Die E-Rechnung: technische Umsetzung in HERO
Mit HERO erstellen Handwerksbetriebe E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung und übergeben die Daten direkt an die Kanzlei.
Einleitung
HERO ist eine Handwerkersoftware, mit der Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen und Ihren Betrieb vom Büro bis zur Baustelle organisieren. Seit der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen erstellen Sie mit HERO auch E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine E-Rechnung in HERO erstellen, versenden und an uns übergeben. Die Verbuchung übernehmen wir – HERO dient dabei der Vorbereitung.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur E-Rechnung in HERO häufig Missverständnisse bestehen.
Eine als PDF gespeicherte Rechnung aus HERO ist nicht automatisch eine E-Rechnung – das strukturierte Format wählen Sie beim Erstellen aktiv aus. Und eine E-Rechnung ersetzt nicht die Buchhaltung: Sie erstellen die Rechnung, die Verbuchung läuft weiterhin über uns.
HERO unterscheidet außerdem zwischen zwei Formaten. Für Rechnungen an andere Unternehmen genügt in der Regel ZUGFeRD, für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigen Sie eine XRechnung.
Im Folgenden klären wir zunächst die Formatwahl, gehen dann Schritt für Schritt durch die Erstellung und zeigen, wie die Rechnung von HERO zu uns gelangt.
HERO im Überblick
HERO ist cloudbasiert und lässt sich im Browser nutzen. Ihre Kundendaten, Aufträge und Rechnungen liegen damit an einem Ort und sind stets auf dem aktuellen Stand.
Rechnungen lassen sich auch unterwegs erstellen: Über die HERO App auf dem Smartphone oder Tablet erfassen Sie Angebote, Rechnungen und Belege direkt auf der Baustelle.
Für das Thema E-Rechnung übernimmt HERO zwei Aufgaben. Es erzeugt Ihre Ausgangsrechnungen im passenden E-Rechnungs-Format und übergibt die Daten anschließend an unsere Kanzlei.
Die rechtlichen Hintergründe – ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen – haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasst:
ZUGFeRD oder XRechnung: das passende Format
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten als echte E-Rechnung. Sie unterscheiden sich im Aufbau und im Einsatzzweck.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt als PDF, während die strukturierten Daten für die maschinelle Verarbeitung mitgeliefert werden. Im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen ist ZUGFeRD der Regelfall (ab Version 2.0.1).
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Sie wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet, etwa an Kommunen oder Behörden. Dort gehört in der Regel eine Leitweg-ID zur Rechnung.
Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die übliche Wahl. XRechnung brauchen Sie, wenn Sie für die öffentliche Hand arbeiten.
Eine E-Rechnung in HERO erstellen
Wort-für-Wort Transkript
Eine E-Rechnung erstellen Sie in HERO wie eine gewöhnliche Rechnung mit einem zusätzlichen Schritt für das Format.
Wir erstellen zunächst wie gewohnt die Rechnung.
Ich wähle als Kunden Max Mustermann und wähle als Typ Rechnung.
Mit Klick auf Reiter erstellen wir die Rechnung.
Wenn die Rechnung fertig erstellt ist, können wir das Dokument abschließen und im Anschluss können wir hier über dieses Häkchen bestätigen, dass wir eine E-Rechnung erstellen wollen. Dies erzeugt eine Datei, die aus einem PDF und einer angehängten XML besteht. Wir können hier nun noch optionale Felder für die E-Rechnung befüllen und im Anschluss per E-Mail versenden oder nur erstellen.
Die Rechnung wurde nun als E-Rechnung erstellt. Per Klick können wir diese öffnen und im Anschluss herunterladen.
Nun kann die Rechnung an den Kunden versendet werden.
Eine E-Rechnung erstellen Sie in HERO wie eine gewöhnliche Rechnung – mit einem zusätzlichen Schritt für das Format. Häufig entsteht die Rechnung aus einem bestehenden Angebot oder Auftrag.
