Die E-Rechnung: technische Umsetzung in weiteren Buchhaltungstools
Dieser Beitrag stellt BuchhaltungsButler, Billomat und Papierkram kurz vor – nach demselben Bauplan, in kompakter Form.
Einleitung
Wenn Sie eines dieser Programme nutzen, sind Sie für die E-Rechnung grundsätzlich gut aufgestellt. Alle drei erstellen E-Rechnungen in den gängigen Formaten; im Detail unterscheiden sie sich in Funktionsumfang und Bedienung. Wir verbuchen die Belege anschließend und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Eine Klarstellung vorab: Die meisten Programme erfüllen auf dem Papier ähnliche Anforderungen – sie erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD und speichern Belege. Die Unterschiede zeigen sich erst im Alltag, etwa beim Empfang, bei der Automatisierung oder in den Tarifstufen.
Dieser Beitrag folgt dem Aufbau unserer Tool-Anleitungen, fasst aber drei Programme kompakt zusammen. Für jedes nennen wir die Formate, eine Besonderheit und den Weg zu uns. Bei tieferen Fragen zu einem einzelnen Programm sprechen Sie uns an.
BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler bindet E-Rechnungen in automatisierte Buchhaltungsprozesse ein und richtet sich an Unternehmen mit Fokus auf Prozessautomatisierung.
Die Software kann E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (XML) sowohl hochladen als auch erstellen. Eingehende Rechnungen lassen sich – wie andere Belege auch – manuell, per E-Mail oder über eine Dropbox-Anbindung einspielen.
Der Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung der Buchhaltung. Eingehende E-Rechnungen werden eingelesen und verarbeitet; die strukturierten Daten fließen in die Belegverarbeitung ein.
Billomat
Billomat (Teil von aifinyo) legt den Fokus auf Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung und bietet Schnittstellen zu Shopsystemen.
Die Software erstellt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Eine von Billomat erzeugte ZUGFeRD-Rechnung enthält dabei zugleich eine gültige XRechnung im eingebetteten Datensatz. Wichtig ist eine Einschränkung bei den Vorlagen.
E-Rechnungen lassen sich in Billomat nur mit der Standardvorlage erstellen, nicht mit einer Word-Vorlage. Die Vorlage richten Sie unter „Einstellungen > Dokumente > Vorlagen > Rechnungen" ein. Wer bisher eine Word-Vorlage nutzt, muss für E-Rechnungen auf die Standardvorlage wechseln.
Papierkram
Papierkram ist ein schlankes Buchhaltungsprogramm für Selbstständige und kleine Unternehmen und erstellt seit einigen Jahren E-Rechnungen.
In der Rechnungsansicht steht neben dem PDF-Download ein Button „E-Rechnung" zur Verfügung, über den Sie die E-Rechnungsdatei erzeugen und weitergeben. Diese Funktion ist inzwischen in allen Paketen enthalten, auch im kostenlosen. Ist in den Dokumentenvorlagen das Format „ZUGFeRD (PDF/A + XRechnung)" gewählt, werden Rechnungen automatisch als ZUGFeRD-Dokumente erzeugt.
Den strengen XRechnungs-Standard für Behörden deckt Papierkram ab einem kostenpflichtigen Paket ab. Für reine ZUGFeRD-Rechnungen im Geschäft mit Unternehmen genügt auch die kostenlose Variante. Was zu Ihrem Volumen passt, klären wir gemeinsam.
Der gemeinsame Bauplan
So unterschiedlich die Programme im Detail sind, der grundsätzliche Ablauf ist bei allen gleich – und entspricht dem der größeren Tools.
Sie erstellen die Rechnung wie gewohnt, wählen das Format passend zum Empfänger (ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden) und versenden sie. Eingehende E-Rechnungen spielen Sie ein, prüfen die Angaben und leiten uns die Originaldatei zu.
Was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet, behandeln wir gesondert:
Die Verbuchung und die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen wir im Rahmen der Zusammenarbeit.
Übergabe an uns
Für die Verarbeitung benötigen wir die strukturierten Originaldaten Ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen, nicht nur die sichtbaren PDFs – unabhängig davon, welches Programm Sie nutzen.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen Online oder eine andere Lösung zum Belegupload.
Wenn Ihr Programm hier nicht aufgeführt ist, heißt das nicht, dass es ungeeignet wäre. Die meisten gängigen Lösungen erfüllen die Anforderungen – sprechen Sie uns an, dann sehen wir uns Ihr Programm gemeinsam an.
Typische Fehlerquellen
- Word-Vorlage in Billomat genutzt: E-Rechnungen werden mit einer Word-Vorlage versucht. Sie lassen sich nur mit der Standardvorlage erzeugen.
- Falsches Papierkram-Paket: Der XRechnungs-Standard für Behörden wird in der kostenlosen Variante erwartet. Dafür ist ein kostenpflichtiges Paket nötig.
- Format am Empfänger vorbei: Eine reine XRechnung geht an einen Geschäftskunden ohne Viewer. Für Unternehmen ist meist ZUGFeRD die bessere Wahl.
- Nur die PDF übergeben: Für die Übergabe an uns wird die sichtbare PDF genutzt. Wir benötigen die strukturierten Daten.
- Empfang als Endpunkt betrachtet: Eine eingelesene Rechnung gilt als erledigt. Die Verbuchung und Archivierung erfolgen erst bei uns.
So arbeiten wir zusammen
Unabhängig vom Programm erstellen und empfangen Sie die Rechnungen, wir übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
- Das passende Format je Empfänger wählen und Stammdaten pflegen
- E-Rechnungen erstellen, versenden und eingehende einlesen
- Uns die strukturierten Originaldaten über den vereinbarten Weg übergeben
Unsere Aufgaben:
- Die Belege verbuchen und steuerlich einordnen
- Die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen
- Bei Einrichtung und Formatfragen unterstützen, auch wenn Ihr Programm hier nicht genannt ist
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Unterstützen diese Programme die E-Rechnung?
Ja. BuchhaltungsButler, Billomat und Papierkram erstellen E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD. Im Detail unterscheiden sie sich in Funktionen und Tarifen.
Kann ich in Billomat mit meiner Word-Vorlage eine E-Rechnung erstellen?
Nein. E-Rechnungen lassen sich in Billomat nur mit der Standardvorlage erzeugen. Für E-Rechnungen wechseln Sie auf diese Vorlage.
Erstellt Papierkram automatisch ZUGFeRD?
Wenn in den Dokumentenvorlagen das Format „ZUGFeRD (PDF/A + XRechnung)" gewählt ist, ja. Der Button „E-Rechnung" steht in allen Paketen zur Verfügung.
Brauche ich bei Papierkram ein kostenpflichtiges Paket?
Für ZUGFeRD im Geschäft mit Unternehmen genügt die kostenlose Variante. Den strengen XRechnungs-Standard für Behörden deckt ein kostenpflichtiges Paket ab.
Mein Programm ist nicht aufgeführt – ist es ungeeignet?
Nicht zwingend. Die meisten gängigen Lösungen erfüllen die Anforderungen. Sprechen Sie uns an, dann sehen wir uns Ihr Programm gemeinsam an.
Wie kommen meine Belege zu Ihnen?
Über den vereinbarten Weg, in der Regel DATEV Unternehmen online oder eine Upload-Adresse. Wichtig ist, dass uns die strukturierten Daten erreichen. \[Link zu einem Hilfsartikel]
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang, Tarife und Menüführung der genannten Programme können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Software und der Rechtslage.
Bei Fragen zu Ihrem Programm oder zur Übergabe Ihrer Belege sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026