DATEV Unternehmen Online: Belege mit Zahlungen verknüpfen
Leitfaden zur Zahlungszuordnung in DATEV Unternehmen online. Automatische und manuelle Zuordnung, Geprüft-Status sowie Teil- und Sammelzahlungen.
Einleitung
Wenn Ihre Belege hochgeladen und Ihre Kontoumsätze abgeholt sind, fehlt noch ein Schritt: die Verknüpfung von Beleg und Zahlung. Dabei wird zu jedem Umsatz auf dem Konto der passende Beleg gefunden. Vieles davon erledigt DATEV Unternehmen online (DUO) automatisch über den Verwendungszweck, den Rest ergänzen Sie mit wenigen Klicks.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur Zahlungszuordnung häufig Missverständnisse bestehen:
Das Zuordnen ist nicht dasselbe wie das Buchen – Sie verbinden Beleg und Umsatz, die Verbuchung übernehmen wir. Außerdem wird nicht jede Zahlung automatisch erkannt; bei unklaren Verwendungszwecken bleibt ein Teil zum Zuordnen übrig.
Der Status „geprüft“ ist eine Kontrollhilfe, kein eigener Buchungsschritt. Und auch ohne lückenlose Zuordnung könnten wir grundsätzlich buchen – aber je vollständiger die Zuordnung, desto weniger Rückfragen entstehen.
Dieser Artikel erklärt, wie die automatische Zuordnung arbeitet, wie Sie offene Umsätze von Hand zuordnen und wofür der Geprüft-Status gut ist. Eine Einordnung des gesamten Systems bietet der Überblick, den Platz im monatlichen Ablauf der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.
Wie die Zuordnung funktioniert
Den Umsätzen liegt jeweils ein Verwendungszweck bei. DUO vergleicht diese Angaben mit den erfassten Belegdaten und schlägt zu jedem Umsatz den passenden Beleg vor. In vielen Fällen erkennt die Anwendung die Zuordnung selbst – auch dann, wenn beim Bezahlen Skonto abgezogen wurde und Rechnungs- und Zahlbetrag nicht exakt übereinstimmen.
Der zugeordnete Beleg wird mit dem Umsatz verknüpft und lässt sich jederzeit wieder aufrufen. Diese Verknüpfung steht anschließend auch uns zur Verfügung, sodass wir auf derselben Grundlage buchen.
Die Umsätze finden Sie in Bank online unter „Kontoumsätze prüfen“. Wie Sie Ihr Konto anbinden und die Umsätze abrufen, beschreibt der Beitrag Bankkonten verknüpfen und Zahlungen ausführen.
Automatische Zuordnung
Stimmt der Verwendungszweck mit einem Beleg überein, ordnet DUO den Beleg ohne Ihr Zutun zu. Solche Umsätze sind in der Übersicht entsprechend gekennzeichnet. Sie erkennen am Belegsymbol, dass bereits ein Beleg hinterlegt ist, und können ihn per Klick ansehen.
Über Regeln lässt sich die Automatik erweitern – etwa für wiederkehrende Umsätze wie Miete oder Leasingraten, die jeden Monat gleich aussehen. Einmal eingerichtet, werden passende Umsätze damit automatisch behandelt.
Je aussagekräftiger der Verwendungszweck einer Zahlung ist, desto eher findet DUO den Beleg von selbst. Bei Überweisungen, die Sie aus den Belegen heraus vorbereiten, stimmt der Bezug ohnehin, weil Betrag und Verwendungszweck aus dem Beleg stammen.
Manuelle Zuordnung
Umsätze ohne automatische Zuordnung ordnen Sie selbst zu. Das geht zügig, weil DUO auch hier Vorschläge anbietet.
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Sie öffnen den Umsatz
In der Umsatzliste öffnen Sie den noch nicht zugeordneten Umsatz per Doppelklick.
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Sie prüfen die Vorschläge
Auf der linken Seite zeigt DUO passende Belegvorschläge. Stimmt einer, wählen Sie ihn aus.
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Sie suchen bei Bedarf manuell
Ist kein Vorschlag passend, suchen Sie den Beleg selbst. Eingrenzen können Sie ihn über Belegtyp, Upload-Datum und Zahlungsstatus.
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Sie ordnen zu und gehen weiter
Mit „Ausführen und weiter“ ordnen Sie den Beleg zu, setzen den Umsatz auf bezahlt und geprüft und springen zum nächsten Umsatz.
Findet sich gar kein Beleg, fehlt er vermutlich noch im System. Dann laden Sie ihn nach und ordnen ihn anschließend zu.
Bei der manuellen Suche im Zuordnungsschritt grenzen Sie vor allem über Belegtyp und Datum ein. Eine Volltextsuche steht hier in der Regel nicht zur Verfügung, weil zum Beleg oft noch keine weiteren Daten erfasst sind.
