Überblick über die Aufgabenteilung in der Lohnabrechnung. Monatlicher Ablauf, Ihre Aufgaben, unsere Aufgaben, Fristen und Stichtage sowie eine Monats-Checkliste.

Einleitung

Die Lohnabrechnung ist Teamarbeit. Sie liefern uns über DATEV Personal die Daten und Dokumente Ihrer Beschäftigten, und wir erstellen daraus die monatliche Abrechnung und übernehmen das Melde- und Bescheinigungswesen. Damit nichts liegen bleibt, hilft ein klares Bild davon, wer welchen Schritt verantwortet.

Einige Klarstellungen vorab, weil zur Aufgabenteilung häufig Missverständnisse bestehen:

Dass Sie Daten in DATEV Personal erfassen, bedeutet nicht, dass Sie ab jetzt die Abrechnung selbst erstellen – die Berechnung der Löhne bleibt bei uns. Sie müssen auch nicht lohnfachkundig sein; Sie liefern die Informationen aus Ihrem Betrieb, die Fachfragen klären wir.

Dieser Artikel beschreibt den monatlichen Ablauf, ordnet die Aufgaben zu und nennt die Fristen, die Sie im Blick behalten sollten.

Der monatliche Ablauf

Jeder Abrechnungsmonat folgt demselben Muster. Im Lauf des Monats erfassen Sie laufend, was bei Ihnen anfällt – etwa Eintritte, Adressänderungen oder Krankmeldungen. Zum Monatsende tragen Sie die variablen Werte zusammen.

Sobald die Daten vollständig sind, geben Sie sie frei. Mit der Freigabe gelangen sie in unser Lohnprogramm, und wir erstellen die Abrechnung. Danach stellen wir Ihnen die Auswertungen bereit und verteilen die Lohndokumente an Ihre Mitarbeitenden.

Der entscheidende Punkt für einen reibungslosen Lauf ist die rechtzeitige und vollständige Freigabe Ihrer Daten. Je später die Daten bei uns ankommen, desto enger wird der Zeitrahmen für die pünktliche Abrechnung.

Was Sie übernehmen

Ihr Beitrag betrifft alles, was nur Sie aus Ihrem Betrieb heraus wissen. Das sind vor allem die laufenden Bewegungsdaten und die Personalveränderungen.

Konkret erfassen Sie die Monatsdaten wie Arbeitsstunden, Prämien oder Zuschläge und geben sie frei. Sie halten die Stammdaten Ihrer Beschäftigten aktuell und stellen Dokumente über die Personalakte bereit.

Bei Neueinstellungen lassen Sie den Personalfragebogen ausfüllen und lösen bei Bedarf die Sofortmeldung aus. Im Krankheitsfall rufen Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab.

Wie Sie diese einzelnen Datenerfassungen vornehmen, ist jeweils in eigenen Hilfsartikeln ausführlich erläutert:

Was wir übernehmen

Auf unserer Seite liegt die fachliche Verarbeitung. Wir erstellen aus Ihren Daten die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung und sorgen dafür, dass alle Beiträge und Abzüge korrekt berechnet werden.

Dazu gehört das gesamte Melde- und Bescheinigungswesen: An- und Abmeldungen zur Sozialversicherung, die Übermittlung von Beitragsnachweisen und die Bescheinigungen gegenüber Krankenkassen und Behörden. Diese Meldungen laufen aus unserem Lohnprogramm.

Nach der Abrechnung stellen wir Ihnen die Auswertungen über DATEV Unternehmen Online bereit und verteilen die Lohndokumente digital an Ihre Mitarbeitenden:

Fristen und Stichtage

Damit die Abrechnung pünktlich fertig wird, brauchen wir Ihre Daten zu einem festen Termin im Monat. Diesen Stichtag legen wir gemeinsam fest – er richtet sich nach Ihrem Auszahlungstermin und der Anzahl Ihrer Beschäftigten.

Unabhängig vom monatlichen Stichtag gibt es Meldungen, die sofort erfolgen müssen. Die Sofortmeldung bei Neueinstellungen in bestimmten Branchen ist spätestens bei Arbeitsaufnahme fällig – hier zählt nicht der Monatsrhythmus, sondern der Tag des Beschäftigungsbeginns.

Ihre und unsere Aufgaben im Überblick

Ihre Aufgaben:

• Monatsdaten und Abwesenheiten erfassen und fristgerecht freigeben
• Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden aktuell halten
• Dokumente über die Personalakte bereitstellen
• Neue Mitarbeitende anlegen und bei Bedarf die Sofortmeldung auslösen
• Austritte melden
• Die eAU bei Krankmeldungen abrufen

Unsere Aufgaben:

• Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen
• An- und Abmeldungen sowie Beitragsnachweise an die Sozialversicherung übermitteln
• Bescheinigungen gegenüber Krankenkassen und Behörden abwickeln
• Auswertungen bereitstellen
• Lohndokumente an Ihre Mitarbeitenden verteilen

Diese Aufteilung ist ein Ausgangspunkt und lässt sich an Ihren Betrieb anpassen. Wenn Sie einzelne Schritte lieber an uns abgeben oder umgekehrt selbst übernehmen möchten, stimmen wir das individuell ab.

Eine kurze Monats-Checkliste hilft Ihnen, nichts zu vergessen:

• [ ] Eintritte und Austritte des Monats erfasst
• [ ] Stammdatenänderungen eingetragen
• [ ] Krankmeldungen bearbeitet und eAU abgerufen
• [ ] Variable Monatsdaten erfasst
• [ ] Daten zur Übermittlung freigegeben

Typische Fehlerquellen

• Freigabe vergessen: Erfasste Daten erreichen uns erst nach Ihrer Freigabe. Ohne diesen Schritt liegen sie ungenutzt im System und fehlen in der Abrechnung.
• Stichtag verpasst: Verspätete Daten führen zu Verzögerungen und erschweren kurzfristige Korrekturen.
• Sofortmeldung mit der Monatsfreigabe verwechselt: Die Sofortmeldung ist sofort bei Arbeitsaufnahme fällig und folgt nicht dem Monatsrhythmus.
• Unvollständige Angaben bei Personalveränderungen: Fehlen bei einem Ein- oder Austritt Angaben, müssen wir nachfragen, und die Abrechnung verzögert sich.
• Doppelte Kommunikationswege: Werden Daten teils über DATEV Personal, teils per E-Mail geliefert, gehen Informationen leichter verloren. Ein einheitlicher Weg ist verlässlicher.

Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Die konkrete Aufgabenteilung und die Fristen richten sich nach der Vereinbarung mit Ihrem Unternehmen.

Bei Fragen zum Ablauf oder zur Anpassung der Aufgabenteilung sprechen Sie uns direkt an.

Stand: Juni 2026