Die E-Rechnung: so erstellen Sie eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung verlangt keine neuen Rechnungsinhalte – die Pflichtangaben bleiben dieselben, nur das Format ändert sich. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine E-Rechnung erstellen.
Einleitung
Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen schreiben, betrifft Sie der Rechnungsausgang. Je nach Ihrer Übergangsfrist müssen Ihre Ausgangsrechnungen irgendwann E-Rechnungen sein – inhaltlich ändert sich dabei weniger, als viele erwarten. Wir begleiten Sie bei der Umstellung und der Wahl des Formats.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen:
Eine E-Rechnung braucht keine neuen Pflichtinhalte. Die Angaben nach § 14 UStG sind dieselben wie auf einer Papierrechnung.
Was sich ändert, ist die Form: Die Angaben müssen nun im strukturierten Datensatz stehen, nicht nur im sichtbaren Teil. Eine Pflichtangabe als Anhang oder als Verweis auf ein externes Dokument genügt nicht.
Dieser Leitfaden geht die Pflichtangaben durch, erklärt die strukturierte Form, die Reihenfolge von Daten und Technik und die Wahl des Formats. Wie Sie eine fertige E-Rechnung versenden, behandeln wir gesondert.
Was sich ändert – und was nicht
Der häufigste Irrtum ist, eine E-Rechnung sei eine inhaltlich andere Rechnung. Das ist nicht der Fall. Eine E-Rechnung ist dieselbe Rechnung in einem strukturierten Format.
Die Pflichtangaben, die Logik der Umsatzsteuer und die kaufmännischen Inhalte bleiben unverändert. Was sich ändert, ist, wie die Rechnung technisch aufgebaut ist und wie sie übermittelt wird.
Diese Unterscheidung hilft bei der Umstellung. Wer seine Rechnungen heute korrekt schreibt, muss nicht umlernen, was auf eine Rechnung gehört – sondern nur dafür sorgen, dass diese Angaben künftig im strukturierten Datensatz landen.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 UStG und gelten für E-Rechnungen genauso wie bisher. Eine vollständige Rechnung enthält:
- den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum)
- das nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
- den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung
In bestimmten Fällen kommen weitere Angaben hinzu, etwa der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bei einer Umkehr der Steuerschuld oder die Angabe „Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger abrechnet.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben, und sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Welche Rechnungen ausgenommen sind, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Neu: alle Pflichtangaben im strukturierten Teil
Die wichtigste Änderung beim Erstellen betrifft nicht den Inhalt, sondern den Ort der Angaben. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Datensatz – der XML-Datei – enthalten sein.
Es reicht nicht mehr, dass die Angaben irgendwo auf der Rechnung erscheinen. Nur was im maschinenlesbaren Teil steht, gilt rechtlich als Rechnungsinhalt. Ein nicht eingebetteter Anhang oder ein Link auf ein externes Ziel genügt für eine Pflichtangabe nicht.
Bei hybriden Formaten zählt der strukturierte Teil
Bei ZUGFeRD gibt es die sichtbare PDF und den eingebetteten Datensatz. Rechtlich verbindlich ist der strukturierte Teil. Weichen PDF und Datensatz inhaltlich voneinander ab, kann das als zweite, möglicherweise unzutreffende Rechnung gewertet werden – mit dem Risiko eines doppelten Steuerausweises.
Achten Sie deshalb darauf, dass die sichtbare Darstellung und der Datensatz übereinstimmen. In der Praxis stellt Ihre Software das sicher, solange Sie die Rechnung im Programm erzeugen und nicht nachträglich an der PDF verändern.
Fehlt ein Pflichtfeld im strukturierten Teil, kann die Rechnung trotz technisch korrektem Format als unvollständig gelten. Ein Beispiel ist die Käuferreferenz, die bei Rechnungen an Behörden als Leitweg-ID gebraucht wird. Was die Leitweg-ID ist, behandeln wir gesondert. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Erst die Daten, dann die Technik
Bei der Umstellung lohnt es, in der richtigen Reihenfolge zu denken. Im Vordergrund stehen saubere Daten, nicht die Technik.
Wenn Ihre Stammdaten stimmen – vollständige Adressen, korrekte Steuernummern, eindeutige Leistungsbeschreibungen –, ist der Schritt zum strukturierten Format überschaubar. Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, die hineinfließen.
Die Technik ist der letzte Schritt. Ein Rechnungsprogramm erzeugt aus den erfassten Daten das strukturierte Format und prüft es. Wer dagegen mit unklaren Stammdaten startet, verlagert die Probleme nur in ein neues Format.
Welches Format für welchen Empfänger
Beim Erstellen wählen Sie das Format, das zu Ihrem Empfänger passt. Sie müssen nicht beide Formate beherrschen.
Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD oft die pragmatische Wahl, weil die sichtbare PDF auch ohne spezielle Software lesbar ist.
Für Rechnungen an Behörden wird in der Regel die XRechnung verlangt, häufig zusammen mit einer Leitweg-ID.
In vielen Rechnungsprogrammen lässt sich das Standardformat in den Einstellungen hinterlegen, sodass die Wahl nur einmal anfällt.
So erstellen Sie eine E-Rechnung (allgemein)
Der Ablauf ähnelt dem gewohnten Rechnungsschreiben; neu ist nur die Ausgabe im strukturierten Format. Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen die technischen Schritte ab.
-
Sie prüfen Ihre Stammdaten
Sie stellen sicher, dass Adressen, Steuernummer und Kundendaten vollständig und korrekt hinterlegt sind. Fehler hier wirken sich auf jede Rechnung aus.
