DATEV Unternehmen Online: Überblick
Überblick über DATEV Unternehmen online als gemeinsamen Arbeitsbereich mit der Kanzlei. Module, Belegprozess, Zusammenarbeit und Aufgabenteilung.
Einleitung
DATEV Unternehmen online (kurz DUO) ist eine Cloud-Anwendung von DATEV und der gemeinsame Arbeitsbereich für Ihre Buchhaltung und unsere Arbeit als Kanzlei. Sie laden Ihre Belege und Kontoumsätze dort hoch, wir verbuchen sie. Alle Daten liegen im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland, und beide Seiten greifen jederzeit auf dieselben Dokumente zu.
Bevor es in die Details geht, einige Klarstellungen vorab, weil zu DUO häufig Missverständnisse bestehen:
Die Nutzung bedeutet nicht, dass Sie ab jetzt selbst buchen – die Verbuchung auf Konten bleibt bei uns. Sie müssen kein IT-Experte sein; die tägliche Bedienung beschränkt sich nach einer kurzen Einarbeitung auf wenige Handgriffe.
DUO ist auch nicht nur etwas für große Unternehmen. Schon ab dem ersten Beleg im Monat lohnt sich der digitale Weg, weil das Sammeln und Übergeben von Papier entfällt. Und Ihre Daten liegen nicht „irgendwo in der Cloud“, sondern im DATEV-Rechenzentrum, das auf die Anforderungen von Steuerberatungen ausgelegt ist.
Dieser Artikel erklärt, woraus DUO besteht, wie der Belegprozess vom Hochladen bis zur Auswertung abläuft und wie sich die Aufgaben zwischen Ihnen und uns verteilen.
Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Beiträgen vertieft:
Woraus DATEV Unternehmen online besteht
DUO ist kein einzelnes Programm, sondern eine Sammlung von Anwendungen, die wir für Sie passend zusammenstellen. Welche Module Sie nutzen, hängt davon ab, wie Ihre Buchhaltung aufgebaut ist. Sie melden sich über duo.datev.de an und sehen unter „Meine Anwendungen“ nur die für Sie freigeschalteten Bereiche.
Hinweis: Zur Anmeldung benötigen Sie einen DATEV SmartLogin. Die Funktion und Einrichtung des SmartLogins wird in diesem Artikel beschrieben.
Die wichtigsten Anwendungen
Die meisten Unternehmen arbeiten mit zwei bis drei Modulen. Die übrigen kommen je nach Bedarf dazu.
- Belege Online – das Belegarchiv. Hier landen Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und sonstigen Dokumente. Sie werden revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum gespeichert und stehen uns zur Verbuchung bereit.
- Bank Online – die Anbindung Ihrer Geschäftskonten. Kontoumsätze werden elektronisch abgeholt, und Sie können Belege den Zahlungen zuordnen sowie Überweisungen vorbereiten (Bankkonten verknüpfen und Zahlungen ausführen).
- Auftragswesen Next – das Modul zum Schreiben von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen, inklusive E-Rechnung (Rechnungen schreiben mit Auftragswesen next).
- Kassenbuch Online – für Bargeschäfte. Sie führen damit bis zu 99 Kassen GoBD-konform, von der Erfassung bis zum Zählprotokoll.
- Belegfreigabe Online – ein digitaler Freigabe-Workflow, mit dem Eingangsrechnungen vor der Zahlung geprüft und freigegeben werden.
- DATEV Personal – für lohnrelevante Unterlagen wie Arbeitsverträge und variable Monatsdaten, falls wir Ihre Lohnabrechnung übernehmen.
Sie sehen in DUO immer nur die Module, die für Sie freigeschaltet sind. Wenn eine hier beschriebene Anwendung bei Ihnen fehlt, ist sie für Ihren Zugang schlicht nicht aktiviert – sprechen Sie uns an, wenn Sie sie benötigen.
Wie der Prozess abläuft
Die Arbeit mit DUO folgt einem festen Ablauf, der sich Monat für Monat wiederholt. Sie kümmern sich um die digitale Erfassung, wir um die Verbuchung und die Auswertungen.
