungen sind abgedeckt; nur die Verbuchung findet nicht im Programm statt.
Welche Formate unterstützt Easybill?
ZUGFeRD im aktuellen Profil 2.4 Extended und XRechnung 3.x. ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, XRechnung für Behörden.
Wie stelle ich das Format pro Kunde ein?
easybill merkt sich das zuletzt genutzte Format je Kunde und schlägt es beim nächsten Mal vor. Bei Behördenkunden wird auch die Leitweg-ID gespeichert und automatisch übernommen.
Wo trage ich die Leitweg-ID ein?
In der Kundenakte unter „Sonstige Informationen > Referenz des Käufers" oder direkt bei der Rechnungserstellung. Die Angabe wird dann in die XRechnung übernommen.
Kann ich eingehende E-Rechnungen in Easybill einlesen?
Ja, per Upload oder E-Mail-Import. easybill erkennt ZUGFeRD und XRechnung und extrahiert die Daten. Eine Verbuchung findet allerdings nicht statt – die übernehmen wir.
Warum verbucht Easybill eingehende Rechnungen nicht?
Weil easybill ein Rechnungsprogramm ohne eigene Buchhaltung ist. Der Empfangs-Weg endet beim Einlesen und Archivieren. Die Verbuchung erfolgt bei uns.
Wie kommen meine Easybill-Rechnungen zu Ihnen?
Über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Wichtig ist, dass uns die strukturierten Originaldaten erreichen, nicht nur die PDF. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Sind die ZUGFeRD-Dateien aus Easybill GoBD-konform aufzubewahren?
Die Dateien tragen die strukturierten Daten und sind aufbewahrungspflichtig. Die revisionssichere Aufbewahrung übernehmen wir in der Regel über DATEV Unternehmen online. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Formatversionen und Menüführung von Easybill können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Software und der Rechtslage.
Bei Fragen zur Einrichtung oder zur Übergabe Ihrer Belege sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026