-
Sie erstellen die Rechnung
Sie legen eine neue Rechnung an oder wandeln ein bestehendes Angebot in eine Rechnung um. Auch Abschlags- und Schlussrechnungen sind möglich.
-
Sie wählen das E-Rechnungs-Format
Sie geben an, dass die Rechnung als E-Rechnung erzeugt werden soll, und wählen über ein Häkchen das Format ZUGFeRD. Für öffentliche Auftraggeber wählen Sie stattdessen XRechnung.
-
Sie ergänzen die Pflichtangaben
Sie prüfen Empfängerdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Positionen. Bei öffentlichen Auftraggebern hinterlegen Sie zusätzlich die Leitweg-ID.
-
HERO erzeugt die E-Rechnung
HERO erstellt die Datei im gewählten Format – bei ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, bei XRechnung eine reine XML-Datei.
-
Sie versenden die Rechnung
Sie versenden die E-Rechnung direkt aus HERO an Ihren Kunden, in der Regel per E-Mail.
Ohne die Auswahl des E-Rechnungs-Formats erzeugt HERO eine gewöhnliche PDF, die nicht als E-Rechnung gilt. Für eine E-Rechnung wählen Sie ZUGFeRD oder – für öffentliche Auftraggeber – XRechnung.
Wie die Rechnung zu uns gelangt
Sobald Sie eine Rechnung in HERO erstellt haben, sollen die Daten in unsere Buchführung. HERO ist dafür mit DATEV verbunden – die eigentliche Verbuchung übernehmen wir.
Für die Übergabe gibt es zwei Wege.
Über die DATEV-Schnittstelle verbinden Sie HERO direkt mit unserer Kanzlei und übermitteln Ihre Ausgangsrechnungen sowie erfasste Belege an DATEV Unternehmen Online. Alternativ erzeugt HERO einen DATEV-Export, also eine Datei, die wir in unser Rechnungswesen einlesen.
HERO ersetzt dabei keine vollständige Buchhaltung. Es bereitet die Daten auf, die Kontierung und die Auswertungen erstellen wir.
Ist die DATEV-Schnittstelle eingerichtet, gelangen Ihre Rechnungen und Belege ohne Zwischenschritte zu uns. Das Sortieren und Versenden von Papierbelegen entfällt.
Der DATEV-Export im Detail
Beim DATEV-Export stellt HERO die buchhaltungsrelevanten Belege und Dokumente eines Zeitraums als ZIP-Datei mit einer DATEV-CSV bereit. Dabei lassen sich der Kontenrahmen sowie die Mandanten- und Beraternummer angeben. Die passenden Angaben stimmen wir vorab mit Ihnen ab, damit der Export ohne Nacharbeit übernommen werden kann.
Typische Fehlerquellen
Im Alltag tauchen bei der E-Rechnung in HERO vor allem die folgenden Punkte auf:
- Format nicht ausgewählt: Ohne aktiv gewähltes E-Rechnungs-Format erstellt HERO nur eine PDF. Der Empfänger, der eine E-Rechnung erwartet, weist diese unter Umständen zurück.
- Falsches Format gewählt: Eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde wird häufig nicht angenommen, weil dort die XRechnung verlangt wird. Umgekehrt ist XRechnung im normalen Geschäftsverkehr meist nicht nötig.
- Leitweg-ID vergessen: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber fehlt ohne Leitweg-ID eine Pflichtangabe, und die Rechnung wird abgewiesen.
- Unvollständige Stammdaten: Fehlen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine korrekte Empfängeradresse, lässt sich die E-Rechnung nicht korrekt erzeugen oder wird zurückgewiesen.
- Eingangsrechnungen nicht erfasst: Erhaltene E-Rechnungen, die nicht als Beleg in HERO landen, fehlen später in der Übergabe an uns. Die Vorsteuer bleibt dann zunächst unberücksichtigt.