Der Status „geprüft“
Jeder Umsatz trägt einen Status: geprüft oder ungeprüft. Setzen Sie einen Umsatz nach der Zuordnung auf geprüft, behalten Sie den Überblick darüber, was noch offen ist. Der Status eignet sich gut als Filter, um die verbleibenden Umsätze einzugrenzen.
So sehen Sie auf einen Blick, ob zu allen Zahlungen ein Beleg vorliegt. Ein ungeprüfter Umsatz ohne Beleg ist ein Hinweis darauf, dass eine Rechnung oder Quittung noch fehlt.
Teil- und Sammelzahlungen
Nicht jede Zahlung passt eins zu eins zu einer Rechnung. Für die häufigsten Sonderfälle gibt es eine Lösung:
- Teilzahlungen: Wird eine Rechnung in mehreren Raten bezahlt, lassen sich die einzelnen Umsätze demselben Beleg zuordnen.
- Sammelzahlungen: Sammelüberweisungen und Sammellastschriften werden in ihre Einzelpositionen aufgelöst. So wird jede einzelne Zahlung sichtbar und lässt sich ihrem Beleg zuordnen.
Typische Fehlerquellen
- Fehlender Beleg zum Umsatz: Gibt es zu einer Zahlung keinen Beleg, können wir den Vorgang nicht sauber buchen und müssen nachfragen. Der Beleg sollte nachgeladen und zugeordnet werden.
- Falsche Zuordnung bestätigt: Wird ein unpassender Vorschlag übernommen, hängt der falsche Beleg am Umsatz. Eine kurze Kontrolle des Vorschlags vermeidet das.
- Umsätze bleiben ungeprüft: Wer den Geprüft-Status nicht setzt, verliert den Überblick über offene Zuordnungen. Der Status ist die einfachste Kontrolle, ob alles vollständig ist.
- Zahlungen ohne Belegbezug: Eine außerhalb der Belegliste angestoßene Überweisung trägt keinen Bezug und muss nachträglich zugeordnet werden. Überweisungen aus dem Beleg heraus vermeiden das.
- Skonto übersehen: Bei Skontoabzug weichen Rechnungs- und Zahlbetrag voneinander ab. Die automatische Zuordnung berücksichtigt das in der Regel; bei manueller Zuordnung lohnt der Blick auf die Differenz.
Ihre Aufgaben und unsere Aufgaben
Ihre Aufgaben:
- Offene Umsätze den passenden Belegen zuordnen
- Fehlende Belege nachladen
- Umsätze nach der Zuordnung auf geprüft setzen
Unsere Aufgaben:
- Die zugeordneten Belege und Umsätze verbuchen
- Regeln für wiederkehrende Umsätze einrichten, wenn das sinnvoll ist
- Bei unklaren Zuordnungen Rücksprache halten
Wie viel Sie vorbereiten, stimmen wir mit Ihnen ab. Schon eine grobe Vorzuordnung erleichtert uns die Buchung spürbar.
Häufige Fragen
Ist die Zuordnung dasselbe wie das Buchen?
Nein. Sie verbinden Beleg und Zahlung, das Buchen auf Konten übernehmen wir. Die Zuordnung ist die Vorbereitung und erspart uns Rückfragen.
Warum werden manche Zahlungen nicht automatisch zugeordnet?
Die Automatik arbeitet über den Verwendungszweck. Ist er unklar oder fehlt der passende Beleg, bleibt der Umsatz offen und Sie ordnen ihn von Hand zu.
Was mache ich, wenn zu einer Zahlung kein Beleg da ist?
Dann fehlt der Beleg vermutlich noch im System. Laden Sie ihn nach und ordnen Sie ihn anschließend dem Umsatz zu.
Wie ordne ich eine Rechnung zu, die in Raten bezahlt wurde?
Sie ordnen die einzelnen Umsätze demselben Beleg zu. So bleibt nachvollziehbar, dass die Rechnung in mehreren Schritten beglichen wurde.
Wofür ist der Status „geprüft“ gut?
Er hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Geprüfte Umsätze sind erledigt, ungeprüfte stehen noch aus. Über den Status filtern Sie schnell, was offen ist.
Funktioniert die Zuordnung auch bei Skonto?
Ja. Die Anwendung erkennt die Zuordnung in der Regel auch, wenn beim Bezahlen Skonto abgezogen wurde und die Beträge nicht exakt übereinstimmen.
Sehen Sie als Kanzlei meine Zuordnungen?
Ja. Die Verknüpfungen stehen uns zur Verfügung und bilden die Grundlage für die Buchung. Deshalb hilft jede saubere Zuordnung der weiteren Verarbeitung.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung in DATEV Unternehmen online können sich durch Updates ändern; das gilt auch für die automatische Zuordnung und die Suchfunktionen.
Bei Fragen zur Zahlungszuordnung oder zu Regeln für wiederkehrende Umsätze sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Mai 2026