Die E-Rechnung: Branchenspezifische Besonderheiten bei Vermietung & Verpachtung
Für Vermieter hängt die E-Rechnung an einer Frage: steuerfrei vermieten oder zur Umsatzsteuer optieren. Dieser Beitrag zeigt, was in beiden Fällen gilt.
Einleitung
Wenn Sie vermieten, fragen Sie sich vielleicht, ob die E-Rechnung Sie betrifft. Die Antwort hängt davon ab, ob Ihre Vermietung umsatzsteuerfrei ist oder Sie zur Umsatzsteuer optiert haben. Wir ordnen das für Sie ein.
Eine Klarstellung vorab: Die Vermietung von Grundstücken ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Steuerfreie Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – wer steuerfrei vermietet, muss also keine E-Rechnung ausstellen.
Anders ist es, wenn Sie zur Umsatzsteuer optiert haben. Diese Unterscheidung gibt den Ausschlag, und genau sie behandeln wir hier.
Dieser Beitrag erklärt beide Fälle, ordnet den Mietvertrag als Rechnung ein und zeigt, dass die Empfangspflicht auch Vermieter trifft.
Steuerfreie Vermietung: keine Ausstellungspflicht
Der Regelfall ist die umsatzsteuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG. Sie betrifft die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
Weil diese Umsätze steuerfrei sind, fallen sie unter die Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Wenn Sie also steuerfrei vermieten – etwa Wohnraum –, müssen Sie für die Mieten keine E-Rechnung ausstellen.
Wer ausschließlich steuerfrei vermietet, muss keine E-Rechnungen für die Mieten schreiben. Die Vermietung bleibt insoweit außerhalb der Ausstellungspflicht.
Option zur Steuerpflicht: dann gilt die E-Rechnung
Bei der Vermietung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen können Sie auf die Steuerfreiheit verzichten und zur Umsatzsteuer optieren. Das ist im gewerblichen Bereich verbreitet, weil es den Vorsteuerabzug ermöglicht.
Haben Sie optiert, ist die Vermietung umsatzsteuerpflichtig – und damit greift die E-Rechnungspflicht. Als umsatzsteuerpflichtiger Vermieter müssen Sie Ihrem gewerblichen Mieter nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist eine E-Rechnung stellen.
Der Mietvertrag als Rechnung
Bei der Vermietung diente bisher oft der Mietvertrag selbst als Rechnung, soweit er die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält. Bei der E-Rechnung ist das zu beachten.
Wenn Sie optiert haben und damit zur E-Rechnung verpflichtet sind, genügt der Mietvertrag allein als Rechnung nicht mehr. Stattdessen erstellen Sie eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, in der der Mietvertrag als Anhang enthalten ist oder sich aus dem Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Diese einmalige E-Rechnung genügt, solange sich die Pflichtangaben – etwa der Mietzins – nicht ändern.
Wie Dauerleistungen und Verträge als Rechnung funktionieren, behandeln wir gesondert:
Verlassen Sie sich bei steuerpflichtiger Vermietung nicht allein auf den Mietvertrag. Ohne die einmalige E-Rechnung kann dem gewerblichen Mieter der Vorsteuerabzug fehlen. Bei einer Mieterhöhung ist eine neue E-Rechnung nötig.
Die Empfangspflicht trifft auch Vermieter
Unabhängig davon, ob Sie steuerfrei oder steuerpflichtig vermieten: Als Vermieter sind Sie unternehmerisch tätig und müssen eingehende E-Rechnungen entgegennehmen können.
Das betrifft etwa Rechnungen von Handwerkern, der Hausverwaltung, von Energieversorgern oder Dienstleistern. Auch wer steuerfrei vermietet, kommt um den Empfang nicht herum. Für den Empfang genügt im Minimum ein E-Mail-Postfach; die Verarbeitung übernehmen wir.
Wie Sie E-Rechnungen empfangen, behandeln wir gesondert:
Übergabe an uns
Für die Verarbeitung benötigen wir Ihre Eingangsbelege und – bei steuerpflichtiger Vermietung – Ihre Ausgangs-E-Rechnungen im Originalformat.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen Online oder eine alternative Lösung zum Belegupload. Sagen Sie uns, ob und für welche Objekte Sie zur Umsatzsteuer optiert haben, damit wir die Rechnungen richtig einordnen.
Typische Fehlerquellen
- Steuerfrei und steuerpflichtig verwechselt: Es wird angenommen, jede Vermietung sei betroffen. Steuerfreie Vermietung ist von der Ausstellungspflicht ausgenommen; erst die Option löst sie aus.
- Mietvertrag als alleinige Rechnung: Bei steuerpflichtiger Vermietung wird weiter nur auf den Mietvertrag gesetzt. Ohne einmalige E-Rechnung fehlt dem Mieter unter Umständen der Vorsteuerabzug.
- Mieterhöhung nicht abgebildet: Nach einer Mietanpassung läuft die alte E-Rechnung weiter. Bei geänderten Pflichtangaben ist eine neue E-Rechnung nötig.
- Empfang nicht vorbereitet: Es gibt keinen Weg, E-Rechnungen von Handwerkern oder der Hausverwaltung entgegenzunehmen. Die Empfangspflicht gilt für alle Vermieter.
- Nur Ausdruck übergeben: Eine eingehende E-Rechnung wird ausgedruckt weitergereicht. Wir benötigen die strukturierte Originaldatei.
So arbeiten wir zusammen
Bei der Vermietung klären wir gemeinsam die Umsatzsteuerlage, Sie sorgen für den Empfang, wir übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
- Bei steuerpflichtiger Vermietung eine einmalige E-Rechnung mit Vertragsbezug erstellen
- Bei Mietänderungen eine neue E-Rechnung ausstellen
- Den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen und uns die Belege übergeben
Unsere Aufgaben:
- Prüfen, ob und für welche Objekte eine Option zur Umsatzsteuer besteht
- Die Belege verbuchen und steuerlich einordnen
- Bei Dauerrechnungen, Fristen und Empfang unterstützen
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Muss ich als Vermieter E-Rechnungen ausstellen?
Nur bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung. Wer steuerfrei vermietet, muss keine E-Rechnung für die Mieten ausstellen. Haben Sie zur Umsatzsteuer optiert, gilt die Pflicht nach Ablauf der Übergangsfrist.
Was gilt bei steuerfreier Vermietung?
Steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Eine E-Rechnung für die Mieten ist nicht nötig.
Reicht der Mietvertrag weiter als Rechnung?
Bei steuerpflichtiger Vermietung nicht mehr allein. Sie erstellen eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum mit dem Mietvertrag als Bezug. Sie genügt, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern.
Was passiert bei einer Mieterhöhung?
Ändert sich der Mietzins, ist eine neue E-Rechnung auszustellen oder die bestehende zu berichtigen, da sich eine Pflichtangabe ändert.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Als Vermieter sind Sie unternehmerisch tätig und müssen eingehende E-Rechnungen entgegennehmen können – auch bei steuerfreier Vermietung. Ein E-Mail-Postfach genügt im Minimum.
Wie übergebe ich die Belege an Sie?
Im Originalformat über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Sagen Sie uns, für welche Objekte Sie optiert haben. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die umsatzsteuerliche Behandlung der Vermietung und die Option zur Steuerpflicht hängen vom Einzelfall ab; maßgeblich ist der aktuelle Stand der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihren Mietobjekten sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026