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Belege gelangen ins System
Sie laden Ihre Belege hoch – per App, per E-Mail, über den Browser oder automatisiert über angebundene Tools. E-Rechnungen kommen über das E-Rechnungspostfach direkt herein.
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Belege werden eingeordnet
Jeder Beleg bekommt einen Belegtyp (zum Beispiel Rechnungseingang oder Kasse). Eine Texterkennung liest Datum, Betrag und Lieferant vorab aus, sodass die Belege später leicht auffindbar sind.
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Kontoumsätze kommen hinzu
Ihre Bankkonten sind verbunden, die Umsätze werden elektronisch abgeholt. So entsteht das Gegenstück zu den Belegen.
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Belege und Zahlungen werden verknüpft
Über den Verwendungszweck ordnet das System viele Belege automatisch der passenden Zahlung zu. Den Rest ergänzen Sie mit wenigen Klicks.
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Wir übernehmen die Buchführung
Wir greifen auf dieselben Daten zu, verbuchen die Belege und erstellen Ihre Auswertungen wie die BWA. Nichts muss mehr per Post oder USB-Stick übergeben werden.
Der praktische Effekt: Belege gehen nicht mehr verloren, weil sie sofort nach Erhalt erfasst werden. Und weil wir denselben Stand sehen wie Sie, entfallen die meisten Rückfragen zu fehlenden oder unklaren Dokumenten.
Wichtig: Damit der Prozess gut und reibungslos funktioniert, benötigen Sie im Unternehmen einen strukturierten Prozess zur vorbereitenden Buchhaltung. Denn ohne Belege und Zahlungen, können wir nicht fristgerecht die Buchhaltung erstellen. In diesem Artikel haben wir dargestellt, wie Sie auf Unternehmensseite einen professionellen Buchhaltungsprozess aufsetzen können.
Zusammenarbeit mit uns
DUO ist die Schnittstelle zwischen Ihrem Büro und unserer Kanzlei. Den Zugang und die Module richten wir für Sie ein und schalten die passenden Anwendungen frei. Die laufende Bedienung – Belege hochladen, Konto im Blick behalten – liegt bei Ihnen.
Weil wir beide auf denselben Datenbestand zugreifen, arbeiten wir laufend statt nur einmal im Quartal. Sie sehen Ihre Belege, wir sehen sie auch, und offene Punkte lassen sich direkt klären. Das verkürzt die Zeit zwischen Belegeingang und fertiger Auswertung.
Sie und wir greifen jederzeit auf denselben Belegbestand zu. Eine Rechnung, die Sie heute hochladen, ist sofort auch für uns sichtbar – ohne Versand, ohne Wartezeit.
Voraussetzungen für die Nutzung
Für den Zugang zu DUO brauchen Sie ein Anmeldemedium, in der Regel DATEV SmartLogin als App auf dem Smartphone. Die Einrichtung des SmartLogin beschreiben wir in diesem Artikel. Die Bestellung von DUO und des Anmeldemediums übernehmen wir für Sie über eine von uns genutzte Beraternummer.
Die Modul- und Lizenzkosten rechnen wir im Rahmen unserer Vereinbarung mit Ihnen ab oder werden direkt von DATEV an Sie weiterbelastet. Technisch genügt ein aktueller Browser; für den mobilen Upload kommt die kostenlose App DATEV Upload mobil hinzu.
Typische Fehlerquellen
- Belege werden gesammelt statt laufend hochgeladen: Wer Belege erst am Monatsende stapelweise erfasst, verliert einzelne Quittungen und übersieht Skontofristen. Laufendes Hochladen direkt nach Erhalt vermeidet beides.
- Falscher Belegtyp: Ein als „Sonstiges“ markierter Beleg taucht nicht in den Verbuchungslisten auf. Die Rechnung ist dann zwar im System, bleibt aber unverbucht und fehlt in der Auswertung.
- Unscharfe Belegfotos: Schlecht lesbare Aufnahmen kann die Texterkennung nicht auswerten und im Zweifel auch wir nicht. Der Beleg muss dann nachgereicht werden.