- Übergabe an die Kanzlei nicht eingerichtet: Ohne DATEV-Schnittstelle oder regelmäßigen DATEV-Export bleiben die Daten in HERO liegen und erreichen unsere Buchführung nicht.
Aufgabenteilung
Ihre Aufgaben:
- Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen in HERO und wählen das E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD oder XRechnung).
- Sie pflegen Ihre Stammdaten, bei öffentlichen Auftraggebern auch die Leitweg-ID.
- Sie erfassen eingehende Rechnungen als Beleg in HERO.
- Sie versenden die E-Rechnung an Ihre Kunden.
Unsere Aufgaben:
- Wir richten mit Ihnen die DATEV-Schnittstelle oder den DATEV-Export ein.
- Wir prüfen die übergebenen Belege und übernehmen die Verbuchung.
- Wir stimmen den Kontenrahmen und die Übergabe mit Ihnen ab.
- Bei Fragen zu den Formaten und zur Leitweg-ID unterstützen wir Sie.
Die Aufgabenteilung stimmen wir individuell mit Ihnen ab – je nachdem, wie Ihr Rechnungsausgang und Ihre Belegübergabe organisiert sind.
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerksbetrieb E-Rechnungen schreiben?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für den Versand gelten Übergangsfristen, abhängig vom Jahr und Ihrem Umsatz. Die Einzelheiten dazu haben wir gesondert beschrieben \[Link zu einem Hilfsartikel].
Welches Format soll ich wählen – ZUGFeRD oder XRechnung?
Im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen wählen Sie in der Regel ZUGFeRD. Eine XRechnung benötigen Sie für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, dort meist zusammen mit einer Leitweg-ID.
Ist eine normale PDF aus HERO schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF gilt nicht als E-Rechnung. Erst wenn Sie beim Erstellen das Format ZUGFeRD oder XRechnung wählen, erzeugt HERO eine echte E-Rechnung mit strukturierten Daten.
Kann ich aus einem Angebot direkt eine E-Rechnung machen?
Ja. Sie wandeln ein bestehendes Angebot in eine Rechnung um und wählen dabei das E-Rechnungs-Format. So übernehmen Sie die Positionen, ohne sie erneut zu erfassen.
Kann ich E-Rechnungen auf der Baustelle mobil erstellen?
Ja. Über die HERO App auf dem Smartphone oder Tablet erstellen Sie Angebote, Rechnungen und Belege auch unterwegs.
Kann ich Abschlags- und Schlussrechnungen als E-Rechnung erstellen?
Ja. Auch Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich in HERO als E-Rechnung erzeugen. Das Format wählen Sie wie bei einer gewöhnlichen Rechnung.
Wie kommt die Rechnung zu meinem Steuerberater?
Entweder über die DATEV-Schnittstelle, mit der HERO Ihre Rechnungen und Belege direkt an unsere Kanzlei übermittelt, oder über den DATEV-Export als Datei. Welcher Weg für Sie passt, richten wir gemeinsam ein.
Übernimmt HERO meine komplette Buchhaltung?
Nein. HERO dient der Vorbereitung – es erstellt die Rechnungen und sammelt die Belege. Die Verbuchung, die Auswertungen und die steuerlichen Erklärungen übernehmen wir.
Was brauche ich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?
Für die öffentliche Hand erstellen Sie eine XRechnung und hinterlegen in der Regel eine Leitweg-ID. Ohne diese Angabe wird die Rechnung beim Empfänger meist abgewiesen.
Muss ich eingehende E-Rechnungen auch in HERO erfassen?
Eingehende Rechnungen können Sie in HERO als Beleg hochladen, damit sie zusammen mit Ihren Ausgangsrechnungen an uns übergeben werden. So bleibt Ihre Vorsteuer vollständig berücksichtigt.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Bedienung von HERO können sich durch Updates ändern; es gilt der jeweils aktuelle Stand.
Bei Fragen zur Formatwahl, zur Leitweg-ID oder zur Übergabe an uns sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026