-
Sie erfassen die Leistung
Sie tragen Leistung, Menge, Leistungsdatum und Entgelt ein, mit Steuersatz und Steuerbetrag – wie bei jeder Rechnung.
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Sie wählen das Format
Sie wählen ZUGFeRD oder XRechnung, passend zum Empfänger. In vielen Programmen ist das je Kunde voreingestellt.
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Sie erzeugen und prüfen die Rechnung
Sie lassen die Software die E-Rechnung erzeugen. Eine Validierung prüft Format und Geschäftsregeln, bevor Sie versenden.
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Sie versenden die Rechnung
Sie übermitteln die fertige E-Rechnung an den Empfänger. Wie der Versand abläuft, behandeln wir gesondert.
Sonderfälle beim Erstellen
Einige Konstellationen weichen vom einfachen Fall ab und werden in eigenen Beiträgen vertieft.
Bei Anzahlungen und Abschlagsrechnungen ist die Abrechnung über mehrere Stufen verteilt; die Endrechnung erfordert dabei eine besondere Behandlung:
Bei einer Gutschrift rechnet der Leistungsempfänger ab, was ebenfalls den Anforderungen an die E-Rechnung folgt:
Bei Dauerleistungen wie Miet- oder Wartungsverträgen genügt zu Beginn des Leistungszeitraums eine einmalige E-Rechnung mit Bezug auf den Vertrag; ändern sich Pflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung, ist eine neue E-Rechnung nötig:
Typische Fehlerquellen
- Pflichtangabe nur im Sichtteil: Eine Angabe steht in der PDF, fehlt aber im strukturierten Datensatz. Rechtlich zählt der Datensatz, sodass die Rechnung als unvollständig gelten kann.
- PDF nachträglich verändert: Die sichtbare PDF wird nach dem Erzeugen angepasst, ohne den Datensatz. PDF und Datensatz weichen dann ab, mit dem Risiko eines doppelten Steuerausweises.
- Pflichtangabe als Anhang: Eine erforderliche Angabe wird in eine separate Anlage ausgelagert. Für Pflichtangaben ist das nicht zulässig; sie müssen eingebettet sein.
- Unsaubere Stammdaten: Adressen oder Steuernummern sind unvollständig hinterlegt. Die Fehler wandern in jede erzeugte E-Rechnung und gefährden beim Empfänger den Vorsteuerabzug.
- Format am Empfänger vorbei: Eine reine XRechnung geht an einen Empfänger, der nur PDFs öffnet. Ohne Viewer kann er die Rechnung nicht lesen.
- Vor dem Versand nicht geprüft: Die Rechnung wird ohne Validierung verschickt. Format- oder Geschäftsregelfehler führen dann beim Empfänger zu Rückfragen oder Ablehnung.
So arbeiten wir zusammen
Beim Rechnungsausgang erstellen Sie die Rechnungen, wir sorgen für die korrekte steuerliche Einordnung und Verbuchung.
Ihre Aufgaben:
- Saubere Stammdaten pflegen und Leistungen vollständig erfassen
- Das passende Format je Empfänger wählen
- E-Rechnungen vor dem Versand erzeugen und prüfen lassen
Unsere Aufgaben:
- Sie zu Pflichtangaben und Sonderfällen beraten
- Die Ausgangsrechnungen verbuchen und steuerlich einordnen
- Bei Format- oder Inhaltsfragen unterstützen
Die genaue Aufteilung richtet sich nach Ihrer Software und Ihrem Abrechnungsmodell.
Häufige Fragen
Braucht eine E-Rechnung andere Pflichtangaben als eine Papierrechnung?
Nein. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG sind dieselben. Neu ist nur, dass sie im strukturierten Datensatz stehen müssen.
Reicht es, wenn die Angaben in der sichtbaren PDF stehen?
Nein. Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Teil. Pflichtangaben müssen dort enthalten sein, nicht nur in der PDF oder in einem Anhang.
Was passiert, wenn PDF und Datensatz bei ZUGFeRD abweichen?
Rechtlich verbindlich ist der Datensatz. Eine inhaltliche Abweichung kann als zweite, unzutreffende Rechnung gewertet werden und einen doppelten Steuerausweis auslösen. Achten Sie auf Übereinstimmung.
Welches Format soll ich für meine Kunden nutzen?
Für andere Unternehmen ist ZUGFeRD meist pragmatisch, für Behörden in der Regel die XRechnung. In vielen Programmen lässt sich das Format je Kunde voreinstellen.
Muss ich meine Rechnungssoftware wechseln?
Nicht unbedingt. Viele Programme erstellen E-Rechnungen bereits oder erhalten ein Update. Prüfen Sie, ob ZUGFeRD und XRechnung unterstützt werden; falls nicht, klären wir gemeinsam den passenden Weg.
Wie stelle ich eine Rechnung an eine Behörde aus?
In der Regel als XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID, die Ihnen der öffentliche Auftraggeber mitteilt. Die Einzelheiten behandeln wir in einem eigenen Beitrag. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Was ist mit Abschlags- und Schlussrechnungen?
Auch sie sind E-Rechnungen, wenn die Pflicht greift. Die Verrechnung der Abschläge in der Endrechnung erfordert eine besondere Behandlung, die wir gesondert erklären. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Muss ich die Rechnung vor dem Versand selbst prüfen?
Eine Validierung vor dem Versand ist sinnvoll, um Format- und Geschäftsregelfehler zu vermeiden. Rechnungssoftware übernimmt das in der Regel automatisch.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Welche Angaben und welches Format in Ihrem Fall erforderlich sind, hängt von Ihren Leistungen und Empfängern ab.
Bei Fragen zur Rechnungsstellung sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026