- PDF erst lokal speichern: Wer jede E-Mail-Rechnung manuell herunterlädt und dann hochlädt, macht sich unnötige Arbeit. Über die Upload-Mail-Adresse geht das in einem Schritt.
- Konto nicht verbunden: Ohne angebundenes Bankkonto fehlt das Gegenstück zu den Belegen, und die Zahlungszuordnung kann nicht laufen.
Ihre Aufgaben und unsere Aufgaben
Die Arbeit mit DUO teilt sich klar auf. Eine grobe Orientierung:
Ihre Aufgaben:
- Belege zeitnah hochladen und dem richtigen Belegtyp zuordnen
- Bankkonten verbunden halten und Kontoumsätze regelmäßig prüfen
- Belege den Zahlungen zuordnen, soweit das nicht automatisch geschieht
- Rückfragen von uns zu einzelnen Belegen beantworten
Unsere Aufgaben:
- Zugang und Module einrichten und freischalten
- Die Belege auf Konten verbuchen und die Buchhaltung fachlich erstellen - bei Bedarf auch die Umsatzsteuervoranmeldungen aus der Buchhaltung ableiten
- Auswertungen wie BWA und Offene-Posten-Liste erstellen
- Sie bei Fragen zur Bedienung unterstützen
Diese Aufteilung ist ein Ausgangspunkt. Wie viel Sie vorbereiten und was wir übernehmen, stimmen wir individuell mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Muss ich mit DATEV Unternehmen online jetzt selbst buchen?
Nein. Sie erfassen die Belege digital und ordnen sie zu, die eigentliche Verbuchung auf Konten übernehmen wir. DUO ist der Weg, auf dem die Belege zu uns gelangen, nicht ein Programm, mit dem Sie Ihre Buchführung selbst erstellen.
Brauche ich besondere Technik oder IT-Kenntnisse?
Nein. Sie brauchen einen aktuellen Browser und für den mobilen Upload ein Smartphone mit der kostenlosen App. Die Bedienung ist auf den Alltag ausgelegt und nach einer kurzen Einarbeitung in wenigen Minuten erledigt.
Wo liegen meine Daten und wie sicher sind sie?
Ihre Belege und Umsätze liegen im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland und werden dort revisionssicher archiviert. Der Zugang ist über Ihr persönliches Anmeldemedium geschützt.
Was kostet die Nutzung?
DUO und die genutzten Zusatzmodule werden monatlich berechnet. Die genauen Kosten für Ihren Fall besprechen wir individuell.
Kann ich auch ohne DATEV Unternehmen Online weiter Belege abgeben?
Nein, das ist nicht möglich. Denn ab 2027 ist die Verwendung der E-Rechnung im Geschäftsbereich (B2B) verpflichtend, sodass Ihnen Belege ohnehin digital zur Verfügung gestellt werden. Einen analogen Belegaustausch für digital eingehende Belege umzusetzen, wäre dabei nicht nur ineffizient, sondern auch mit rechtlichen Risiken verbunden.
Sehen Sie als Kanzlei alles, was ich hochlade?
Ja, wir greifen auf denselben Belegbestand zu. Genau das ist der Sinn von DUO: Sie laden hoch, wir verbuchen, und beide Seiten arbeiten auf demselben Stand.
Was passiert mit den Papieroriginalen?
In vielen Fällen können die Originale nach dem Hochladen entsorgt werden, sofern eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorliegt. Sprechen Sie uns an, bevor Sie Originale vernichten – die Regeln hängen vom Belegtyp ab.
Kann ich mit DATEV Unternehmen Online auch Rechnungen schreiben?
Ja, mit dem Zusatzmodul Auftragswesen next. Damit erstellen Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, auch als gesetzeskonforme E-Rechnung. Die Details dazu im Beitrag Rechnungen schreiben mit Auftragswesen next.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Unternehmen online können sich durch Updates ändern.
Bei konkreten Fragen zur Einrichtung, zu den passenden Modulen oder zur Aufgabenteilung sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Mai 2026